探析医院档案管理发展的必然趋势

摘 要：医院管理工作过程中，档案管理往往会被工作人员所轻视，随着医院管理工作要求越来越高，且医疗工作不断深入改革，医院应加大重视相关档案管理工作。以往医院档案管理工作存在诸多不足，如档案信息连续性、完整性无法得到较好的保证，以及管理人员意识不够、工作制度不健全等。时代在不断进步，医院管理也应与时俱进，共同发展。本文对以往医院档案管理中存在的不足进行分析，总结、归纳已出现的相关问题，探讨加强医院档案管理的新思路，分析其管理发展的必然趋势，以提高档案的利用水平和安全性。

关键词：综合素质;管理理念;工作制度;医院档案管理;信息技术

医院优秀成果、日常工作、建设方案、发展历程等内容全部被记录在医院的档案中，医院能够有序、规范开展相关工作离不开档案管理工作的指导。但是，由于档案管理工作缺少立竿见影的管理效果，且医院的经济效益无法直接从管理中获得，导致部分管理人员对医院档案管理工作的重视度较低，在医院长远的发展过程中，经常忽视医院档案管理工作的重要性。医院档案管理工作是医院内部管理的重要一环，如果想要医院医疗水平和管理水平得到有效提升，就需要让医院档案管理更加合理化、科技化。

一、 医院发展、管理中档案管理的意义

1.提供科学决策依据，帮助医护人员管理医院档案

在医院管理工作方面，会出现诸多相关的档案信息、内容，在日常管理工作中，只有将产生的相关档案信息、资料不断传承、累积，才能更好地促进医院管理工作的发展。在开展新技术、新业务时，能够推动医疗质量进步的原始依据是医院档案，以往的档案信息、资料能够提供一定的科学依据。临床出现的疑难病、多发病、常见病等，能够通过医院档案资料进行综合研究，使医疗技术可以不断提升，促进医学科研成果与技术的发展。医院档案工作能够使管理人员的能力和水平得到持续提高，使管理决策更加规范化、系统化、科学化，是医院落实“以质量为核心”的根本保证。

2.档案管理能够推动医院持续发展

医院档案是医院资产的重要组成部分，是无形资产的一种，可起到精神推动的作用。在整个医院的诸多实践活动中，如科研、临床、经营、管理等活动，将医院档案贯穿其中，完整记录相关活动内容、成果，能够提供极大的前进动力，推动医院的可持续发展。在医院管理实践中，如果能够应用到科研潜力和智力资源，将会得到极大助力，而医院档案资料中就蕴藏着这些助力。合理利用医院档案资料，能够使医护人员在工作中更好地发挥自身的创造性、主动性，全面调动医护人员的工作积极性，更好的科学化、现代化管理医院，促进医学知识的创新。

3.医院管理工作的信息来源是医院档案管理

医院档案永恒记录了疾病的瞬间，将往复不断的现象和过程也真实进行了记录，提供了可靠的医疗数据，帮助准确寻找疾病的内在规律，帮助医护人员更好地研究疾病本质。医院档案的真实记录，能够促进医护人员积极创新，把握当下的各种疾病、医疗技术，对过去已经发生的、出现的可以回顾性全面了解。彩图、影像、表格、数据、文字等档案内容，对科研、教学、医疗等信息起到真实反映，通过医院档案信息，有助于提高医疗服务质量、技术水平，加快医院的可持续及全面协调发展。

4.开发利用医院档案，为医院发展服务

医学技术水平和医疗服务质量提高的必要条件是医院的档案资料，医院建设与发展的历史可以在医院档案资料中被真实反映。制定工作目标和规划长期发展战略时，医院档案的资料与信息能够给予医院较大的保障和支持，为其提供更加详细、真实的依据，帮助医院长久可持续发展。对医院档案资源的有效、合理开发利用，为患者服务、医院管理、业务发展是档案管理的主要目的。

二、医院档案管理的问题及不足

1.档案管理人员综合素质普遍偏低

以往从事此项工作人员，往往对信息处理操作流程和新技术缺乏认识，同时受限于理论水平和自身专业能力，在从事医院档案管理工作过程中，非常容易出现实践操作较差的问题。由于操作体系和技术水平得不到有效满足，相关专业化人才数量不足，在互联网+视域下，无法良好的落实医院档案管理模式。

2.从事档案管理的人员不足

档案管理工作人员可以由医技、护理、行政等人员转行而来，多数人员并非是专业人员，存在较大的人员流动性和文化水平差异。因为兼职工作人员不够重视工作，对工作缺乏专业精神，也因为管理工作人员数量相对不足，造成档案管理工作难以创新，无法更好、更快速地发展。

3.存在比较滞后的档案管理理念

由于存在落后的管理理念，档案管理工作人员在进行内部档案管理工作时，依然采用传统方式和理念。随着信息技术不断发展，滞后的管理理念无法良好的改善管理工作，傳统的档案管理模式已经无法满足当下档案管理工作需要。在传统的档案管理模式中，电子信息库和数据化处理的技术没有应用在实际工作中，只是更换数据存储位置，在电脑中收录档案信息。传统模式下，无法保障全面优化医院档案管理工作，无法让相关数据发挥其实际价值。

4.未能明确医院档案归档范围

医院档案应该严格明确分类，按照儿、妇、外、内等归档内部档案。医院内部档案在进行分类时，也应明确对病种的分类，无论是在二乙医院或是三甲医院，或是各级各地医疗卫生系统，都应严格遵循相关管理。但是，现阶段医院档案管理不便于医护人员的利用、查阅，相对比较分散，存在档案病种分类不明确问题。

5.不健全的档案管理工作制度

在工作管理制度方面，临床科室具有较多、较明确的制度。在实际管理工作中，档案室却只有较少的工作制度，存在很多疏漏和问题，未能得到较大的重视，因此需要不断完善档案室的相关工作制度，随时改进和提高，以适应越来越科技化的医疗卫生系统。

6.欠缺对档案的开发力度和重视程度

在档案管理工作过程中，档案管理工作人员在思想意识方面重视不足，未能将医院的各方面管理与医院档案相关联，没有考虑到对科研工作、对医院医疗经验传承、对医院未来发展的重要性，仅仅只是将医院的经济效益放在首位。医院档案管理工作者忽略了档案管理工作内容，对工作的投入精力较少，工作时一直保持传统旧思路工作，没有跟随时代的步伐，没有与时俱进，工作意识过分传统守旧，未能将档案利用率充分发挥。

7.信息化设备配置应用不足

随着科技的不断进步，逐渐有较高的网络设备资源应用于医院内，高配置的电子产品极大满足了患者和医护人员的诸多需要，也更好地满足了医患的要求。可是，大部分的医院关注度都是在医疗业务，相对会存在忽视医院档案管理工作的情况，这就导致传统管理模式下，医院信息档案提取滞后、分析合理性不足、存储功能欠缺、网络设备配置不足等问题较为明显，已无法良好顺应医院的发展，难以有效提升档案管控工作和管理人员的工作效率，严重制约医院的可持续发展。

三、档案管理工作的对策

1.提高工作人员素质

提高工作人員专业素质，加强岗前培训和继续教育，促使员工更好地了解在业务范围和工作性质，通过提高自身能力，深入了解科室对档案的要求，才能在进行档案管理工作时高效完成工作。

2.健全档案管理制度

在实际工作中，增加规章制度建设和汇总档案制度，调整补充缺失部分制度，提高制度的可操作性。工作制度的要求应尽可能适合本单位档案工作，根据实际情况建立一套合适的档案管理制度，严格遵循相关制度要求，对工作人员提出硬性要求，在借阅、参考档案等时，避免出现差错、疏漏。同时，不定时进行全面检查医院档案，确保医院档案的及时性、完整性、真实性。

3.集中分类管理

设立单独的特殊科室，统一、集中管理医院档案，建立完整的档案管理数据库。在进行分类过程中，摆放资料时需按病种不同、病区不同区分对待，摆放的最终目的是能够快速、准确搜集、查询相关资料，确保工作过程中能够将档案价值充分发挥。

四、医院档案管理发展必然趋势

1.档案数字化管理

纸质版存档是以往医院传统的档案资料保管方法，在提取档案信息时，往往需要耗费较大的人力、时间，而医院进行日常管理的有效手段是数字化管理，这就要求在医院档案管理中以数字化管理为基础，通过文档形式存储、展示档案内容，利用信息化技术进行管理，从而使利用、提取档案资料时更加快速、便捷。全面结合档案安全保障体系建设、资源体系建设、数据库建设及网络建设，对医院档案的软件、平台、信息服务进行整合，创造更利于服务的医院档案管理体系。

2.档案信息化管理

随着信息时代的到来，信息技术被广泛应用同时，也得到更加充分的发展，提高效率逐渐成为时代的新要求，提升医院档案管理效率成为现阶段医院的重点需求。以往各个科室内保存着本科室相关的医院档案资料，不利于查阅非本科室的档案资料，而信息技术的应用，能够在计算机上建立不同科室的档案信息，使得档案的利用率、档案工作效率得到极大提高。分类标准化和数据准入标准化是档案管理信息化的基础，技术编码标准化的建设大大推动了档案信息化进程，能够更好地实现档案信息共享，进一步系统化、标准化地管理各项档案数据库。随着信息技术的发展，档案资源库的建立能够发挥其综合利用价值，便于第一时间处理档案信息，方便相关人员取用分析，且相较于纸质保存，计算机能够保存更多的档案资料和信息，使档案工作的效益最大化。

3.档案的精细化管理

精细化管理的重要部分是对医院的空间资源、物、财、人的管理，这些部分的资源利用、分析、储存、整合、收集等，医院档案均有所涉及。随着信息技术的推广应用，医院档案管理向精细化管理模式转变，只有符合现阶段的需求，才能更好地体现档案管理的核心价值。医院运营的状况以信息的形式被记录在档案中，分析和提取此项信息资源，有利于医院精细化运营管理的提升。

比如，维护医院工程设备时，对现有维护项目、费用与历史信息相对比，就需要提取相关档案资源，只有合理利用档案资源信息，才能更好地保障医院工作的经济性和准确性。

综上所述，医院档案管理在医院发展、改革中有着极高的价值，为了适应社会的要求，档案管理工作需要不断发展，努力创新，积极探索。提高档案管理工作人员的专业素质，完善相关管理制度，加大重视档案管理工作，在医院精细化档案管理工作的要求下，充分利用医院档案信息，以精细化为目标，以信息化为手段，以数字化为基础，向大数据信息技术手段发展，向共享、便捷、规范、系统的方向大力发展，是当下医院档案管理发展的必然趋势。

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（作者单位：昌乐县人民医院）

基金项目：昌乐县人民医院满意度调查研究。项目编号：X19RWZC03。

作者简介：齐国强（1972—），男，汉族，山东昌乐人，副研究馆员，本科，研究方向：档案管理和干部人事档案管理方面的研究。