档案信息化建设与管理探讨

刘佳

摘要：随着我国信息化建设的不断推进，越来越多的事业单位开始重视对档案的信息化管理，而这也成为了事业单位档案管理的重要内容，由于不同事业单位对于档案管理的要求存在差别，在对事业单位的档案进行信息化管理时，需要针对不同事业单位的需求进行考虑。只有结合事业单位发展开展档案管理工作，才能有效提高事业单位的档案管理效率，进而帮助事业单位得到更好的发展。本文便以此为基础，对事业单位档案的信息化建设与管理进行了探讨，并提出了相关措施，希望能够提高管理的质量。

关键词：档案管理;信息化建设;管理效率

前言：信息技术在我国的普及度越来越高，这给人们的生活带来了极大的便利，越来越多的事业单位为了能够加快自身的办公效率，建立起了档案，这对于事业单位工作的开展有著重要作用。在新的时代下，事业单位也不断跟随时代的发展，建立起了电子文档，这对于加强事业单位档案的管理效率和质量有着重要意义。事业单位必须建立起完善的档案管理制度，并通过对信息化建设的应用，进而推动自身的档案管理工作。

1 档案管理与信息化建设的优势

1.1 有利于快速查阅

档案管理的信息化建设，能够将传统的纸质档案变为电子档案，这能够更好地帮助事业单位建立起档案管理数据库，进而促进档案管理的规范化，而这样的数据也更加利于保存。如今许多的事业单位在发展过程中都建立起了内部局域网和内部办公软件。通过电子档案的建立，内部员工能够更快的对事业单位内部文件进行查找，这样就使档案的查找流程变得更加简便，极大地为事业单位减少了人力物力和财力的耗费，同时也有利于事业单位内部员工之间合作意识的提升，对于促进员工的工作效率有着极大意义。

1.2 能够避免档案损坏，丢失的问题

在传统的事业单位管理过程中，由于所有档案都是纸质的，在管理过程中极容易出现档案破损或是遗失的现象。而随着事业单位的不断发展，纸质档案越来越多，档案管理成为了一件较为困难的事情，事业单位需要安排员工花费大量精力对自身的档案进行管理，这是员工的工作正常开展受到了极大影响[1]。在这样的情况下，建立及电子档案和档案的信息化建设能够避免这一问题的出现，既保证了档案的完整性，对档案的管理也更加轻松。对于一些较为重要的档案信息，事业单位还可以通过备份或是加密处理的方式对其进行管理。只有档案管理工作科学开展，事业单位才能够通过内部局域网对各项有效资源进行整合，方便了事业单位内部员工对于资料的查阅和使用，档案的安全性也更高。在电子档案建立后，事业单位内部员工可以通过网络完成各项审批工作，这极大的节省了员工的工作时间，也提高了对档案的管理效率。

2 档案信息化建设的基本要求

2.1 明确档案信息化建设的规划

事业单位在对自身的档案进行信息化建设时，可以充分利用各类信息技术手段，通过这样的方式对事业单位档案进行数字化管理和分类，对档案进行网络化管理，而要做到这些，还需要借助办公网络对事业单位当前的档案资源进行数字化转换。电子档案的归档工作，可以借助文档一体化软件来实现。档案的管理，需要相关人员定期对档案进行检查，并做好归档工作，这样才能更好的避免档案未归档或是缺失的问题[3]。

2.2 提高档案资源的数字化技术

在事业单位对档案进行管理的过程中，最重要的是要做到档案的真实性和有效性，后期还需要做好对档案的保密和维护工作。无论是纸质档案还是电子档案，这些原则都是不能放弃的。而随着事业单位对档案的信息化建设，这样的要求也只能越来越高。对于档案的数字化处理必须要做到固定化，保证档案的真实性。其次，是档案的安全性问题，除了要确保档案的真实性外，安全性也是档案管理过程中不可忽视的一道问题，事业单位在档案管理过程中，必须确保档案的知识性和安全性，而这就需要事业单位对自身的数字化技术进行不断提升。

2.3 有完善的档案信息化建设制度

事业单位要开展对档案的信息化建设，必然要有一定的规章制度作为依据，这样档案的信息化管理工作才能够按照相关制度进行规范。在做到文档一体化的情况下，事业单位还需要实现对档案的自动维护。除了事业单位内部要建立起相关的档案信息化建设制度外，还要有可依据的政策规范作为制度制定和落实的标准。

3 事业单位在档案信息化建设中存在的问题

3.1 事业单位对于档案管理的重视度较低

如今许多事业单位在发展过程中，都通过互联网平台实施对内部的管理，档案作为一个事业单位工作开展的核心，不仅记录着员工的详细资料，其中记载的数据更关系着事业单位的业务发展。因此，于事业单位而言，如何对档案进行有效管理是至关重要的。但就现状来看，多数事业单位在对自身的档案管理中，负责人往往表现出对档案的极度不重视，管理者缺乏对于档案信息化建设的了解和认知，这也导致事业单位在对自身档案进行管理的过程中，效率一直无法提升[4]。除此之外，由于对档案管理工作的不重视，一些事业单位负责人在对相关人员进行选拔时，会选择一些年纪较大没有档案管理经验的行政人员对档案进行管理。对于事业单位而言，这能为事业单位节省一定的人力成本。但由于这一部分工作人员对于新鲜事物的接受能力较差，思想还较为古板。在对档案进行管理的过程中，无法运用较为创新的思维和理念对档案进行管理。同时，这些工作人员也不会利用信息技术实施档案管理工作，多数事业单位仍然在使用纸质档案，忽略了对档案的信息化建设，这也导致事业单位发展受到了一定程度的制约。

3.2 档案管理人员的职业素养较低

多数事业单位在对档案管理员工的要求上，并没有过多标准。事业单位认为档案管理工作是一项非常简单的工作，因此在对员工进行招聘时，并不会太过要求员工具有较为专业的档案管理能力。一些事业单位为了节省成本，会选择一些年纪较大的员工对自身的档案进行管理，工作人员在对其档案进行管理时，只能按部就班的进行，在档案管理上无法做到创新和改进，这也是事业单位档案管理工作一直无法深入的原因之一。此外，一部分工作人员对于档案管理工作缺乏认知和了解。在档案管理上缺乏专业性，忽视了档案管理的重要性，在工作过程中缺乏工作热情，这些都是导致事业单位档案管理效率及质量无法提升的重要原因。

3.3 缺乏完善的制度

事业单位所有工作的开展，都必须以相应的制度和规范为依据。制度规范对于事业单位的发展而言，不止对员工有着约束作用，更是员工工作开展的参照目标，也是事业单位发展必不可少的保障。事业单位的档案管理工作也是如此，但多数事业单位对于自身的档案管理都未建立起较为完善的制度。并且，在实际工作中也不能根据自身对于档案管理的需求进行调整和优化，这导致档案管理的有效性和标准性无法提升，在这样的情况下，档案管理人员在工作过程中出现失误和缺陷的概率也更高。就现阶段我国事业单位对于自身的档案管理工作来看，多数事业单位都缺乏有效的档案管理制度，这导致了工作人员在对档案进行管理时，出现了工作分配不均匀的情况。许多员工身兼数职，但又有一些员工没有实际工作。使事业单位内部出现了忙的员工非常忙，闲的员工非常闲的问题，这并不利于事业单位对于员工的合理配置，造成了闲置人员过多的情况。除了档案管理工作不到位外，事业单位还缺乏相关的考核制度，这也导致事业单位在档案管理工作上存在较为形式化的问题，事业单位的相关制度及措施并不能对工作人员形成约束，进而导致事业单位的档案管理质量无法提升[5]。

4 事业单位档案管理及信息化建设的建议

4.1 重视对于档案的信息化建设

事业单位管理人员要明确档案管理的重要性，对于档案的管理关系着事业单位的发展，也是事业单位业务开展的核心。为了能够有效开展档案管理工作，事业单位必须重视对档案的信息化建设，要对档案管理的重要性有全面的认知和了解。不断的发展过程中，对档案建设的思想观念进行更新，以先进的思想和理念开展档案管理工作，事业单位可以建立起专门的档案管理部门，并制定相应的档案管理措施，进而提高档案管理工作的有效性和规范性，不仅如此，事业单位还应定期对相关人员开展培训，让相关人员在学习的过程中，不断提高自身的专业水平，以更加丰富的理论知识创新档案管理的信息化建设，不断促进事业单位朝着更好的方向发展。

4.2 加强对专业化人才的培养

在如今的社会环境下，事业单位之间的竞争很大程度上是对人才的竞争。而在事业单位的档案管理方面，急需档案管理的专业化人才。专业人才是事业单位能够不断落实档案信息化建设的重要力量。专业人才能够为事业单位的档案管理及信息化建设工作提供重要保障，同时也决定了事业单位档案管理的信息化水平。如今在各个档案管理机构中的档案管理人员都是专业人员，但这些人员却缺乏一定的信息素养。所以，对事业单位档案管理的信息化建设而言，在发展过程中，必须注重将档案管理与信息化技术相结合的原则。大力引进和培养相关人才，提高人才的职业素养及专业水平。不断培养具有计算机技术和通信技术复合型人才，满足事业单位档案管理的信息化建设需求，才能帮助人才更好提升自身的业务能力。同时在对相关人才的招聘过程中，事业单位可以尽量选择一些年轻且具有一定专业知识的人才，这样才能保证事业单位档案管理工作的创新和改进。不仅如此，事业单位还可以建立其相关的激励机制，让人才在工作过程中能够保持工作积极性，进而提高人才的工作效率，使事业单位档案管理工作能够得到进一步的提升。

4.3 对档案管理制度的完善

现阶段几乎每个事业单位在档案管理制度的建立上都存在一定问题，要建立起完善的档案管理制度，就必须认识到档案管理制度的重要性。依据事业单位当前对于档案管理的需求，制定具体的档案管理条例，这样才能为档案管理工作提供依据，进而使整个档案管理工作按照相关规定顺利进行。在具体的档案管理工作落实中，不同性质的事业单位对于档案管理的要求也存在一定差异，而这就需要事业单位根据自身的实际情况制定出适合自身发展管理制度。在制定档案管理制度的同时，还需要对参考国家及当地颁布的法律法规，这样才能确保档案管理制度的可行性。在具体的工作中，相关人员要依据相关流程开展工作，这样才能减少工作过程中出现失误和缺陷的情况，进而保障档案管理的安全性和有效性。在档案管理过程中要做到赏罚分明，在定期的考核中对相关人员的档案管理情况进行考察，对表现优异的员工给予一定奖励，并在事业单位内部进行公示，这能极大的激发员工的工作積极性。而对于在工作过程中表现出消极情绪的员工，给予一定的处罚措施，这样能够减少员工在工作过程中的失误率，同时让员工对于档案管理工作有更深的了解和认知，做到赏罚分明，公正公开，这样事业单位的档案管理工作才能够得到较好的提升。

4.4 加强对相关技术的应用

对于事业单位而言，既然要加强档案的信息化建设工作，必然离不开各类信息技术。但就现阶段来看，许多事业单位在这一过程中都缺乏专业的技术及人才，这是事业单位档案管理信息化建设一直无法进步的原因，并不利于事业单位档案管理工作的顺利开展，并且对事业单位日常工作的顺利开展产生了一定影响。为了进一步提升自身的档案管理水平，事业单位必须不断加强对各类信息技术的应用和创新。树立起正确的档案管理目标，同时引进和培养更多的技术型人才，强化硬件设施，加强对相关人员的专业培训和指导，这样才能使自身的档案管理工作效率得到进一步提升，从而促进事业单位档案管理的信息化建设水平。

4.5 按照规定对档案进行编号和分类

现阶段多数事业单位在对自身档案进行管理时，还是依靠人工进行搜索的方式，尽管相较于传统方式已经方便很多，但这种人工搜索方式还是给电子档案的管理工作带来难度。电子档案与纸质档案最大的区别就是可以通过检索直接找到需要的档案，这就避免了对档案的翻阅和查找，能够极大的降低工作人员的工作难度。而要更好的保证档案搜索的完整性和准确性，就需要对档案进行细化和分类，在这一过程中，需要相关人员根据事业单位的具体需求及工作安排进行细化，分类处理。在具体的分类过程中，还需要相关人员加强对档案的审核，这样才案分类出现错误，使所有档案资料能够统一，对部门和科室进行分类，并做编号处理，这一方式极大的提高了档案管理工作的规范化，也减少了人工搜索出现错误的难度。同时在对一些档案进行分类和编号的过程中，可能会出现重名的情况，要避免这一情况的出现，就必须对档案资料的题名进行规范，这样才能提高搜索的效率，提升工作人员的工作质量。

4.6 提高系统的可操作性

在如今的时代下，许多事业单位都有自身的局域网，但若要实现不同部门之间的软件接口管理还存在一定的困难，不同部门之间若要实现档案共享变得较为困难。往往需要将同类档案在不同部门进行统计和分类，这极大的浪费了工作人员的工作时间也使工作效率无法得到提升。对于这样的情况，在对档案进行管理时，要坚持使用性和先进性并存的原则。在对事业单位内部的系统进行建设时，必须处理好这二者之间的关系。既要实现系统的可操作性，同时也要较好的对系统进行维护和管理，不能盲目追求先进技术。而是要在保证技术的情况下，使系统能够被更长久的使用，避免系统在短时间内被淘汰的风险。同时，事业单位还要秉持开放性与标准性相结合的原则，使事业单位的网络在使用过程中能够实现互联性和兼容性，这样才能避免事业单位各部门之间档案无法共享的问题。

5 结语

综上所述，随着时代的不断发展，对事业单位而言档案的管理问题变得越来越严峻，但这为事业单位提供了新的机遇。若事业单位想要把握这一实际得到发展，就必须重视对自身档案的信息化管理和建设工作。不断对自身工作开展过程中的问题进行分析并采取相关措施，才能使自身的档案管理质量及效率得到有效提升。在工作的具体开展过程中，事业单位必须重视对人才的培养，不断强化人才的专业素养，才能使人才在工作中发挥更加积极的作用，同时还是要对自身的档案管理理念进行更新，不断强化自身的信息化水平，这样才能使事业单位的档案管理工作变得更加高效，这样的档案管理水平才能够满足事业单位对于档案管理的需求，进而促进事业单位的发展。

参考文献

[1] 成震.事业单位档案信息化建设与管理方法探析[J].文化产业，2021（36）：67-69.

[2] 王洪英.事业单位干部健康档案信息化平台建设与管理[J].兰台内外，2021（29）：10-12.

[3] 庞潇宁.数字背景下科技档案信息化建设与管理[J].兰台内外，2021（15）：31-32.

[4] 王莉莉.关于医院档案信息化建设与管理的几点思考[J].黑龙江档案，2021（02）：82-83.

[5] 李秋云.档案信息化建设与管理探讨[J].兰台内外，2021（06）：42-43.