工程总承包项目采购信息化建设浅析

□张智敏

工程总承包模式下，采购已成为重要的项目职能及企业职能，采购成本控制直接影响项目成本和利润目标，而进度及质量控制又关系到整个项目能否按既定节点完工并交付，一旦出现采购风险，可能会造成项目亏损，降低企业竞争力。近年来，工程行业竞争日益激烈，传统的总承包管理方式已不能满足项目建设需要，作为工程总承包项目的重要环节，采购管理工作需要紧跟时代发展步伐，利用大数据、云计算和云存储等信息化手段，促进采购管理迭代升级，全面提高采购管理效能。

一、采购信息化建设的必要性

1.能源结构调整

随着国内外经济形势日益严峻，以及新冠疫情影响，国内经济增速放缓，产业结构不断调整，工程公司面临的外部竞争压力逐渐增大，工程类企业在不断适应市场发展过程中重新定位，并不断深挖内部管理，采用信息化手段，使企业管理由粗犷式向精细化、集约化转变。

2.采购管理水平直接关系工程项目的成本及利润目标

据统计，工程总承包项目中的采购费用约占项目总投资的50%～60%；若采购费用降低1%，通过生产经营活动放大后，项目的最终利润将会增加5%～10%[1]。若采用信息化手段提高采购效率，降低采购成本，将大大降低项目实施成本，提高项目利润。

3.传统采购方式已不能满足工程建设需求

传统采购方式一般采用线下形式，采购透明度低，人为主观因素较重，采购审批过程繁琐，常导致在某个环节停滞，影响采购效率[2]，同时文件管理不规范且大量数据无法共享。对于传统的集中采购模式，采购需求难以快速收集和满足，采购周期长，难以满足部分采购项目在时间、质量标准方面的个性化需求，导致采购效率低，不易形成采购规模效益。采用信息化手段，探索新的采购模式，控制工程项目采购成本，提高设备材料的利用率，减少消耗浪费，成为降低工程项目成本的关键。

4.信息化实施为工程项目采购注入新活力

国家大力推行各行业信息化及智能化建设，工程行业的数字化潜力得以全面释放，利用信息化手段对采购业务流程和管理过程等进行优化和规范，打造智慧采购管理平台，实现采购业务流程再造，将大大提高采购效率，降低采购成本。

二、工程总承包项目采购信息化应用

1.采购策划智能化实现采购过程可视督察

采购作为工程项目实施中承上启下的环节，联系着设计与施工环节，但在项目实际执行中，采购未与其他2个环节实现有效链接，比较独立，导致3个环节经常出现冲突。采购智能策划系统将3个环节通过采购策划进行串联，并在项目实际实施过程中进行动态管理，实现对采购过程的全程监管。

（1）物料时间属性固化

根据历史项目执行情况，将物料库中的所有物料分为3类（A类、B类、C类），并对3类物料分别编制技术协议、合同的签订绝对周期，再根据历史项目数据固定物料的绝对生产周期，从而使物料库中所有物料均具有3个固定的周期时间属性。

（2）初始采购策划生成

项目立项后，项目设计经理组织各专业设计人进行项目设备材料树搭建，设备树搭建所需的物料均来自于拥有3个时间属性的物料库，设计人在搭建设备材料树时输入设备材料请购计划时间，当项目所有设计人完成设备材料树搭建，该项目的初始采购策划就自动生成。

（3）采购策划生成并完善

采购策划智能系统将根据设计人提交的请购计划时间和该物料所带的3个固有时间属性自动生成计划协议签订时间、计划合同签订时间及设备材料计划交货时间。具体原理：请购单计划提交时间+技术协议签订周期=技术协议计划完成签订时间；技术协议计划完成签订时间+合同签订周期=合同计划完成签订时间；合同计划完成签订时间+设备材料生产绝对周期=设备材料计划完成制造时间。施工经理或项目经理根据项目施工计划编制物料的计划安装时间，如项目为海外工程，物流经理根据设备材料集港计划编制物料的计划集港时间。请购单计划完成时间、技术协议计划完成签订时间、合同计划完成签订时间和设备材料计划完成制造时间4个节点为可变时间点，即如前节点实际时间生成，后续节点的计划时间将根据周期时间重新进行计算，实现动态调整变化。计划安装时间和计划集港时间为固定时间点，作为所谓的“后墙”，预警设备材料到货前所有节点是否满足工程建设需要。

（4）利用采购策划实现采购过程可视监督

系统生成的采购策划经采购经理提交，设计经理、施工经理、项目经理审批通过后正式实施。实施过程中如有物料未按计划节点时间完成而滞后，或后续节点在自动计算后与固定时间点出现冲突，届时系统将自动报警提示，采购经理可从系统中快速查看报警物料，并组织项目组和进度监管工程师根据实际情况调整关键线路，确保设备材料交货时间与固定时间点不冲突，做到采购风险提前预判、提前解决。因项目建设需要，采购策划中的计划请购时间、物料固定周期时间、计划集港时间和计划安装时间可调整修改，但调整在审批通过后才能生效，且调整后的时间不能影响工程建设节点计划。

2.集中采购提前策划并实现主动推送

集中采购是将一段时间内需要采购的同类货物、工程、服务进行同时采购的一种采购方式，集中数量优势，以量换价达到降低采购成本、提高采购效率和主动权的目的。由于工程公司同时执行的同类型工程项目较多，为集中采购创造了非常好的先决条件，但如何做到“能集尽集”，在实际操作过程中却存在很多“拦路虎”，如：计划请购时间不断变化、备选供应商不统一、集采信息共享不足、采购人员集采意识不强等。经过长期摸索，利用信息化手段，通过大数据分析，可以做到集中采购提前策划，且集采信息经过数据分析后主动推送，大大提高集采效率。

（1）集中采购策划

能否集中采购，提前策划很关键，必须将集中采购主动化，在项目执行之初就对项目设备材料集采进行提前策划，做到“能集尽集”。一是时间策划，即针对同期执行的项目，在进行采购策划时，充分考虑不同项目同类设备材料请购单计划提交时间的统一；二是备选供应商策划，即基本固化不同类设备材料备选供应商，确保不同项目同类设备材料备选供应商基本一致，并进行动态管理调整；三是建立集中采购设备材料目录单，即对集采几率大、易集采的设备材料建立目录单，目录单内设备材料必须集采。

（2）集中采购信息主动推送

基于智能采购策划系统数据库，集采系统从采购策划数据库读取物料信息，根据物料分类和请购单计划提交时间2个维度，对不同项目、不同名称、不同请购时间的物料重新进行分类汇总，将不同项目、同一物料名称、同一时间段内的计划请购物料进行归类，并生成集中采购物料统计表，提前1周按分类推送给相关采购人员，实现采购任务的自动分配和集中采购。

3.资料交付共享可视化

采购作为工程公司的对外窗口，承担着公司与分包供应商沟通桥梁的作用。设计所需的设备设计资料、工程竣工需要的设备交工资料等均需通过采购获得，高效、快速并准确地从供应商处获得资料，会对工程建设起到非常大的推动作用。传统的采购流程中，对供应商设备资料交付、制造进度反馈及采购合同付款情况的查询，基本靠使用电话、QQ、微信等即时通讯工具或邮件实现，信息获取不及时，且无法共享。采用信息化手段，建立信息化资料交付共享系统，打破常规的通过邮件等即时工具完成资料交付及交付过程无法监管的问题，系统直观地体现了交付过程及具体内容，各审批环节一目了然，避免了各相关部门就设备资料是否交付、交付是否及时、内容是否准确等方面的扯皮问题。

（1）实现供应商设备设计资料交付管理

基于智能采购策划系统，设计人提交设备材料请购单时注明该设备材料是否需返回设备资料，并填写返资计划时间。完成设备材料招标并生成订单后，通过供应商线上返资通道，供应商可根据其签订的订单提交设计所需资料，再经采购、设计审批后完成返资。返资完成后将自动生成实际返资时间并与计划返资时间进行对比，检查返资进程。供应商可多次返资，且不同的审批人在注明原因后均可退回审批流程。

（2）对制造进度进行反馈

供应商在系统生产进度反馈功能中按照订单分别提交设备的制造周报和相关照片，采购人员能实时了解设备的最新制造进度和交付情况，纠正制造过程中的质量问题和进度问题，极大地提高了监制催交的工作效率。

（3）实现付款信息查询

采购合同付款功能与财务付款系统对接，采购人员和供应商均能及时获取采购合同的最新支付情况，同时提供发票录入功能，及时获取供应商的开票信息，使双方财务人员能及时获取合同的财务账目数据。

三、采购信息化应用效果

采购智能策划系统的应用，将设计、采购及施工进行了有效串联，形成联动，实现对设计、采购及施工的整体督察。系统的时时识别及自动提醒报警功能使进度工程师或采购经理能第一时间发现问题，并及时调整采购相关工序，提前制定最优的问题解决方案，将风险消灭在萌芽阶段，保证工程顺利实施。

集中采购提前策划及主动推送系统的应用，解决了传统集中采购无策划、被动、信息共享不够和过程无监督等问题。集采提前策划，做到“能集尽集”，提高了集采比例，培养了采购人员的集采意识；通过系统主动推送，集采信息100%准确传递和共享；通过过程监督，查看设备材料是否按计划集采、是否100%集采，真正做到集采可追溯。

信息化资料交付共享系统的应用，搭建了工程公司与分包供应商之间的沟通平台，提高了双方的沟通效率。供应商设备设计资料交付管理功能解决了原有的资料交付拖延、资料提交不准确、资料提交过程只发生在供应商与设计人之间等问题，使采购人员也深入参与到供应商交付资料过程中，整个交付过程可监控，可清晰体现问题出现在哪个环节，有效缩短返资周期，提高资料准确性，并解决资料存档问题。

四、结束语

综上，采购信息化建设已成为工程公司精细化管理、企业降本增效的重要手段，是采购管理流程再梳理、再完善、再升级的催化剂。采购策划智能化、集中采购提前策划及主动推送和资料交付共享系统的应用，大大提高了采购效率，降低了采购成本及采购风险，节省了人力，提升了管理效能，提高了与供应商的沟通效率，确保了工程总承包项目的顺利实施。采购信息化建设是一个持续完善的过程，经过系统化设计、建设并完善的采购信息化管理平台将成为工程公司高质量发展的重要支撑。