民办高校教学档案规范化建设初探

摘 要：在时代发展过程中，民办高校档案管理工作也具备与时俱进的需求，借此发挥档案应有的作用。在不断完善校园网络化基础设施的前提下，民办高校的档案工作也在不断创新优化，档案由传统的纸质或是手工操作转变成为电子文档，以便于后续的管理工作，将档案管理工作由被动变为主动，这也是当前档案管理规范化工作落实的重要内容。

关键词：民办高校;教学档案室;规范化建设

民办高校的档案内容主要涉及的是高校在开展教学过程中，对学生和教师的管理以及教学实施过程的各项记录等内容。这些内容都是在日常开展教学工作和管理过程中逐步产生的各种具有一定保存价值和后续利用价值的珍贵记录，能够有效展示民办高校在提升教学水平，改进各项工作。它也是民办高校进行校级升级工作中必不可少的参考依据，尤其是本科评估阶段。在民办高校管理工作中对于教学档案的管理，是其中一项非常重要的内容。本文将结合民办高校教学档案管理中所存在的问题以及管理工作所具有的价值，提出相应的建议和策略。

一、民办高校档案管理的价值意义

1.作为教学和管理工作重要的参考依据

教学档案是民办高校在开展教育工作以及校内各项管理工作的相关资料和文件的汇总，通过它能够了解学校日常教学工作质量以及管理水平，是促进学校发展的动力。在日常开展教学工作的过程中所产生的不足和优点都会被记录在教学记录中，在后续的工作开展中可以对这些教学记录进行分析、对比和研究，并不断对教学中的优缺点进行总结，从而寻找更加适合推动工作进步的方式，实现提升教学水平以及管理质量的目标。

2.教学档案是开展教学工作改革的重要依据

教学档案是民办高校开展工作时的重要依据和记录，记载了学校在不同教学过程中的实际开展情况以及相应的科研内容，包括一定的管理经验以及各类教训。如果在后期开展教学活动时需要进行调整、规划，那么相关负责人和工作人员可以结合之前的教学档案进行参考分析，从而获得一定经验，对于后续制定针对性方案和决策具有一定的实际价值。

3.是进行教学评估工作的重要依据

无论是教学还是管理工作，通过评估方式能够对工作的应用和开展情况有充分的了解和认知，通过翻阅教学档案可以对评估工作的开展提供最直接、最直观的参考和依据。档案资料并不是尘封的，通过合理利用档案能够使其发挥出更大价值。通过对档案管理工作开展水平以及对档案资料的利用情况进行分析，能够直观反映出学校的办学水平及办学能力。在对教学进行评估的过程中，相关工作人员需要对学校的教学档案进行查阅和分析，以此来了解学校具体工作的开展情况。如果在检查时发现缺少了必要的教学档案，就很难证明其开展了相应的教学工作以及在实际管理工作落实中的真实反映。同时，对于评判者来说也就缺少了一定的说服力和有价值的实证，导致最终的判定结果无法让人接受。

二、民办高校在档案管理工作中存在的一些问题

1.档案意识不强，造成资料流失

民办院校在成立发展之初对于档案的认知意识相对淡薄，也没有专门成立相关部门或者安排专职岗位开展档案管理工作。所以我们在后续进行档案资料查阅时往往在学校建设、规划发展以及教学方案制定等工作缺少相关资料，造成资料缺失。很多内容和制度缺少完善资料甚至有的还是借助口头进行传达，即便当时形成了文件资料但是由于缺少专业化的保管导致资料散落在各处或者是个人的手中，沒有及时归档。管理工作者也没有及时进行追查造成档案资料流失的问题。

2.规范制度不健全

国家档案局以及教育部针对高校档案管理出台了相关的管理工作办法，有效推动了档案管理工作的开展和进步。但在实际落实过程中发现很多高校的档案管理工作机制不完善，制度不健全，导致档案价值无法发挥，埋藏于资料库中。

（1）在进行档案管理过程中，对于教学过程中所产生的各类文档进行管理时，常常都是独立的，各管各的，没有互相结合起来形成一套有序的管理协调机制。缺失了监督和机制约束的档案管理导致档案文件从形成到最终归档无法良好衔接，甚至出现档案不全或内容不足的情况。

（2）结合民办高校现有的档案管理工作的落实状况来看，部分民办高校在档案管理时并没有形成归档和立卷制度，尤其是对于档案范围的明确没有落实到位。档案工作从事者往往都是一些非专业人员，他们仅对档案材料进行收集整理，而没有结合实际需求进行归档划分，通常也只是在进行年底考核的时候才会突击进行分类整理。

3.参与档案管理工作人员的素质亟待提升

目前，很多高校从事档案管理工作人员，尤其是一些民办高校二级学院的档案管理人员水平和素质普遍不高。他们对于档案管理工作从意识和认知上都无法达到档案管理工作的要求。由于缺少重视和管理的专业性，导致档案管理工作在落实时极不规范。甚至还有一些二级学院会聘请教学秘书兼职。但是，这些人员日常的工作本就繁杂，需要经常和各个科室交流，没有足够时间对档案管理知识进行系统学习。有限的精力、无法执行的专业化培训，导致档案管理工作不仅不能优化反而更加繁乱。

4.没有对档案信息进行充分开发

民办高校对于档案的利用和开发的落实还存在着很多不足，造成档案的利用率偏低。尤其是很多院校将档案管理工作落到了二级学院进行独立管理，并没有从全校的角度出发进行统一的协调和管理，导致各院校的档案管理工作方式方法各有不同，规范要求也不同。很多院校之前的档案管理多以纸质方式为主，对档案的分类管理和相关工作的落实也是通过手工方式进行。随着时代的进步，很多档案都开始以电子性质存储，但是由于缺少规范和标准，导致其在分布时相对分散，后续进行相关资源的整合时由于缺少统一的格式无法进行共享，造成档案的利用率无法得到提升。

三、进一步落实推进民办高校档案管理工作的策略

随着教育改革的推进，高校扩招等一系列措施也给民办高校带来了新的发展机遇，在应对这些变化时教学档案所具有的价值和作用非常明显，对于教学工作的推动和改进有着极大影响。因此，为了进一步做好档案管理工作的落实和规范，结合现代化的发展和信息化发展需求，对民办高校的档案管理工作进行改革是目前急需开展的一项工作。5C517A3E-3FFC-4BE7-ABB9-81FA0EECCDE0

1.从意识上进行深化

高校的教学档案是非常宝贵的资料，对于民办高校来说也是一样，它们是高校在发展过程中开展教学工作的重要记录，对于推动民办高校提升教学水平有着非常积极的价值和作用。

首先，它能够促进民办高校对档案管理工作的重视，让教职工在教学工作中能够有参考依据。档案是对每一位教师在日常工作开展中的一项反馈，不仅包括了教师的任课情况，也包含了在教学中对课堂问题的解决方式，还有与学生成绩相互关联的内容。因此，可以作为后续教学工作评估中的重要参考和依据。其次，是作为评估的重要凭证。如果要了解真实的教学水平和教师能力就必须借助档案来进行分析，凸显了评估工作的高要求、高标准。

2.规范档案管理，形成统一完善的流程

要对档案管理工作进行调整，就必须结合民办高校的实际情况进行相关制度的完善和改进。建立在实际应用基础上的管理工作才能够真正发挥出档案的实际作用和价值。

（1）从内容角度出发

一是档案的收集。档案的收集整理工作通常是结合各个立卷的归档范围进行收集和整理的。

因此，要先明确文件的立卷制度以及收发借阅制度。尤其是一些零散性的档案文件一定要做好相应的收集管理工作，通过日常的收集和整理来确保档案收集的完善性和有效性。

二是档案的整理。档案在收集之后，需要结合实际的内容范围以及档案的规范性进行整理和鉴定。这个过程也是档案管理工作中的重中之重。相关工作人员对收集的档案进行分类，制订索引工具，建立对应的管理制度，确保档案管理合规化、有序化、条理化。结合实际档案的编制要求，对应制定编号范围，以及代码和代号以便于后续的分类整理。当然，整理工作还在于对档案的有用性进行鉴别，以确定一些长期无效档案的存毁。整个工作不仅包括对档案内容的鉴别分析、判断价值，同时也要实现去粗留精，这样才能够真正提升档案的使用价值。

（2）制度建立

在进行制度规范过程中，需要针对不同的管理流程建立制度。

比如，立卷归档制度，将档案资料的收集标准、范围、途径以及相关的奖惩等内容进行明确。落实档案管理岗位的责任制，确保档案管理流程的完善。通过建立考核机制将日常的档案管理工作与绩效考核挂钩，推进管理工作的积极性和有效性。

同时，要注重对档案管理的检查制度，包括内部上下级发文、教学研讨会议记录、教学改革、项目建设施工以及各学院年度教学规划和大纲等教学资料。除此之外，还有教学质量的调查报告、学生毕业设计论文的管理归档、实践应用教学环节的相关管理工作内容等，对于这些教学工作的开展必须及时进行跟进和检查，确保相关资料的完善性。

（3）对档案管理工作的指导落实

第一，要做好档案管理工作，从源头把关是非常重要的，只有确保各个环节的工作人员做好本岗位工作，才能够带动整个档案管理的优化。

第二，结合高校教学特点，依据不同的工作和职能部门进行综合化、年度化、周期化的分类管理，包括不同环节下各组的立卷整理。

比如，综合性的教学资料需要由教务处和学生处等部门直接进行资料收集和归档。而院系以及教研处所保管的档案则会进行统一的立卷归档管理。院系以及教研室的相关文件则是直接由学校档案室进行管理，经过资料的审核之后统一立卷。一般性的文件则由各个院系以及部门自己负责保存。

3.档案归档的作用

（1）将教学档案进行归类入档，对于开展教学工作有一定的促进意义。通过结合档案提供的信息，能够更进一步了解民办高校在开展教学过程中的目的、方式以及相关组织形式，并结合考评指标对相关教学体系进行归类整理，从而能够明确教师在开展教学时目标是否明确、方式是否正确、结构是否紧凑、组织是否严谨、功底是否过硬。将这些信息归类比对，能够及时发现教学中存在的问题并进行跟踪，从而促进教师教学效果的提升。

（2）通过教学档案的管理，能够充分展示教学开展环节在推进过程中的质量，并对相关的数据进行整理，能够展现出民办高校的教学管理水平以及办学成果，为民办高校的有序发展和科学发展提供依据。

4.融入現代化的档案管理工作

目前，随着民办高校的招生规模不断扩大，对应的教学管理体制也在不断完善，相应的档案信息文件也随之增加，对于档案管理工作来说无疑是一项新挑战。因此，必须做好档案的归类和管理工作。首先，应当结合实际情况，制定符合学校相关规定要求的档案管理制度，进行规范统一的管理。同时，结合电子文档的方式进行核验和验收，将档案管理的全过程化与档案管理结合起来，确保档案从收集到最后的销毁都有对应的制度。

其次，在院校开展管理的同时也要注重对二级学院电子文档管理工作的监督和指导的落实。作为高校应当不断引入先进的信息化管理系统，提升学校档案管理的整体水平，通过建立信息化的档案管理系统使档案管理工作更加有计划推进，管理工作能够主次分明。只有不断完善档案的信息化管理工作，才能够真正利用好档案，让档案发挥作用。通过数据共享方式提升档案的使用效率。

5.强化档案的服务意识，提升档案的应用效率

作为档案的管理人员应当报以主动服务意识，为档案的使用者提供更加便利和良好的使用环境和使用服务。当然除了拓展档案在应用方面的空间之外，还需要配合档案使用者自身的需求特点为他们提供专业化的咨询服务。配合先进的查询系统和检索系统，深化档案在查阅过程中的信息调用，从不同角度、方位快速准确地向查阅者回馈信息，提高档案使用人对于档案的利用率，加深他们对于档案的了解，给档案查阅者提供更大的便利。结合民办院校的实际需求，我们为很多专升本、高职高专的学生提供了用于评估等需求方案的资料，并为他们在成绩查询、学历查询以及相关方面提供了更多的档案信息服务，帮助他们更好地开展学习和工作。

四、结语

通过上文分析，档案管理工作的落实水平及管理水平的高低对民办高校在未来发展有着非常明显的影响。因此，作为民办高校应当注重对档案管理工作的落实和开展，通过规范制度、强化监督、完善流程、加强档案管理信息化等方式，促进民办高校在档案管理工作中的效率和质量。当然，管理人员的素质水平以及相关负责人对于档案管理的认知理解，也会成为档案管理工作落实的重要因素，所以必须重视档案管理，只有有效利用好档案的价值才能真正使其发挥更大作用，进一步带动民办高校的发展。

参考文献：

[1]郑 洁.民办高校学生档案管理模式建构创新研究[J].兰台世界，2020

[2]钱 静，徐 驰，韩士连，石启芳.民办高校教学管理的难题与策略[J].北京城市学院学报，2019

[3]李蓉晖.以评估为契机加强民办高校文书档案管理[J].遵义师范学院学报，2018

[4]薛 梅.新时代民办高校档案事业发展路径探究[J].档案与建设，2018

[5]李江霞.民办高校档案管理工作存在问题与对策研究[J].兰台内外，2017

[6]洪雯雯.浅谈民办高校如何规范教学档案管理——基于本科教学评估[J].才智，2017

[7]王 磊.浅析民办高校教学档案的规范化建设[J].办公室业务，2014

[8]谭丽萍.民办高校教学档案管理工作存在问题与对策[J].南方论刊，2012

（作者单位：荆州学院）

作者简介：牟海霞（1980—），女，汉族，黑龙江绥化人，本科，中级职称，研究方向：档案管理。5C517A3E-3FFC-4BE7-ABB9-81FA0EECCDE0