如何做好公立医院建筑工程的档案管理

2022-10-22糜燕广西壮族自治区民族医院广西南宁530001

公关世界 2022年16期

文/糜燕（广西壮族自治区民族医院广西南宁 530001）

引言

自2016年国家实行新的《档案法》前提下，公立医院领导层高度重视，均加强对档案资料管理，规范档案收集、整理工作，保护和利用档案资料，提高档案信息化的建设水平。因此，公立医院在建筑工程项目管理中，相关工程档案的管理人员，需要明确档案的管理方向，与涉及工程项目的各单位、各组织机构开展密切的双向交流沟通，提高工程档案资料管理工作的完整性、全面性。

一、建筑档案管理存在的问题分析

1.档案管理模式，无法满足持续发展需求

医院基建处、项目办的工程技术人员，通常只是结合纸质文档、纸质资料来开展建筑工程项目的档案管理，工程档案管理人员缺少对保存纸质文档的重要性认知，因为在当今数字化、信息化时代，公立医院在经营运作过程中也需要结合电子化档案的管理模式，才能提高工程档案管理工作的效率。

1）方式不严谨。在对部分重要的机密文件进行保存管理的过程中，也未实施严格的备份管理制度，未明确工程档案分类管理工作的实际要求，未考量相关介质保存管理的实际指标。2）风控低。在工程档案管理工作中，由于工程项目管理人员不具备数字化、信息化的管控意识，在对工程电子档案安全管理方面还存在思想认知偏差，从而给医院基建工程档案管理工作造成相应的安全隐患，3）创新不够。个别工程档案管理人员在管理中存在守旧思想，一味参照过往的工作经验，墨守成规，导致医院工程项目档案管理工作跟不上时代发展的需求。4）制度不全。医院管理层也未实施对档案管理部门的考核管控工作，未制定成熟完善的规章制度，未规范现行的管理机制、管理流程，导致医院在工程项目档案管理的质量和效率上无法得到有效地提升。

2.档案管理人员的服务意识不强

1）理念差。由于工程档案的管理人员还抱着传统纸质文档的管理思想、管理观念，不具备电子档案管理的服务意识，以至于医院基建工程档案资料无法发挥出应有的作用。2）方法差。具体来说，大部分医院的工程档案管理人员，在管理工程档案信息资料时，只是简单地实现了对部分档案资料的分类整理、归档保存，还未实现对全部档案资料，实行稳定高效地检索分析和投入使用。3）效能低。由于工程档案管理人员的服务意识低，以至于医院各科室、各部门在查询建设项目工程档案资料时，还需要花费大量的时间和人员，浪费人力、物力、财力。

1）目标不明确。医院基建工程的档案管理工作，也缺乏相应的指导工作纲要，部分档案管理人员对基建工程档案信息的收集、整理、归档、储存管理等，缺乏统一的工作管理指标。2）规范化不足。医院管理层也未制定硬性的管理规范，从而给医院基建工程档案资料的完整性、全面性造成严重的影响，以至于医院基建工程档案资料存在缺失、遗漏的现象。

3.档案管理人员的专业化水平低下

1）专职岗位。大部分的档案管理人员在日常工作中，还需要兼顾其他工作事项，导致其工作精力分散，无法专注于基建工程的档案管理工作。2）稳定性。基建工程的档案岗位也有较多的流动性，存在人事调动频繁的现象，从而使得基建工程的档案管理工作受到严重影响。3）技术力量。在信息技术时代下，大部分的档案管理人员不具备较高的电子信息素养，在档案工作的管理过程中，无法借助信息技术来开展档案管理工作。

1）技能不足。在管理工程档案资料中，很多档案管理人员，无法合理使用信息检索技术，来高效地操作工程档案信息系统，无法对基建工程项目中的各类档案资料，进行高质量、高效率地分析管控。2）工程信息运用不够。在对建设项目的工程量清单进行计算分析，以及对工程造价资料进行评估管控的过程中，只是将建筑项目的结构化、半结构化、非结构化的“数据信息”在管理系统中一股脑笼统放置。

二、做好医院建筑工程档案管理的对策及分析

1.实现对工程档案资料的开发利用

医院在开展工程档案管理过程中，需要做好对档案资料的开发利用；同时对档案资料也要进行分类管理，确保档案资料能够满足医院在经营发展过程中对各项资料的使用需求。

医院内部的工程档案部门（基建处、项目办），需要对建设项目的档案资料利用情况进行分析、总结、评估，并且有针对性地开展相应的档案资料编辑工作，及时对各类档案信息进行分类管理，明确各项档案资料的利用范围，使得建筑工程档案资料具备层次性、完整性。

工程档案的专管员，需要在管理医院建筑工程的档案资料过程中：1）编制相应的工程项目；2）对工程中的许可证号、开工日期、竣工时期、建筑面积、建筑类型进行整理、分析；3）参照以上的几个指标完成对档案信息统一汇编；4）对各项档案资料的分类更加具备规范性、完整性，确保在查阅相关档案资料时，能够实现对各类信息数据更加高效地提取使用，提高医院档案管理水平。

2.完善建设项目的工程档案收集工作

公立医院在开展建筑工程的档案管理工作期间，具体工作做到：

需要确保档案管理部门收集到的各项数据信息，具备全面性、完整性、代表性。简而言之，档案收集人员需要熟悉建筑工程在各个时期的经营运作情况。同时还需要具备一定的建筑工程专业知识，能够明确建筑工程档案资料的收集范围，以及建筑工程档案信息收集工作的起始点，实现对建设项目更加高效地管控。

1）建设项目的档案管理人员，需要制定出分期实施计划、实施方案，并且与工程项目技术人员进行交流沟通，加强对工程项目档案的收集管控力度，制定好相应的工程档案管理范围，提高建设项目归档资料的质量。2）工程档案的管理人员可以参考归档时间，完成对档案分解图表的编制，严格参照分解图表来完成对基础档案信息的收集整理。3）在对建筑档案资料进行收集管控的过程中，档案管理人员也需要做到事前、事中、事后体系化地管控，尽可能发现档案信息中存在的问题，并且及时解决相关问题，确保档案收集工作能够稳定有效地进行。4）医院建筑档案的管理人员在收集档案资料时：一是需要与建设项目的施工方资料员、预算员进行沟通，二是与工程的设计单位、勘察单位、检测单位等进行对接，三是与监理单位及造价人员进行交流，四是与政府部门（住建、质检等）进行必要联系；进一步明确各项资料文本的收集范围，完成对工程图纸、工程造价清单、施工计划、施工合同等各类合同协议的有效管控，在各个环节明确工程资料收集工作的重点和要点。

在对工程档案资料进行收集的过程中，档案管理人员也需要在各个时期明确各项工作管理指标、管理要素。1）在工程项目前期的立项阶段，档案管理人员需要侧重收集工程项目的可行性评估报告；2）在工程项目的设计阶段，则应当对工程图纸、工程预算、工程估算等相关文本资料进行收集；3）在工程项目的招投标阶段，则需要对招投标文件、工程设计、工程量清单等进行合理收集整理；4）在工程项目的施工阶段，则需要对工程期间的各项成本支出，工程建设质量以及各项工作的开展情况进行对比；5）在竣工验收阶段，档案管理人员则需要对验收的评估报告、验收结果进行比对分析，完成对各项资料更加高效地收集管控。

3.完善档案的规章制度，建立科学合理的管理体系

（1）摒弃传统工程项目管理过程中，只重工程质量而忽视工档案资料管理的观念，积极构建科学体系化的档案管理工作机制。

（2）明确档案管理的工作职责，确保档案管理人员具有明确的工作指导方向，增强档案管理人员的管理意识，提高档案管理人员的综合素养，使其能够参照建设项目的发展需求，落实档案管理的体系化、规范化、标准化、制度化，进一步提高工程项目建设的管理效率。

4.提高档案人员的专业技能以及业务能力

新时期，公立医院在建筑工程档案管理工作中，需要提高相关专项人员的工作素养，提高其信息化的管理水平、管理意识，使工程项目在档案管理工作中，能够参照现行的规章制度和建筑法、档案法来开展高质量、高效率的工程档案管理工作。

医院需要加大对工程档案管理人才的培训学习，提高其综合素质，促进医院工程项目管理的可持续发展。1）首先，需要侧重增强工程项目管理人员的专业技能，档案管理人员需要精通各项档案业务；同时也需要掌握专业化的知识理论，档案管理人才需要借用知识武装头脑，才能开阔自身的眼界，尽可能在医院基建工程的档案管理工作中提高自身的工作效率；掌握现代化的管理技巧、管理技能，实现对电子文档更加高效地管理。2）现阶段，在医院基建档案的管理工作中，结合使用到越来越多的电子文档，如：三维设计图纸、磁性库存资料，那么工程档案管理人员需要学会使用IT技术，来高效完成对各项档案信息的现代化管理；同时也需要提高工程档案管理人才的组织能力、协调能力，能够与政府部门等进行高效率地交流合作，提升工程档案管理工作的效率。