财务共享模式下企业费用报销管理研究

占 萍

（中国铁建港航局集团有限公司第一工程分公司，广州 510000）

一、财务共享与费用报销管理系统相关理论

（一）财务共享模式

随着信息技术的快速发展，以及现代企业管理理念的发展与成熟，财务共享运营模式逐渐被越来越多的国有企业所接受。国有企业通过建立财务共享中心，将企业及分、子公司中重复性高，易于标准化的业务流程统一纳入财务共享中心进行核算管理，一方面实现了集团内部会计政策、会计科目、会计核算方法及会计核算流程的统一，另一方面实现了集团内财务信息数据的共享。在财务共享模式下，企业实现了以网络化、信息化为手段，有效地整合财务资源，并进一步优化财务工作的流程，同时也推动了集团内财务工作进一步标准化的进程。

（二）费用报销管理系统

费用报销管理系统是以会计电算化为基础，依托快速发展的信息化网络，以及性能逐步完善、功能逐渐强大的财务软件系统形成的一种网上费用报销的财务管理系统。从业务处理上看，网上费用报销流程具有更加透明、方便和快捷等优势。员工提交报销申请单后，上级领导也可以随时随地通过电脑系统或手机客户端进行单据审批，打破了时间和地域的限制，财务部门对单据审核无误后，付款结算系统自动生成记账凭证。在财务管控能力方面，共享模式下的费用报销管理系统在处理业务单据的过程中，更好地实现了对费用的管控目标，一是在系统内进行事前预算管控，二是方便对各机构的报销费用进行对比分析，更好地促进费用报销系统的管理和成本控制。

二、Z公司财务共享模式下费用报销流程

目前，Z公司根据自身业务特点，采用浪潮财务系统进行网上费用报销管理。员工在进行费用报销时，需登录系统，在系统内提交报销申请单，生成电子条形码，然后将纸质申请单及发票等相关附件通过国信系统进行影像扫描，并对报销单进行条形码管理。此条形码自动和浪潮财务系统中提交的报销申请单形成的电子条形码进行匹配，并上传成图像到浪潮财务系统中去，在报销工作完成之后，此条形码也将作为查找发票的唯一标识，能够对票据及相关信息进行管理。Z公司网上费用报销涉及的主体有员工、部门负责人、分管领导、会计、财务部长、总会计师、总经理和财务共享中心，在实践阶段中主要的工作环节包含了报销申请、报销审批、报销结算、归档等，其流程如图1所示。

图1 Z公司财务共享模式下费用报销流程

三、Z公司财务共享模式下费用报销优缺点

（一）Z公司财务共享模式下费用报销的优势

1.打破了会计信息基于纸质发票获取的局限性

传统费用报销流程一般为报销申请人先将纸质报销审批单交给业务部门领导进行审核，然后由财务部门进行审核，财务部门审核通过并完成支付后，由会计人员入账。在传统费用报销流程中，人工需要处理大量纸质票据信息，而且纸质票据需要在多人之间流通传递，容易造成票据的遗漏及丢失。在财务共享模式下，申请人会在申请之后及时将纸质报销凭证及发票进行影像扫描，单据的审批通过查阅影像，减少了纸质单据审批过程中的流动，防止原始票据的丢失和遗漏。

2.提升了报销单据的审批时效

报销单据的审批时效是指报销单据由申请人提单，到通过领导审批同意报销的过程。在传统的费用报销方式下，领导及财务人员对报销单据的审批都依托于纸质单据，审批过程会受到时间、地点等因素限制，导致单据审批时间过长。而在财务共享模式下，领导及财务人员对单据的审批将不受时间、地点等因素的限制，可以随时随地进行单据审核，很明显有助于提升报销单据的审批时效。

3.建立了一体化报销流程

在财务共享模式下，费用报销需要员工进行报销审批单申请、纸质票据上传、领导审批、财务审核、结算付款、生成凭证，形成了逐级审批、一体化报销的费用报销管控流程。

4.实现了费用报销的公开透明

在财务共享模式下，员工通过登录浪潮财务系统提交报销审批单进行报销，员工可在浪潮财务系统中随时查询自己的报销状态，跟踪报销单的流程，了解自己的报销单是否通过了审批，以及未通过审批时存在的原因，财务人员能够综合查询各个部门的报销信息，及时向各个部门进行反馈，加强内部管理。

5.降低了企业运营成本

费用报销属于简单、烦琐、工作量大、耗时耗力的一项工作，财务共享模式释放了费用报销工作的烦琐性，信息系统设定凭证模板，系统将根据设定自动生成凭证。此时，财务人员只需做好检查整理工作即可。在财务共享模式下，费用报销处于流水式工作状态，该状态下所需财务人员将减少，进而有助于降低人工成本；同时，财务集中到财务共享中心进行结算，方便集团对各分支机构的财务状态进行监督和管理，节省审计开支。

6.电子数据为审计提供了便捷高效的审计线索

在财务共享模式下，费用报销从员工申请、业务领导审批、财务部门审批，再到共享中心稽核完成支付，都依托于获取的电子信息。费用报销流程已经完全实现了信息电子化，每笔报销单会在系统中形成唯一的电子条形码，并且在形成电子条形码之后，又能够在系统中形成查询档案的主要标识，在实践阶段能够全程记录费用的使用流程，给费用的报销提供追溯源，提高工作的质量。

（二）财务共享模式下费用报销存在的问题

1.浪潮财务系统的不稳定性

在财务共享模式下，财务工作几乎都依赖于浪潮财务系统来实现。但在月末、季度末等财务工作量集中的时段，以及浪潮财务系统维护、更新、打补丁的过程中，浪潮往往会呈现其不稳定性，在系统上填写报销单信息时会出现各种问题，有时甚至会出现部分信息乱码、信息无法正确在纸质单据上呈现等情况，造成费用报销申请失败，以至于同一笔报销单需要反复申请才能成功。

2.浪潮财务系统与部分系统未进行数据对接

Z公司的浪潮财务系统、办公自动化（OA）系统、税务管理系统、预算管理系统基本上各自独立运转，相互之间没有实现数据的对接。例如，浪潮财务系统没有与预算系统进行有效对接，致使领导在浪潮财务系统审批报销单的过程中无法直观对比实际费用支出与预算费用支出之间存在的差额，不能够有效地对报销费用进行管控，没有能够达到财务共享信息控制的标准要求，不能提高企业费用报销管理的水平，给各项工作的开展造成了一定的影响。

3.费用报销审批流程仍需进一步完善

Z公司的报销流程为申请人提单、影像扫描，首先由部门领导和分管领导对其单据进行审批，部门领导和分管领导进行单据审核是为了更好地把握报销单据的真实性。接着到财务人员审核，财务人员对报销单据的合理性、发票的真实性、附件的完整性、金额的准确性等信息进行审核，当附件不完整，或者缺少明细单据时，报销单据无法做到在运行过程中进行单据影像补扫，只能将单子退回给申请人，重新开始，造成一笔单子需要重复走流程。

4.共享出账的准确性有待提高

在财务共享模式下，出账工作统一由财务共享中心来实现，虽然各个板块设置了凭证模板，但是在出账过程中，财务共享中心人员因没有实际参与该单据引起的经济活动，在出账过程中会导致费用科目的选择错误，以及往来单位的选择错误，这就需要财务人员对财务共享中心给出的单据进行检查，这个过程也造成了财务工作人员工作的重复。

5.造成高级财务人员流失

财务共享中心建立的初期，财务管理系统需要结合企业实际情况不断调整，需要较多的财务人员录入基础业务数据，财务人员不会减少；但随着财务管理系统运营的稳定，报销人员提单、费用报销审核、凭证生成可以实现自动化，企业管理者为了节省人工成本，将减少冗余的财务人员。如果富有财务管理经验的财务人员不积极向财务管理职能转型，就只能选择离职，进而导致高级财务人员流失，也打消了部分财务人员的工作积极性。

6.预算管理的缺失

Z公司财务管理制度要求各个部门按月制定费用报销的预算额，但并未得到有效执行。该预算并没有与财务报账系统进行有效对接，在员工报销单上，系统无法自动显示本部门本月预算额，并计算此笔报销业务占比，无法为部门领导提供行为审核依据，即下属员工是否应该报销。而是需要工作人员对该笔费用报销进行全面检查，查看是否达到审核的标准要求。因此，在部门费用报销预算的阶段中，由于缺乏相应的控制标准，以及预算管理的缺失，会给工作的开展造成一定的影响，不能及时有效地预估报销的支付金额，存在偏差问题。

四、改进建议

（一）加强财务管理系统的维护

在财务共享模式下，费用报销标准和流程的统一、审批方式的简便快捷，节省了报销单的审批时间，缩短了报销周期，共享出账也减轻了财务人员的工作量，提高了Z企业的费用报销工作的效率。正因为Z企业的费用报销几乎已经实现电子信息化报销，这种报销方式使得Z企业费用报销工作的顺利开展已经完全离不开浪潮财务系统的支持，因而需要定期进行浪潮财务系统的维护，确保企业费用报销工作的正常运行。

（二）整合信息系统

财务共享中心的良好运作主要是依托信息技术的支持，实现核算、预算和资金信息系统一体化。从员工到报销模块提单，到资金模块支付，到核算模块凭证生成，到统计模块报销单汇总，再到预算系统与预算数据进行比对，将各类模块整合到统一的信息化平台，实现一键生成，这样就能减少数据重复提交环节，提高工作效率，使财务共享中心实现真正的共享。

（三）进一步完善报销流程

建立财务共享中心，意味着企业费用报销流程再造，流程再造的合理性直接制约着该模块是否能进行有效的运转。财务共享业务流程优化也应随着企业发展的需要及财务人员的需要，在实际操作过程中及时和系统运用者进行沟通交流，听取使用者的建议，完善流程再造及操作界面。

（四）合理安排财务人员岗位

财务共享中心的构建需要将企业财务人员进行重新分配。根据工作岗位，学习能力强的年轻财务人员更能够适应财务共享中心新的操作模式，也能在财务基础工作中接触到更多的企业业务工作；入职时间长、经验丰富的会计人员，可以进行审计工作，也可以向管理会计职能转变，负责企业成本控制、预算管理和财务分析等工作。企业要以提高综合素质为核心，加快各类专业人才和综合管理人才的培养与建设，打造多维财务队伍，更快更好地推动财务共享模式的发展。

（五）加强财务人员的培训及沟通

Z企业为施工型企业，财务共享中心的财务人员又多为学习能力强、适应能力强的年轻员工，当项目财务人员工作经验不足，在出账或对各类成本费用进行入账时，会对费用科目的选择较为模糊。因此，在加强共享中心财务人员及项目财务人员会计核算培训的同时，应加强系统内共享中心财务人员与各分支机构财务人员之间的沟通交流，实施共享中心财务人员与项目财务人员实行轮岗制度的模式。

（六）加强预算管理

在今后，实行部门集中报销的制度，即一个部门指定一人统一报销部门单据，这样有利于提高报销提单的准确性，还便于财务部门统计各单位费用的使用情况。严格实行预算管理，公司各部门应做好年度费用支出预算工作，即每年年末各业务部门根据实际情况制定下一年度预算，经公司总经理办公会审批通过后，由财务人员录入财务管理系统，并在系统中更新每月预算设定，超预算时系统自动报警，提醒相关报销人员注意。事后也需要及时做好部门执行情况的汇报及分析，按照实际情况做好预算的调整，同时根据月编制滚动预算表的要求，构建更为科学有效的预算执行考核体系，并且落实到工作实践当中，这样才能够提高预算的水平，达到企业的发展需要。

结 语

随着财务共享模式的不断发展，当前我国大部分大型企业在公司运营中都引入了财务共享模式。从Z公司财务共享模式的运行情况来看，它优化了财务管理的工作流程，在公司加强费用管控和强化财务内部控制方面发挥了很大的作用。但是也存在一些弊端，企业只有根据自身实际情况，在实际工作中不断完善管理系统，才能充分挖掘财务共享模式的潜在价值，实现财务工作与企业管理水平的提升。