新时期卫生系统档案管理工作创新路径探讨

刘心华

（菏泽市急救指挥中心）

2020年是我国全面建成小康社会以及“十三五”规划收官之年。我国卫生事业取得了较好的发展成果，居民健康水平得到较大提升，这源于近年来我国在卫生事业方面大力投入，我国卫生资源及卫生服务不断得到保障，根据最新统计数据，2020年年底，我国基层的医疗卫生系统中，有社区卫生服务中心3.54万个、乡镇卫生院3.57万个、诊所和医务室2.60万个、村卫生室60.88万个。从从业人员数量来看，卫生人员总数达到1347.5万人，同比增长了4.23%，如表1。

表1 我国卫生技术人员数量

当前，全球已进入到信息时代，我国对于信息技术的开发与运用也提出了相应的战略，如在《2006-2020年国家信息化发展战略》中，党中央、国务院指出创建小康社会、创新性社会，要以信息化战略作为重要抓手，并指出在卫生领域要统筹规划电子病历应用发展，促进医疗、医保、医药等信息共享与协同，卫生系统档案资源是医疗体系中极为重要的组成部分，自然也是信息化改革的重要内容，然而，由于卫生系统档案管理具有复杂性、长期性等特点，且我国卫生系统档案管理还处在初级发展时期，卫生档案管理在各个方面都不够完善，主要体现在基础设施薄弱、管理者不够重视、档案资源发掘利用率低、专业技术人员缺乏、管理缺乏统一规范等问题，限制了卫生系统档案管理工作的可持续性发展。在信息技术快速发展及卫生系统实行医疗改革的大背景下，卫生系统的档案管理工作应该围绕档案的信息化建设、档案资源的合理配置与使用等工作开展，不断提高我国的医疗技术与服务水平，有助于人们享受到政府先进的医疗服务。卫生系统档案管理关键在于充分利用先进的信息技术，改变传统的管理理念和方法，不断完善和优化档案管理手段，将传统的纸质档案资料变为数字化的档案资源，并充分发掘和利用数字化档案资源，从而促进卫生系统档案向着高效化、规范化发展。本文对此进行深入的分析研究，为卫生系统档案管理工作规范化、系统化、可持续性发展提供参考。

一、卫生系统档案管理工作创新的必要性分析

（一）是新时期行业发展的要求

档案管理对于卫生系统发展不可或缺，档案管理的规范化和科学化，是各项政策能够实行的必要保障，然而，由于卫生系统档案资料种类多、数量大，传统的档案管理工作任务繁重、管理难度大且压力大、档案资料的准确性及完整性受人为因素影响极大，档案资源难以被发掘和利用，很大程度影响了档案资源发挥其价值，这与当前卫生行业及社会发展的需求相背离[1]。当前，是信息技术快速发展的时期，信息技术的发展和运用对各个行业的发展均产生了重要的影响，不断促进着各个行业进行变革发展。对于卫生系统的档案管理来说，充分利用信息技术对档案管理工作进行创新具有重要意义，应该紧跟时代发展要求，创新工作机制，不断完善程序和方法，才能促进卫生系统在各个业务层面实现齐头并进，以满足新时期相关团体、部门及公民对档案资料的需求。

（二）是有效发挥卫生系统档案价值的重要途径

卫生系统工作涉及了各类医疗服务和科研活动等，在开展医疗服务及科研活动过程中，形成了大量有价值的资料，而档案管理工作关键性的任务便是对这些有价值的资料的妥善保存，在此基础上，实现档案资料的充分利用，是发挥档案价值的重要体现，也是市场竞争日趋激烈的背景下，衡量医疗管理及其服务水平的重要指标。卫生系统传统的档案管理工作重点在于纸质资料的保管，因档案资料多且繁杂，很大程度限制了档案资料的利用，让档案资料失去了其潜在的价值，影响了卫生系统服务职能的发挥[2]。因此，新时期卫生系统档案管理工作的创新，有助于档案管理的信息化建设进程，实现档案资源的共享服务及远程服务，促进卫生档案资源最大化的发掘和利用，此外，档案管理工作创新，也是新时期卫生系统制定重要战略决策的重要参考和依据，利用档案资料，能够为卫生系统政策出台提供可借鉴的数据信息，让卫生系统出台的政策和方案更加科学可行。

（三）是维护医患两方正当利益的重要手段

卫生系统工作核心在于为群众提供相应的卫生服务和医疗保障，例如疾病预防与治疗、健康促进等，卫生系统在开展相关医疗服务的过程中，会产生大量的档案资料，这些档案资料入库并保存之后，往往成为了医疗行为的重要记录和凭据，在遇到医疗纠纷时，往往是医患两方正当利益维护的重要手段。近些年，我国医患关系问题成为了关注的焦点，医患关系处于比较紧张的状态，倘若出现医疗纠纷，医疗档案资料就成为了重要的证据，能够很清晰地确定医患各方的责任，能够避免两者间的矛盾升级。因此，对卫生系统档案管理工作进行创新，有助于提高档案资料的准确性和完整性，让档案资料更具说服力，这也是新时期医患关系处理及和谐社会发展的必然要求[3]。

二、卫生系统档案管理存在的问题

（一）卫生档案管理意识薄弱

我国卫生系统相关机构对于档案管理工作重视程度不够，在认识上存在不足，对于档案管理工作内容简单归纳为日常记录与保存，仅将其作为卫生系统的附属工作或者信息查询的资源，认为其不能直接创造效益，产生这种想法主要就是对卫生系统的档案管理价值存在认识偏差，没有发现档案信息资源潜在的价值，进而导致在实际工作中档案管理工作缺乏重视，在卫生系统内资金资源投入少，系统建设速度慢等问题，制约了我国卫生系统档案管理工作甚至是卫生行业的发展。

（二）档案管理方法缺乏创新

近年来，由于我国不断深化医疗改革，卫生系统的档案管理方法不断得到完善，然而在管理方法上依旧比较传统单一，缺乏创新的管理模式，卫生系统的档案网络化水平得到有效提高，而档案管理实质上依旧还是简单的管理，档案利用率比较低下，从管理人员的专业水平来看，综合能力不足且没有创新意识，这对于卫生系统繁重的档案管理而言，无疑是影响了档案管理的工作质量及效率。

（三）缺乏科学的档案管理制度

由于对档案管理工作缺乏足够重视，导致档案管理制度的构建不完善，出台的档案管理规范及其标准没有针对性，管理方式没有与时俱进，缺乏系统性和规范性，在精细化管理方面存在落实不到位的问题，制度的指导性作用基本没有得到发挥。制度执行力不足对于档案资料的收集整理和归档也造成了直接影响，比如在乡镇医疗机构中，卫生档案从结案到归档的过程，需要在多个部门间进行传输，在工作衔接时容易出现问题，导致档案丢失，影响后续档案信息的查询和使用[4]。

（四）档案管理信息化建设慢

尽管信息技术在卫生系统已经得到广泛的运用，在档案管理方面纸质档案目前依然占据主导地位，在档案收集、存储和查询等方面依然以人工为主，这种传统的方式不利于档案的高效使用，在管理效率方面无法满足大众需求。卫生系统在信息化建设方面有待加强，例如，在社区医院服务中心，家庭医生签约、基本公共卫生服务、慢性病服务等科室产生的资料依然是纸质为主导，在支付方面局限于传统刷卡和现金支付，随着信息技术的发展，支付信息技术可以和卫生系统进行更加紧密的衔接，通过信息化建设使卫生系统支付更加灵活快捷。

（五）缺少专业化档案管理人才

卫生系统档案管理具有较强的专业性，然而从总体情况来看，专业化的档案管理人才缺失问题比较突出。首先，卫生系统负责档案管理的工作人员专业素质较低，这是因为从业人员数量不足，很多档案管理工作者综合素质较低，对于档案信息化建设工作缺乏重视，在日常工作中虽然也接触到了一定的信息技术，但因为自身能力不足，无法做到高质量的档案信息化管理。其次，因为卫生系统档案管理工作存在一定的特殊性，在档案管理工作中难度较大，而从事医疗档案管理的大多数人员都是从其他职业调任的，缺乏专业的档案管理知识和技能，这也让档案信息化建设工作受到了一定影响。

三、新时期卫生档案管理工作创新路径

（一）提高卫生档案管理重视度

卫生档案对于医疗卫生事业的发展非常重要，是重要的信息依据和发展的基础，能够为医疗机构及社会大众提供全面的卫生档案资源，所以卫生系统应该重视档案管理工作，在提高认识方面，首先需要对卫生档案资源的价值给以充分肯定，要求档案管理工作者认真对待卫生档案管理工作，让其发挥出应有的资源价值。另外还需要根据行业发展现状，对先进的管理模式进行积极探索，加大资源投入力度，加快档案管理信息化建设进程，提高档案管理的专业水平。

（二）加强卫生系统档案管理的体制创新

对于卫生档案管理工作而言，制度建设是顶层设计也是首要任务，制度是否具备指导性和针对性，是后续管理工作能否顺利开展的前提条件。所以，需要根据卫生系统的发展现状，结合现行的法律法规，建设完善健全的档案管理制度，制度内容应该覆盖档案管理工作的各个流程，结合实际提出针对性的管理办法，对于各个部门的职能职责要清楚明确，为后续的档案管理工作打下良好的基础。此外，在档案管理工作中收集和归档是制度建设中关注的重点，在管理办法上应进一步细化，与档案管理系统之间要能够及时对接，提高档案资源可靠性。最后，档案管理手册内容也应进行完善，对信息资源做好区分，在各阶段和时间点产生的档案数据要形成完整闭环，从而让档案管理工作实现规范化、科学化发展。

（三）加强档案价值性信息的开发与利用

档案资源能否得到充分开发与利用，与档案信息化建设有着紧密的联系，要提高档案信息资源利用率，可从以下几方面入手：首先，应根据卫生系统档案管理建设实际情况，引进相关设备及软件等，并利用计算机技术作为硬件支撑，建立数字化的档案管理平台，对档案信息资料进行分类管理，以提升档案资源的利用效率。其次，切实建立信息化档案归档制度，促进档案管理工作更加科学规范及有序，有助于对有价值的档案进行深入发掘和利用。再者，档案资源的开发利用为个人及相关部门带来了快捷的信息服务，然而档案资源信息的不合理开发与利用，容易造成信息的泄露等，对档案管理工作带来一定的威胁，因此要做好档案信息的安全防护，加强档案信息开发利用中的安全建设，建立科学的档案资源利用及管理制度，特别是要建立应急预案，对重要的资源文件进行备份，对使用的平台软件进行杀毒、建立相应的防火墙等措施，多措并举保护档案信息资源的安全，为档案资源的开发利用提供安全保障[5]。对于档案管理人员还应该以安全防护为核心进行针对性训练，提升工作人员安全意识和观念，从而使其管理行为符合安全管理的基本原则，提高档案资源的安全性，防止有价值性的档案资源受到不良损坏。最后，为了可以切实提高档案资源的开发利用率，在管理过程中应推行精细化管理模式，提高开发的准确性，通过系统准确收集反馈信息，依据反馈给出最具准确性、指导性和针对性的信息资源。为了能够实现档案有价值的信息资源开发和利用最大化，需要着重加强档案数据信息库的建设，从而实现更大规模的数据分析、挖掘和利用。

（四）加强高素质档案管理人才队伍建设

卫生档案管理的工作质量与效率与管理工作者的综合素质有着紧密的联系，所以，卫生系统应该着力于档案管理人才队伍的建设。第一，应该与新时期卫生系统发展需求，落实新的职业观念教育，在内部积极组织人员定期开展专业化培训，通过培训帮助人员转变观念，加强责任意识。第二，应根据管理工作者特点和优势进行科学的安排，并合理地进行责任划分，明确责任到人，通过责任强化来约束和规范管理人员行为。第三，结合档案管理工作者的实际情况开展针对性的业务培训，培训要针对管理模式、规范及方法，让人员专业性和技能水平得到提高，例如在职时间长并且实践经验比较丰富的工作者，应围绕理论水平提高进行培训，对于新入职的档案管理工作者或者兼职人员，应该着重开展业务水平与综合能力提升的专题培训。第四，应该及时对档案管理人员的知识结构进行更新和调整，帮助管理人员创新思维，积极引进先进的技术方法和手段，强化信息化、智能化和档案管理工作的有效融合，在工作中最大程度发挥现代技术的优势。第五，在实际工作中还应根据实际需求，针对性引进专业人才，增加档案管理人才数量，推动卫生系统与信息技术等的快速融合，在这个过程中需要配备合理的激励机制，充分发挥人才的主观能动性和创造性。

四、结语

在医疗卫生体制深化改革的时代背景下，卫生档案管理工作创新受到广泛关注，对于整个卫生体系能否稳定发展起着重要作用。所以，卫生系统机构应紧跟时代发展需要，遵循医改方向，突出档案管理的重要性，发挥创造性改变和创新理念，不断对卫生档案管理工作进行完善，对于发展过程中存在的问题敢于正视，对导致问题产生的原因深入分析，通过多维度思考，不断对档案管理制度进行完善，加强档案管理人才队伍建设，通过培训和引进复合型人才加快档案管理信息化建设进程，有效提高卫生系统的档案管理水平，让档案资源更好地发挥自身服务价值。总而言之，卫生系统的档案管理工作创新是卫生行业未来建设与发展的重要内容，很大程度上关系着卫生系统的根基，只有不断创新与完善卫生系统的档案管理工作机制，才能让档案管理更加科学和规范，实现档案资源服务于现代社会。