数字化转型背景下高校档案信息化建设与服务创新研究

黄静 闭线林 黄凡珏

摘 要：数字时代背景下对高校档案管理工作提出了新要求。部分高校未积极推进档案信息化建设和档案管理工作的转型升级，在服务能力、服务水平和服务方式等方面存在明显不足。高校应认识到数字信息技术的优势和特点，结合档案服务对象的需求，对高校档案服务方式、服务内容进行創新，更好地实现档案信息的价值和作用。

关键词：信息化建设;档案;高校;服务创新

在数字化转型背景下，高校档案工作出现了新的特征和需求。新时代高校有必要给予档案信息化建设足够的重视，充分认识数字化转型对于高校档案信息化建设产生的影响，将现代信息技术与高校档案管理工作有机融合，提升高校档案信息化建设水平[1 ]。探讨在这一背景下高校档案信息化建设的现状、路径等问题，对于推动高校档案管理现代化，跟上时代发展步伐，具有重要意义。

1 数字化转型背景下高校档案信息化建设与服务创新现状

信息化是高校教学科研及发展的重要方向和任务，高校应将档案信息化建设与其他工作放在同等重要位置，同步推进。但目前部分高校档案信息化建设还存在一些问题，制约了档案信息化建设与数字化转型。

1.1 高校档案信息化建设水平需提高

部分高校对档案信息化建设重视不足，使其滞后，档案信息资源整合能力较差，档案管理只停留在档案保管和简单的服务层面，难以与高校其他系统和政府相关部门系统建立起有效的档案信息共享机制，无法实现对电子档案信息的充分利用，“信息孤岛”问题依然存在，限制了高校档案信息资源的开发、利用与整合。部分高校缺少从宏观层面对档案信息化建设的系统规划，较少对档案信息化建设的必要性和技术可行性的考虑，影响了高校档案数字化转型的有序推进。一些高校档案信息化建设思路不清晰，仍然处于起步探索阶段，或者多借鉴其他高校的发展思路，缺少自身特色，在服务环节难以为用户提供多元化的信息服务，对信息资源挖掘深度不够，档案信息化服务质量和效率提升缓慢。

1.2 档案信息化建设人才队伍建设相对滞后

人才队伍建设对于高校档案信息化建设具有重要影响，高校在档案信息化推进过程中，应充分认识到传统档案管理模式已经很难适应时代发展趋势[2 ]。当前，部分高校档案人才队伍建设不尽如人意，一些档案管理人员虽有丰富的档案管理经验和相关专业知识，但缺少信息素养和信息技术能力，难以为档案信息化建设和数字化转型提供助力。部分高校档案管理人员非专业出身，对档案管理了解不深，推进档案信息化建设的主动性和专业能力不足。部分高校未开展相应的技能培训和安全教育。一些高校虽然从宏观层面将人才建设纳入档案信息化建设体系之中，但落实不力，影响了高校档案信息化建设的整体推进和质量提升。

1.3 档案信息化服务基础相对薄弱

部分高校对服务基础建设重视不足。一是数字档案信息收集不全面，标准不统一。高校档案信息化建设涉及多个主体、多个层面，要想实现对档案信息资源的全面收集和利用，就需要高校相关部门的密切配合和广泛参与。但高校一些部门对档案信息化重视不足，并未主动与档案管理部门沟通协调，导致部分重要的档案信息收集不全面。有的档案信息内容不全面、格式不准确，也在一定程度上影响了数字档案信息的质量。二是数字档案信息服务范围较小。部分高校所形成的档案信息资源只为校内师生服务，在一定程度上阻碍了高校档案信息资源共享的发展步伐。

2 数字化转型背景下高校档案信息化建设与服务的创新路径

数字化转型背景下，高校在推进档案信息化建设过程中应切合档案信息服务的实际需要，从宏观层面对高校档案信息化建设进行规划和设计，进一步明确高校档案信息化建设的具体思路，积极推进高校档案信息化创新发展和服务创新。

2.1 推动高校档案信息化建设创新

数字转型时代，高校应转变传统的档案管理思路，树立起档案信息化建设理念，给予高校档案信息化建设足够的重视，将其纳入高校整体发展规划。应从全局出发对高校档案信息化建设进行科学谋划，有组织、有目的、有系统地推进高校档案信息化建设工作，进一步提升高校档案信息化建设的智能化水平[3 ]。在具体实施过程中，应结合各校实际，完善相应制度机制，加大对高校档案信息化建设的资金投入力度，落实好相应的软硬件配套措施，确保高校档案信息化建设顺利开展。

一是给予高校档案信息化建设足够的重视。高校应充分认识到档案信息化建设的必要性和重要性，制定相应的制度规范加以推进。同时，在档案信息收集管理过程中应形成统一标准的管理模式，实现高校档案管理规范化，确保高校档案信息齐全完整，为后续档案信息资源开发利用创造有利条件。高校有关领导应对档案信息化建设遇到的问题进行研究，拿出具体的解决方案，进一步提升档案信息化建设的成效。

二是完善高校档案信息化建设软硬件设施。高校应结合档案信息化建设实际需要，制定相关硬件设施采购方案，并给予一定的资金支持，确保档案信息化建设有扎实的硬件保障。同时，根据档案信息化建设实际需要，构建软件管理系统，进一步增强软件管理系统的可操作性。严格按照高校档案管理发展规划，加大对高校档案管理信息软件系统开发力度，从设计之初就充分考虑高校教学科研对档案信息的多样化需求以及在档案管理过程中可能出现的不确定因素，确保高校档案软件管理系统能够适应不同环境，切实为高校档案信息化建设提供扎实的软件保障。

三是重视高校档案信息安全。高校档案信息涉及多个方面，特别是高校很多科研成果和教学方案具有非常重要的科研价值和经济价值，很容易成为网络黑客窃取的目标。因此，高校在推进档案信息化建设过程中应做好档案信息安全工作，切实防止档案信息泄密，保证档案安全。一方面，高校应围绕档案信息化建设的具体诉求，对档案信息安全保密机制进行完善，并加大安全保密制度机制落实力度，为高校档案信息安全提供扎实的制度保障。另一方面，加大对高校档案信息安全教育宣传，强化高校档案管理人员安全保密意识，将高校档案安全管理工作落到实处。同时，及时对高校档案管理系统进行升级，定期对其进行维护，安装必要的杀毒软件，对数据进行加密等，防止外部黑客和病毒的恶意攻击。

2.2 推动高校档案信息化服务创新

随着网络信息技术与高校档案管理工作结合得越来越紧密，为高校档案信息化建设提供了更为多元化的技术支撑。高校传统档案管理模式以人工为主，在服务过程中需要大量人员参与，同时还要耗费大量时间成本和经费成本。因此，新时代高校档案信息化建设具有其现实的必要性和必然性。高校应将推动档案信息化服务创新作为改革的重要方面，结合教学、科研实际需要，对服务内容、服务方式进行创新。同时，加大对高校档案信息资源的整合力度，建立专门的档案服务网站，将不涉及机密的高校档案信息资源上传到服务网站平台，为社会公众和高校广大师生提供更为专业、更为便捷的档案信息服务。通过档案服务网站也能够加强与用户之间的沟通和互动，了解用户的现实诉求，并对与用户需求有关的档案信息进行系统的分析挖掘，进而为用户提供更有针对性的智能化档案信息服务。

一是创新高校档案管理方式。高校应在党的领导下，结合广大用户的实际需要，加强档案管理部门与用户之间的沟通和互动，通过互动式的高校档案信息服务模式，扩大档案管理部门在高校内部和社会上的影响力。高校档案部门要充分认识到创新高校档案管理方式的重要性和必要性[4 ]。高校档案部门及人员应深入教学、科研一线，了解教学科研人员对档案信息服务的具体诉求，并形成相应的高校档案课题方案，为教学科研工作提供更为系统、扎实的档案信息支持。同时应广泛征求广大人民群众对高校档案信息服务的具体要求，在此基础之上，对高校档案信息化服务形式进行创新，更好地满足广大人民群众对高校档案信息服务的多元化要求。

二是统筹推进档案管理工作。高校应结合档案信息化建设的实际需要，对当前档案信息化建设的各类资源进行统筹整合，按照档案信息化建设的具体方案区分轻重缓急，突出重点，推进档案信息化建设，实现高校档案数字化转型。应从源头抓起，注重高校档案信息资源的收集工作。高校应对档案信息化建设的现实意义和必要性进行广泛宣传，要求其他部门加强与档案管理部门的沟通互动，进一步明晰高校档案信息收集的具体范围、主体责任、交接环节和执行标准，实现高校档案信息资源的全面收集，为后续档案信息资源开发利用和共享创造有利条件。

三是加强高校档案管理人员教育培训。数字化转型背景下，高校档案信息化建设需要优秀的档案管理人员参与。但目前部分高校在档案信息化建设过程中对于档案管理人才培养重视不足，在一定程度上弱化了档案信息化建设成效，也难以为高校教学、科研和广大人民群众提供高质量的档案信息服务。因此，高校在档案信息化建设和数字化转型过程中，应将档案管理人才教育培训放在突出位置。一方面，结合高校档案信息化建设和数字化转型的实际需要，提升档案管理人员的信息化素养和专业技术能力，使高校档案管理人员对于大数据、云计算、人工智能技术有全面了解，并能够主动将掌握的信息技术与档案管理工作有机结合，为档案管理质量提升积极贡献力量。另一方面，向社会引进优秀的档案管理人才，充实到档案管理队伍之中，为高校档案信息化建设提供扎实的人才保障。

3 数字化转型背景下高校档案信息化建设与服务的保障机制

新形势下，高校档案数字化转型有利于实现档案的高效利用。在推进高校档案信息化建设过程中应始终树立“以服务用户为中心”理念，对高校档案信息化建设的各个方面进行优化和完善。在具体实施过程中既要对信息化建设和服务方式进行创新，也需要构建全方位的支持和保障机制。

3.1 强化物质基础和技术支持

数字化转型背景下，高校档案信息化建设与服务创新是一项系统工程，既要档案管理人员的主动参与和奉献，也需要强大的物质基础和技术支持。因此，一方面，高校应加大对高校档案信息化建设的资金投入力度，给予档案信息化建设足够的资金支持，淘汰老旧的设备，引进先进的信息化设备，为高校档案信息化建设提供良好的硬件支持。另一面，注重数字化档案管理技术的引入。当前大数据、云计算、人工智能技术对于高校档案信息化建设和服务方式创新都产生着直接重要影响[5 ]。为确保高校档案信息化建设真正落地，有必要结合用户需求对高校档案档案管理信息系统及服务网站的功能进行优化和完善，并立足校园特色，按照不同的用户需求，对整个档案信息服务体系进行创新和优化，提升高校档案信息服务网站的全面性、系统性和便捷性。此外，还要增强高校档案信息化安全责任意识，充分认识到现代信息技术在为高校档案信息化建设带来技术手段和便捷方式的同时，也面临着网络的诸多不确定因素。因此，必须增强信息化档案安全管理制度机制落实力度，采用更为全面的网絡档案安全防护措施，保障档案信息及系统安全。

3.2 建设高校档案数据库或专题数据库

随着高校档案信息化建设的不断推进，越来越多的高校档案需要存储、开发、利用。因此，有必要引进大数据、云计算等技术，建立高校档案数据库，为档案管理工作和服务工作提供扎实的数据保障。应结合高校档案数据库多应用、多用户任务环境的实际，对档案数据库系统进行调整和完善，更好地适应高校各种复杂环境，丰富数据库功能，实现对高校数据库档案信息的深度开发，为用户提供更为全面的数据库系统利用体验。另一方面，应结合高校教学、科研实际，建立专题数据库，将某一方面的档案信息资源进行整合，存储到专题数据库之中，更好地支持不同专业、不同学科的教学科研工作需要。可以将高校档案数据库划分为学术论文数据库、科研专利数据库、档案内容数据库和科研成果数据库等，进一步提升高校档案信息服务的针对性和系统性。

总之，数字化转型背景对高校档案管理工作提出了新的要求，特别是《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出，要加快推进档案数字化建设。在此背景下，高校应认真落实国家各项政策和法律法规要求，积极推进档案信息化建设，进一步提升高校档案信息资源的管理水平和服务能力。

基金项目：2021年广西壮族自治区百色市科学技术局科研项目《大数据时代高校档案信息化建设研究》研究成果（编号：百科20213243）。

参考文献：

[1]潘秀明，施秀平.《档案法》修订背景下高校档案管理的趋向与途径[J].兰台内外，2021（33）：43—44.

[2]张占武.高校档案信息资源共享在互联网环境下的有效建设研究[J].浙江档案，2021（10）：57—59.

[3]张兹磊，林晓丽.信息化背景下大学生档案意识与培养路径研究[J].传媒论坛，2021，4（21）：130—131.

[4]卢苗苗.基于业务流程再造理论的高校电子文件归档管理流程研究[J].黑龙江档案，2021（05）：20—22.

[5]邵婧，王旭州，孙可佳.智慧校园背景下高校智慧档案馆建设路径分析[J].陕西档案，2021（05）：23—25.

（作者单位：黄静，黄凡珏.广西壮族自治区右江民族医学院综合档案室。通讯作者：闭线林。）