推进学校档案利用服务的途径与方法

杨洁

摘 要：教育事业改革发展不断深入，对学校的要求也在逐渐提高。学校档案对学校发展的记录、教学成果的总结研究和文化建设等方面都起着重要的基础作用。当前，学校在档案利用服务上还存在不少问题，充分收集整理好档案、管理好档案、利用好档案，发挥档案的价值，对于促进学校的全面发展具有重要意义。

关键词：学校档案;利用服务;途径;方法

学校档案主要有文书档案、教学档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案等多种类型，记录了学校教育、教学、管理等多方面的内容，是学校发展、建设、教职工及学生风貌展示、教研成果、基础信息、校园文化传承和建设的成果总和，是学校重要的信息资源。探索推进学校档案利用服务的途径和方式，对更好地发挥学校档案作用具有重要意义。本文试对这一问题进行探讨。

1 学校档案的重要性及利用价值

1.1 學校档案可促进教育教学

学校档案不只是记载了学校的历史等已经过去的事情，还为学校的未来发展提供了坚实的基础，在一定程度上还为学生和教师都提供了便利。比如教师在评职称时，查询自己个人的教学成果和相关表彰材料，在进行学习成果和方法交流的时候，查询基础的资料;学生在入学、入职时查询个人的成绩信息和获得相关表彰的信息;学校在文化建设时，档案是学校的历史积淀和证据，为校园文化建设提供实物档案和载体;在研究教学成果时，档案是珍贵的一手参考资料，也是学校教育教学活动的一项重要内容。可见，档案无论是对学校还是与之相关的个人，都具有重要的参考意义。

1.2 学校档案具有明显社会价值

学校档案是学校在发展过程中形成的各种具有保存价值和科研价值的珍贵信息，是学校在艰苦奋斗中由师生共同创造的精神财富和物质财富的总和。包含学校的建校理念、校风校纪、学校精神以及形成的各种科研成果等。开发利用学校档案，能充分体现学校档案的社会价值和文化属性。如有的学校涌现对社会贡献突出的优秀人才，通过对学校档案的挖掘，能更好地佐证这些优秀人才在学校的努力和成果，促进对外宣传。学校档案也能反映学校在不同历史时期的教学政策、制度和经验，通过对这些档案信息资源的深入挖掘，能够为学校政策制定和人才培养模式调整提供重要依据，既能为学校发展和文化建设提供档案依据，也能进一步提升学校的社会影响力。

1.3 学校档案具有科研价值

学校档案包含广大师生共同创造的各种科研成果、制度机制、教学案例、教学成果等。通过对这些档案资源的开发和利用，可以更好地研究学校教学科研发展的脉络，促进当前科研项目研究。学校不仅承担着教书育人功能，也是各项科研成果产出的主阵地。特别是很多优秀教师在教学过程中会形成优秀的教学案例、方法和经验，成为学校档案的重要组成部分。在新教师培养方面，应结合不同学科教师的专业特点，对原来优秀教师的教学经验、案例进行档案信息资源开发，提炼出有价值的档案信息，并将其作为新教师培养的重要参考资料，促进新教师教学能力和素养的提高。

1.4 学校档案具有教育价值

学校档案记忆是学校发展历程的真实写照，也孕育出了诸多思想政治教育元素。因此，在学校档案开发和利用方面有必要结合当前学校思想政治教育实际需要，将学校档案中蕴含的各种思想政治教育元素进行提炼，并将其融入到学校思想政治教育之中，提升思想政治教育效果，充分发挥学校档案的育人价值和功能。习近平总书记明确指出，要充分发挥档案的育人功能，实现档案育人与思想政治教育的有机融合，进一步提升学校育人成效。在学校档案管理和开发过程中应按照总书记的要求，充分认识学校档案的育人价值和功能。可将学校档案蕴含的红色文化元素、艰苦斗精神、科研创新精神等提炼出来，与学校思想政治教育有机结合。还可以形成学校档案育人新课题，选派优秀的教师对学校档案资源进行开发和利用，更好地实现学校档案的育人功能。

2 当前学校档案利用存在的主要问题

档案对学校具有重要作用，但目前一些学校档案的利用率较低，作用未得到充分发挥，存在一些突出的问题。

2.1 对档案利用重视不够

一些学校忽视了档案的重要作用，被动地完成上级交代下来的有关任务之后，就将档案束之高阁，甚至是随便堆放在一个不起眼的角落，连专用的档案用房、柜架都没有配备，当需要使用的时候，因为管理混乱无法找到相应的资料，或者疏于管理造成了档案资料的丢失或者毁坏，后期利用率越来越低，无人问津，造成了利用上的恶性循环。

2.2 档案管理人员的综合素质不高

档案管理是一个专业性较强的工作，尤其是学校档案涉及到的种类和内容比较多，需要按照相应档案管理规范标准分门别类收集整理好，而一些学校没有配备专业档案管理人员，档案分类整理及管理不规范，学校也没有投入时间和资金对档案管理人员进行必要的业务学习和培训，档案管理水平不高，档案利用率低和服务作用发挥不明显。

2.3 档案信息化程度不高

随着时间的累积，学校的工作量会越来越多，信息量也会越来越大，关键是档案管理人员也会出现交接工作的情况，如管理不善，易造成档案遗漏或者损毁，传统的纸质档案模式已经不能满足利用的需要，这就需要信息化技术来支撑。但是大部分学校还是使用传统的档案储存、查找和利用方式，不利于档案管理的现代化和高效率。尤其是相对落后的地区，信息化程度更低，不能满足档案开发利用需要。

3 提升学校档案利用服务的途径与方法

档案的利用服务是推进学校工作发展的一项重要举措，但是其利用服务并非一个单纯的过程，从前期的搜集整理到后期的利用，都是一个系统完善的过程，完善的档案和有效的管理是利用的基础。要想提升学校档案利用服务水平，应通过一些有效的途径和方法。

3.1 做好档案收集整理工作

学校有关领导、部门及人员应从思想上充分认识档案收集整理工作的重要性，将其纳入学校年度工作计划。在前期的档案收集过程中，学校有关领导应统筹协调，加强各个相关部门的配合，收集起来的资料应尽量准确、规范和齐全完整，为后期档案管理和利用打下坚实的基础。档案要有专门的档案室、专门的档案管理人员、专项工作经费和完善的档案管理制度，用以保障档案管理和利用工作顺利实施。档案的收集和整理是利用的基础和前提，后期的工作开展都要依托档案材料的规范性和完整性作为保证。应完善档案管理制度，档案管理人员按照制度和业务规范要求对档案进行综合管理。同时，查档人员也要遵守档案的查阅利用制度，尤其是一些涉密档案，应明确限定利用范围，加强管理。

3.2 大力推进档案信息化建设

纸质档案查阅的便捷性不高，也限制了学校档案的利用和开发。纸质档案查用不便，转换成电子档案，或者学校教职工很多根本就不清楚学校档案馆（室）到底能查到哪些有用的档案，就放弃了查阅档案这一方式。计算机技术的迅速发展，可推进档案信息化，进行数字档案管理。学校档案信息化有诸多益处：能节省储存空间，提高档案的安全性，增强查阅的便捷性。应将档案信息化纳入学校整个信息化建设规划，制定实施专项规划，明确各阶段的工作内容和任务，分步实施。应加大对档案信息化建设的资金投入，确保推进信息化建设的资金需要。应加大服务器、网络覆盖、计算机、扫描仪等信息化硬件设备的采购、维护和更新力度，满足档案信息化建设的硬件需要。应加强对学校档案信息管理系统软件和平台的研发，加强系统维护和更新，确保系统功能满足学校档案信息化建设的实际需要。应加强档案信息化建设的安全保障工作，强化技防措施，加强日常管理，做好防网络攻击和防病毒工作，确保档案信息系统和档案信息安全。

3.3 推进档案信息资源共享

部分偏远山区因为人力资源和物质条件所限，完整保存利用学校档案的难度较大，可以通过共建共享模式，以县或者乡镇为单位，集中统一管理一个区域内的学校档案资源，根据实际情况建立不同层级的档案资源共享平台，不同地区、不同学校的教职工和学生都可通过这个平台，共享先进的教育教学理念、优秀的学习方式方法等多方面的内容。在共享平台的推动下，可以将各自学校的档案共享到更多的人群，提高其利用范围，产生广泛深入的影响，更好地服务于学校档案的利用。档案信息资源共享平台应设置一个总管理员，各个学校设置一个分管理员，及時上传和修改相应的学校档案。

3.4 积极推进校园文化建设

校园文化是社会文化的一个部分，是学校精神文化和物质文化的一个总和，具有陶冶学生情操、启迪学生心智、促进学生全面发展的重要作用，其中传承是校园文化建设很重要的一个部分，学校的文字、照片和实物档案等在这个过程中起着校园文化建设载体的作用。学校党史馆是档案利用服务的一个高级的形式。从校园文化建设方面看，学校档案利用能够为校园文化提供载体和内容支撑，因此，有必要给予学校档案利用服务足够的重视。一方面，应推进学校档案利用服务信息化建设。新时代背景下，要想实现对学校档案的系统开发，就需要主动地引进大数据、云计算、人工智能技术，实现学校纸质档案的数字化转型，将数字档案存储到数据库中，并结合学校育人教学科研需求，运用大数据技术对学校档案信息数据资源进行开发和利用，为各项工作开展提供扎实的档案信息依据。另一方面，构建完善的学校档案利用服务体系。档案管理部门应树立主动服务意识，结合学校教学和科研工作的具体诉求，主动地与学校各个部门取得联系，并为其提供详细的档案信息服务，通过完善学校档案利用服务体系，进一步提升学校档案信息资源的利用效果，充分发挥学校档案的价值和作用。

南京理工大学将“哈军工精神”作为校史馆的基本价值理念，建造具有纪念和教育意义的文化教育场地。展出档案史料主要包括：一是实物档案，包括毛泽东主席会见哈军工学院首任院长的场景用雕塑等的形式复原，建校之初具有纪念意义的报刊、工具以及具有时代特色的生活用品等;二是具有历史意义和纪念意义的纸质档案资料，包括优秀的校友先进事迹、校园文化精神内涵和传承、建校以来在各行各业取得的成就、研究成果等与学校发展密切相关的内容;三是影像资料，包括校史馆建设的影视片段、结合校史馆开展的宣传宣讲活动视频资料等。将学校档案与历史文化、校史馆建设等相结合，一方面丰富校园文化的精神内涵，实现了学校档案利用的最大化;另一方面将档案利用灵活化，在学生教育和人格培养上发挥了重要的作用。

3.5 加大学校档案宣传力度

学校档案的综合管理是与教育教学不同，但是又密切相关的一项工作。档案利用率低的一个重要原因，是学校教职工并不清楚其中是否有自己需要的有用的档案资料。学校应加大档案宣传力度。例如制作简要的档案说明书，针对非涉密档案，尤其是实用性和针对性比较强的档案，将目录发放给教职工参考，当他们需要的时候，就可以有针对性地查阅。档案管理人员还应加强与学校宣传部门之间的合作，利用学校的微信、微博公众号等平台，定期将学校的发展历史或者过往教师的优秀教研成果等优质档案，做成短小精悍的视频上传平台，供全校教职工了解和参考学习。包括个人的入党时间、职称评定时间等与个人息息相关的内容，在征得相关人员的同意后，列出专门的子栏目，便于需要的时候查询。还可以集结学校优质的教案，供其他地区和有关学校参考借鉴。

3.6 提升档案管理人员素质

要推进学校档案利用，应加强档案管理队伍建设，提升人员素质。一是配备专业的档案管理人员，负责对学校档案进行统筹协调、入库存档、目录和索引的编写、协助查档人员进行查阅和借阅等工作，及时督促他们归还。同时，做好纸质档案的保存、防火、防潮、防发霉、防损毁等工作，涉密的档案要分开储存管理。二是提高学校档案管理人员的专业素质。一般地区都有档案管理部门，他们的档案管理人员都经过专业的学习和培训，具有丰富的管理和利用经验。在档案的搜集整理、目录编写和查阅等过程中，可以邀请档案部门的专业人员来进行指导，也可以派遣学校的档案管理人员到高校或者上一级的档案部门等单位进行跟班学习，学习先进的管理理念和办法，规范档案管理。

学校档案具有重要的利用服务价值。学校要从档案收集、整理、存储、管理、利用服务等方面下功夫，将其与学校的发展结合起来，尤其是与学校教育教学和校园文化建设结合起来，将历史的积淀转化为学校发展的精神内涵，充分发挥档案的利用价值。

参考文献：

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[3]叶章英.利用学校档案为校园文化建设服务[J].办公自动化，2014（2）：61—62.

[3]周荣.校史馆建设中的文化传承[J].兰台世界，2017（8）：42—44.

（作者单位：广西壮族自治区南宁市天桃实验学校）