高校校史档案的管理与利用探究

李胜文 菏泽学院档案馆

高校作为现代教育的核心组成部分，是培养高素质人才的重要场所。加强档案资源的管理与开发利用对高校的发展具有重要的促进作用和影响。它是高校当前所面临的重点工作之一。高校在长期发展过程中，经历了变迁与成长，而高校校史档案记载着其整个成长历程，蕴藏着丰富的资源与大量的财富。对其开展深入研究，有利于总结分析办学发展规律，推进教学改革工作稳步有序开展，同时也能够更好地继承与弘扬优秀的校园文化与奋斗精神。因此，高校相关部门应当高度重视校史档案的管理与开发利用，充分挖掘校史档案的内在价值，为当代高等教育提供参考借鉴，从而保障高校教育办学工作的稳步有序进行。

高校校史档案作为高校发展过程中极为重要的资料载体，通常以实物为主要载体形式，其能够综合全面反映出高校在发展过程中的历史面貌与职能活动，是高校档案的核心部分，具有较高的保存价值与历史价值。随着计算机互联网技术的快速发展，高校各项软硬件基础设施越来越完善，数字档案建设也取得了显著的成果，但同时高校实物档案的管理与利用工作也面临新的挑战与考验。数字档案建设也是当前各大高校档案管理工作的重点工作方向，高校档案的载体发生变化的同时，其功能也会有很大改变。文章通过优化与改进档案管理模式，逐步建立科学化、规范化管理机制，从而保障高校校史档案管理工作高效有序开展，同时也能够最大限度地发挥高校校史档案的内在价值。

高校校史档案管理与利用的重要性

高校校史档案作为高校变迁与发展过程中极为重要的资料记录载体，详细记载了教学、科研、社会等多方面历史事件，并且逐渐形成具有较高价值的文字、影像资料，如历任学校领导、杰出校友、发展历程、重大活动及事件、获得荣誉、科研成就、办学思想理念等，是高校发展过程中文化精神的积淀。加强高校校史档案管理和利用是高校建设与发展过程中非常重要的工作内容之一，也是校园文化建设的核心组成部分。校史档案见证了学校的成长与历史变迁，师生对校史的认知与了解能够激发学生对校园的热爱，从而使其更好地传承校园文化。因此，高校校史档案的管理与利用必须要引起相关部门及工作人员的高度重视。高校建设与发展离不开校史与校园文化的熏陶，只有两者有效融合，才能够更好地培养出高素质的专业人才。目前，大部分高校档案管理部门只是将校史档案安置保存，并未对其进行有效利用，也并未发挥其精神内涵与内在价值。现代教育发展迅速，高校在建设与发展过程中应当积极优化管理模式，合理开发利用校史档案，如此才能够更好地传承与发扬高校历史文化。

高校校史档案的管理

全面收集高校校史档案

高校校史档案收集工作是档案管理过程中极为重要的环节之一，为了保障工作效率，可从以下方面入手：首先，应当加大宣传力度，高校校史档案管理工作人员要改变以往封闭式的工作状态和模式。其次，在档案收集工作中，相关工作人员要积极主动，认真对待每一项工作，把控每一个细节。高校校史管理工作具有信息来源广、内容复杂多样、覆盖范围大等特点，因此，需要对校史进行深入调查研究。校史档案的收集工作不能只局限于学生，可以吸引一些毕业生或退休老教师参与其中，通过对相关人员的采访，保障所搜集的资料更加完整全面。最后，学校方面还应当结合实际情况，建立完善的制度体系，从而保障管理工作规范化、高效化开展。

遵循高校管理基本原则

高校校史档案管理工作由于覆盖范围比较广，因此管理工作的难度也随之增加，在进行校史档案管理过程中，应当严格遵循以下原则：首先是对校史档案实行统一化分类管理，这样能够保障各项工作有条不紊地进行。其次，加大校史档案保护力度，保障档案的完整性，并进行分类管理，以便相关部门或各学院在使用时更加便捷。只有通过科学合理的管理，才能够充分发挥校史档案的作用和价值，使师生能够更好地利用校史档案资源，学习档案的精髓。因此，在校史档案管理工作开展过程中，应当从提升校史档案的利用效率出发，优化与改进管理模式，从而提升管理效率与质量。

高校校史档案的开发利用途径

高校校史档案在高校发展过程中具有重要的作用和影响，因此，学校档案管理部门及工作人员要充分利用校史档案资源，树立良好的校园文化氛围，提升高校的综合竞争力，可从以下方面入手。

充分利用现代化技术手段

近年来，随着计算机互联网技术的快速发展与更新，世界各国之间的交流日益密切，且信息资源化与共享化程度也在不断提高，高校校史档案保护与管理工作面临严峻的考验。历史的不断演变与发展导致档案资料日益增多，增加了档案管理与保存工作的难度。为了提升高校校史档案资源的利用效率，充分发挥其内在价值，就必须充分利用现代化信息技术，建立高校档案数据库，并将校史档案录入其中，同时对档案进行分类，设置目录，这样也能够使师生更加便捷地使用校史档案。与传统档案管理方式相比，这种方式的安全性与可靠性更高。师生可以随时随地通过电子设备查找与使用校史档案资源。加密保存档案资源，也能够避免出现校园信息系统故障导致档案数据信息丢失的问题，极大地提升了校史档案资源的安全性。

加强校史档案编录工作

高校校史档案编录工作也是非常重要的，通过对档案资料进行分类、整理、编号，这样能够使校史档案更具有条理性，便于师生查阅和学习。在撰写高校校史时，应当进行分类记载，如和教学相关的内容可以编制在单独的模块，对不同专业分别进行归类整理。对校史档案分类编号，可以使今后查阅更加方便。校史档案编录工作应当引起档案管理部门及工作人员的高度重视，其能够极大提升档案利用效率和价值。

加强档案资源建设

档案管理工作得以有序开展的前提是丰富多样的档案资源。因此，高校应当加强校史档案资源的整合与建设工作，通过多渠道获取与高校发展相关的图文资料，建设完整的档案数据库；丰富馆藏类型，逐步优化档案结构，完善相关档案资料，确保档案资源独具自身特色，促进校史档案资源合理配置，充分体现校园文化与精神内涵；从实际出发，对档案进行合理分类归纳，从发展的角度看待校史档案的历史意义与内在文化价值，充分发挥校史档案的价值以及其在传承高校精神文化方面的作用。

提升档案文化品质

高校档案是在长期发展过程中逐渐形成和留存下来的，类型众多，且繁杂无序。如何在有限的时间内最大程度发挥高校校史档案的价值以及作用，是当前档案管理工作面临的重点问题。相关工作人员可以充分借鉴一些先进的经验和方法，不断优化自身管理模式。如西安交通大学西迁博物馆，全面地展现了20世纪50年代交大从上海迁到古城西安，并扎根于此，努力奋进，积极开拓的历史。交通大学成为西部地区一颗耀眼的明珠，离不开一代又一代交大人的努力拼搏。西安交通大学对学校重大活动档案与历史事件进行搜集与整理，对标志性事件及相关资料进行整合，从而形成具有历史意义和时代价值的高校校史档案资料。西安交通大学还设立了钱学森等科学家的生平事迹专项展览，以时代英雄人物为思想核心，潜移默化地影响青年大学生，让大学生深刻感受到老一辈科学工作者的爱国情怀与拼搏精神。

加强宣传，充分发挥校史档案育人功能

校史档案承载着厚重的历史文化，更是校园重要的对外展示窗口，档案管理人员可以将校史档案作为宣传手段，将校史馆与校园文化宣传相结合，展现学校的历史、科研成果以及校园文化，向参观者展示校园的风采。此外，可以建立校史档案网络信息服务平台，这样便于公众随时检索和浏览校史档案信息，从而达到多方位宣传的目的。充分利用新型社交平台，如微信、微博等，在学校网站开设校史专栏，并及时更新网页信息，从而达到理想的宣传效果，提升师生对校史档案的认知和了解，提升学校的影响力。

高校发展过程中要始终围绕立德树人的育人目标，将思想政治教育工作全面贯彻到每一个细节当中，实现全方位育人。校史育人自然是其中一个非常重要的环节。校史档案资料中详细地记录了学校的历史发展与变迁，同时也体现着学校的办学育人理念，展示了学校丰富的教育资源，可以充分利用校史档案资源开展主题展览、活动等，这对大学生人生观、价值观的形成有积极的影响作用，有利于更好地传承学校优秀的历史文化，促进学生的综合全面发展。

开发校史人物档案

1.报道式开发

高校校史人物档案主要指的是对在高校或曾经在高校工作、学习的著名人物事迹的记录，包括其参加的各种社会活动，在某个领域做出的突出贡献，这些都是高校校史档案的重要组成部分，对教学活动的开展具有重要的作用和影响，同时具有较高的历史价值以及良好的育人作用。对其的合理开发利用，可为学校的精神文明建设提供指导。可进行报道式开发，主要是通过各种媒体平台进行宣传，包括人物的个人档案信息、生平事迹等。这样的方式能够获得良好的传播效果，有利于实现信息共享。如某高校经常在中国教育报、河南日报等媒体上刊载科研人员的采访报道，学院发生的重大事件、科研成果等，校史人物档案开发利用效果显著。

2.展览式开发

展览式开发是一种新的档案开发利用模式，主要是将高校馆藏档案在特定场所当中进行展出，这也是开展教育的一种形式，有助于民众深入全面了解革命历史知识以及科学知识等。这种方式具有通俗性的特点，但同时也存在一定局限性，必须要到特定的场所才能查看。整体而言，这种方式还是比较可行的路径，能够创造良好的经济效益与社会效益。

3.编纂式开发

编纂式开发指的是编纂人物档案，这也是一种高效的档案开发利用形式，能够对高校以及社会的发展起到一定的促进作用。通过记录高校知名人物和校友所作出的贡献，宣传其光辉业绩，加强了校友与学校之间的联系，这种开发利用形式受到社会各界的广泛关注，社会反响良好。

提供多渠道校史信息服务

校史档案通过为用户提供信息服务从而实现其本身价值。高校档案应当针对学校校史档案信息的特点以及用户的实际需求，科学合理地设计与选择相应的方式，全面开展服务活动。如可采用电子档案形式对一些珍贵的照片资料进行整理，可对一些重要的荣誉证书、奖杯等可进行复制以便利用，可在网络平台上开放搜寻、查找、下载文字资料的渠道，更好地提供校史信息服务。

建设独具特色的校史档案馆

当前许多高校并未高度重视校史档案馆建设，也未认识到其重要性，这不利于校史档案的开发与利用，不利于档案管理工作效率的提高。高校方面应当充分认识到校史档案的重要作用和价值，并积极探索管理方式，各个学校的档案馆不能进行统一化管理，一定要在深入了解自身优势和特点的基础上，抓住自身特色，丰富藏品和档案信息，充分挖掘校史档案的文化内涵与历史底蕴，并制定有针对性的管理方法，最大程度地开发校史档案的价值，使其更好地服务于全体师生，并为社会大众提供更加优质全面的服务。建立独具特色的校史档案馆，对建设良好的校园氛围环境，构建和谐校园具有重要的意义。

校史档案对传承高校的精神内涵与优秀品德具有重要的意义，因此，档案管理人员必须要引起高度重视，不断优化档案管理手段与方法，深入挖掘档案的内在价值，从而不断提升档案管理水平，充分发挥校史档案的作用，为档案管理及开发利用工作的高效有序进行提供基础保障。