人力资源视域下干部人事档案管理工作优化研究

摘要：在人力资源开发与管理理念确立的背景下，以往传统的干部档案制度难以适应时代发展需要。干部档案是考察干部与人才录用的重要凭证，在新形势下，单位体制出现了改变，人力资源管理工作核心也发生了改变，系统内部人员流动十分频繁，隶属关系也随之发生了变化，进而导致干部档案出现了诸多新问题。在这一背景下，优化干部人事档案管理工作已刻不容缓。

关键词：人力资源视域;干部人事;档案管理

引言

在现代人力资源管理理念下，传统的档案管理已经无法跟上时代的发展要求。对干部的考察通常以干部档案作为主要依据，新形势下，各行业都发生了变革，单位体制也不断发生改变，直接导致人力资源管理的核心任务发生改变。同时，在单位内部，人员的调动较为频繁，导致工作人员隶属关系变化更加频繁，因此，干部档案管理面临着更大压力。这种形势下，干部档案管理急需开展优化工作。

1我国干部人事档案管理工作的特殊性及重要性

干部人事档案管理工作是档案管理工作的重要组成部分，上级有关部门对干部人事档案管理提出了更高要求，干部人事档案管理信息化、现代化和规范化，越来越得到档案管理部门的重视。在新时代，有关部门应明确干部人事档案管理工作的特殊性和重要性，更好地推进干部人事档案管理工作。

干部人事档案管理工作是一项系统工程，其好坏不仅影响干部个人发展，也直接影响干部从事工作的成败。干部档案的形成具有一定的历史性，是组织人事部门在干部成长过程中不断积累的结果。干部档案材料是干部成长过程的真实记录，也是组织人事部门进行干部考核和任用的重要依据与参考，是对干部进行考核的重要依据和凭证。从现实层面看，做好干部档案管理工作，对挖掘和利用干部资源，推动党的各项事业发展，具有重要的现实意义[1]。干部人事档案管理工作不仅是一项服务性工作，更是一项政治性工作，具有明显的政治性、服务性和管理性特征。

干部人事檔案是真实反映干部基本情况、工作经历、工作表现的真实记录，是干部在成长各个阶段具体表现的有效依据。因此，做好干部人事档案管理工作，能够更好地了解干部的工作业绩以及工作特长，对干部的工作成绩进行综合评判，合理使用干部资源。近年来，党和国家更加重视干部的提拔重用，明确要求在干部提拔过程中做到公平公正，同时在干部考核过程中做到历史、客观、全面地了解一名干部的成长过程，在干部提拔重用之前，必然会对干部的档案进行查阅，这样才能够全面客观地了解一名干部，更好地挖掘干部人力资源的价值和作用，达到人尽其才、才尽其用的人力资源管理目标，实现干部资源的合理配置。

2当下我国干部人事档案管理工作中存在的常见问题

2.1干部人事档案内容不完整

干部人事档案管理主要包含了干部的履历、自传、学习经历、学历证明、社会经验、干部任免以及工资变动等诸多内容。其与普通档案相比较有着一定的区别，干部人事档案可以说是党选拔与干部任用的重要凭证。因此，干部人事档案内容必须具备较强的真实性与完整性，这样才能够将档案作为参考。

但依照数据统计显示，诸多干部人事档案内容在经过不同层面的管理之后，档案细节内容存在较大差异，主要为一些新增档案信息没有及时更新，这样就会导致相关部门难以了解和掌握干部的所有信息，特别是最新信息，在这一背景下，部分干部就会失去了竞选机会，进而严重影响了党组织的选拔与人才任用[2]。

2.2档案管理工作人员业务能力较差

档案管理工作要求较高，属于细致性工作，工作人员需要具备一定的耐心，只有这样才可以详细记录和整理档案，特别是干部人事档案管理，对档案管理人员更是提出了更高的要求。

但当前部分档案管理工作人员的业务能力较差，没有进行系统且专业训练，进而导致其缺少工作经验与实践能力，然后在管理过程中就会出现问题，难以胜任这份工作。另外，档案管理人员因为不能及时有效地解决工作中出现的问题，长此以往，就会使其失去对本职工作的热情，造成档案部门管理人员流失严重，最后在干部人事调整工作中出现各种各样的问题。

2.3存在虚假档案信息

我国人口诸多，这也就说明了不论什么工作和岗位都会有无数人竞争，在这种竞争背景下，干部人事档案成为了证明干部人员优势的重要证据之一，在干部档案中，越优秀且越丰富的内容越有利于干部任选。

进而导致少部分人出现了想要捏造虚假档案信息的情况出现，如在档案中会出现虚报获奖项目、隐瞒错失或更改学历的等情况，这样即便是被任用，相信时间久就会暴露，因为他根本不了解这一职业[3]。

另外，在这一背景下，也会导致能力较强的人员因为没有被发掘而选择其他行业发展，而能力较差的人员因为难以提升工作时效性，进而导致工作停滞不前，这对于社会主义国家建设工作的效率会产生一定影响。

2.4档案管理方法不科学

在当前干部人事档案管理工作中，管理方法不科学现象十分明显，因为过于强调管理而忽视了服务。档案管理工作十分复杂且繁琐，对操作的要求较高，如果没有运用现代化先进的手段来进行管理，那么就会导致档案管理缺少时效性。干部人事档案管理工作本身就十分复杂，如果管理方法不科学那么就会出现各种各样的问题，如干部人事档案不完整，归档内容不清晰等等。另外，部分干部人事档案管理材料没有进行严密审查，导致档案内容的真实性受到极大影响，同时还会对人事部门了解人员造成影响，不利于后期人才聘用与人员选拔工作得顺利开展。

3人力资源视阈下优化干部人事档案管理的方法

3.1规范干部人事档案管理制度

人力资源管理理论认为，应该通过合理的制度来优化人力资源配置，在干部档案管理工作过程中也应该建立和完善干部档案管理制度，进一步提升干部人事档案管理水平。特别是随着网络信息时代的到来，对干部档案管理工作提出了更高要求，干部人事档案管理工作应该主动适应时代发展趋势，转变干部人事档案管理方向，提升干部人事档案信息资源的开发和利用价值。一方面，结合干部人事档案管理工作实际，探讨和创新干部人事档案管理规范制度，明确干部人事档案管理职能部门的职责和权限，通过转变干部人事档案管理方向，创新干部人事档案管理机制，实现干部人事档案资源的合理利用，为干部的选拔和任用奠定坚实基础[4]。另一方面，应加大干部人事档案信息化建设，给予干部人事档案管理工作一定的政策和资金支持，更新软硬件设施，同时完善干部人事档案管理信息化制度，通过管理制度的有效落实，提高干部人事档案管理效率。

3.2档案内容补充完整

由于上述各种问题的发生，严重影响了各单位对于人才的选拔。因此，管理干部人事档案部门需要建立辨别档案材料的专属机构，培训下属员工，专门负责对干部人事档案内容的真伪进行甄别，从而保障完整真实性，也能够保障档案材料内容的完整性。专业机构加上专业人士，对于材料在完整性和真实性方面，具有较大的保障作用。同时，管理人员应及时将新信息补充进人事档案中，不可以拖拉，導致补充档案资料效率不高，甚至遗漏重要信息。因此，积极补充档案资料是提升管理人事档案工作质量的关键所在[5]。

3.3信息化结合现代化手段管理档案

随着信息技术的发展，导致档案管理工作面临着巨大的挑战，但同时也带来了发展机遇。一方面，管理档案时，对于档案的妥善保存非常重要，应采取合理科学的辅助保存措施，保证不会丢失重要的干部档案信息。而高新技术可以帮助达成该目标，计算机信息技术效率和准确率等都很高，可以更加便捷地开展档案保存工作。另一方面，计算机技术的运用，将档案管理材料由纸质升级为电子版本，更容易进行备份，具有较强的保密性，可以对保存干部人事档案的电脑设置繁琐密码，既可以使得档案信息的完整性得到保障，又不会丢失。与此同时，信息技术与档案管理工作的融合可以提供给档案管理人员更少时间和精力，对于干部人事档案的管理制度进行分析和研讨，修正制度方面的缺陷和不足，大大保障了档案资料的完整和真实性，促进档案管理工作科学开展。利用计算机技术管理干部档案，这是时代的发展要求，可以促进人事档案工作的科学化[6]。将计算机技术的高新软件与档案资料相融合，能够有利于实时了解干部人事档案的进展情况，对干部人事档案信息进行录入、查询、统计归档等都可以运用计算机操作完成，使得查询人员可以利用网络随时对档案资料信息进行查阅，档案管理工作人员可以对档案进行录入等操作处理，这对于提高档案管理工作效率有重要意义。

3.4更新档案管理人员的知识储备和提高其专业素质

干部人事档案管理工作应在改革干部人事制度的基础上，适应人事制度的发展，强化档案管理工作，提升管理人员素质，提升管理队伍的整体素质，实现知识化和专业化，积极创新，与时俱进。同时，传承原有的优秀档案管理方法，并加强创新，做到与时俱进，这也是建设档案人才储备的重要方法。管理者职责应明确，并且应按照规定对管理档案工作人员加以要求：应是中国共产党党员，大专以上的学历水平，保障管理干部人事档案工作人员的素质和能力。另外，不能有太多兼职人员，他们的工作精力很难放在干部档案管理上。此外，要抓好技能培训，定期培训档案管理人员，提升其业务能力，鼓励工作人员学习管理档案的方针和政策，提高其政治素养，使其原则性得以加强[7]。定期组织不同类型和层次的培训活动，通过培训活动的开展，使档案管理人员可以从中学习到更新颖科学的观念和更丰富的管理知识，从而使自身业务能力得以提升。最后，应对档案管理人员的福利待遇加以落实，重视劳动保护法所规定的内容得以贯彻实施。无论是政治上，还是日常生活中，都要关心和注重管理档案人员的进步与成长。

3.5加大投入，优化干部人事档案管理条件及信息资源的开发利用

干部人事档案管理工作愈发重要，有必要从人力资源角度对干部人事档案管理工作如何优化提出具体建议，特别是要给予干部人事档案管理工作更多的政策和资金支持，夯实干部人事档案管理工作的软硬件设施，提升干部人事档案管理工作人员的素质和能力，创新干部人事档案管理模式，实现干部人事档案资源的优化配置，更好地挖掘干部人事档案信息资源所蕴含的价值，为各级党委、政府及各单位选人用人提供更好的档案服务[1]。

3.6构建完善的机制以提高管理档案的科学性和制度化

科学的人事档案管理工作方式有助于全面提高档案管理质量和管理效率。在具体工作中应要求管理人员对档案材料进行认真审核，及时调整或退回不合要求的材料，不能将这些不合格的档案积压堆放，增加管理工作的难度。管理人员应该建立并完善相关规章制度以提高管理的科学性。比如：检索查询时按照英文字母顺序，提升管理档案的水平，同时使得检索人事档案的效率得以提升，相关查询人员想要检索档案资料时非常方便，从而保障部门后面的工作能够顺利开展。对档案的归类和查询，应不断予以完善。管理人员还需要根据规章制度建立一套完整的工作流程，比如查询部分重要档案，需要经过相关领导审批通过后，才能查阅。禁止查询本人的资料，与其关系密切的亲属也不能查阅。此外，禁止材料不齐全的档案转出，禁止本人轉出自己的档案，禁止没有调令就转出档案等等，做到赏罚分明，使得档案管理制度化[2]。

结束语

在人力资源视阈下想要做好干部人事档案管理工作，运用科学技术十分重要。有效运用先进的管理技术，不仅可以提升工作效率，同时还可以提升档案管理人员的工作能力。因为干部人事档案内容较多，有着复杂性、繁琐性的特征，在这一背景下还需要做好人员综合素质培训，这对于推进干部人事档案管理工作的时效性有着极大的帮助。

参考文献

[1]李光铣，欧阳春宜.新时代背景下高校干部人事档案工作的对策研究[J].赣南师范学院学报，2018，39（02）：136-140.

[2]黄莉雯.全面从严治党视域下高校人事档案规范化管理水平的思考——从干部人事档案专项审核角度出发[J].人力资源管理，2018（06）：339-340.

[3]王琴.全面从严治党视域下构建高校干部人事档案监督体系的探讨——以江西省高校干部人事档案审核为视角[J].云南档案，2018（01）：54-56.

[4]郑晓稚.试论干部人事档案管理工作的安全隐患及应对措施[J].科技经济导刊，2020，28（32）：243-244.

[5]尚文锦.当前新形势下人事档案管理工作的优化讨论[J].办公室业务，2020（20）：164+177.

[6]肖理婷，郑斯予.数字化背景下干部人事档案管理思考与探析[J].办公室业务，2020（22）：160-161.[7]何山.高校干部档案管理人员数字素养提升研究[J].浙江档案，2020（10）：58-59.

作者简介：张伟，1982年9月，男，汉族，北京市海淀区，航天中心医院力资源处副处长，高级工程师，本科学历，人力资源管理、医院管理。