新形势下公路档案工作信息化建设探析

摘 要：兰山区公路中心作为山东省公路部门的一个缩影，以公路档案工作信息化为途径，推动实现公路档案管理的飞跃发展。本文立足公路档案管理面临的新形势、新责任，分析了信息化建设对于做好公路档案工作的重要现实意义，重点探讨了新形势下公路档案工作信息化建设的主要内容举措，立足公路行业档案管理的实际，总结经验，为其他部门档案信息化建设提供有益参考。

关键词：公路档案;档案信息化

概述

临沂市公路事业发展中心兰山区中心内设科室及公路站共11个，分别是办公室、财务科、政工科、党建工作科、养护科、公路保护科、安全与应急科、路网运行监测科、建设科、方城公路站、汪沟公路站等。主要承担辖区内高速公路建设协调工作和普通国省道建设、养护管理、路网监测、安全管理、抢修保通、应急处置、交通量调查和统计等工作;负责辖区内普通国省道及附属设施保护工作;负责公路科技、资产管理工作。共管养干线公路72.161公里、桥梁32座。主要承担着辖区内普通国省道公路的事业发展研究、推进工作，全区高速公路建设和运营的协调服务工作，国省道建设项目的组织实施及附属设施的养护管理工作等多项职能。近年来，随着政府投入的逐年增加，截至2020年底，临沂市国省干线总里程达2494.1公里，面积密度达到14公里/百平方公里，公路总里程30856.3公里，面积密度为179.48公里/百平方公里，人口密度28.47公里/万人，均位于全省第11位。兰山区公路建设也取得了长足发展。

日益增长的公路通车里程，为地方经济社会发展和市民通行提供良好基础条件。与此同时，所产生的公路建、管、养等档案资料也大幅增长。目前，全中心共有文书档案2722卷（件）、照片档案11册、会计档案3171卷、工程档案390卷、公路保护（路政）档案271卷、基建档案63卷、设备档案81卷等多门类档案。随着信息化技术在公路档案管理中的深度应用，公路档案工作信息化水平越来越高。公路档案工作信息化建设是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。具体来说，就是运用信息技术提高档案管理工作现代化水平，重新思考档案管理新情况、新原则、新理论，确立网络环境条件下公路档案与档案服务的基本框架及基本方法，从而实现公路档案信息的社会化服务。兰山区公路中心作为公路事业发展的一个缩影，以公路档案工作信息化为途径，积极推动实现公路档案管理的飞跃发展。2008年底，兰山区公路中心档案室被评定为省特级档案室;2018年2月，被评为山东省档案工作科学化管理先进单位;2021年2月，被评为2020年度山东省档案工作业务建设先进单位。

1 新形势下公路档案管理面临的时代责任

兰山区，隶属于山东省临沂市，位于山东省东南部，是山东省历史文化名城、全国综合实力百强区，是鲁南、苏北重要的交通枢纽，也是联结长三角、环渤海经济圈的新欧亚大陆桥东桥头堡枢纽。兰山区下辖4个街道、7个镇，另有1个经济开发区，共344个村社区。“十四五”开启我国全面建设社会主义现代化国家新征程，吹响向第二个百年奋斗目标进军的号角。随着全区公路事业的飞速发展，公路档案管理工作面临着重要的时代责任。

1.1 管辖公路点多、线长，养护任务重

公路中心承担著辖区内普通国省道干线公路的发展研究、推进等多项重要职能。全市管养公路3.0856万公里，其中，兰山区承担着多条公路管养任务。2021年，临沂市地区生产总值5465.5亿元，较2020年增长了8.7%。经济社会快速发展，对公路等基础设施依赖程度越来越高，尤其是城乡一体化进程的快速推进，让辖区公路使用率、改造频率都显著增加。普通民众对公路管理质量提出更高要求。“十三五”时期，兰山区加大普通国省道养护，累计完成多个大中修工程。为提升国省道公路养护，公路档案工作人员也积极参与其间，为经济社会基础设施快速发展做出了积极贡献。

1.2 公路管理档案多样化、数量大，增长速度快

公路管理档案的类型多样，同时，内容更为丰富、范围更加广泛、数量增长快。“十三五”时期，全市大力实施国省道养护工程，对等级低、路况差等路段进行改造。2021年，在206国道兰山段新建公路驿站——琅琊驿站。大力推进了“公路+物流”服务，推动了产业升级。这些工作的推进和实施也产生了大量的文档资料，且归档文件资料来自各个不同业务科室。最近三年，每年归档整理公路档案达200余卷（件）。截至2021年底，档案室档案总量6709卷（件），涵盖工程、基建、声像、电子、文书、公路保护（路政）等不同类型档案。

1.3 来源渠道众多，整理难度大

公路档案涉及的内容十分广泛，有公路工程档案、公路养护档案，也有公路保护档案（路政）、基建档案，还有文书档案、财务档案等常规档案。从载体来看，归档档案有纸质档案、电子档案和声像档案，还有实物类档案[1 ]。从归档的主体来看，有建设单位、监理单位、管理单位，以及工程指挥部等的档案。档案形成主体广泛，且工程建设周期较长，这些都会增加公路档案收集、整理、归档的难度。同时，公路工程档案管理人员流动性大，兼职人员较多，一定程度上增加了公路部门档案管理归档的难度。

1.4 档案利用频繁、多样，需求多元化

随着经济社会的快速发展，公路工程改造频繁，管理维护等级提高。在公路改造、维护、保养过程中都会应用到历史资料信息。从公路工程的维保及改造升级，到日常公路的管理取证、查询，以及公路工程项目审计等，社会各界对于公路工程档案的需求量也快速增长[2 ]。公路工程档案查询、利用人员既有本单位人员，也有设计、施工、监理等外单位，此外，还涉及审计、纪检等部门。公路档案查询利用的目的既有个别查询利用，也有批量的查询利用;从查询的时间上来看，既有短期的查询，也有审计时的长期利用。公路档案利用主体多元、需求目的多元，对公路档案管理的效率提出更高要求，迫切需求进一步提升公路档案管理效率[3 ]。

2 新形势下公路档案信息化工作现实意义

信息技术引发了时代变革，也深深地改变了公路档案管理模式。将信息技术引入到公路档案管理中，为公路档案管理提供了全新视角，不仅利于公路档案信息管理，实现实施档案数据收集，还有利于大数据信息挖掘与采集等，实现对公路档案信息快速处理，提高公路管理决策的科学性、人性化。

2.1 适应信息时代需要

随着信息化网络化数字化的发展，公路档案信息收集、存储、查询、利用也进入了信息化时代，颠覆了传统的公路档案管理模式。使传统低效的纸质档案手工管理过渡到了以计算机信息技术高效管理时代，也彻底解决了传统公路档案低效管理问题。计算机信息技术和互联网技术的应用，使公路档案资料收集归档网络化，提高了公路档案在不同主体之间流通效率，档案查询检索效率更高，也密切了公路档案管理部门与业务部门之间的联系。从我中心数据来看，2021年档案利用数量达到了11次/年，其中，大多数为网络利用的数字档案。

2.2 利于档案原件保护

档案信息化、网络化、数字化管理，无论是查询、借阅还是复制打印公路档案资料，只需要提供电子档案资料，无需因复制纸质公路档案资料而造成纸张耗损，影响纸质档案资料使用寿命。因此，加快推进公路档案信息化建设步伐，实现公路档案智能化、数字化，可有效保护公路档案原件。在单轨制档案管理理念下积极开展公路档案信息化建设，是顺应时代发展，满足新时期公路档案管理的现實需要。

2.3 提升档案管理效能

公路档案信息通过专业平台搭建，将馆藏公路档案进行数字化扫描，挂接至信息化管理平台，为公路档案利用者提供信息资源共享，让查阅者更易获得相关公路档案信息资料，不受时空限制[4 ]。此外，档案信息化建设，也改变了传统档案模式，公路档案信息接收、登记、录入、归档、查询、借阅、统计等业务全部实现了自动化，显著提升了公路档案工作效率和质量。

3 新形势下公路档案信息化工作主要内容

公路档案信息化能够最大程度满足社会各界对公路档案信息的需求，也能够显著提升公路档案管理质量和效率，是适应新时期公路档案管理的形势所需。我中心立足档案管理实际，注重理念、实践创新，针对公路档案信息化形势，提出了适应新形势的公路档案信息化的具体举措。主要内容包括：

3.1 注重顶层设计

针对我中心档案管理的实际情况，我中心成立了档案管理信息化工作领导小组，由分管档案工作的副主任任组长，其他科室负责人为成员。从公路档案信息化机构、组成人员及经费保障等方面做好顶层设计。并根据《临沂市国省干线公路“十四五”发展规划》等，研究制定了关于公路档案信息化建设的发展规划，明确提出要将公路档案信息化战略作为中心一项重要战略任务，列入中心综合目标管理中，成为推动公路事业发展的重要项目之一。

3.2 分析形势任务

根据临沂市“十四五”规划和2035年远景目标纲要，以及临沂“十四五”公路工作规划等，全面分析临沂市公路档案信息化工作面临的形势、任务，以及未来发展的趋势。将公路档案信息化、数字化、智能化作为公路档案管理的目标。随着公路管理信息化、公文处理自动化系统的普遍应用，公路建设与管理步入了数字化发展时代，公路档案管理从单纯纸质档案数字化进化到建设电子文件库、档案工作信息化平台的公路档案数字化云管理时代。出于实际利用的需求查阅原始档案资料信息的不断增多，公路档案信息化建设及转型升级势在必行。

3.3 健全规章制度

根据《电子文件归档与电子档案管理规范》《纸质档案数字化规范》《版式电子文件长期保存格式需求》《数码照片归档与管理规范》《档案信息系统运行维护规范》《文书类电子档案检测一般要求》等相关规定，建立健全公路档案各项规章制度，如修订完善《公路建设与管理电子文件归档要求》等，进一步明确公路电子档案文件资料的归档范围、移交、接收、编目、保管等要求，进一步细化公路档案数字化操作规则[5 ]。规章制度修订完善后，要第一时间组织档案管理部门以及公路建设、公路保护等相关部门人员，加强岗位培训和业务辅导，认真贯彻落实各项规章制度。

3.4 搭建系统平台

针对公路档案信息化工作需要，开发符合公路档案信息化管理所需要的专门平台。平台应具有公路档案数据管理、整理编目、检索查询、辅助公路实体档案管理、安全保密和系统维护等基本功能。每项功能下又包含若干子功能[6 ]。例如，检索查询功能中应包括公路档案目录检索、公路档案全文检索、图文声像检索、检索处理和借阅管理等若干功能。建设好这些平台，再利用内外网的联通和防护的物理连接、数据库兼容、文本格式匹配，以及在线归档、离线保存程序和方法等，实现平台软硬件系统全面技术衔接，使平台涵盖电子信息生成、归档、保管、利用和安全管理的全流程设计。

3.5 有序推进实施

公路档案信息化顶层设计、制度出台和平台搭建后，还需要分步实施，有序推进。首先是电子文件归档。我中心对内设的各业务科室所产生的业务档案信息化系统进行电子文件归档范围界定，并将电子信息管理系统中的数据纳入到电子文件归档范围，进一步明确不同部门、不同系统电子档案数据归档的时间、方法、要求、责任主体和手续，针对不同部门或系统档案分别采取在线归档或离线归档，并将收集到的电子档案信息存储于搭建的平台系统，并做好数据备份，建立电子档案容灾系统，增强其安全性。其次是加快档案数字化[7 ]。对于馆藏的纸质档案等传统载体档案，委托第三方专业机构进行数字化扫描，实行减量化处理。而对于新增的公路电子档案，则直接与平台连接，实现增量随时挂接。再次是强化档案系统管理。为进一步发挥公路档案价值功能，在该平台系统中新开通“公路档案查询系统”，赋予不同群体登录权限，把好档案查询安全关口。此外，要针对公路档案管理的现实需要，加大支持力度，及时更新升级档案管理软件，优化公路电子归档、整理、检索、存储和打印等功能模块，提升公路档案数字化管理效能。

3.6 注重安全保障

档案信息化使公路档案管理面临着诸如黑客攻击、系统非法访问等诸多非传统因素威胁，要特别重视档案信息化安全管理工作。档案库房建设要严格按照“八防”的标准，安装智能化安全监控、智能环境控制系统，做好档案库房安全管理的实时监控、灾难自动报警、故障记录提示，并通过信息网络技术，及时将库房内的温湿度、烟感等监测信息传递至档案管理人员，实现动态化管理[8 ]。此外，要提升档案管理人员安全保密意识，添置必要的安全防护设备软件，从人防、物防、技防三个方面，筑牢公路档案安全防线。

参考文献：

[1]王以海.公路档案信息化建设之初探[J].科技与企业，2013（18）：52.

[2]朱红.公路档案信息化研究[J].黑龙江科学，2019（6）：140—141.

[3]李秋君.信息化时代公路档案信息化建设工作探讨[J].办公室业务，2015（5）：32.

[4]顾玉华.常熟公路档案信息化管理探索与实践[J].档案与建设，2015（8）：71—73.

[5]李茜茜.大数据时代对公路档案信息化管理的思考[J].陕西档案，2019（2）：29—30.

[6]刘亚玲.浅析公路企业档案管理的科学化、规范化、信息化[J].科技视界，2021（22）：180—181.

[7]刘伟，徐莹.公路工程档案资料管理的信息化创新[J].中国公路，2021（7）：118—119.

[8]侯慧中，姜雪松，孙春玲.关于高速公路技术档案管理信息化问题的探讨[J].吉林交通科技，2007（1）：34—35.

作者简介：孙文星（1978— ），大学学历，临沂市公路事业发展中心兰山区中心副研究馆员，从事公路档案管理工作。