发票电子化流转的信息化建设实践

杨彦伟 孙喆 魏熙/中航证券有限公司

当前数字经济已成为中国经济发展的新动能，电子商务、在线支付等新兴商业模式蓬勃发展，纸质发票日渐暴露出低效率、高成本等弊端，推动传统领域进行数字变革的呼声日渐高涨，电子发票应运而生。

电子发票是指全数字化发票，以电子记录的方式进行流转，可以通过提取电子发票号码和税控密码证实真伪。电子发票是现代信息社会的产物，与传统纸质发票相比，电子发票具有无纸化、低耗能、易保存、易查询等优点［1］。作为中国税务信息化的重要载体以及帮助企业实现数字化转型的有效工具，近年来，电子发票种类不断丰富，开具数量持续增长。

2022年3月，国家税务总局广东省税务局发布《关于进一步开展全面数字化的电子发票试点工作》的公告，自4 月1 日起，全面推广纯数字化发票在广东省内的试点应用。此举标志着我国发票数字化进程步入一个划时代的新阶段，同时对发票的管理也势必将提出更高的要求。

一、发票管理的应用痛点分析

电子发票的保存形式、流转方式虽有诸多优点，但实际应用中也存在查重、验真、归档困难等管理难题。在不同阶段，通过打印人工核对或录入电子表格留存比对，或开发专用系统归集查对，不同程度上解决了一些应用问题，但仍然给经济业务流转和财务核算管理带来了诸多新的问题。

（一）全流程电子化管理的断点与割裂

全流程电子化管理发票是归集、报销、入账、归档的全电子化流程管理，而实际应用中，存在手工录入发票信息、手工流转报销、手工制证记账、打印纸质归档的情况，致使电子化管理存在断点，不能实现信息电子化流转的全面串联。

（二）发票信息的无效沉淀

手工录入发票关键信息或将电子发票按附件上传，无法有效提取票面上的各类信息，致使数据大量、无效沉淀，造成信息孤岛，不利于企业的信息化串联和经营管理。

（三）发票管理效率存在瓶颈

验真操作不便。需要手工输入发票号和发票代码或打印后扫描识别，存在漏输、错输、识别错误等情况；无法实时验真。未与国家税务局发票验真服务平台互连，只能人工登录服务平台，手工输入发票信息验真；筛选查找发票困难。不能根据发票相关信息，如发票号码、发票日期等进行精确筛选；报销流转不便。报销时要求报销人打印电子发票，连同其他相关纸质附件一并提交，报销人不能实时办理报销。

（四）打印归档费时费力

沿用传统会计档案管理模式，电子发票需由报销人或安排专人逐张打印，附于对应凭证后装订、归档，耗费大量时间、精力、纸张与人工，没有达到电子发票节约环保、降低经营成本的初衷且调阅、查询不便。

二、发票电子化流转的目标定位及架构设计

针对发票管理中存在的痛点，为满足公司经营管理需求，迫切需要建立一套从取得发票始，以归档发票终，中间串联查验、报账、审批、付款、核算的会计档案管理系统。

（一）目标定位

按照国家关于会计信息化、电子会计凭证管理的相关规范和要求，建立以报销管控、财务核算、会计档案管理系统为依托，以保证数据真实、完整、可用、安全为前提，以提高电子发票管理的效率和质量为目的，达成从预算管理、报销管控、业务数据交互，到财务记账、生成报表、档案管理的完整闭环流程，并逐步扩展实现会计资料的全面电子化归档和管理。

1.保障合规合法

满足国家法规对会计档案的管理要求，包括会计档案仅以电子形式归档、存储、移交、销毁等场景的合规合法。

2.实现系统一体化

打通报销、核算、档案管理，实现原始电子会计档案直接归档，提升工作效率，保障会计数据的真实性、准确性、可用性、完整性。

3.提高会计档案数据质量

通过加密传输、数字水印、电子签章、下载控制、日志管理等技术手段，保障会计档案数据无篡改、安全、原始、准确。

4.节约经济成本

电子会计档案仅以电子形式归档保存，可节约大量纸质凭据打印、整理、归档的保存成本、人工成本，减少企业管理成本以及社会资源消耗，形成绿色低碳的企业环境。

（二）架构设计

按照系统建设目标定位，基于发票从取得、识别、查验，到报账、审核、制证、付款，最后归档、查阅的流转模式，架构设计包括采、制、存、查四个环节。通过系统集成，将发票池管理、报销过程管控、银企直联支付、凭证制证推送、档案汇集查询等功能有机串联，形成上下游各环节的有序联动和单证的电子化流转。根据国家档案局发布的《企业电子文件归档和电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）等相关规定，设计发票电子化流转架构如图1所示。

图1 发票电子化流转架构

此架构采用模块化设计理念，分为报销管控、财务核算、档案管理三个模块，对应依托于三个系统，根据本单位信息化系统实现情况，可直接上线整套会计档案管理系统，也可在原有系统基础上即插即用缺少的模块和功能，分模块上线匹配系统。

1.系统范围

目前国内市场既有独立报销管控系统，也有与财务核算系统融合的报销管控模块，而会计档案管理系统基于安全考量，一般为独立系统。各系统的功能通过系统集成，实现数据联通和业务串联，达成电子发票及财务档案的全流程电子化管理。发票电子化流转所需系统及功能范围见表1。

表1 发票电子化流转所需系统及功能范围

2.系统部署

基于上述架构设计和涉及系统，报销管控、财务核算、会计档案管理系统需部署独立服务器并通过数据接口开发，实现系统间的数据传递及与业务系统的数据交互，最终实现各类数据和票据、附件等文件在会计档案管理系统的层级汇总。

3.实际应用情况

我单位在实际应用中，采取的方案为延用原有的财务核算系统、升级报销管控系统、开发上线会计档案管理系统、补足缺少的功能和模块，通过系统集成，形成完整的会计档案管理系统。系统上线前后对比情况见表2。

表2 系统上线前后对比情况

三、发票电子化流转的实施方案

《财政部 国家档案局 关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6 号）中，对电子票据的报销、入账、归档提出了明确要求，结合通知中要求内容和我单位发票电子化流转的架构设计，梳理我单位实际应用中的业务处理流程和步骤如图2所示。

图2 实际业务处理流程

（一）归集

财会〔2020〕6 号文件要求：“来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力；接收的电子会计凭证经查验合法、真实；使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据”［2］。

基于上述要求，发票归集环节涉及系统为报销管控系统，实施情况如下：

1.纸票、电票解析

取得增值税、货运、通行费、通用机打发票，以及火车票、机票行程单等纸质、电子票据后，报销人可第一时间在电脑端或手机端登录报销管控系统，进行便捷、实时扫描操作。

系统集成OCR识别技术，报销人影像上传发票时系统可自动提取票面信息，如发票类型、发票代码、发票号码、开票日期、购方信息、销方信息、数量、单价、金额、税额等，并可同时识别多张不同类型的发票，也能够直接导入、识别版式电子发票（电子发票版式文件遵循国家税务总局管理要求，格式支持PDF、OFD等）。

2.发票校验

基于识别出的发票代码、发票号码，与发票池中的发票进行查重比对，若有重复上传则系统报错，不允许报销；基于识别出的购方信息，与系统中按营业执照信息设定的公司名称、纳税人识别号进行校验，若有不一致情况则系统报错，不允许报销。

3.发票验真

将识别提取出的发票关键字段，进行实时线上验真，并将验真结果回传报销管控系统，若验真不通过则系统报错，不允许报销。系统可根据发票类型、发票金额等要素，设定验真范围，同时对已验真通过的发票，可避免二次重复验真。

4.发票池

识别后校验成功的发票，上传储存于发票池，发票池中可查看发票代码、发票号码、录入方式、验真状态、报账进度等信息，并可多维度对发票信息进行查询。

（二）报销

财会〔2020〕6 号文件要求：“电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现”［2］。

基于上述要求，智能报账环节涉及系统为报销管控系统，实施情况如下：

1.填写报销单

报销人可根据业务类型、有无签订合同，分类填写对应报销单，并从发票池中选择一张或数张发票上传到报销单中，系统将发票扫描及识别时提取出的票面信息自动填写到报销单的对应字段中，如发票代码、发票号码、货物名称、金额、税额、姓名、时间、地点信息等，余下报销信息由报销人手工填写齐全。除发票外，报销人亦需将相关附件的电子影像文件一并上传提交。

2.智能检查和预警

填制或提交单据时，系统会自动与内置的报销管控规则智能比对，进行合规性检查。如预算额度、报销标准、跨/超期报销、异地发票、发票号码连号、货物名称敏感字控制等，若有超政策事项发生则系统预警，视规则设置，不允许报销或强制填写说明上浮审批报销。

3.自动匹配审批流

满足系统规则条件的报销单提交后，系统根据报销人所在部门和职务、报销金额、超政策事项等情况，依据公司规章，通过系统预先定义的智能审核规则，自动匹配审批流、自动依序传递至相关节点审批。

4.人工复核

系统内设置两个环节的人工复核，即审批环节和影像核对环节，并根据不同审核人的角色定义预先配置其对应权限。审批环节人员收到待审报销单后，基于不同审核关注点，对单据、票据、附件的电子影像进行合规、合理、适当性复核。发现问题驳回时，必须填写驳回原因说明，通过时则不强制填写原因说明。

对审批通过后的报销单，若单据里皆为电子发票，系统可直传影像至核对人员接收确认即可；若为纸质票据，影像核对人员接收后，需通过扫描仪单张或批量扫描，比对单据中的电子影像与纸质票据信息是否一致无误，若匹配不通过则系统报错，需退回报销人，不允许报销。人工复核中，对单据的各项操作，系统均有留痕。

5.银企直联支付

单据审批、影像核对无误，制证通过后，支付信息自动传递至报销管控系统中的资金管理模块，由出纳逐笔或批量通过银企直联进行支付，支付成功后，通过与银行系统间的数据接口，报销管控系统自动定时采集银行回单至对应单据中。

（三）入账

财会〔2020〕6 号文件要求：“能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据”［2］。

基于上述要求，自动制证推送环节涉及系统为报销管控和财务核算系统，实施情况如下：

1.系统间规则对接

将财务核算系统的各项基础数据（机构、部门、人员、客商、业务项目、银行账号、科目等），会计凭证生成规则，与报销管控系统的费用类型、单据类型等进行规则对接和关系映射并自动定时交互新增或更新的数据。

2.自动采集信息

在报销管控系统中设置信息自动采集规则，自动采集报销单据中的关键信息字段，形成凭证中的摘要，并将摘要字段与会计分录同步传送至财务核算系统。

3.自动制证

单据审批、影像核对完成，财务人员通过报销管控系统的制证工作台，逐笔或批量操作单据制证，制证时根据系统预先配置的规则生成会计科目和分录，定时推送至财务核算系统。财务核算系统接收后，自动保存生成符合国家会计制度的会计凭证，并将凭证号信息回传报销管控系统。至此，两系统间可实现某一凭证的信息互查。

（四）归档

财会〔2020〕6 号文件要求：“电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》（财政部国家档案局第79号令）等要求”［2］。

基于上述要求，业财资料汇集环节涉及系统为会计档案管理、报销管控和财务核算系统，实施情况如下：

1.档案归档

（1）归档内容。通过系统集成，将会计档案管理系统与报销管控系统、财务核算系统互连，层级汇集归档范围内的数据和文件。报销管控系统归档数据和文件为报销单据封面、票据、附件、合同、银行回单等；财务核算系统归档数据和文件为会计凭证、会计账簿、会计报表等。

（2）数据采集。每月财务核算系统结账完毕后，由档案管理员在财务核算系统进行归档操作，将会计凭证等数据和文件传递至会计档案管理系统。同时，通过前述“（三）入账”环节，会计凭证与报销单据间建立的数据匹配关系，会计档案管理系统以会计凭证为索引，可自动比对、匹配、接收报销管控系统对应的数据和文件，并对取得的数据真实、完整、安全、可用性进行检测。

（3）凭证装册。数据匹配完毕，按核算账簿、分凭证序号，列示于会计档案管理系统“待装册”栏目中，档案管理员依实际凭证装订情况设定凭证号码区间，按核算账簿、凭证类别分别将凭证装册并自动生成封皮。

（4）归档入库。装册完成后，档案管理员按照纸质凭证实际保存的档案室和柜号，在会计档案管理系统内选择凭证册，匹配系统内对应档案室和柜号进行归档上架操作，保证线上线下凭证存放位置的对应，便于查找。至此，档案入库完毕。

（5）档案调阅。可通过核算账簿、日期、凭证号、关键词等要素，多维度对会计档案管理系统内数据进行检索，通过分级授权管理，权限范围内，即查即阅，权限范围外，审批查阅。

（6）档案流转。财务档案归档后，其移交、外借、销毁、鉴定等流转操作，均需按要求走完审批程序后，方可由档案管理员在会计档案管理系统内和线下同步办理。

2.档案管理

（1）四性检测。按照国家档案局发布的《DA/T 70-2018：文书类电子档案检测一般要求》规定，对电子档案在三大环节进行四性检测工作，即归档环节、移交和接收环节、长期保存环节，三大环节均要实现真实性、完整性、可用性及安全性检测，并对每一检测项进行不同程度细分，以自动检测为主、人工检测为辅的方式进行［3］。

（2）数据保护。会计档案管理系统接收数据时，同步自动逐项加盖电子签章并进行加密，防止服务器数据外泄。电子档案保管期间，未经审批，系统不允许擅自对已上架入库的档案进行修改、替换和删除，保证原数据信息的不可篡改和唯真性。并定期对系统数据进行备份操作，保证数据安全。

（3）权限控制。按用户角色，分别定义会计档案管理系统用户权限，区分菜单功能、档案类型、数据范围、调阅功能等，细化各类人员操作授权，用户只能通过会计档案管理系统查看被授权内容，提高数据使用安全性、保密性［3］。

（4）日志管理。会计档案管理系统内日志分为三类：操作日志、登录日志和目录日志，用户在系统内各类操作都应有详尽的日志记录，做到审计可追溯性。

操作日志包括：系统管理的设置操作，例如：新增全宗、新增用户、修改档案室等；登录日志包括：系统用户的登录、登出记录；目录日志包括：对档案目录进行的具体操作，例如：装册、拆册、归档、取消归档等。

（5）调阅保护。调阅电子会计凭证前，视权限分配情况，需办理调阅审批流程，预览、下载、打印时，会计档案管理系统自动加盖水印保护，防止重要影像文件由调阅人进行泄露，加强数据安全性管理，降低人为操作风险。

四、发票电子化流转的实施成效

（一）推动业财一体化融合

1.提升会计信息质量

电子发票取得后，同一类业务的报销，从票据和附件的要求、使用科目、辅助核算项、摘要内容、凭证类别等，在报销管控系统中按统一标准进行管控，通过电子化自动流转、推送和采集，并将此标准贯穿在报销、核算、归档各环节，显著提升会计信息质量。

2.提升会计核算效率

电子发票在报销、核算、归档各环节流转时，只有票据复核、影像核对、单据制证、归档入库的关键节点，需在对应系统进行人工操作和管控，余者均通过系统电子化自动流转、推送和采集，保证会计数据在第一时间向下一环节流转，有效提升会计核算效率。

3.提高前端集成凭证数量

通过不断对业务、报销管控、财务核算、会计档案管理等系统的升级、开发和有机串联，我单位目前在财务核算系统中，总账下手工制证凭证占比为11%，即前端集成和半集成凭证数量达到89%，提升了业务与财务的融合水平。

4.打破局限、资源共享

电子会计档案打破传统纸质档案利用的物理局限，内外部审计、法务、人力等档案查阅，通过电子档案的权限划分直接在线上调阅，不需要去档案室翻阅纸质凭证，提升内部文件与数据的共享应用率。

（二）环保节能、降本增效

我单位会计档案管理系统上线三个月以来，系统共接收电子发票7 485张，生成报销单封面6 349张，抓取银行回单7 090张，合计20 924张，另有其他各类电子附件若干。

财会〔2020〕6 号文件要求：“符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存”［2］。本文所述方案，满足电子票据电子归档的条件，且我单位已获得验收通过，电子票据只需进行电子装册归档，不再专人打印装订。全年以10 万张文件测算，预计直接节约成本情况见表3。

表3 为仅考虑直接费用节约情况。另外，系统上线后对工作效率提升及电费、纸张使用量下降的环保节能和人工时间成本节约等，亦有很大裨益。后续，随着电子票据使用范围的不断扩大，将形成倍增效应，产生更大的经济效益。

表3 预计直接节约成本情况

五、建议

（一）电子发票与财务信息化进一步融合

目前，电子发票的管理模式与纸质发票相仿，仍需要向税务机关申领、使用税控设备开具，单张发票存在额度限制，发票版式有格式（OFD、PDF）要求等。企业对电子发票的管理只能从取得发票之后的流转效率方面进行提升，没有打通发票取得前端的连接，没有真正发挥电子发票的电子化流转优势。

要发挥电子发票的优势，就要体现电子发票的“数字”化属性，没有发票版式、文件格式的限制，开具时不需要连接税控设备，发票号码全国统一，发票的申领、开具、交付均通过税务机关数字平台，是一个大型数据集合平台，申领时即可查重、开具后即可验真。在发票开具后，以统一社会信用代码、身份证号等为标识，通过数字平台向标识对应的数字平台登录账号、电子邮箱、手机等媒介，推送查重、验真后的数字化发票，企业可将报销管控系统对接上述媒介，自动、定时接收数字化发票信息，并展开后续报销、核算、归档流转。此举将极大地提高电子发票与财务信息化的融合度，从根本上改变电子发票的流转模式。

（二）开票方红冲电子发票的风险规避

根据国家税务总局相关规定，增值税电子发票开具后不得作废，只能红冲处理。报销管控系统一般是在发票影像上传时进行验真操作，若开票方在报销归档完毕后，未通知购买方直接开具红字发票，尤其是增值税电子普通发票，不需要开具“红字发票信息表”即可直接开具红字发票，将会对购买方产生很大的税务风险。购买方如何及时获知蓝字发票已备红冲，需要政策层面给予支持，并在系统开发环节进行提前防控。

（三）推进财务文件全面电子化归档管理

会计档案管理系统上线前，存在着大量的纸质财务文件，内外部因公查询财务档案时，需投入大量人员和时间去翻找，拍照或扫描的文件需人工逐一修改文件名，否则无法检索，查询使用不便且基于不同人员的不同需求，可能会产生重复性的翻查和扫描工作量。基于此项困扰，我单位正在探索劳务外包相关专业公司，由其逐步集中扫描转换为电子版，按会计档案管理和信息化工作规范，逐级、分类上传到公司档案系统，并建立档案索引和筛查关键字，实现高效便捷的电子化调取，逐步达成财务档案全范围的电子化管理。