基于RFID智能管理系统在开馆环境下图书盘点工作的探索与实践

摘 要：图书盘点是图书馆的一项兼具常规性、复杂性的重要工作。我馆作为泉州市唯一的少儿图书馆，读者数量多，图书流通量大，却受人员不足、设备落后等因素影响从未做过系统的图书盘点工作。此次图书盘点主要以我馆为例，探索在开馆环境下，如何利用RFID手持设备进行图书数据采集和通过数据对比处理，达到图书盘点的目的。

关键词：盘点;RFID手持设备;在馆不在架;数据比对;清点

一、背景

泉州市图书馆少儿分馆（以下简称“我馆”）是泉州市图书馆（以下简称“中心馆”）的主分馆之一，于2017年3月13日正式开馆，是泉州市区首个独立的少儿图书馆。在漫长的发展过程中，受限技术、设备、场地和人员等历史原因，我馆从未进行过全面、系统的图书清点和盘查，interlib系统中显示的数据与实际有出入。

至2019年下半年，中心馆整体搬迁至新的馆舍，读者反映OPAC检索数据与实际不符的“在馆不在架”的情况突然暴增，严重影响了正常的馆藏查找和图书流通，读者亦对我馆的管理和服务产生了质疑。为避免矛盾继续激化，提高馆藏数据的准确性和规范性，切实提升服务质量和服务水平，我馆决定对本馆馆藏图书进行一次系统、全面的盘查和清点。

二、存在的问题和原因

1.存在的问题

我馆场馆由原“万维生邮票艺术馆”改造而来，原计划中心馆少儿部（以下简称“少儿部”）整体搬迁，后因种种原因，只实现了部分搬迁。原少儿部搬迁而来的图书，加上新采购的图书两部分共同构成了我馆的馆藏。馆藏主要分布在两个楼层，馆舍一层设置“低幼绘本阅读区”（以下简称“低幼区”），馆舍四层设置“少儿图书阅览区”（以下简称“青少区”）。我馆未设置新的馆藏地点，与仍旧保留的少儿部共用“04|少儿”，低幼区和青少区亦未做区分。

2019年底，中心馆整体搬迁至新的馆舍，设置新的馆藏点“44|中心馆二楼少儿阅览区”，少儿部搬迁至新馆舍的图书重新录入系统，登记更改馆藏为“44|中心馆二楼少儿阅览区”;原“04|少儿”更改馆藏名称为“04|少儿分馆”。至此，少儿部发展过程中，因种种原因导致的数据混乱和错误全部迁移至少儿分馆。

2.原因

（1）客观原因

一是中心馆建馆六十余年，经历过数次搬迁，少儿部更因馆藏和借阅量的增加，多次扩张和搬迁。数次搬迁均是在开放状态下进行，均未开始使用自助借还设备。本部人员既要完成流通的人工借还和上架整理工作，以及处理流通过程中遇到的读者咨询、丢书赔偿等业务，还要进行图书的打包、搬迁和拆包、上架等工作，人少事杂，难免忙中出错。二是我馆自2017年3月开馆即采用开放式、自助式的图书借阅方式，随着百姓书房、街区24小时图书馆等分馆的陆续建设，中心馆与各分馆和借阅点均实行“通借通还”的大流通模式。RFID技术和设备的引入，开放、自助、大流通的管理模式，极大方便了读者，也在一定程度上缓解了人员不足的问题。同时，也带来了不少问题，如读者操作的准确性直接影响了馆藏显示的准确性，图书的跨点借还对纠错也是一个很大的挑战。特别是百姓书房、街区24小时书房这些无人值守的借阅点，一旦读者操作失误，要纠错更是难上加难。

（2）主观原因

第一，少儿部在发展过程中，两次遭遇严重自然灾害，暴风雨引起馆舍和图书被淹。在处理被淹图书时，存在遗漏和不规范操作：一是晾晒泡水不是很严重的图书时可能存在回收不及时等遗失问题;二是泡水严重图书未及时、规范进行系统的剔除操作。第二，图书分编过程中，由于分编人员误操作或不规范操作，部分未到馆图书提前登记验收。

三、盘点流程

1.前期准备工作

（1）人员、时间准备

我馆读者量多、借阅量大，闭馆盘点影响较大。因此，我们最终采取边开馆边盘点的方式。在小范围测试采集时效后，大致估算此次数据采集所需时间为3～5天，避开流通量大的周末和节假日。在征得所有工作人员同意后，重新调整人员休假方式，盘点当周全员在岗。

（2）环境准备

在盘点前清理全馆在馆图书。整理破损、待处理图书，修改状态为“修补”;清理全馆各角落（包括还书箱）图书归架，确保所有馆内图书均在架，避免数据采集时遗漏。

（3）数据准备

盘点首日，在数据采集前，系统导出所在馆“04少儿分馆”，馆藏状态为“在馆”的所有馆藏清单，即“系统在馆清单”。

（4）区域划分

根据估算的采集时效，将书库划分为多个区域，并對每个区域进行分区命名和记录。为确保后期数据导出的准确和完整，在系统操作采集时录入相应的分区命名。

2.盘点方法

根据采集按区域采集数据，所有数据采集完成后，导出采集到的数据，即“实际在馆清单”。将“系统在馆清单”和“实际在馆清单”进行数据比对，筛选出“系统在馆清单”的唯一项，即为“在馆不在架”图书。

3.数据采集

（1）系统

此次盘点我们采用的是上海阿法迪公司的“平板电脑+手持RFID读写器”的手持设备。操作简单便捷，读写速度快，距离远，同一采集文档下同一数据不会重复读写;数据导出为EXCEL格式，兼容性高，方便处理。缺点是读写范围过广，数据采集时经常读写到其他区域图书，不利于采集数量的人工复核。数据处理软件采用WPS软件。

（2）操作方法

我馆两大借阅区设置相同馆藏地方，图书分类有大量交叉。为方便读者借阅，根据实际流通需求，馆内设有包含多种类型图书的“四大名著”“0-3周岁读物”“立体图书”等主题书架。按图书类型逐类采集逐类比对的方式不适合本馆实际情况，因此我们采用按区域采集的方式。为提高采集数据的准确性，将数据采集组分为两两一组，一个负责人工清点和记录每行在架图书数量;另一个负责采集图书数据和复核机器采集数量与人工清点数量是否一致。因RFID标签易损坏、易受金属干扰以及手持读写器感应范围过广等问题，机器采集数量与人工清点数量无法要求完全一致，我们将这个误差控制在5%以内。

在开馆条件下，数据采集受流通影响较大。数据采集开始后，读者还回图书不在我们已导出的“系统在馆清单”内，这部分图书数据我们无须采集;另一部分采集期间读者借出的图书，在“系统在馆清单”内，但不会影响最终数据的处理。针对这两个问题，我们采取冻结还书箱图书以及冻结正在盘点区域图书的方法。冻结还书箱图书，即还回图书不再上架流通，亦不采集数据;冻结正在盘点区域图书，即封闭已经人工清点图书数量、正在采集数据的区域，不再让读者进入该区域借阅。

4.数据处理

（1）数据导出

全馆在架图书数据全部采集完成后，导出各盘点仪采集数据，并整合形成一份完整的EXCEL文檔，即“实际在馆清单”。导出数据如图1所示：

利用EXCEL文档数据处理工具，选择唯一项“条码号”进行比对，筛选并删除重复采集的数据，确保“实际在馆清单”每条数据的唯一性。

（2）数据比对

为方便数据处理，将“系统在馆清单”和“实际在馆清单”整合到同一个EXCEL文档内，利用WPS软件表格里的“数据对比”里的“标记唯一数据”工具（图2），选择唯一项“条码号”进行比对。“区域1”选择“实际在馆清单”所有条码号，“区域2”选择“系统在馆清单”所有条码号（图3）。数据比对后，两份清单内的唯一条码号即被标记出来。“系统在馆清单”比对出来的唯一条码号即为我们此次盘点的目标数据——“在馆不在架”图书数据。将筛选出来的目标数据，复制所有条码号至txt文档，系统批更改馆藏状态“清点”。

四、盘点结果和分析

1.盘点结果

我馆本次盘点共耗时5个工作日，其中数据采集6人，使用3套盘点设备，历时3个工作日;数据处理和人工复核两个工作日。共计完成人工清点在馆图书59054册，采集图书信息58704条，误差率不到1%。经数据对比，共计筛查出“在馆不在架”图书数据10499条，共计成功处理馆藏状态“清点”图书数据10420条。

2.结果分析

（1）“实际在馆清单”比对出来的唯一条码，部分为读者归还图书未正确操作，仍是“借出”状态;部分为采集数据过程中冻结图书被误上架。这部分图书数量较少，需人工核验，“借出”状态的图书需一一找出进行还回处理。

（2）开馆环境下，在采集数据的过程中，已在“系统在馆清单”内，但未采集数据的图书被读者借出，这部分数据在进行数据对比时，会进入“在馆不在架”数据清单。馆藏处理时，这部分外借图书数据状态不可修改，因此不会对馆藏产生影响，无须进行特殊处理（图4）。

（3）受网络、金属、芯片损坏和人为因素影响，盘点时部分在馆在架图书未采集到数据，会进入“在馆不在架”清单，状态变更为“清点”。此次清点数量庞大，无法再次进行人工复核。被“清点”的图书，在流通过程中，无法被借出，因此被误“清点”的图书也无须进行特别处理，可在流通过程中被逐步发现，逐步改正。

（4）大流通环境之下，盘点结果会影响到中心馆和其他分馆，需与总馆和其他分馆相关部门沟通协调好后期的误清点纠错事宜。

五、思考与措施

Interlib智能图书管理系统和RFID智能管理系统的应用是图书馆图书盘点方式的重要变革，与传统盘点方式相比，在效率和准确性方面有了极大提升。首先，其对数据采集人员要求较低。两两一组，一个负责人工清点在架图书数量并做好记录，一个负责数据采集并核对。这种采集方式简单、重复、准确性高，可较长时间连续工作，这一点对开馆环境下的采集工作尤为重要。开馆环境下，要尽量降低采集工作给读者带来的不便影响，又要保证采集工作的准确性，必然要提高采集效率，在最短的时间内完成数据采集工作;其次，有纠错空间。在采集过程中，因网络、手持设备、芯片损坏等原因引起的遗漏数据，被处理成“清点”状态，这部分图书数量不多，但若要人工一一复核无疑是一个巨大的挑战。但是，基于 Interlib智能图书管理系统，这部分图书无须马上核校，只需做好相关告示，在流通过程中逐步发现纠正;最后，盘点仪导出的数据清单，按采集时间排序，包含条码号、分类号等。除部分主题专架包含多种分类图书外，我们亦可通过数据分析，找出错架、乱架图书进行正确归架。

受主题专架影响，此次盘点针对我馆实际情况，采用的是“全馆盘点法”，即全馆在架图书数据采集完成后，再进行数据比对的方式。这种方式优点是不要求在架图书的归架准确性，无须复位主题专架图书，无须核查错架乱架图书。但是，也存在较为明显的缺点，在开馆环境下，这种盘点方法更适合中小型图书馆，大型图书馆无法在短时间内完成数据采集，准确性会大打折扣。

要提高馆藏数据的准确性和规范性，切实提升服务质量和服务水平，定期的图书盘点是行之有效的方法。除此之外，日常的检查和维护也是很有必要。在日常维护方面，我馆采取了两大措施：一是所有读者归还的图书，在上架之前利用RFID自助借还书机全部重新检查一遍，这一方法我馆称之为“过书”。作为以少年儿童为主要服务对象的少儿图书馆，基于RFID的自助借还系统在给读者带来极大方便的同时，也因服务对象的特殊性，经常出现因操作失误导出的图书未正确归还。过书可以检查图书是否归还成功，及时纠正未正确归还图书;二是每周巡架。将借阅区进行分区，分区到人，每个管理员按排班表每周定时巡查书架，逐本翻检，挑出错架、乱架图书。

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（作者单位：泉州市图书馆）

作者简介：潘晓萍（1986—），女，汉族，福建南安人，本科，少儿分馆主任，馆员，研究方向：儿童图书馆管理。