大数据时代电子档案管理现状与发展对策分析

摘 要：随着信息技术的飞速发展，大数据应用已经融入各行各业，深刻改变着人们的生活方式。当档案遇上大数据，电子档案管理也应与时俱进、改革创新，开启以大数据为纽带的智慧档案新时代的模式。本文以大数据时代为背景分析了电子档案管理存在的问题，在此基础上提出了新形势下电子档案管理的发展对策，以此来提高档案管理的信息化程度。

关键词：大数据时代;电子档案管理;现状与发展;对策

档案对于社会发展具有非常重要的意义。对于一个企业而言，档案管理也非常重要，档案作为记录单位活动的基础材料，反映了单位的生产经营活动的重要信息和人事任命。现如今已经进入大数据时代，档案管理应该随着时代的要求进行转换，改变原有的单一的整理存放，上级下达下级存放的固有模式，向着高效和便捷的方向发展。

一、大数据时代电子档案管理的现状

1.电子档案规范标准比较滞后

大数据时代，数据资源共享的基础就是要有统一的规范标准。但从早期我国发布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中虽然提出了科学整合档案信息资源以及促进资源共享等概念，然而如何整合档案信息资源，如何清理阻碍电子档案资源整合的障碍这些具体的内容没有明确的说明。近年来，我国又发布了《电子文件归档与电子档案管理规范》，对电子档案存储、利用、备份、统计、数据维护等等方面的内容进行了明确的规范，但由于这一管理规范对于电子档案保存标准没有进行定期审查，导致电子档案行业协同标准比较滞后，也导致电子档案信息在大数据时代的跨界融合及智能对接的进程也受到了严重的影响。

2.档案人员现代信息素养相对较弱

现如今进入大数据时代，如何在大量的数据信息中高效快捷的获取有用的数据信息显得非常重要。当前我国从事档案工作的人员队伍非常庞大，但是利用电子档案提供服务仍然存在缺少主动性，缺乏敏锐捕捉电子信息以及促成电子档案和现实问题融合的能力，档案工作者的信息技术水平比较低，这就导致电子档案的创新工作无法有效推进。因此，如何提高档案管理者的现代信息素养，将“档案库”变成“智慧库”，将“电子档案管理者”变成“智慧信息提供者”，是大数据时代对当代档案工作者提出的更艰巨的任务要求。

3.大数据技术尚未得到充分利用

随着科学信息技术的发展，电子档案工作需要科技驱动。通过利用数据挖掘、软件分析等，把电子档案和社会资源、用户行为信息有效的联系在一起并进行深度开发，并解决用户遇到的问题。我国目前对于数据挖掘、云计算等等新兴技术还没有在电子档案管理工作中得到广泛的运用，档案咨询多是电话咨询或电子邮件，在线智能答疑没有得到有效应用;手持终端设计、电子档案定制推送等尚待加强，这些都会影响用户对电子档案的感知和体验。因此加强新技术在电子档案领域的应用，做好以用户问题为导向的个性化和智慧化服务，是大数据时代档案工作实现大发展的突破口，我们所面临的形势严峻、任务艰巨。

二、大数据时代电子档案管理的发展对策分析

1.定期修订电子档案标准规范

要提高电子档案数据质量，标准要先行，要对电子档案数据统一标准，对于数据类型、文件格式以及数据的用途等内容进行明确要求，构建大数据时代电子档案的服务平台，使全社会能够在一个统一标准的路线图上进行协作，从而全面推进数据资源的整合进程。目前，我国对于电子档案还没有形成完善的标准规范，这一方面的建设还需要进一步加强，要对电子档案工作进行深入的调研，定期对其进行审查和修订，让电子档案的标准规范能够与时俱进，而且要更加国际化，保障一站式电子查询工作能够顺利展开，从而使电子档案信息的红利能够得到全社会乃至全球共享。

2.建设复合型高素质的电子档案管理队伍

大数据时代对档案人员提出了更高的从业要求，一方面要求档案人员具有敏锐的信息意识，另一方面要求档案人员具有高技能的现代化电子信息管理能力。这就对档案新型综合人才的培养提出了更高的标准和要求。

（1）優化高校档案专业的课程设置。建议大学档案专业开设电子档案资源挖掘分析、社会媒体处理、智能检索、信息预测等相关课程，注重实战技能的培养，使得档案专业的毕业生具备把档案大数据“原料”加工出“成品”的能力，从而在走上工作岗位后处理档案大数据才能够得心应手。

（2）建设和完善电子档案新型技能的职业学习平台。现如今，大量从业人员没有办法及时掌握和学习电子档案的新型技能，如果能够建设一个关于电子档案新型技能的职业学习平台，那么电子档案的从业者就可以随时随地通过网络平台自主学习。新型人才培养和自主在线学习势在必行，这必将推动电子档案在大数据时代创造出更大的价值。

3.借助大数据融媒体实现电子档案的个性化和智能化服务

（1）加强电子档案大数据的开发和推送工作。通过对电子档案分析挖掘，发现用户检索访问规律和关注领域，对用户需求进行分析和预判，个性化推送相关电子档案信息。加强手机应用APP开发和融媒体服务，带给公众更多真实感、画面感和正向的情感体验。

（2）实现交互式电子档案智能服务。在帮助用户解决实际问题的过程中，最好能构建“人机对话”“人人对话”的网络生态环境，实现“网站智能服务、档案专业咨询、用户互助答疑”三者有机结合，提升服务感知和用户体验。以用户需求为导向，借助大数据融媒体，真正实现电子档案的个性化服务和智能化应用，人们才能在未来随时随地享受高质量的电子档案信息服务。

三、结语

随着科技的不断进步和信息化进程不断加快，社会档案管理工作虽然有很大的进步，但仍需要加强建设、发展和规范。本文从现存问题和解决方案两个角度，立足于档案管理工作的发展情况与社会需求，归纳电子档案工作存在的突出问题，并对存在的若干问题展开了深入讨论，从而探索提出有利于实现电子档案管理信息化的有效路径。

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作者简介：高媛（1986.6-），女，汉族，陕西省西安市，馆员，硕士研究生，研究方向：文书档案和档案综合管理。