新时期建筑企业人事档案管理存在的问题及对策

雍 凯

（云南建投绿色高性能混凝土股份有限公司，云南 昆明 650217）

进入新时期后，企业之间的竞争实质上可以看作是人才之间的竞争，在激烈的市场竞争当中，企业想要获得竞争优势，就必须取得人才上的优势，而这一点必须通过企业的人事档案管理来实现。近年来，建筑企业的人事档案管理迈入了新的阶段，企业应当根据《中华人民共和国档案法》来依法进行人事档案管理工作，对人事资料进行收集、整理和保管，并以此来优化人力资源配置，充分发挥人事档案管理的作用。但就实际情况来看，建筑企业在人事档案管理工作中不可避免地存在一些问题，面对这些问题与缺陷，企业应当从实际出发，对问题进行分析，并探索出一定的解决措施，提高人事档案管理的有效性，确保建筑企业的长期健康发展。

一、人事档案管理概述

（一）概念

在企业当中，人事档案是对一个人学习经历、工作经历以及政治面貌等资料的记录和保存，是一项长期持续的活动，具备充分的逻辑性，是对一个人学习、工作轨迹的真实记录。在建筑企业当中，人事档案记录了每个员工的工作经历和工作状态，通过人事档案，能够反映出员工的工作经验和专业水平，当企业分配和调动人力资源时，人事档案能够起到重要作用。

（二）作用

人事档案是对个人经历的记录，对于建筑企业来说有着重要作用。首先，人事档案管理是选用人才的合理手段，在建筑企业当中，想要配置人力资源，选用合适的人才，就需要对人才有一个全面真实的了解，而人事档案正是对人才个人经历的客观真实记录，对于人才的选用有着良好的参考作用。而人事档案同样可以作为用人决策的有效参考，企业在对员工进行考核时，就可以利用人事档案中的内容对员工进行综合考量。其次，人事档案管理是企业改善人力资源配置的有效手段。通过人事档案对员工个人经历的记录，企业能够大体明确员工的专业水平和个人能力，是企业改善人力资源配置时不可或缺的一项判断依据。对于企业来说，想要获得长久的发展，就必须保持企业的动态与活力，如果企业内部的人员、岗位一成不变，就会使得企业失去发展动力，因此，企业内部的人员和岗位必须是动态变化的。为了保证这种变化是良性的，企业就需要通过人力资源配置来选择合适的人才来担任合适的岗位，而人事档案管理能够实现对人才资料的共享，提高企业人力资源配置的合理性。最后，人事档案管理能够让企业充分了解员工。对于企业来说，人事档案就是对员工经历的一个概括和总结，通过人事档案管理，企业不仅能够明确员工的工作能力和专业水平，还能够明确员工的职业态度、政治觉悟以及道德品质等信息，让企业对员工有一个充分的了解，有助于企业选择具备综合素质的人才，而不是盲目地根据员工的个人能力进行人力资源配置，是推动企业可持续发展的有效措施。

二、建筑企业人事档案管理中的问题

（一）观念意识落后

就目前来看，部分建筑企业对人事档案管理的重要性没有足够的认知。在市场经济模式下，建筑企业最为关心的点是企业的经济效益，而人事档案管理在短时间内并不能给企业带来显著的收益，因此大多数建筑企业对于人事档案管理并不重视，所采用的人事档案管理模式还相对落后，使用的依然是纯手工的档案管理模式或者是部分电子化的档案管理模式。这类档案管理模式的工作效率低，且无法保证档案信息的准确性。在进行人事档案管理时，由于手工的管理模式工作量大，且内容存在碎片化特点，常常会出现档案信息错误的问题，且难以及时发现和改正，一旦出现这种状况，就会对企业的人力资源管理造成阻碍，也会影响到员工的发展，给企业带来负面影响。在档案内容出现错误时，虽然手工的管理模式也能够修正信息，但这种方式无疑会耗费大量的时间成本和人力成本，也会影响到人事档案管理的工作进度。

（二）信息化水平低

建筑企业人事档案管理信息化水平低的主要表现为两点，一点是硬件配置不完善，虽然部分建筑企业已经认识到了人事档案管理的重要性，并采用了信息化的管理模式，但并没有配套一个完善的硬件设备体系，导致人事档案管理无法全面信息化，影响了人事档案管理的工作效率和人员调动、岗位变迁；信息化水平低另外一点体现在建筑企业缺少相关的信息化人才，对于建筑企业来说，人事档案管理的分工往往显得不明确，有的建筑企业没有成立相应的管理部门，缺乏专业的档案管理部门和人才。另外，在档案信息的收集过程中，由于一些工作人员的专业知识不足以及对人事档案管理理念的错误理解等原因，使得建筑企业在档案管理方面仍然存在着很多问题。人事档案管理工作具有一定的专业性和复杂性，但建筑企业没有进行相应的技能培训，导致管理人员缺乏专业技能，无法有效地进行人事档案管理，影响人力资源管理工作。此外，作为一种专业性要求较高的技术，能够熟练运用信息化技术专业人才很少，导致建筑企业在人事档案管理方面的信息化水平较低，无法对管理工作进行有效的创新。

（三）智能化水平低

对于建筑企业来说，人事档案管理不仅需要实现信息化，更要实现智能化，互联网、人工智能等技术的发展和应用已经完全颠覆了传统的人事档案管理模式，人事档案管理工作也步入了全新的阶段。但是，我国的建筑企业大多还没有采用人工智能技术，员工信息主要由纸质档案记录，在进行档案查询时大多也是手工查询。但这种传统的人事档案管理模式已经无法满足当前社会发展对建筑企业人事档案管理工作提出的新要求。就目前来看，大多建筑企业都存在着人力资源不足以及人才结构不合理等问题，这使得建筑企业的管理水平低下、工作效率不高，这很大程度上是由于人事档案管理问题所造成的。建筑企业智能化水平低的另一个表现是，人工智能技术在建筑企业档案管理中的应用大多停留在基础设施阶段，只是简单地使用相关的智能硬件，而没有建立基于人工智能技术管理制度和软件系统，使得建筑企业人事档案管理的智能化流于表面。

（四）管理体制不完善

在长期的市场经济模式下，我国建筑企业的人力资源管理观念已经发生了一定的转变，更加注重员工的专业能力和工作水平，对于员工，企业更倾向于使用签订劳动合同的方式来留住员工，而不是利用人事档案对员工进行限制。在这一背景下，员工进入企业后需要签订劳动合同，而在合同到期后，员工可以自主选择继续工作还是离职，企业也可以对员工进行筛选，增强了员工的自主性。对于员工来说，在积累了一段时间的工作经验后，他们更倾向于去大企业寻求更好的发展，在这种情况下，企业可能会为了自身的利益通过人事档案来限制员工的行为，强行将员工留下，这就是我国人事档案管理体系不完善的一种体现，而体系的不完善就容易出现弃档、死档的问题。

（五）档案内容质量低

人事档案管理工作并不是短期的事情，需要通过长时间的积累才能够为企业的人力资源管理提供助力，为企业带来经济效益。但在市场经济环境下，企业更为注重的是短期利益，因此对于人事档案管理的重视程度并不高，也不会专门对人事档案管理的方法模式进行探索和分析，大多是直接套用干部人事档案管理的工作模式。但这种套用的模式无法有效应用到建筑企业的实际人事档案管理工作当中，会对人事档案管理的有效性造成影响。对于建筑企业来说，员工的人事档案中内容占比更多的是学习记录和培训记录，对于员工专业技能的考核评价以及员工的职业素养、道德意识等内容的占比很少。这就导致了人事档案无法有效反映出员工的工作水平和工作能力，失去了人事档案的本质作用。除此之外，人事档案内容质量低的原因还体现在部分人事档案中的内容资料存在虚假内容，使得人事档案失去了真实性。在这种情况下，人事档案完全失去了参考意义，严重阻碍了人事档案管理的有效性。如果企业按照虚假的人事档案进行人力资源管理，很容易出现能力与岗位不匹配的现象，给企业的发展造成负面影响。

三、建筑企业人事档案管理的对策

（一）更新观念意识

对于建筑企业来说，人事档案管理虽然在短时间内无法给企业带来显著的经济效益，但是对于企业的可持续发展却有着重要意义，因此，建筑企业必须更新对人事档案管理的观念意识，认识到人事档案管理的重要性。企业需要对人事档案进行审核，对人事资料做到真实记录，档案迁入迁出时要确保其真实性。为了提高人事档案管理的效率和准确性，建筑企业应当及时更新档案管理模式，提高档案管理的科学性与适用性，确保人事档案管理工作能够符合企业发展的需求。为了提高人事档案管理的效果，建筑企业应当构建一个完善的人才数据库，对员工的人事档案进行分类记录保存，方便后续的人力资源管理工作。此外，需要加强人事档案管理的隐私性与安全性，对档案管理系统进行加密，如果需要查阅档案，则需要按照有关规定进行审核，避免档案信息泄露。

（二）提高信息化水平

档案管理的信息化是建筑企业人事档案管理发展的必然趋势，因此，企业必须不断引进先进技术，实现人事档案管理的全面信息化。就目前来看，部分建筑企业已经意识到了信息化的重要性，并且逐步开始了信息化进程，但对于信息化技术的使用仅仅停留在表面。为了解决这一问题，建筑企业在进行引进信息化技术时必须构建一个完善的人事档案管理系统，依托于计算机技术实现人事档案的动态管理和信息化管理。企业要搭建完善的人事信息平台，统一数据格式，在方便查抄信息的同时提高信息的共享程度。对于建筑企业来说，档案管理人员是人事档案管理工作的一线实施人员，因此，工作人员的专业水平和专业能力直接影响了人事档案管理的质量和效果。而针对缺少信息化人才这一点，企业应当加强对工作人员的培训教育，在提高工作人员专业水平的同时让其意识到信息化的重要性。在培训过程中，不仅要培训工作人员的档案管理水平，还要培训工作人员的信息技术水平，让工作人员能够更好地适应人事档案管理的信息化进程。此外，还需要对工作人员的职业道德进行培养，树立信息安全意识，确保人事档案管理的隐私性和安全性。

（三）提高智能化水平

建筑企业在完成人事档案管理的信息化后，就应当提高人事档案管理的智能化水平，以此来进一步提高工作效率和质量。为了实现这一点，企业应当建立一个完善的智慧档案馆，加强对人工智能技术的应用。随着信息技术的不断发展，当今世界的信息数据每天都在以指数级增加，对于建筑企业来说同样如此，大量的人事档案资料导致信息难以检索，为此，企业需要利用人工智能来提高信息检索效率。

（四）完善管理体制

相较于西方发达国家，我国建筑企业的人事档案管理体制还较为落后，因此，企业应当吸取经验，并进行本土化改良。建筑企业需要依照国家法律法规来完善管理体制，强化人事档案管理的保密制度，并且将人力资源管理部门独立出来，以便于人事档案管理效率的提升。企业应当加强人事档案管理的适用性和可信度，采用更为合理的方式进行人事档案管理工作，避免利用人事档案对员工进行制约的行为。

（五）提高档案内容质量

进入新时期后，建筑企业人事档案的内容也应当不断地丰富和发展，在人事档案中，应当对员工的专业能力、职业素养以及道德意识等指标进行全面记录，重点关注员工的工作能力以及自身性格，同时记录好员工的业绩和专长，提高人事档案信息的可用性。此外，建筑企业还需要加强人事档案信息的真实性，加强对档案记录过程的监督以及审核，在记录评语过程中，避免主观因素的出现，确保对员工信息的真实记录，提高档案的可信度。

四、结束语

进入新时期后，人事档案管理在建筑企业中的地位越发凸显，是企业赢得市场竞争，实现可持续发展的关键所在。但在建筑企业人事档案管理当中还存在一定的问题，因此，企业必须解决这些问题，推动人事档案管理的创新和发展。