档案管理软件数据库备份策略刍议

摘 要：在大数据发展的今天，开展档案信息化建设是各级各类档案管理部门开展日常档案管理工作的必要手段。做好档案信息化建设，既要关注档案信息化建设的全过程，同时必须重视档案信息化数据的安全问题，即档案数据化信息灾难备份。本文通过研究开展档案管理软件数据库容灾备份的现状和必要性，着重对各级各类档案管理部门档案管理软件数据库容灾备份策略进行三个方面的阐述，为未来档案信息化资源的容灾备份研究提供一些参考。

关键词：容灾备份;备份的必要性;备份策略

2005年4月，国家信息化工作办公室提出《重要信息系统灾难恢复指南》，2007年7月，国家正式出台《信息系统灾难恢复规范》，并于当年11月正式实施执行[1 ]。该规范是国家在大数据运行时代下，推出的第一个数据信息灾难备份与恢复的国家行业性标准。该规范指出在当下进行数据信息灾难备份建设的重要性和必要性，为各级各类档案管理部门开展信息数据灾难备份建设提供了指导思想和实践方向。

1 档案管理软件数据库备份的现状

2009年，全国档案局馆长工作会议首次从国家宏观层面提出“实施重要档案异地备份制度”战略[2 ]。容灾备份，是指在遭遇重大威胁、意外事故时，能保证信息管理系统正常运行，业务正常运转，同时避免灾害给单位带来数据信息丢失的危险。全国各级档案管理部门在开展档案信息化建设的过程中，逐步认识到档案信息数据备份的重要性，并持续摸索、不断发展。有相当部分单位已经完成重要档案数据信息、关键数据信息本地系统、异地系统同步启动使用，形成双重保护、双重备份。

当前，还有不少档案管理部门受制于单位发展条件和档案管理环境的限制，面对档案数据化信息的安全问题，只关注网络信息技术安全，对档案信息数据备份也只是进行了一个简单的本地异质备份。虽然在一定程度上也能满足对档案信息数据的安全保障，但在未来信息化高度发展的档案管理工作中，网络技术故障、网络信息安全、人为失误操作、意外事故、自然灾害等时时刻刻都在威胁着档案管理软件数据库的安全，简单的本地异质备份已无法满足档案现代化管理的需求。

2 档案管理软件数据库备份的必要性

2.1 完善档案数据安全，提升档案管理系统水平

档案数据信息是各级各类档案管理部门最基础的业务工作，档案管理工作各项环节都是围绕档案数据信息来开展。一旦档案管理软件出现安全问题，就会导致档案信息数据出现丢失或损毁的可能，进而影响档案管理工作的正常开展。因此，做好档案管理软件数据库备份工作，推动档案管理系统水平的同步提升，只有不断完善、提升档案管理软件系统技术水平，才能更好地为档案数据库备份管理提供可行性。开展档案管理软件数据库备份，能够最大程度防范档案数据信息由于不可控因素、人为失误造成的档案数据信息安全危险，降低档案信息数据丢失、损毁机率，保障档案信息的真实性、有效性、完整性。开展档案管理软件数据库的异地、异质备份，也是对档案数据信息的一次新的整合，提升档案的共享范围，扩大档案自身的影响，更好地发挥档案自身的价值。

2.2 提升档案社会服务质量

档案管理工作的最终目标是为机关单位、社会大众提供高质量高水平的档案服务。在大数据时代，信息化建设已成为档案管理的必要手段，因此提升档案管理软件信息化技术，提升档案管理软件数据库备份能力，为社会大众提供丰富、完整的档案数据资源，高效的档案服务质量，从而实现档案价值，也是档案管理工作的意义所在。有的地域采取同行业、同系统的异地互备份，对于档案管理工作来说，是一个相互促进、相互协作的工作状态。不同的机关单位，在档案管理工作中，肯定有自己的优势和不足，通过异地互备份，对于本单位开展档案管理，能起到一个很好的促进、交流，共同推进档案管理工作向高质量高水平发展。

2.3 容灾备份是档案信息化建设的必然结果

随着档案信息化建设的不断深入和普及，不少用户单位都已不同程度的开展档案信息化建设。要保障和巩固档案信息化建设的成果，必然要开展档案数据信息的容灾备份工作。档案管理软件数据库的信息数据来源，大都是数字化档案、电子文件、网络信息等，经过档案管理软件系统智能化整合处理后，以数字化的形式保存在数据库中，用户通过互联网信息技术进行档案信息的查询。随着计算机网络技术的不断发展，网络信息安全问题也日益突出，对于国家信息资源核心机构、重要机密信息总是容易成为网络攻击和窃取对象，因此加强档案管理软件数据库的安全防范也是不容忽视的问题。同时，各种不可预见的意外因素、技术问题、人为失误也会导致数据库信息的损毁、丢失。因此，开展容灾备份工作，采用合适的备份方式能最大程度减少档案管理软件数据库的信息丢失给单位带来的损失，并帮助档案管理者在最短的时间内恢复正常的档案运行。

3 档案管理软件数据库备份存在的问题

3.1 档案意识不足

做好档案管理软件数据库的备份工作，必须从思想上引起重视，要充分、深刻认识档案备份工作的重要性和必要性，及其重要的保障作用。有的单位备份数据避轻就重，有所挑选，有的单位甚至未将档案信息数据备份工作纳入单位议事日程，导致档案管理软件数据库备份工作推进困难。

现在仍有部分单位对档案工作不重视、不以为然。对档案管理软件数据库备份工作存在畏难情绪，认为档案信息数据备份工作量大，技术要求高，难以完成。有的档案管理人员对于档案归档范围、备份的必要性认识不足，再加上单位信息设备配置老旧、技术力量比较薄弱，没有能力和条件来开展档案信息数据的容灾备份。这为档案管理软件数据库备份工作带来不小的阻力和压力。

3.2 管理人员的综合素质偏低

传统的档案管理工作，对档案管理者的要求仅限于档案专业知识结构和掌握基本的计算机操作能力。在信息化技术飞速发展的今天，档案信息技术不断普及的当下，对于档案管理人员的综合素质要求不断提高。档案管理人员不仅要时刻充实、更新档案专业知识结构，还要熟练地掌握信息化技术，以便更好地开展档案信息化建设工作，才有足够的综合能力素质面对备份技術所遇到的挑战和机遇。

在一些基层档案管理工作中，档案管理人员的配备并不完善。不仅档案专业知识储备欠缺，对信息化、数字化技术的运用也不熟悉，有的单位还聘用兼职人员开展档案管理工作，对档案管理工作不熟悉，极大地拖累了档案信息化建设和容灾备份工作。没有足够的能力开展档案管理软件数据库备份工作，档案信息资源的安全性低下，档案管理工作的成效不高。

3.3 备份技术的选择

一些档案管理部门在选择备份技术、方法的时候，脱离了自身档案管理软件的技术水平和自身建设的技术能力，使备份效果不理想。备份技术水平达不到管理应用的要求，备份成本高，可用性成本低，维护运行难度大，极大地影响了备份成效。有的单位在完成档案信息数据的备份后，忽视对备份数据恢复的技术管理和维护，不能确保备份信息的安全，为备份而备份。对于采用什么样的技术、方法开展档案管理软件数据库的备份工作，需要进行一个相对科学评估和系统规划，结合单位档案管理实际，选择适应档案管理软件相匹配、相互兼容的备份技术，满足档案工作发展需求。这个选择不是一劳永逸的，需要在后期的建设过程中，根据工作需求的改变而不断地调整，以到达备份技术与档案管理技术的完美嵌合，提高档案数据信息的安全性。

3.4 备份介质、方式的选择

备份介质、方式的选择，也需要视档案管理部门的实际情况而定，既要满足档案信息数据备份工作的需求，同时又要顺应档案管理工作的发展。抉择适合的备份介质、备份方式，可以体现档案管理部门信息数据的安全保障水平和能力。随着计算机网络技术的不断发展，信息化技术也在不断更新换代，无论选择何种备份介质、备份方式，各有其优势与不足，既要考虑档案管理部门未来发展规划和实际工作状况，又要考虑当下信息技术发展的趋势。有的单位为了节约成本，忽视信息技术的快速发展，只选择满足当下的备份介质、备份方式，但给档案管理人员的工作带来了繁重的负担。有的单位盲目选择高新技术的备份介质、方式，档案管理软件信息技术应用不能完全匹配，导致档案管理人员还需要花费大量的时间来维护，运营管理成本高，备份成效不佳。

4 档案管理软件数据库的备份策略

4.1 数据备份的技术和原则

档案数据备份系统要具有很强的兼容性。对于现有的多种平台操作系统平台，必须要兼容、支持多种操作系统，以及与档案管理软件相关的数据库，这样才能保证档案数据平台与备份系统之间的数据信息共享，方便数据信息备份。同时选择的备份技术能够自动地智能化地进行数据信息识别并备份，整个系统操作界面简便高效，操作流程形象、简单，最大程度地减少档案管理人员的工作量，系统维护和管理方便，使容灾备份能够轻松完成。随着计算机网络信息技术的发展，计算机病毒也大量产生，并快速发展传播[3 ]，因此采用的备份系统必须要具备良好的病毒防护、查毒杀毒和智能报警功能，避免在进行备份操作或是提供档案服务过程中出现问题。

4.2 数据备份的方式

档案信息数据的备份方法有多种，档案管理部门可根据自身档案发展需求，结合当下信息技术的发展趋势，选择与档案管理软件系统相匹配的数据备份方式，以满足档案信息数据备份需求，实现档案数据信息高效、安全的运转。现阶段，最常采用的数据备份方式有以下两种：本地异质备份、异地同系统（行业）备份。无论选择何种备份方式，都必须要满足长时间保存、不易损毁，同时还要考虑实际的人力、财力、物力的投入等因素。

本地异质备份就是指在档案信息备份的过程汇总发生的变化，换句话说就是，不同档案信息间的转化备份。比如纸质档案信息资源与电子档案之间的转化备份，国家档案管理部门就要求将电子文档、网络信息资源进行纸质化的或者数字化，对其进行备份[4 ]。本地异质备份是档案备份过程中重要实施手段，通过应用资源体系、利用体系以及安全体系，确保档案数据资源的完整性和安全性。

异地同系统（行业）备份是指跨区域的相关联单位互为备份基地，实现档案信息资源的共享共建。同时也使档案信息资源在面临各种意外因素时，可以最大程度地保障档案数据信息的安全，在最短的时间内恢复数据问题，基本能实现零数据丢失。该备份方式不但解决用户单位的容灾备份问题，同时通过异地备份也实现相关行业档案数据信息资源的智能整合，打通档案信息数据利用服务的地域限制，形成一个良好共建共享信息数据运转机制。

两种备份方式各有优势。本地异质备份，一般采用光盘、移动硬盘等备份介质进行容灾备份，其优势是有存储容量大、速度快，可靠性高，使用时方便快捷，成本低，技术要求低。但其使用寿命受限，容易受到备份介质保存环境的影响而导致数据损毁。因此在进行容灾备份时，需要进行多份备份复制。异地同系统（行业）备份，一般是相同或相关行业的两个或多个单位互为备份中心，不但解决容灾备份的问题，对于档案查询者来说还能获得丰富、全面的档案信息资源，形成资源信息共建共享的平台。由于异地备份对于相关的硬件设备配置、管理软件技术要求都比较高，需要的投资也就高。如果某一个单位自行建立异地备份中心，对于大多数单位来说都是难以承受的。因此，异地容灾备份采用的方式，一般还是建议联合相关单位或者上下级单位。

4.3 完善备份安全保障体系，做好档案备份管理

建立完善的管理制度，才能有效地保障一个系统高效的运转。要做好档案管理软件数据库的容灾备份工作，也离不开制度体系的保障。在大数据信息化时代，容灾备份工作仍处于起步发展阶段。国家虽然出台了行业性的国家标准，但管理制度保障制度没有一个明确的依据可参考。需要档案管理部门在實践工作中，不断地摸索改进，最终形成一个适合本单位的容灾备份管理制度体系，为档案管理软件数据库的备份工作保驾护航。

容灾备份安全保障体系不是一蹴而就的，需要在长时间的实践过程中，与时俱进，吸取当下时代发展最前卫的新技术、新理念，进行不断地研究、改进，进而形成适合企业单位自身发展，适应档案管理工作的新体系。

5 结语

档案备份只有起点没有终点。档案管理软件数据库备份本质上就是档案数据信息安全保护的问题。随着档案管理部门的不断发展，每年产生的档案信息和文件资料成几何级增加，是档案信息化建设的数据资源基础。必须进行及时有效的容灾备份，使档案数据资源获得到有效保护。要根据实际发展具体情况，遵照一定的容灾备份技术原则，采用与档案管理软件系统相匹配的适当的数据备份技术和方法，做好档案管理软件数据库信息备份，从而保障档案信息数据资源的有效性和完整性，进而提升档案自身价值。

参考文献：

[1]《重要信息系统灾难恢复指南》我国第一个灾难备份指导性文件中国存储网，2010-03-05.

[2]邵海燕.持续推进档案数据备份强化信息安全保障能力[J].云南档案，2021（6）：24—25.

[3]周莉.常用档案数据备份的技术和方法[J].中国职工教育，2014（16）：113—113.

[4]向刚.档案备份的方法与策略[J].中国管理信息化，2014（14）：120—120，121.

[5]王丹.档案管理软件数据库的备份策略[J].兰台世界，2007（21）：36.

[6]张宏斌.事业单位档案数据备份的途径及思考[J].黑龙江档案，2018（04）：73.

作者简介：刘军，中共公主岭市委党校副研究馆员，工作及研究方向：党校综合档案管理与研究。