建设医院全流程智慧财务管控系统

文/马昕

智慧财务系统，实现了医院全流程财务管理，提高了财务人员的综合素养和财务管理水平，为医院现代化财务管理提供了实践经验。

医改不断深入，对公立医院发展提出了更高的要求。公立医院进入既要保持公益性，也要实现可持续性的高质量发展阶段。财务管理作为医院管理的关键环节，更要主动适应新形势，充分利用大数据、云计算、“互联网+”等现代信息技术建立智慧财务，为医院管理增效赋能。

某医院从传统财务流程中的问题出发，建立智能化、标准化、管控化的全流程智慧财务系统，从而提高了医院报销审批业务的效率，提升了临床人员对财务的满意度，加快了医院财务转型的进程，以期为其他医院提供参考和借鉴。

智慧财务信息系统的设计

传统财务报销涉及种类繁多，如差旅费、会议费、工程结算类、薪酬类、科研类等，票据量大、开支范围广、金额大，在报销过程中各类业务报销流程不一，而报销人员并非熟知每一种流程，因此在报销结算过程中暴露出诸多问题（见链接）。鉴于此，设计新的智能化的报销流程迫在眉睫。

一是创新系统设计理念。

要改变传统财务管理模式，除了要转变临床人员、财务人员的思维模式，还要进行完善的流程设计，通过先进的信息技术，将财务管理嵌入到业务流程中，实现真正的业财融合。

智慧财务的顶层设计首先要有规范化、标准化、精细化的操作流程和标准，固化流程中各岗位、各环节的操作要求，规避操作风险的发生。此外，智慧财务系统的设计要以财务指标为基础，按照医院财务制度和相关会计准则的要求设置精细化的操作，不仅包含业务报销、票据管理、资金支付等模块，还包含财务报表分析、数据统计、政策更新等内容。

二是设计具体流程。

在建设新的智慧化系统初期，先梳理单位涉及的各类业务，列出每类业务需要的流程、参照的文件，每个节点需要提供的附件以及需要哪个部门哪位领导审批。梳理完业务流程后，把相似业务可以设计到一个报销类别下，这样既避免了业务流程太多查找不方便，报销人员不易区分，又可在单据内部设置下拉框选择具体报销业务，对应不同的选项，设置好不同的审批流程，这样报销人员填写好单据后只需点击“传递”按钮，不需要选择审批人，票据线上会自动传递至下一个岗位。报销人员只需在票据传递至财务票据接收岗前将票据送达，如果报销单据没有问题，报销人员只需往财务送一次票据即可完成报销。若票据有问题，审核人员会在线上将单据退回给经办人，并在退回意见处详细列明退回原因，报销人员可根据意见进行相应修改和完善。

财务报销系统设计好后就是与其他系统衔接的问题了，引入新的信息系统虽然解决了财务一部分的问题，但若止步于此，就会出现“各自为政”的信息孤岛现象，信息孤岛影响了医院信息传递的时效性，信息延迟使得无法在前端对业务进行控制，既影响管理目标的实现，又使医院信息管理发展滞后，更难实现真正意义上的全流程管理。将智慧财务系统中的数据传送至HRP及其他系统，不管是在后续录入凭证还是在其他业务中，都可直接调取传送过来的数据，实现系统之间的对接，实现全流程的智慧财务系统管理。

财务管理作为医院管理的关键环节，更要主动适应新形势，充分利用大数据、云计算、“互联网+”等现代信息技术建立智慧财务，为医院管理增效赋能。

财务流程优化与实现

智慧财务系统的引入提高了财务工作效率，优化了财务报销流程，提高了财务管理水平，助力财务人员向管理会计转型。

一是扫描枪自动审验发票。

在智慧财务系统中开发发票审验模块，该模块连接税局系统，可调取开票信息，当报销人员送至票据后，票据接收人员只需用扫描枪扫描发票上面的二维码即可显示发票信息，该功能不仅保证了票据的合法性，还改变了传统模式下财务人员手工查询的情况，节约了大量审核发票的时间，把财务人员从基础工作中解放了出来。另外，该功能还可以显示此发票被查验的次数，若已查询次数过多，可引起财务人员的注意。

二是嵌入已有文件标准，代替人工。

有些报销规定中含有报销准则，或是最高限额，或是一个区间，将含此类标准的文件事先录入到系统中，这使得不符合规定的票据无法填报，又避免了报销人员超额报销，减轻了审核会计的负担。例如差旅费报销，各地住宿标准不一，审核人员不必再逐一核对住宿费是否超标，从源头上杜绝了审核出错的可能性，补助金额也可自动核算，不需要人工加总金额，实现了单据的智能审核，这既减少了财务人员低附加值、高重复性的工作，又避免了人工审核出错的可能性，大大提高了财务人员的审核质量和审核效率，规避了财务报销风险。

另外，设计加入的事前出差审批模块，将医院差旅培训业务在前端进行优化控制，避免了事后补出差审批单的情况，降低了管理成本。将财务制度嵌入到系统后，将各项标准进行了信息化的控制，减少了财务人员与业务人员的沟通成本，提高了财务报销的效率。

三是嵌入预算，避免超额支出。

在智慧财务系统中嵌入全面预算管理系统，系统中有各个归口各个项目的预算金额，对于部门来说，与年初上报的预算相衔接，避免了各类业务超额支出，真正意义上实现全面预算管理。对于专项报销模块，嵌入每个项目的经费余额，填单时选中某个项目后自动显示余额，若所填金额超标则会予以提醒，避免出现报销业务因超标需要重新审批的情况。

传统模式下报销人员须查看各个项目的经费本，经费本经常出现漏记或记错的情况，若出现超额支出，只有等后期财务人员对账才能发现，既给单位带来资金流失的风险，又增加了财务调账的工作量。

嵌入了项目和经费余额后，报销人员可以一目了然地看到要使用哪个项目哪一年拨付的经费，若填报金额超出余额，则系统会卡控不能进入下一环节。在记账人员制单时，自动生成带有项目编码辅助核算项的科目，不需要再查询该项目哪一年还有经费剩余，按照先入先出的原则，自动记入支出。这大大提高了报销人员和记账人员的工作效率和准确率，使专项经费管理清晰高效。

四是系统之间互联互通，自动生成记账凭证。

医院的信息化系统由多个系统组成，系统之间接口不一，信息孤岛现象严重，打通智慧财务系统与HRP系统，将智慧财务中的凭证信息传输到HRP系统中，根据每笔凭证的编号查询对应的记账凭证，点击进入编辑，摘要可根据需求做简单修改，不管是财务会计科目还是预算会计科目都已提前设置好对应科目可自动生成，记账人员仅做简单核对，此举既规范了记账科目的统一性，也避免了敲错或录错的风险，降低了差错的频率。

同时，根据业务类型，提前设置好对应的现金流量，保存凭证时现金流量随之保存，不需要再手动录入。系统之间互联互通，减少了财务工作中简单重复性的劳动。

五是审批流程可视化，大大提高移动端的审批效率。

报销人员可在智慧财务系统中查看审批进度，在票据传递的每个环节都标注了时间，保证了报销流程公开透明，若票据在某一环节长时间未审批，可主动咨询原因或提醒相应审批人。系统实行逐级审批制度，本级审批完才能传递至下一节点审批，避免出现传统模式下越级审批的情况，也保证业务得到层层把关，责任到人。

此外，各级审批人在移动端安装APP与智慧财务互联互通，利用碎片化时间进行业务的审批，省去了临床职工跑腿的时间，双方不用碰时间，大大提高了审批效率。临床人员回归到临床，审批人也可以合理安排自己的时间，既优化了资源配置，又使管理工作有序进行。

六是会计资料影像化，方便日后查阅，会计档案易于整理。

报销人员在填报单据的同时将原始票据扫描上传到智慧财务系统中，单据影像与原始票据的一致性由财务人员审核，保证账实一致，避免更换风险的发生。

在接下来的流程中审批人员不需要接触纸质票据就可对报销业务进行审批，减少了原始单据在传递过程中遗失的风险。

系统中有了与原始凭证一致的电子影像后，若要查账只需在系统中查询即可，不需要到档案室查询原始凭证，既节约了时间又保护了原始凭证。

同时，原始凭证全部粘贴在A4纸上，整洁规范，装订凭证时省时省力且易于管理。

开拓

本次智慧财务系统设计主要包含报销管理、移动审批、银医直连、票据影像管理、合同管理模块，主要以提高职工使用便利性、提升医院财务管理水平、完善内控制度为主，后续将继续优化报销管理、自动生成凭证功能，提高线上报销比率和自动生成凭证的比率与准确率，提高制单效率；完善合同管理模块，将合同管理不止停留在录入合同信息、生成合同付款单、引用合同信息等初级功能，还要完善各类合同个性化设置，助力传统会计向管理会计转变。

接下来，将继续开拓智慧商旅、电子档案管理等模块，智慧商旅是在手机端开发APP，使报销业务转移至手机端，出差人员不必先垫付差旅费，出差结束后系统自动向各平台结账，既淡化了工作时间和场地对报销业务的影响，又可使业务人员利用碎片时间进行弹性业务活动，打破了业务审批的时空限制，提高了报销和审批的效率。电子档案模块在票据影像管理的基础上，将报销单据及其审批流、支付记录、银行回单、记账凭证及其审批流等统一归档，形成电子档案，使医院财务管理更上一个台阶。

智慧财务大有可为，随着实践探索与信息发展，将实现更多智能化、人性化、前沿化的功能，为医院财务管理转型保驾护航。