大数据时代档案信息资源利用服务工作探索研究

谢萍华 上海市科技创新服务中心（上海市科技成果档案资料馆）

随着大数据技术的不断应用，现阶段信息高速公路的容载量越来越大，也越来越智能化和高效化。借助于大数据技术，各类单位可以随时查阅和使用档案信息资源，从而促进了工作的高效开展。档案信息具有广泛性、社会实践性、价值性以及原始记录性等特点。如今人们已经不再局限于传统调动档案当时，而是通过网络技术随时传递、接收档案信息资源。基于此，现对大数据时代档案信息资源利用服务存在的问题和发展路径进行探索研究。

随着5G网络的快速发展，移动信息网络资源利用效率不断提高。作为新一代技术，5G网络在速度、容量上相对于4G网络都有了质的飞跃，让各种移动办公方式成为可能。现阶段人们的工作方式已经不再局限于电脑办公，更多的是利用移动网络进行业务处理。此外，各类人员可以随时查询信息档案。但是，仅有快速的网络还无法实现对档案信息资源良好而充分的利用，档案工作还需要结合大数据技术，以避免因多人同时访问数据资源库而出现卡顿。受到大数据时代冲击的不仅仅是互联网企业，各行各业以及社会中的每个人都不得不为更好地应对大数据时代做出改变。档案工作自诞生初始就与信息息息相关，可以说，档案就是信息资源的一种。而科技进步也在不断推动档案工作发展。从古至今，从结绳刻契到文字出现后的简牍帛书，再从纸质档案到当下的电子档案，随着现代技术的飞速发展，档案工作又经历了新一轮大变革。随着大数据时代的脚步向前迈进，档案工作继续朝着智能化、高效化的方向发展。但伴随着大数据带来的便利，新的问题也不断出现，如档案信息利用率低下，可利用优良档案资源无法查阅，档案工作人员服务水平不一，档案信息资源利用服务工作方式单一等，这些问题给新时期的档案工作带来了一定的阻碍，从而引发了不容小觑的挑战。常言道，机遇与挑战并存，笔者拟从大数据时代档案信息资源利用服务工作所面临的挑战与应对这些挑战的对策入手，浅析档案信息资源利用服务工作在新时代的发展方向。

大数据时代档案信息资源特点

信息的非人工识读性

在以纸质材料为载体的档案记录中，人们可以通过肉眼对档案进行直观的查阅，不需要任何“中介”的辅助。而电子档案利用技术手段，使用了人无法识读的符号——数字代码。“0”“1”作为计算机中档案信息的表示方法，根据不同的档案信息，会产生不同的排列方案，相应地，系统会帮助人们进行识别，转换成人们能识读的文字方案。总的来说，大数据时代档案信息的读取需要依靠计算机等软、硬件设备。

信息的系统依赖性

档案资料不会在没有操作系统的屏幕上显示，因此，电子档案管理工作必须有实体的设备和与其相适应的系统。电子档案的系统依赖主要体现在两个阶段：一是档案的录入、处理、归档阶段，二是档案的输出、利用阶段。要想开展档案管理工作，就必须建立相应的管理系统，同时也要考虑到系统与计算机的兼容性，以保证档案管理软硬件良好运转。

载体的可转换性

传统档案基本以纸质材料为载体，且处于稳定、固定的状态。电子档案则恰恰相反，电子档案不属于实体档案，具有灵活的表现形式。据此，档案管理人员可以根据档案管理工作的需要，切换不同的档案载体。档案信息既可以使用固定的硬盘储存，也能以纸质形式保存，还可以通过网络传播共享，或上传至“网络硬盘”。

信息的易变性

由于人为篡改和系统改动，电子档案的信息内容极易发生变动。电子档案管理系统较为灵活，因此，在档案信息被修改后，人们很难察觉到修改痕迹，这容易使档案的原始性被破坏。电子档案对软硬件系统的要求很高，如果计算机系统不能及时更新，它们的安全级别就会随之降低，产生安全漏洞，从而对信息的完整性造成威胁——别有用心的人很有可能会跳过安全验证，随意删减档案；系统自身的防御能力下降，受到外界不稳定因素的影响，正常保存的档案有可能出现内容变化、顺序错乱等情况。

多种媒体信息的集成性

电子档案不只有文字形式，还有图片、声音、视频等多种形式。多种形式的信息集成能够更真实地再现当时的活动情景。同时，图文并茂的形式提升了档案的参考、利用价值。此外，由于各类信息都采用二进制，其能够更好为人们所用，使人们在浏览过程中增强对档案信息的记忆能力。

大数据时代档案信息资源利用服务工作面临的挑战

档案信息网站重业务轻服务

现阶段，档案信息资源网站中大部分功能设置都以档案馆业务工作为主，真正涉及档案信息资源利用的服务板块较少，网上展厅中的内容也少，且展陈方式不新颖。大部分档案信息资源服务网站在档案信息资源利用服务板块中公布的档案信息资源不充足，开放的档案也未进行分类，其数量也较少，甚至只是笼统地介绍了馆藏。此外，网站中也没有涉及数字档案的内容。用户在网站中浏览到的最多的信息不是档案，而是关于档案馆业务工作的信息、政策和新闻等。

关于较为优秀的档案信息资源利用服务网站，可以参考浙江省档案馆和广东省档案馆。这两个网站中专门设置了开放档案板块、数字档案板块、档案馆馆藏特色档案等。其他档案馆可以借鉴这两个档案馆来加强对自身档案信息资源网站的建设。

线上可供利用的档案信息资源少

国家档案局在2019年3月4日发布的《档案移动服务平台建设指南》中指出，档案展厅应具备档案展示功能，可通过文本、图像、音视频和三维模型等多种形式进行档案展示。以贵州档案方志信息网为例，截至目前，用户使用得最多的是网上展厅板块和公共服务板块，其中，网上展厅仅用了四个专题展览和三个视频栏目介绍贵州的民俗文化、历史文化和地方特色，而这根本无法全面介绍贵州的民俗文化，但是档案部门在后续的工作中也没有对此方面的内容进行补充完善，因此其可提供给用户的资源十分有限。同时，贵州档案方志信息网中对已经开放的档案分类并不明确，且可供用户查找的档案数量也不多。例如，在贵州档案方志信息网中，用户查找档案时使用得最多的是“公共服务”板块，但其中并没有公布所开放利用的档案，只发布了馆藏介绍和全宗一览表，只能供使用者参考。

档案工作人员的主动服务意识有待加强

目前，贵州省档案馆关于档案信息资源的利用服务工作仍然是“以藏为主”。随着技术设备的更新和档案工作领域的拓展，这种服务观念已经不能适应当前的档案服务工作，同时，其也对档案部门的工作人员提出了更高的要求。传统档案服务模式是以档案部门为中心，重保管，轻利用。传统模式下，档案部门工作人员依旧把需要开放的档案、未涉密的档案封闭在档案库房中，不开放或者限制开放，这在一定程度上影响了档案服务的效果。贵州省档案馆目前在服务方式上还是以被动服务为主，即用户上门后主动提出“自己想要什么”“需要什么”，档案馆才会根据用户的需求提供服务。此外，部分档案部门的工作人员对自己的业务范围不够明确，不能准确地为用户提供所需档案，也不会主动为用户提供档案信息服务。传统档案服务模式看似方便了档案部门，实则极大地影响了档案利用行为。档案工作人员落后的档案信息资源利用观念会影响档案信息资源的利用率，也会将档案局限在档案馆中，使其无法走进大众的生活，进而会使大众的档案意识越来越薄弱，从而最终影响档案事业的发展。

服务方式“被动”单一

就服务方式而言，目前档案馆所提供的服务具有被动性。首先，用户需要向档案馆表达自身的需求，之后档案馆才会据此提供一系列服务。档案部门基于传统的服务模式提供被动服务，其工作自然会轻松许多，但同时也会使档案信息资源无法得到充分利用。其次，如今绝大多数档案馆在提供档案时还是以纸质载体为主，也就是说，档案馆对数字化档案的利用程度不高，数字化档案工作并没有得到足够的重视，而这将使部分无法来到档案馆的用户无法查询档案，这也是档案信息利用不充分的体现之一。最后，目前来看，档案馆开展线上服务的载体只有小程序和网站，而许多用户的需求无法通过上述路径得到满足。例如，贵州省档案馆（贵州省地方志编纂委员会办公室）已经搭建起专门的网站，倘若受限于服务方式的单一性和陈旧性，使得档案馆信息利用效率无法提升，对于档案馆而言必然是种遗憾。

大数据时代档案信息资源利用服务工作路径探索

加强网站档案信息资源服务功能建设

倘若用户需要在线上获取档案资源，那么档案信息网站往往是用户的首要选择，因此，网站的建设对于档案馆信息资源的利用具有重大影响。现如今，我国许多档案馆的服务功能还有待强化。为了攻克这一难题，笔者认为档案馆可以适当降低业务板块数量，同时增加功能板块的数量，为群众提供档案线上查询服务。例如，可以吸收广东省档案馆的优秀经验，在网站中设置专门的档案利用板块。广东省档案馆的网站当中专门设置了名人档案、声像档案等特色板块。而河南档案信息网为了更好地实现开放档案的目标，也单独设置了板块。这样一方面可以更好地满足用户查询档案的需求，另一方面，对于网站本身而言，也有助于其提升自身的服务功能。例如，天津档案方志网就设立了特色栏目——在家看档案，这一栏目使得用户足不出户就可以查询294434件档案，且用户可以直接阅读档案原文。

丰富网上档案信息资源内容

为了更好地解决网上档案资源内容丰富程度有待提升的问题，笔者认为，第一，档案馆应当更新档案信息资源，并设置特色栏目，以体现档案馆的文化魅力，同时完善数据库建设，提升档案信息资源的有效利用率。第二，档案馆应当增设网上展厅，利用文字、图片并用的方式进行展览。当前，部分档案馆设置了网上展厅，并且有效利用了视频展览的形式，这一经验值得借鉴。另外，还有部分档案馆网站开设了VR展厅，利用文字、视频等多种形式进行展览，在一定程度上提升了展览的服务水平。最后，档案馆可以开发特色模块，挖掘更多档案资源。档案馆可以考虑融入当地特色文化，并且实时更新特色内容；在宣传时可以考虑围绕当地历史、人物、民风等内容展开，以便用户能够获得更好的体验。

转变观念，努力提高档案工作人员的素质

档案工作人员是档案馆中负责提供信息资源的主体。该主体应该具备良好的服务意识，不仅如此，还应当注重服务技能的全方位提升。档案工作人员应当对自身的职责有清晰的认知，为此，档案馆可以通过组织培训的方式全方位提升档案工作人员的服务水平，帮助档案工作人员有机会接触到更加前沿的服务知识，同时转变传统的被动服务观，逐步培养起主动服务的意识。档案馆不仅要优化线上服务的质量，还要兼顾线下服务，同时需要注意，在提供服务的过程中，应当秉持多元化、个性化的原则。如今，我国社会的发展速度较快，信息技术在社会生活的许多层面都得到了较好利用，在档案利用活动当中亦是如此。因此，档案人员要更熟练地掌握业务技能，不仅要掌握档案工作的相关制度，还要具备一定的信息技术知识、计算机操作知识，以及网络和数据库的知识储备。档案人员只有全面提升自身知识储备量，才能提供更加优质的服务。

服务方式多样化

目前，档案馆虽然在提供服务时既用到了线上途径，也用到了线下途径，但是其还是以传统方式为重点，推送档案信息资源时使用的主要方式也是文字。笔者认为，档案馆在目前通过小程序以及网站的形式推送信息的基础上，可以充分利用互联网这一媒介，制作宣传标语，并通过图片以及视频等多种载体开展后续的宣传工作。另外，对于档案馆而言，线下的宣传也不可放弃，应当加大档案教育的力度。除却目前档案馆已经开设的网站和小程序，档案馆也应当把握时代发展趋势，在利用服务方面进行创新。例如，档案馆可以开通官方微博或官方视频号，通过大众喜闻乐见的方式如视频或动图进行宣传，提升用户的关注度，使档案事业获得更好的发展。

开展档案信息资源利用服务工作，是为了更好地推动我国档案事业高质量发展。同时，优质服务是档案服务工作者追求的目标，也是其未来工作的重点任务。除此之外，档案信息资源利用服务工作还是实现资源共享、提高公众档案意识、促进档案资源服务事业发展的重要途径。