智慧时代电子档案管理系统的构建

文/南阳市卧龙区会展服务中心 李伟

在现代化管理水平不断提高的背景下，传统档案管理方法的弊端不断凸显出来。档案管理工作的效率不高，档案资料保存风险高、易损坏，已经无法满足现代化社会发展的需求。只有通过信息化技术的科学利用，保证电子档案管理的安全、准确性，加强电子档案管理系统信息化发展，不断提升档案管理水平，提高档案管理服务质量，促进档案管理工作向着信息化方向发展，加快信息化建设步伐，方能促进档案工作的效率提升，满足群众对档案信息日益增长的各方面需求。

一、智慧时代电子档案管理系统的基本特征

在智慧时代实现对电子档案管理系统模式的构建，就要科学分析电子档案管理的基本特征，掌握电子档案管理系统对档案管理工作开展提出的基本要求。智慧时代重视利用“互联网+”技术，强调对智慧化服务的结合，以便促进档案管理工作的有效开展。通常来说，智慧时代电子档案管理系统的基本特征包括以下方面：

（一）档案信息采集智能化。以往的纸质化档案管理通常依靠人工进行，缺乏电子形式和其他形态，所以总体的档案管理效率较为低下。而在智慧时代，传统的档案管理逐渐被电子档案管理所代替，除了原有的传统纸质档案以外，逐渐衍生出数字化的电子文档，成为档案管理的主角。电子档案主要包括的形态有电子文档、音频、视频等资料，电子档案管理系统的利用，能够有效对各种信息化资源进行挖掘，实现对档案信息的搜集，加强对档案信息的深度处理，档案信息采集的智能化已经成为现阶段档案管理系统中的一个显著特点。

（二）档案管理智能化。在智慧时代，档案管理工作的开展都是在档案管理平台基础上进行，其主要优势体现在几个方面：首先，在信息采集过程中，能够实现对电子档案的全面搜集和记录；其次，文件在转化为档案后，能够有效实现对档案的盘点，保证对档案的有效分类和统计；再次，进行档案调阅的过程中，可以及时对档案建设的范围进行查阅，实现对档案查阅人员的控制；最后，通过档案管理平台的利用，可以实现对档案信息的深度挖掘，保证档案的利用效率提升，平台还可以在一定程度上实现对档案保存环境、温湿度的控制，使档案的保存更加长久。

（三）档案服务的智能化。在智慧时代，档案服务变得更加智能，不仅可以有效实现档案信息搜集智能化，还能够实现档案服务智能化。首先，智能化平台的构建能够更加方便对档案内容、档案实体和档案管理信息等有效对接，能够实现档案信息和客户之间的沟通与交流；其次，电子档案管理中，对于任何档案管理的产品和信息都可以在最短的时间内获取，保证信息档案的快速高效性，便于实现对档案的查阅和搜集，实现对档案资源的充分挖掘；最后，能够有效地实现对档案管理和服务信息的反馈，及时实现对档案数据的分析，将用户的需求摸清，便于提供更好的档案管理服务，实现对档案信息的有效管理。

二、智慧时代档案管理工作中存在的问题

（一）专业电子档案管理人才缺乏。智慧时代电子档案管理系统对于人才具有较大的需求，然而受传统档案管理观念的影响，档案管理系统部门普遍存在高素质的复合型人才较为稀缺的问题。现有的管理人员对于计算机技能的掌握较弱，因此对于电子档案信息的处理缺乏专业性，导致档案管理的准确性大打折扣。部分档案管理人员为兼职，缺乏专业的档案管理知识和技能，单位也未予以重视，缺少相关技能和职业培训。

（二）档案管理工作缺乏规范性。单位对档案管理工作不够重视，管理人员未意识到档案管理工作对部门及社会发展的重要性，档案管理工作缺乏规范性。具体到电子档案管理工作开展中，档案管理人员对档案处理缺乏先进的信息档案管理技术和手段支持，导致不少档案资料疏于管理，极易损坏丢失。档案管理缺乏健全机制，没有完善的管理机制提供保证，不利于电子档案管理规范性提升。

（三）档案管理方法落后。虽然许多企事业单位的电子档案管理意识提升，逐步建立电子档案管理系统。但是部分单位在档案管理建设上流于形式，不重视管理方式的更新和管理人员的技能培养，档案管理人员不能娴熟运用新系统，往往使电子档案管理系统成为摆设。其主要体现在三个方面：首先，档案管理人员对于档案信息的采集依然利用传统方式，无法保证档案信息质量；其次，缺乏深度挖掘，工作人员没有及时学习新系统管理方式，导致系统和人员配合程度不高；最后，综合性电子档案管理平台搭建效率不高，无法满足群众对档案服务的需求。

三、电子档案管理系统设计的发展方向

（一）规范化发展。智慧时代电子档案管理系统设计需要重视电子文件的管理，通过电子文件的搜集，保证管理系统设计的完整性和可靠性。所以，在电子档案管理系统设计的时候，应该优化电子档案管理方向，制定完善的档案管理规范，根据实际的电子档案管理情况建立档案管理评估制度。才能保证档案文档建设的完整性，体现电子档案管理的真实价值。

（二）一体化发展。随着我国经济发展水平的提升，各行各业都进入信息化时代，纸质档案管理已经无法满足企事业单位档案管理需求。电子管理系统能极大地提高档案管理效率和服务质量。因此，电子档案管理系统设计运用已经成为大势所趋，档案管理一体化发展逐渐成为文档发展的主要方向。所以，为了更好地保证电子档案管理的安全可靠性，促进文档电子一体化水平提升，必须重视电子档案管理系统设计方向的优化。

四、智慧时代电子档案管理系统的构建策略

在智慧时代加强对电子档案管理系统的构建，需要充分考虑档案管理的多种功能，使其能够满足对档案资料搜集、整理、统计和查阅等需求，提升电子档案管理数字化水平。从总体而言，电子档案管理系统包括档案业务管理、信息管理、系统维护等，其中档案业务管理就是数字化档案管理的核心，其主要的功能模块设计的内容包括案卷管理、材料管理和任前审核等。

（一）档案案卷管理。档案的案卷管理是档案系统业务处理的关键模块，主要用于对整个档案的日常管理中，功能包括对档案的转入、转出、查阅和借阅等，档案的转入主要用于接收外部的档案，提升档案管理水平。所以，电子档案管理中首先要做的就是由送档人将“档案”和“转递登记表”等送到接收单位，由接收单位对档案进行接收。整个接收的过程中，档案管理人员应该详细根据相关档案管理规定进行。档案接收后，档案管理人员应该对照“转递登记表”，详细对档案进行核对。在审核完成后，方可在“转递登记表”中签字盖章，然后将回执单返回，将收到的档案纳入相关程序中入库存放。而档案转出业务就是将企事业单位的档案移交到相关部门，在进行转出的时候，档案系统应该详细对转出的情况进行登记。对于档案的利用，应该详细登记借阅人、利用人等信息，登记其档案使用意图，通过填写“查借阅档案审批表”内容，完成档案的利用，在完成审批后，方可真实的进行档案借阅。借阅人员需要在规定的时间范围内实现档案归还，如果档案到期没有归还，电子档案信息管理系统应该及时自动提醒。在档案案卷管理中，主要利用的方式包括两种，分别是档案的查询、统计。档案查询就是对档案的利用状态进行查询，主要包含的内容为在库情况查询、接收未入库情况查询等。电子档案管理系统的构建，能够有效地满足对档案资料分类查询的需求，档案使用者可以通过电子档案管理系统对每个人的情况进行查阅，便于对档案的有效使用。档案统计是利用电子档案管理系统实现对档案的鉴别、归档、转出等，以便根据实际的档案管理业务需要，灵活构建电子档案统计方案，完成对电子档案的统计。

（二）档案材料管理。电子档案管理需要根据档案管理实际，完成对档案管理目录的编辑，从而有效实现对材料的转入和转出等操作，对于档案材料的收集和鉴别等，也是电子档案管理的重要内容。在档案材料接收后，需要对材料进行科学鉴别，根据其类型分为入档和不可入档材料。对于可以入档的材料在归档后，要将材料纳入档案中，利用系统自动对档案目录进行调整；对于不可入档的材料，可以将其转入“待处理”材料。

（三）电子档案的审核。电子档案管理中业务的审核是十分关键的环节。一般来说，档案审核业务包括三项功能：任前审核、档案审核、统计功能。任前审核就是对打算任用人员的情况进行审核，根据实际情况将其拟成相关统计表，如果这个过程中审核人员已经被任用，信息系统会在数据库中进行人员的增添；档案审核是为了更好地保证当前所管材料的完整性，对其涉及的手续进行审核，在系统中形成登记表。在统计功能利用的过程中，可以针对性地对各项统计情况进行观察，包括电子档案材料统计变化、提拔情况统计和审核数量统计等。

（四）制定完善的电子档案管理标准。为了保证电子档案管理系统的稳定运行，需加强对相关管理标准的制定，通过合理的制度和保障机制，提升电子档案的管理水平。具体可以做到三点：首先，积极地构建完善的信息化标准体系，完善档案采集、整理和安全规范等环节，制定统一的电子档案管理格式标准；其次，严格根据实际的档案管理情况，构建数字化管理规范，完善和健全数字化档案管理制度，促进各种工作机制的完善，保证电子档案管理标准的流畅运行。

（五）加强电子档案管理系统设施建设。电子档案管理系统的高效运行需要软硬件设施做支撑，更需要高素质档案管理人才队伍参与建设发展。为了更好完善软硬件设施建设，首先，要加强对电子档案管理的投资力度，购置必需的计算机和服务器等设施；其次，要积极开发利用电子档案管理软件，实现电子管理软件的科学高效利用，通过专业人才团队培养建设，不断提升档案管理工作的效率。

五、结语

2017～2021年期间，南阳市卧龙区会展中心科学利用电子档案管理系统共归档文书档案、人事档案、财务档案320件，收集有关的资料，如年鉴、刊物、文件汇编12册；系统化整理文书档案卷150件、人事档案20件、财会档案180件，所有档案全部装盒，入库，做到整齐规范，排列有序。电子档案使用更加便捷，编制实用的检索工具8册，5年共接待查询、借阅档案300余人次，查询800余卷；参与编撰并完成了机构改革大量记录资料。智慧时代电子档案管理系统的构建是一个十分重要的课题，也是加强对电子档案开发利用的良好契机，能有效降低档案管理人员的劳动强度，提升档案管理效率与信息服务质量。只有积极促进电子档案管理系统构建，方可加快电子档案发展步伐，实现电子档案管理全覆盖，促进企事业单位档案管理工作进一步发展。