基于远程报账系统的内部控制信息化构建探索①

张 昕

（中华人民共和国重庆海事局，重庆 400000）

引言

随着我国公共财政体系的深化改革和国家信息化发展战略的全面推进，财政部连续出台了《财政部关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》（财会〔2009〕6号）、《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）及《财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会〔2015〕24号）等，旨在全面提升我国会计工作水平，建立会计信息化标准体系和内部控制规范体系，健全内部控制并逐步实现内部控制信息化建设是行政事业单位面临的新挑战和新任务。

2020年新冠肺炎疫情的爆发导致全国范围停工停产，为防止疫情反弹，国务院联防联控机制公布了《企事业单位复工复产疫情防控措施指南》，提倡弹性工作制或居家办公方式，这不仅大大推动了远程协作技术的进步，同时改变了职工传统的工作方式和习惯。对于行政事业单位而言，远程报账系统开发更如雨后春笋般迅速发展起来，内部控制信息化建设显得迫在眉睫，针对内部控制信息化的研究已成为现阶段的热点。

程平[1]等从内部控制单位层面讨论了如何完善单位组织架构、设定操作权限、重构内控流程，以充分发挥数据在内部控制活动中的价值。陈佳[2]从财务共享服务模式理论的基础上分析了远程报账系统的设计原则和思路。综观上述文献的研究，关于行政事业单位内部控制信息化在远程报账系统中的具体实现方式和操作方法研究较少。本文鉴于此，从单位层面和业务层面分别探讨了实现内部控制信息化的具体方法，并对内部控制信息化下一步的发展方向进行了简单的论述。

一、远程报账系统中建立内部控制的必要性

（一）远程报账系统发展现状

远程报账系统的产生和发展依赖于现代三个技术条件的日臻成熟：一是硬件条件，由于远程报账系统需要整合多个终端的数据，高效、集中进行信息处理，配载高性能的中心服务器和PC终端是十分必要的，如果该系统还实现了内外网互联，能够实现移动报销、移动审批等功能，还需要配置相应的移动终端；二是软件条件，大数据、云计算及人工智能等技术，和贝叶斯网络、马尔科夫链及随机森林等算法为远程报账系统提供了必要的技术支撑；三是安全的网络环境，网络主权是国家主权的自然延伸，网络安全是国家安全的重要组成部分，对于行政事业单位来说，远程报账系统中流转的是重要的财务和资产数据，要实现远程报账和移动审批，必须要以安全的网络环境为前提。

（二）现阶段内部控制的薄弱性

在信息化飞速发展的时代背景下，国内外大型企业早已利用现代化的技术手段搭建起了各自的远程报账系统，比如华为的SSE（Self Service Expense）费用报销系统、Amazon的远程办公流程等。然而对于行政事业单位而言，该领域仍然处于起步阶段，许多单位刚刚开始大胆尝试，探索求新，现有远程报账系统逐渐建立起了跨空间的财务数据传递方案和突破时间的全面信息集成管理，对于传统手工报账而言，这的确是一种突破和进步，但同时也产生了更多的风险控制缺口。现有远程报账系统仅仅停留在解决远程财务数据传递和网络审批问题的层面，不仅难以做到内部控制的信息化，还因数据传输手段的客观局限性产生了更多的风险漏洞。内部控制的薄弱必将导致财务数据缺乏真实性和可靠性。

（三）预算单位建立健全内部控制的重要性

《财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》中指出，内部控制是保障组织权力规范有序、科学高效运行的有效手段，也是组织目标实现的长效保障机制，是贯彻党的十八届四中全会精神的具体要求。预算单位建立健全内部控制能够强化对内部权力运行的制约，防止内部权力滥用，促进单位公共服务效能和内部治理水平不断提高，为实现国家治理体系和治理能力的现代化奠定坚实基础、提供有力支撑。

二、内部控制信息化的实施方法

（一）建立“业财一体化”的信息管理系统

内部控制并非是财务会计层面的控制，而是以整个单位的经济业务、公共服务事业为主体的控制。《行政事业单位内部控制规范（试行）》中的全面性原则提到“内部控制应当贯穿单位经济活动的决策、执行和监督全过程，实现对经济活动的全面控制”，建立“业财一体化”的信息管理系统是内部控制信息化建设的必然要求。

财务数据来源于业务数据，但现实中，行政事业单位的业务部门与财务部门往往各自采用一套软件处理其数据，系统之间平台不同、技术不同、语言不同，信息无法互联、共享，数据被隔离、信息流程被割裂，从而形成信息孤岛。显然，忽略前端的决策、执行等业务流转过程，仅仅从终点的会计信息层面进行内部控制，并非经济活动的全过程控制，已经不能满足单位管理的需要。只有建立了“业财一体化”的信息管理系统，才能实现信息孤岛的治理，推动内部控制信息化建设的全面发展。

（二）合理选择内控信息化系统的开发方式

对于行政事业单位而言，内部控制的信息化建设既要考虑到实用性，也要考虑性价比，控制成本、减少预算。常见的开发方式有三种：一是自主研发；二是选择与软件公司合作开发新系统；三是对原有系统进行升级、重建，嵌入内控点。

第一种方式的优点是成本低、实用性强，缺点是技术力量薄弱，开发周期往往较长，短时间内难以投入使用。第二种方式可以完美规避第一种方式的缺点，保障技术力量，缩短开发周期，又可以保证信息系统与单位实际相结合，不至于流于形式，而缺点则是成本偏高，并且需要和原有系统做数据接口，将旧数据兼容集成。第三种方式的优点是员工接受度高，培训成本低，缺点则是无法改变旧系统的数据框架，维护工作量巨大。无论采取哪一种方式，都应当考虑单位具体情况，选择最适合本单位的开发方式来实现。

三、基于远程报账系统的内部控制设计

（一）单位层面设计

在远程报账系统中建立内部控制是建立健全单位内部控制体系的重要环节，《行政事业单位内部控制规范（试行）》中指出“单位应当充分运用现代科学技术手段加强内部控制，将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息系统中，减少或消除人为操纵因素，保护信息安全”。远程报账系统中单位层面的设计包括建立组织架构、梳理内控流程和设置权限管理三个方面。

1.建立组织架构

远程报账系统中的组织架构建立首先应当明晰牵头部门或人员，摈弃传统的以财务人员负责整个单位内部控制的狭隘认知，明确财会、审计、纪检、政府采购、基建和资产管理等部门或岗位在内部控制中的角色和作用，促进单位业务和管理活动的高效配合。

2.梳理内控流程

内部控制流程的梳理应当以单位的具体生产经营活动为基础，结合现有的业务活动流程，建立风险控制文档，记录符合实际的风险事实和错误隐患，同时将已建立的控制与相应制度规范对应，确定科学的内控政策，从而在远程报账系统中建立关键控制节点，规范内部控制流程。

3.设置权限管理

远程报账系统中的经济业务活动主要是申请、授权、执行和记录四个步骤，通过每个步骤的关键岗位设置、不相容岗位相分离，可以实现不同人员与部门间的协调、制约和监督，建立授权审批制度能明确不同岗位的权限范围，更清晰地划分责任，从而大大提高管理效率，减少错误和舞弊行为的产生。

（二）业务层面设计

业务层面分六个方面，分别是预算业务、收支业务、政府采购业务、建设项目、资产与合同控制。业务层面的内控实施是以单位层面设计为基础的，通过嵌入内控点、建立数据库和实时预警机制等方法来实现。

1.嵌入内控点

内部控制的信息化落地，可以将传统的人工审核、繁重的台账登记转化为信息系统的内置条件和运行程序，用“机控”代替“人控”，不光可以大大节约时间成本、提高工作效率，还能大幅提高审核的准确性和完整性，抑制腐败滋生。业务层面的内控实施，应当从嵌入内控点着手，通过经济业务活动的全面梳理，将内控点逐一嵌入相应模块，示例如表1。

表1 远程报账系统中的内控点嵌入示例

2.建立数据库

远程报账系统实际上是一个信息采集系统，可以获取一手的财务数据，以数据为基础便能够实现分析、处理和反馈。但现有的行政事业单位远程报账系统仅能做到前者——实现信息数据的采集，而无法做到后者——整合数据进行分析、处理，为内部控制服务，实现对经济业务的精细化动态管控。而突破这一局限性的方法就是建立数据库，利用数据分析技术提高会计信息质量，为各级领导提供管理决策支持。通过数据库的建立，利用数据采集、数据清洗和数据挖掘等技术，可以将零散的基础数据，通过甄别、整合形成综合、全局的分析与评价结果，全流程、全方位的实时监督，切实的将内部控制融入远程报账系统中去。

3.创建实时预警监控平台

正如第1点中所提到的，内部控制信息化的核心思想是用“机控”代替“人控”，除嵌入内控点、建立数据库等手段外，“机控”应当不仅仅停留在简单的被动控制层面，还应创建实时预警平台，实现主动监控。因为有了内控点和数据库的支撑，预警监控平台可以做到主动疑点核查、定期分级推送。例如，预算执行进度超序时进度或缓序时进度时，预警监控平台根据超过（或缓于）百分比判断风险程度，发布相应等级的预警信号；经济合同事项超过执行期限未收款（或付款）时，根据逾期时间推送合同经办人和经办部门负责人。预警监控平台的建立依赖于内控点和数据库的完善，同时也是被动控制方法的补充，是内部控制信息化的发展方向。

四、内部控制信息化的未来发展方向

（一）实现与税务系统和政府采购网站等对接

现有内部控制的信息化建设是基于单位范畴的基础数据来进行讨论的，是以原始数据已清洗、挖掘干净为假设前提的，对于数据源头的控制仍然依靠人工审核。内部控制信息化建设下一步的研究方向将是与税务系统和政府采购网站等的对接，实现数据源头审核的信息化和自动化。

（二）财务机器人与人工智能

内部控制信息化的未来发展方向应当是更加高效、便捷，更少的人工，更多的智能化流程，将简单、机械、重复的工作量减到最低。财务机器人的概念刚刚兴起不久，现阶段主要依赖光学字符识别系统（OCR：Optical Character Recognition）、机器人流程自动化（RPA：Robotic Process Automation）和电子财务记账系统三个功能来完成原始的信息录入和预处理，使信息化系统基础数据能更高效、更规范地采集到数据库中。人工智能则是信息“识别”向信息“理解”的发展，现阶段的内部控制信息化归根结底只是对基础数据的识别，是交互的优化，是效率的提升，而不是经验的形成和对复杂问题的思考，现有的信息化系统可以实现汇总问题、分析问题，但无法形成经验、解决问题，人工智能的发展将会使内部控制信息化走向更高层次的位面。