新环境下人力资源和社会保障局档案管理策略研究

爱丹

人力资源和社会保障局档案管理工作主要是对部门相关档案进行收集、保存和整理等，做好档案管理工作，对促进人力资源和社会保障局各项工作顺利开展、提升服务质量至关重要。所以，本文主要结合内蒙古呼伦贝尔市鄂温克族自治旗人力资源和社会保障局档案管理工作，分析该部门档案管理现状，结合存在的不足，提出新环境下人力资源和社会保障局档案管理优化策略，以为相关工作人员提供一定参考。

档案是记录过去与现在的各种历史资料，涉及到文化、经济、教育、政治等多项活动记录，档案所记录内容极具价值，不仅有关个人活动，还关系到社会组织和国家机构。人力资源和社会保障局开展的档案管理工作，主要是对本部门有价值的资料与信息进行整理、收集和保存。目前内蒙古呼伦贝尔市鄂温克族自治旗人力资源和社会保障局在开展档案管理工作中还存在一定不足，主要涉及到管理制度、硬件设施、管理人员、管理模式等方面。对此，要求相关部门正确认识档案管理现状，积极探索新时期的档案管理创新策略，促进人力资源和社会保障局充分发挥职能作用，提升服务水平。

人力资源和社会保障局档案管理现状

缺乏完善的档案管理制度

内蒙古呼伦贝尔市鄂温克族自治旗人力资源和社会保障局在开展档案管理工作中，档案信息资料涉及范围比较广，而在档案信息资料基数大、类型多的情况下，需要分类开展管理工作，并根据不同的管理类型交由不同部门进行分别管理。但由多部门参与的档案管理工作使得档案相对分散，缺乏统一规划，不利于档案的高效利用。这种相对滞后的档案管理模式，难以达到新时期动态化档案管理需求。同时在此档案管理模式下，还未完善的建立安全管理机制，使得不同档案管理部门之间缺乏良好的信息互通性，各部门虽能有针对性、有重点的开展档案管理工作，但各部门大多保持各自为政状态，缺乏有效沟通，难以高效开展档案管理工作。同时，在档案管理制度不够完善情况下，会使档案管理工作者面临巨大的工作压力，往往会因缺乏规范指导而增加工作量，并同步增加管理成本，甚至会由于缺乏足够的安全管理投入而增加档案管理安全隐患，难以充分发挥人力资源和社会保障局的社会经济调控职能。

档案管理缺乏充足的基础硬件设施

鄂温克族自治旗人力资源和社会保障局涉及到的档案资料比较多，受到现实条件因素制约，导致档案管理不能在同一区域实现统一化管理，使得档案管理库房整体布局相对分散。而在库房分散布局情况下，将进一步增加檔案统一管理难度，并会使档案管理成本不断增加。如在此模式下需要设置多个档案库房，不同库房都要相对应的配置办公桌、电脑等基础硬件设施，而因为档案管理投入不足，使得各库房的基础硬件设施配置也不足，在缺乏统一规划情况下，还容易出现重复建设、重复管理等问题，降低档案管理成效。

档案管理者专业素养急需提升

就目前情况来看，鄂温克族自治旗人力资源以及社会保障局在开展档案管理工作中，相关管理人员综合素质有待提升，部分工作人员缺乏专业能力。出现此现象，一个主要原因是人员聘用过程中所设置聘用标准较低，聘用流程不够严格，使得档案管理队伍人员素养参差不齐。同时，人力资源和社会保障局在对档案管理者尤其是新入职档案管理者进行培训过程中，以老带新模式为主，而老员工带教新员工的模式实际培训效果远不如系统化的组织培训活动效果突出，在缺乏完善的培训体系基础上，导致很多档案管理者其专业素养和业务水平不能满足新时期档案管理需求。还有很多档案管理者不够关注自我提升，将进入事业单位视作铁饭碗，认为步入工作岗位即可高枕无忧，普遍缺乏自我提升主观能动性。出现上述现状，还有一个重要原因就是人力资源和社会保障局未完善地构建考核体系，不能充分体现监管职能，使得一些档案管理工作者不够重视自身工作，并且工作态度懒散，直接影响档案管理效能提升。

档案管理模式相对传统

虽然目前鄂温克族自治旗人力资源和社会保障局非常关注信息化建设，并已对档案管理工作建立信息化管理系统，不过仍存在较为严峻的信息化应用不足情况。比如在档案业务处理、档案信息收集、档案利用和权限、档案统计和编研等方面，对于信息化技术的应用相对浅显，难以真正满足现实需求。同时，信息化系统功能尚不完善，使得系统利用率相对偏低，还有一部分档案资源仍以卷宗模式管理，导致档案资源存在一定安全隐患，影响资源利用。在我国社会经济不断发展，人口数量持续上升背景下，人力资源和社会保障局需要管理的档案资料也持续增多，使得档案管理工作量持续加大，若依旧保持传统的管理模式，不能有效提升档案资源利用率，也无法为社会提供高质量、高效率的档案服务。

新环境下人力资源和社会保障局档案管理策略

完善的建立档案管理制度

内蒙古呼伦贝尔市鄂温克族自治旗人力资源和社会保障局要进一步提升档案管理成效及管理水平，首先要完善的制定档案管理制度，在规章制度约束下促进各项工作效率提升。在改革与完善档案管理制度过程中，主要应关注以下几方面：1.针对档案初步评估、登记、统计等工作制定完善的基本操作管理制度，在制度指导和约束下，使档案管理者进一步规范个人工作行为；2.要高度关注档案管理质量，完善的建立职责管理制度，保证每一页、每一张、每一卷的档案内容均是完整、准确的，并可相对应的查询相关负责人，贯彻落实责任制。如果某项档案工作发生问题，可快速追溯相应负责人，追究其责任，同步要求其限期整改，在此基础上不断提升档案管理质量及效率；3.完善的建立档案监管制度。为在档案管理工作开展中贯彻执行档案管理制度，充分发挥各项制度的作用，需要完善的制定并有效落实监管制度，防止发生制度形式化问题。通过落实监管制度，还能及时发现其他相关制度在制定和落实中存在的不足，及时加以改进与完善，使其他各项制度始终保持规范性、适用性；4.完善的制定并严格执行档案管理审查制度，按照一定周期落实审查任务，一旦发现有档案丢失、归档不规范等问题，要及时追溯负责人，并交由专门管理部门加以解决，防止发生原则性问题，促使档案管理质量及水平全面提升。

增加硬件设施投入

在我国社会经济不断发展过程中，档案数量持续增多，同时档案资源利用需求也不断扩大，为不断提升档案管理水平，优化档案管理服务，需要针对档案管理工作增加硬件设施投入。如鄂温克族自治旗人力资源和社会保障局就在近年不断增加档案管理基础硬件设施建设投入力度，清晰的划分了档案庫房、接待区域和办公区域，使档案室整体布置更科学，为促进档案统一管理提供便利。同时，还建立标准化档案库房，根据档案管理需求配置专用档案密集架和中央空调、灭火器、扫描仪、办公桌、电脑等所需硬件设备，在此基础上促使档案管理工作高效、有序的开展，并充分发挥档案资源价值。

提升档案管理者综合素养

鄂温克族自治旗人力资源和社会保障局目前在档案管理人才队伍建设中还存在诸多不足，很多管理人员的管理理念、业务水平特别是信息化技术掌握程度等均难以充分满足新时期档案管理需求。管理队伍中还有部分工作人员受到传统思想影响，认为自己的工作属于铁饭碗，严重欠缺自我提升意识，不够关注学习先进的档案管理理念和专业知识。所以，急需强化人才队伍建设，提升档案管理者综合素养。

首先，人力资源和社会保障局要针对档案管理人员聘用制定严格的标准，贯彻执行，促使入职门槛得到提升，优先录入业务能力突出、专业能力强、综合素质高的优秀人才，严禁出现走后门、托关系现象。其次，要科学的构建人才培养体系。针对目前人力资源和社会保障局在档案管理人才培养方面存在的问题，要系统化的改进和优化人才培养体系，着重组织档案管理者学习档案管理相关法规，比如《干部人事档案工作条例》、中华人民共和国档案法》等，通过系统化培训提升专业素质，积累更多专业知识。此外，人才培养过程中要重点融入信息化档案管理相关内容，结合新时期档案管理新需求、新内容以及新形式，针对性的对档案管理者加强业务培训，使其掌握信息化管理技术，并增强相关技术应用意识，不断提升档案管理者专业素养和综合能力。为有效提升人才培训效果，还要关注将档案管理者的培训成效和其绩效考核挂钩，以调动档案管理者参与积极性，更加关注培训，进而获得理想的培训效果。再者，人力资源和社会保障局要完善的建立人才考核机制，重点考核经常在档案管理工作中发生失误或者业务能力较弱的工作人员，为其设置3～5个月的考核周期，通过落实定期考核制度，促使档案管理者更加重视自我学习，积极通过多种渠道学习先进的档案管理知识和理念，不断提升个人综合能力。此外，要专门针对档案管理者建立完善的考核激励机制，使所有档案管理者均接受定期考核，相关考核结果要和奖金分配挂钩，从而体现激励作用。最后，人力资源和社会保障局要强化人才储备，因为随着社会的发展，档案管理资源将不断增多，管理工作量会持续加大，而在人员流动进行工作交接过程中，过大的交接量容易导致员工盲目行事，或者出现人员配备不足等情况，所以需要未雨绸缪的加强人才储备，在充足的人才支持下促进档案管理工作高效、有序的开展。

针对档案管理加强信息化建设

鄂温克族自治旗人力资源和社会保障局目前已基本建立信息化的档案管理模式，不过管理中信息化资源利用率偏低问题仍较突出，所以需要结合新时期档案管理需求进一步提升信息化档案管理水平。对此，人力资源和社会保障局可专门建立电子档案管理系统，关注系统升级和优化，结合多种档案类型和相关信息分类建立数据库，推进分级式管理、集中式管理模式建立。在实际管理中，档案管理者可通过搜索关键词或查询关联条件快速、准确的查找所需信息，此外要进一步完善电子档案管理系统功能，以实现跨平台、跨部门检索，并要严格管理操控权限，在保证档案资源安全基础上提升档案管理质量及效率。

在对档案管理系统功能进行完善过程中，主要可从以下几方面入手：其一，完善档案信息收集功能。收集功能在档案管理前期和中期发挥着重要作用，其可精准、快速的将档案文件信息归纳至指定档案库当中，自动化的形成规范、标准的档案条目以及电子文件，促使档案管理者更便捷的进行资料收集、业务经办、资料校对以及资料归档等工作。其二，完善档案业务管理功能。整个档案管理信息化系统当中，此项功能至关重要，同时其也是目前档案管理工作一项重要内容。利用档案业务管理功能，可对档案资料实现进一步细分，比如可详细划分成社会保险稽核类别、生育保险待遇类别、社会保险业务统计报表类别、工伤保险待遇类别、社会保险管理类别、社会保险费征缴类别、养老保险待遇类别、医疗保险待遇类别等，通过建立树状管理结构，实现分级管理，由此使工作人员能够更高效、便捷的对档案数据进行修改、录入和更新。其三，要完善档案统计以及编研功能。利用档案的统计功能，可对系统内全部档案资源实现实时统计，及时掌握档案利用情况，此外可基于差异化分类条件或基于录入年份进行高效、规范化的统计，并可通过网络渠道及时向档案馆发送汇总后的统计结果，方便档案资料核对工作，并保证统计资料更加完整、真实。档案编研工作具有较高严谨性、专业性，利用电子档案管理系统的编研功能，可使档案编研人员更深入的挖掘和分析档案数据信息，高效加工与处理档案文件，经格式转换之后，方便的纳入到编研库当中，促进数据信息完善，为后期档案管理检索、编研及应用等提供便利。其四，要完善档案利用和权限管理功能。在此项功能支持下，可在有关人员借阅档案之后自动化的在系统当中产生借阅登记表，详细记载借阅人的目的、件号、文号、借阅期限、地点、单位及时间等信息，并会展开实时监控和管理，在接近或者已经到借阅期限后，系统可利用弹窗功能向相关人员发出提醒，催还资料。档案管理系统完善权限管理功能，可基于差异化档案类型形成相对应管理模块，要求用户必须具备相应权限方可登录并查阅资料，系统能够对用户查阅及浏览记录进行监控，保证档案管理更加安全。

结束语

内蒙古呼伦贝尔市鄂温克族自治旗人力资源和社会保障局开展的档案管理工作服务于社会及国家各项工作需求，可为社会各项事业顺利开展提供便利。所以，人力资源和社会保障局要紧跟时代发展，不断创新和优化档案管理模式，正确认识目前档案管理工作开展中存在的不足与问题，针对性的采取有效策略加以解决，促进档案管理水平不断提升，并不断提高服务效能。

（内蒙古呼伦贝尔市鄂温克族自治旗人力资源和社会保障局综合保障中心）

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