工程建设项目档案收集归档与管理研究

周明梅

摘 要：工程建设项目档案管理是一项系统工程，包含多个环节，只有各环节紧密相扣、相互衔接，才能确保管理质量。档案管理部门应重视工程建设项目档案收集归档与管理工作，明确档案收集归档与管理的难点，优化有关流程，完善相关制度机制，进一步提升工程建设项目档案收集归档与管理质量，更好地为工程建设服务。

关键词：工程建设项目;档案;收集;归档;管理

工程建设项目档案收集归档与管理工作是工程建设项目档案全生命周期的重要环节，是确保工程建设项目档案信息完整、准确、真实的重要保障。要开发利用工程建设项目档案信息资源，就应注重档案收集归档工作，并通过合理的管理，确保档案信息安全有效，唯有如此，才能够为后续工程建设项目档案信息开发奠定基础[1 ]。

1 工程建设项目档案收集归档与管理的难点及其成因

1.1 工程建设项目档案资料收集难

随着工程建设项目分工越来越细化，各个单位所形成的工程建设项目档案越来越多，相应对工程建设项目档案收集提出了新的要求。特别是受到项目多、档案管理人员少、项目档案多等客观因素制约，档案管理人员在档案资料收集过程中难免存在收集不齐全、不系统问题。

1.2 工程建设项目档案来源多元化

工程建设项目从立项到竣工一般要涉及多个单位，这些单位又设置不同的项目部，相应工程建设项目档案也需要结合施工不同特点和阶段，分别进行档案收集。在施工阶段由于部门交叉，涉及外包项目和多级承包项目，进一步加大了档案收集的难度。

1.3 工程建设项目移交时间紧迫

工程建设项目档案随着项目的推进进行阶段性整理，从项目施工部门向档案管理部门移交归档，规模较大的，所形成的档案多则上千卷，少则也有几百卷。这些重要的档案文件资料需要在几个月内或某一时间段大批量地集中收集、整理和移交，对于工程建设项目档案管理人员而言，如果短期内进行项目档案移交，难免会出现录入不全或不完整问题，特别是突击整理，由于精力和时间不足，可能会出现错漏，难以保证质量。

1.4 工程建设项目档案管理难度加大

移交完毕的工程建设项目档案需要档案管理人员按照其属性和特征进行分类管理，在这一过程中由于前期的收集和移交工作做得并不完善，相应的在管理阶段档案管理人员还需要对所有的档案内容进行梳理，并参照标准对档案内容进行完善，一旦出现漏项或内容不清晰的，需要与生成档案的业务部门有关人员联系核对，会耗费大量的时间和精力，加大档案管理难度。

分析上述问题产生的原因，主要有四个方面。一是工程建设项目档案涉及单位多，建设周期长。涉及工程部门、生产部门、规划部门、采购部门、供应部门、财务部门，还涉及工程承包方、施工方、设计方、监理单位等，有的工程持续数年甚至更长时间。二是工程建设项目档案种类多。一般工程建设项目涉及的专业和子项较多，所形成的档案文件也种类繁多，既有政府职能部门的各种批文，也有施工各类图纸记录，还有设备管理和运行的各种文件，成分比较复杂。三是工程建设项目档案管理人才紧缺。缺乏既了解工程建设项目施工流程，也具备一定档案管理经验，有较强责任感的档案管理人员。四是工程建设项目档案管理模式及要求不统一。一些单位没有完善相应制度机制，对工程建设项目档案收集和移交工作存在随意性和职能模糊问题，难以确保工程建设项目档案信息的系统性、完整性、真实性[2 ]。

2 工程建设项目档案收集归档与管理对策

档案收集归档与管理是工程建设项目档案整个生命周期的关键环节，是提升档案管理质量的重要步骤。应采取有效措施，加强档案收集归档与管理工作。

2.1 建立健全工程建设项目档案管理机制

应通过制度机制明确工程建设项目各参建单位、职能部门在档案收集归档和管理相关环节的具体职能和职责，提升各部门和单位对工程建设项目档案管理的重视程度，通力配合、团结协助，共同做好工程建设项目档案管理工作。应形成一套符合行业标准的制度体系和技术规范。特别是工程建设项目档案涉及的业务多、参与部门多，在工程建设项目档案信息收集归档过程中难免会出现工作要求不统一的问题，影响工作。为提升工程建设项目档案收集归档与管理质量，应对相应流程进行简化，进一步提升操作的规范性和严肃性，减少不必要的中间环节，确保整个工程建设项目档案收集归档工作顺利进行[3 ]。

2.2 制定实施工程建设项目档案管理标准

工程建设项目档案收集归档、移交与管理之所以会出现各种内容不准确、格式出现偏差等问题，就在于没有严格的工程建设项目档案管理标准。要解决这一问题，有必要细化工程建设项目档案管理标准。一是健全工程建设项目档案收集标准。明确工程建设项目档案收集对象、范围及基本格式、填写标准等，确保所收集的档案内容符合相关技术标准，能够被计算机系统所接纳。二是健全工程建设项目档案移交标准。应制定严格的移交规范标准，确保移交工程建设项目档案不出现质量问题。三是要建立和完善工程建设项目档案管理标准。工程建设项目档案管理时间跨度大，参与人员多，只有制定严格的管理标准，才能够确保工程建设项目档案在管理过程中内容真实可靠，保证质量。

2.3 管理关口前移

档案管理部门应将工程建设项目档案收集归档工作放在突出位置，在思想和行动上给予足够重视。应推进工程建设项目档案收集归档工作前移，要求建设、监理、施工单位指明档案管理责任人，抓好工程建设项目档案相关工作，确保档案收集、归档、移交工作得到落实。应根据国家档案局、国家发改委《重大建设项目档案验收办法》和国家档案局《建设项目档案整理规范》，明确工程建设项目建设、施工、监理等单位需收集的档案要求及流程，纳入项目合同，及时纠正收集归档与移交过程中存在的问题，对不能按期完成档案收集归档和移交工作的，必须对相关情况予以说明，并保证在约定的期限內完成。

2.4 强化同步跟踪

针对一些大型工程建设项目，档案收集归档工作必须与项目建设同步进行，做好全程跟踪工作，确保档案信息收集归档与移交工作真正落地。一方面，应按照工程建设项目档案管理相关要求，定期召开由施工部门和参建单位共同参与的档案管理协调会议，明确工作责任、要求和具体负责人员，为档案收集和移交工作提供扎实的人员组织保障。同时，对工程建设项目档案管理制度机制进行完善，为工程建设项目档案管理工作开展提供完善的制度依据。另一方面，档案管理部门应深入施工一线，与施工单位进行沟通和互动，及时了解工程进度以及文件资料的形成、管理、收集和整理情况，定期对档案收集和管理工作进行跟踪、指导和检查，为档案移交工作做好准备。此外，在工程管理和项目验收阶段，必须有档案管理部门人员参与，并将工程建设项目档案管理作为工程管理的重要组成部分，各个部门要给予工程建设项目档案管理足够的重视，支持档案收集与移交工作[4 ]。

2.5 搭建管理平台

随着网络信息技术的不断发展，为工程建设项目档案管理工作提供了更为多元化的技术手段。通过搭建工程建设项目档案信息平台，可以及时地对工程建设项目档案信息进行收集和移交，同时也能够丰富工程建设项目档案服务职能，结合项目具体情况，对收集上来的档案信息资源进行系统开发，为工程建设项目管理和实施提供扎实的档案信息保障。在具体实施过程中，一线工程建设项目建设部门应主动地与档案管理部门取得联系，并获得工程建设项目档案信息平台端口，通过平台对平台、系统对系统的方式，及时地对工程建设项目档案信息进行在线传输和移交。档案管理部门应对提交上线的工程建设项目档案信息进行仔细对照，对于不符合相关技术要求和归档要求的档案，应退还给档案生成部门，由生成部门完善之后重新提交，确保工程建设项目档案信息的质量。

3 工程建设项目档案收集归档与管理的保障

工程建设项目档案管理是一项复杂的系统工程，涉及收集、归档、移交、管理等多个环节。为了确保工程建设项目档案能够更好地发挥作用，在管理过程中就必须结合工程建设项目档案管理的实际要求，完善相关组织、资金等方面的保障，为其提供更为扎实的工作条件。

3.1 组织保障

工程建设项目单位应充分认识档案管理的重要性，成立工程建设项目档案工作领导小组，其组长应由工程建设项目建设单位有关领导担任。领导小组应贯彻党和国家关于工程建设项目档案管理的各项要求，统一组织领导工程建设项目档案收集归档与管理工作，结合工程建设项目档案管理的实际需要，完善相关制度机制。工作领导小组办公室可设在项目建设单位档案管理部门，由档案管理部门负责人任办公室主任，负责具体的工程建设项目档案管理实施工作。领导小组应经常对工程建设档案管理工作进行检查，认真研究和解决检查中发现的问题，保证工程建设项目档案管理工作正常顺利推进。同时，工程建设项目档案领导小组还应充分发挥组织协调职能，要求工程建设项目其他参与单位支持档案管理部门的档案收集归档、移交与管理工作，形成工作合力。各个部门应严格按照档案管理的具体要求，做好档案收集归档和管理工作，定期与档案部门联系，及时收集归档、移交相关档案资料。

3.2 资金保障

工程建设项目档案管理工作需要投入必要的人力、物力和财力，工程建设单位应充分认识工程建设项目档案管理工作的资金需求，将工程建设项目档案管理工作资金纳入年度预算。对于出现的临时性的工程建设项目档案管理资金需求，也应该及时研究和支持。与此同时，应加大对工程建设项目档案资金使用的监管力度。建设单位应指派专人负责工程建设项目档案资金使用监管工作，对于资金的具体用途、经办人、时间期限等严格进行监管，确保工程建设项目档案资金真正落到实处，用在刀刃上。此外，还要坚持工程建设项目档案资金使用动态机制，每年年初要对上年工程建设项目档案资金使用情况进行总结，对下一年预算进行规划，通过动态调整，切实保障工程建设项目档案管理工作的资金需要。应及时配置和更新硬件设施设备，做好软件系统的维护和适时更新，积极推进工程建设项目档案信息化建设，实现工程建设项目档案信息资源的有效开发和利用。

3.3 技术保障

随着网络信息技术的不断发展，对工程建设项目档案管理工作提出了新的要求，工程建设项目档案管理部门应该主动地适应时代发展趋势，将现代网络信息技术与工程建设项目档案收集、归档、移交、管理工作有机结合，进一步明确工程建设项目档案收集、移交与管理工作的技术重点。通过运用现代信息技术，推进工程建设项目档案管理信息化，有效地提升工程建设项目档案收集、归档、移交、管理各个环节的工作效率。完善工程项目档案管理信息系统，打造符合工程建设项目档案管理工作实际需要的各类数据库，实现对工程建设项目档案信息资源的有效整合，为后续档案信息资源开发利用和共享奠定扎实的技术基础[5 ]。

3.4 人才保障

工程建设项目档案管理工作离不开档案管理人员的具体参与和实施，加强队伍建设，十分重要。一方面，应加强对工程建设项目档案管理人员的教育和培训，进一步提升这些人员的责任意识、规范意识和标准意识。应组织档案管理人员加强对工程建设项目档案管理相关制度机制的学习，使其对工程建设项目档案信息收集、移交、归档、整理、利用等流程都烂熟于心，并在工作中能够灵活地运用制度机制解决遇到的各种困难和问题。同时要灵活地调整工作重心和人才队伍建设方向，根据工程建设项目档案管理的實际需要，适当增加档案管理人员，优化档案管理人员的知识结构，进一步提升档案管理人员的信息素养，更好地完成工程建设项目档案信息收集归档、移交和管理工作。

总之，新时代在工程建设项目档案管理过程中应进一步明确收集、归档、移交和管理工作的难点，完善工程建设项目档案管理制度机制，大力推进档案管理信息化，提升工程建设项目档案管理人员的能力和素质，提高工程建设项目档案收集、归档、移交和管理工作的质量和水平，更好地为工程建设服务。

参考文献：

[1]汪福学，巫常林.《水利工程建设项目档案管理规定》解读[J].中国档案，2021（8）：2.

[2]陈慧，南梦洁，王晓晓等.“互联网+”工程项目档案管理探析：特征，机遇与挑战[J].北京档案，2020（4）：5.

[3]孙静云.试论新形势下的城建档案工作合作需求[J].档案与建设，2020（3）：3.

[4]胡国锋.电厂基建项目档案“三统一”管理模式浅析[J].浙江档案，2021（4）：1.

[5]王宏伟.国家重大建设项目区域经济影响评价研究——以三峡工程建设为实证基础[J].数量经济技术经济研究，2020，（4）：20.

（作者单位：广西壮族自治区北海市路港建设投资开发有限公司）