新时期如何做好人防工程档案现代化管理工作

摘 要：人防是国防重要组成部分，人防工程是人防实现的重要基础设施。人防工程档案管理，需要立足自身特点和规律，采取更加有针对性的举措，提升科学性、规范性，具有重要的现实意义。本文首先分析了人防工程档案管理的主要特点，进一步深化对人防工程档案管理认识;提出了人防工程档案现代化管理所具有的重要现实意义;最后，从管理理念、档案收集、管理制度和信息技术四个方面，提出了新时期做好人防工程档案管理的具体举措，为进一步做好人防工程档案管理提供参考和借鉴。

关键词：人防工程档案;档案管理;新时期

概述

人防工程档案是指从人防工程项目提出、立项、审批，到人防工程项目勘察设计、前期准备、施工、监理和验收，整个过程中产生并归档保存的文字、图纸、声像等不同形式的信息记录。人防工程档案是人防工程建设项目的重要组成部分，也是项目权属登记管理的重要基础性依据，是人防工程项目使用、维护、管理、科研的重要技术资料。人防是国防重要组成部分，人防工程是人防实现的重要基础设施，人防工程档案管理与其他工程项目档案管理有所不同[1 ]，需要立足人防工程档案自身的特点和规律，采取更加有针对性的举措，提升档案管理的科学性、规范性。因此，做好新时期人防工程档案管理，具有重要的现实意义。

1 人防工程档案主要特点

《人民防空法》规定，“人民防空实行长期准备、重点建设、平战结合的方针。”人防工程既要保证战时能用，也要利于平时经济建设及群众的生产生活。“平战结合”的特殊性，就决定了人防工程档案管理有其自身的显著特点。具体来说，体现在人防工程档案形成、内容及管理三个方面：

1.1 档案形成的特点

人防工程档案形成的特点与其工程建设的特性密切相关。首先是强制性。人防工程建设与地面建设项目报建审批同步决定。根据《人民防空工程建设管理规定》，新建10层及10层以上或基础埋深3米及3米以上民用建筑，应修建6级及6级以上防空地下室。如因地形、地质等特殊情况不宜修建防空地下室，需经防空部门批准，可不修建地下防空室，但需要缴纳易地建设费。可见，不论是新建、翻建，不论是建设何种功能建筑物，建设工程满足相关要求的，应建设人防地下室。其次是专门性。与其他建设工程相比，人防工程建设管理有其专门规定，根据《人民防空工程建设管理规定》《人防工程监理行政许可资质管理办法》《人防工程设计行政许可资质管理办法》等专门性规定，人防工程建设项目在申报、立项、建设、验收各方面均有专门规定[2 ]。

1.2 档案内容的特点

人防工程各个环节所产生的档案内容也与其他普建项目档案内容有着明显差异。首先，施工前。纳入归档范围的档案资料包括“人民防空工程施工图设计文件审查批准书”等，如果没有该批准书，防空工程就将无法获得开工许可。该批准书也是人防工程档案收集的重要资料。其次，施工中。根据《人民防空工程施工及验收规范》的规定，区别于其他普通工程项目档案内容，人防工程施工质量保证资料包括“战时风、水、电系统安装、验收记录、防护（化）设备备案合同”“防护设备材质检验报告，安装检测记录”等。再次，竣工。人防工程也需要实行备案制，但与普通工程项目档案不同，竣工环节产生的档案包括“防空地下室竣工验收备案意见书”“防空地下室竣工验收意见书”“临战转换技术措施”“人防工程防护设备制作、安装质量检验评定表”“已安装人防防护设备清单及暂缓安装人防防护设备清单”等。第四是图纸。人防工程项目档案除了项目竣工图外，还有“平战转换图”等档案资料[3 ]。可见，在档案内容上，人防工程项目档案内容与普通工程项目档案内容有着较大的差异。

1.3 档案管理的特点

首先是组卷原则。人防工程中的“地下室”建设有其特殊性，这就要求在组卷原则上，将“人防地下室”施工记录材料进行单独组卷。要针对特殊的、专属人防档案资料进行单独组卷，以防止与其他工程项目档案资料混淆，不利于后期的人防工程维护、改扩建和使用。其次是库房管理。应将附建人防地下室工程项目施工资料组卷集中、连续编号排架。再次是查阅利用。人防工程项目有其保密性要求，严禁普通人借阅查询[4 ]。具体来说，只有主管人防工程武装部或负责人防工程修缮改造的后勤部门因人防工程建设及利用需要，方可借阅使用。

2 人防工程档案管理现实意义

人防工程档案是城市基础设施建设过程中产生的重要档案资料，做好人防工程档案管理具有积极的现实意义，能够为推动人防工程现代化建设提供可靠信息服务[5 ]。

2.1 提升信息化管理水平

信息技术的发展，尤其是互联网、物联网技术的应用，改变了传统人防工程档案管理模式，使人防档案管理步入了信息化发展新阶段。通过拓展人防工程档案管理渠道、优化人防档案管理形式，注重人防档案管理信息技术应用，尤其是大数据、云计算、区块链等先进技术的应用，进一步提升了人防档案的信息化管理水平，使人防档案管理更加系统化、规范化、科学化。

2.2 提高科学化管理能力

新时期，人防工程建设有着新的要求。尤其是《人民防空工程建设管理规定》《人防工程监理行政许可资质管理办法》《人防工程设计行政许可资质管理办法》等相关专门性规定陆续颁布和实施，对人防工程档案管理提出新的更高要求——加强人防工程档案管理，为人防工程建设、改扩建等提供全面信息资料支撑，使人防工程建设更加科学、规范和合理。

2.3 增强社会化发展效益

与普通工程不同，人防工程注重平战转换。在日常，要最大限度地发挥人防工程的社会价值和经济价值，在战时要能够充分发挥其保护生命财产安全的功能效益。通过人防工程档案资料的查询和利用，能够有效提升人防工程的管理效率。此外，檔案资料信息的发掘整理对于人防事业的宣传普及起到事半功倍的效果。

3 人防工程档案管理对策措施

人防工程档案是城市建设和国防建设的融合发展的现实体现，加快新时期人防档案工作改革，实现人防档案创新发展，可为人防现代化建设及经济社会发展提供更加高效、全面的信息服务。针对人防工程档案管理现状，加快推进人防工程档案信息化管理进程，是实现人防工程档案科学、高效管理的重要路径。

3.1 创新理念，牢固树立信息意识

人防工程承担着掩护人员、储备物资、保护生命财产安全的重要责任。作为人防部门档案管理人员，首先要更新管理理念，牢固树立现代化管理意识，注重计算机信息技术的应用。要善于从传统的旧有管理理念和模式中解放出来，突破思想认识的窠臼，切实改变传统“手写图描、装订成册、放箱入柜”的管理模式和方法，将现代管理理念，如PDCA质量管理理论、6W1H管理理论等引入到人防工程档案管理的具体实践中，运用现代化管理方法，引导档案人员逐渐转变传统管理理念，满足新时期人防工程档案管理现实需要。此外，要掌握必要的电子信息技术、网络工程知识，以及计算机软硬件基础知识，为进一步做好新时期人防工程档案管理奠定扎实思想基础和理论基础。

3.2 优化路径，注重人防档案收集

理念是行动的先导，树立了先进的理念，要进一步抓好人防档案资料的收集整理工作。首先要认真落实国家人防办、国家档案局《人民防空档案管理暂行规定》的具体要求，结合人防工程档案管理实际，有针对性地对施工、监理等各参与方提出明确的人防工程档案规章范围、验收标准[6 ]。其次是编好档案目录（见表1）。根据收集到的不同人防工程资料进行目录编纂。具体来说，人防工程档案主要包括报建审批类、施工质量保证类、竣工图纸类、竣工验收类、分部工程验收类、竣工备案类和平时利用类等，每一类别又包括多种档案资料内容。

3.3 健全制度，规范档案管理体系

首先是明确人防档案管理主体。根据《人防法》，地方人防管理部门依法审批人防工程的现状、规划、建设、管理和利用等方面的文件资料、人防工程项目建设质量监督档案、人防工程竣工验收备案过程所产生的档案资料等等，要求参与人防工程的管理、建设、设计、审图、质量监督等部门都及时将人防档案移交地方城建档案管理部门，由档案管理部门专门做好人防工程档案管理。其次是健全人防档案管理制度[7 ]。目前，各地纷纷出台了地方性人防工程档案管理规章制度，如，广西人民防空和边海防办公室2021年将人防工程档案整理、收集、查阅、保密和保管制度的制定纳入档案整理服务政府采购项目，借助社会专业力量协助做好人防工程档案制度建设。此前，上海、湖北、山东等省市已陆续出台了《上海市民防工程管理规定》《湖北省人防工程档案管理暂行规定》《山东省人防工程质量监督档案管理办法（试行）》，这些规定或办法，都对人防工程档案的含义、收集范围、移交、保管及利用等进行了明确而详细的规定，为依法治档提供了制度保障。

3.4 注重技术，提升档案管理水平

积极运用现代科学技术方法，不断提升人防工程档案管理现代化水平，以适应城市发展、人防建设和社会发展的现实需要，这也是人防档案工作发展的必然趋势。为此，首先要加大投入。根据人防工程档案管理的数量、利用等现实情况，加大经费投入力度，采购先进的计算机、扫描仪、数据备份等仪器设备，打牢人防工程档案管理硬件基础。其次是要加快人防工程档案数字化步伐。根据信息化时代发展的现实需要，既要做好存量人防档案的数字化，也要注重做好增量人防工程档案的数字化。可通过向具有专门的档案数字化资质的第三方购买服务，借助其专业技术，做好馆藏人防工程档案资料的数字化[8 ]。此外，要与办公自动化OA系统积极衔接，确保新增的人防工程档案及时实现数字化归档。再次是要运用现代信息技术，增强人防工程档案的安全管理水平。利用时间戳技术、数据双备份、身份认证等先进技术确保人防工程档案信息安全。

3.5 专题研究，推进档案规范管理

随着人工工程档案标准化、信息化发展步伐的加快，传统的人防工程档案收集，待著录完成后入库，再坐等查档的模式已经难以适应日益增长的人防档案信息资源开发利用的现实需要。为此，各级人防工程档案管理部门应积极走出去，学会“智力借助”，人防工程管理部门与高校或科研院所等机构合作，针对人防工程档案管理的特点和现状，对人防工程档案分类、案卷题名、卷内目录、文件编号、保管年限等专业问题进行专题采样、分析、研究，积极开展对《人防办人防工程档案管理制度体系》《平战结合人防工程档案管理流程体系》《人防工程档案数字化规范》等相关管理规范、规章制度的深入研究。通过多方合作，不断提升人防工程档案管理的科研创新能力和水平，从而推动人防工程档案实体管理的标准化、科学化、制度化。

3.6 发挥效益，处理开发与保密的关系

正如前文所述，人防工程档案具有保密性强的特点，但又要在平时做好人防工程的利用，实现经济价值和社会价值的最大化。为此，人防工程档案管理要正确处理好保密与开发利用二者之间的关系。每一位公民，都应保守国家秘密，不得泄露包括人防工程信息在内的国防方面的国家秘密。为此，人防工程主管部门要在人防工程项目规划、选址、建设等方面做到从严管理。“人民防空档案的密级划分，和向上级报送档案资料的范围、内容、方式等，应由国家人民防空办公室按照国家规定确定，并报国家档案局备案。”为此，一方面，要根据人防工程特点，确定人防工程档案的保密范围，从制度层面进一步规范人防档案的审查、整理、归档等工作。另一方面，要制定相关人防工程档案信息资源公开保密审查规定，从程序和实体两个方面规范人防工程档案的保密范围和保密审查办法。此外，还要注重加强人防工程档案保密业务培训。根据人防工程档案管理的特点，以及《档案法》《保密法》《人民防空档案管理暂行规定》的规定和要求，组织档案人员开展保密业务知识培训，把人防工程档案安全摆在首位，确保人防工程档案开放利用更加可靠、安全和可操作。

4 结语

综上，人防工程是保护国家安全和市民生命财产安全的基础性工作。近年来，城市化、工业化进程的加快，由此产生的档案数量和规模呈现出大幅增长态势，要求档案管理部门紧密结合人防工程档案的特点和规律，深刻认识做好人防工程档案现代化的重要意义，综合施策，切实发挥人防工程档案管理的社会价值。

参考文献：

[1]张巧艳.大数据时代的人防档案管理新方案[J].办公室业务，2020（15）：147—148.

[2]黎静.对加强人防档案信息资源管理的认识[J].兰台内外，2013（6）：42.

[3]陈凤英.高校人防工程档案之特点[J].城建档案，2014（8）：70—71.

[4]李燕.人防档案文化建设的思考——基于杭州市人民防空展览馆建设实践[C].档案管理理论与实践—浙江省基层档案工作者论文集，2013（1）：311—314.

[5]陈妍.对人防工程档案管理中的保密工作的探讨[J].中国管理信息化，2011（23）：51—52.

[6]张小杰.人防档案管理现代化的几点思考[J].中国人民防空，2013（7）：52—53.

[7]彭国聪.浅谈加强人防档案管理[J].中国人民防空，2018（9）：59—60.

[8]毛汉康.人防工程档案管理工作探析[J].城建档案，2014（9）：24—26.

作者简介：石凤丽（1978— ），大学学历，西宁市人民防空办公室館员，研究方向：档案管理。