基层在编人员的人事档案管理规范化建设探讨

赵东升

摘 要：目前，我国在编工作人员的数量非常巨大，其中有一大部分在编工作人员是在基层的一线工作。这种情况，导致了我国人力资源和社会保障局的人事档案管理工作的很大比例都集中在对基层在编人员的人事档案管理上。如何提高基层在编工作人员的人事档案管理工作的效率和作用，规范基层在编人员的人事档案管理工作便成为了人力资源和社会保障局人事档案管理工作中的一个重点。文章主要针对目前人力资源和社会保障局关于基层在编人员的人事档案的常见管理模式中存在的一些的问题进行简单分析，并提出相应的改进与规范的建议，供有关部门及人员决策参考。

关键词：基层在编人员；人事档案；规范化建设；管理模式

自从信息社会悄然到来之后，各种庞杂的信息体系便成为了人们日常工作与生活的重要组成部门。人事档案，作为我国目前国家制度下的一种特殊且重要的信息存在模式，对于个人的基本信息情况进行了必要的记录，为人员自身及相关用人单位、人才服务部门等的相关工作提供了重要的支持。没有了人事档案，用人单位可能就要花费更多的时间和精力去核实人员提供的自身信息的准确性和真实性，这在诚信体系并不健全的形式下，显然不切实际。加强对基层在编人员的人事档案管理，是目前人力资源和社会保障局的工作的重要组成部分，也是搞好基层人才开发，合理调配基层人员的重要依据。做好基层在编人员的人事档案管理工作，还可以为区域内的人才整合和发展提供有效的参考。

1 基层在编人员的人事档案管理工作中存在的主要问题

1.1 基层在编人员的人事档案的准确性存在一定的问题

由于基层在编人员的人事档案在早期并不在人力资源和社会保障局的管理之下，所以，档案的真实性和准确性等方面受到了一些不法人员的不当影响，造成了档案失真甚至被篡改。

1.2 基层在编人员的人事档案的保密工作有所欠缺

由于个别基层工作人员的素质不噶、责任心不强，导致个别人在工作中随意泄露他人的隐私，给其他人带来了不良的影响，使得本该保密的信息得不到保密，造成了档案管理工作的混乱。

1.3 基层在编人员的人事档案管理工作不能做到专人负责，专业化水平不高

在一些单位，由于人员等方面的限制，没有做到定岗定编，没有设置专门的具有人事档案管理工作背景的人开展人事档案管理工作，把人事档案的管理和其他的公文、文件等的管理混为一谈。这些情况，不仅可能造成档案管理工作的混乱，无法发挥人事档案的应有的作用，还甚至还可能造成个别人员的人事档案的遗失等情况的发生，给基层在编人员带来重大的不可弥补的损失。此外，由于从事人事档案管理的人员没有专门的人事档案管理工作背景，导致其工作极其不规范，工作效率不高。

1.4 基层在编人员的人事档案内容混乱，记录出现错误

由于基层在编人员的数目非常庞大，档案管理工作的工作量也比较大，各地、各部门又没有统一的可执行的档案记录标准，造成了档案在记录过程中出现了错误，内容和格式等各方面花样百出，档案前后不一致，不利于加强对基层在编人员的管理，甚至影响了一些基层在编人员的晋升、岗位调动、退休时间和退休后的工资待遇。

2 基层人员的人事档案管理规范化建设的方案

2.1 加强对相关人员进行法律培训

《中华人民共和国档案法》的颁布与实施为我国的档案管理相关工作的依法开展提供了有效的法律依据。人力资源和社会保障局应当加强对本单位内部及辖区内的企事业单位的人事档案管理人员的法律培训，严格贯彻档案《中华人民共和国档案法》的相关要求，使人事档案管理工作正式走上法治的轨道。必须敦促及监督人事档案管理人员依法管理人事档案，建立必要的监督管理机制，对人事档案管理中的违法行为坚决、及时的进行查处。

2.2 严格执行保密纪律

人事档案管理人员要提高思想道德觉悟，自觉遵守保密纪律，要客观公正地对待专业“特权”，保证人事档案的载体和内容的安全。人事档案管理人员要注意保护国家的机密安全、注意维护集体和公民个人的隐私，要严格执行保密纪律和借阅制度，保证人事档案的安全。人事档案管理人员不得销毁相关的档案文件信息，不得利用职务之便，为自己或他人谋利，不得泄露不能对外公开的档案信息内容，自觉养成良好的职业保密习惯。

2.3 聘用具备人事档案管理知识或工作背景的人员，加强对人事档案的管理

聘用具备人事档案管理知识或者工作背景的人员对人事档案进行管理，可以有效地提供人事档案管理工作的效率。在符合本单位要求的前提下，鼓励人事档案管理人员加强自身业务能力的提升，学习和借鉴其他单位的成功经验，可以有效地发挥人事档案管理工作的作用。

2.4 加强对人事档案的利用，充分发挥人事档案的作用

要定期对人事档案进行归类整理与数据分析，并在保护当事人隐私的情况下以适当的方式公布，完善档案的开发与利用，为领导和有关部门的工作提供必要的参考。

另外，还要充分提高人事档案流转的速度，改变以往的档案流转一次可能需要一两个月的现象，可以采用诸如电子档案先流转，纸质档案后期跟踪流转等模式，提高档案流转的速度。

3 结语

综上，基层在编人员数量多，人员调动也频繁，对于基层人员的人事档案的管理工作就比较复杂，需要更改和录入的信息量也比较。因此，在对基层在编人员的人事档案进行管理的过程中，必须在主观上予以重视，在人员上予以配套，在设备等方面提供必要的支持，在制度方面予以保障，在相关监管方面严格控制。只有综合从以上几个方面着手，才能有效的提高基层在编人员的人事档案管理工作的效率，规范对基层在编人员的人事档案的管理，使档案准确、内容属实、流转方便，充分满足市场经济发展的要求，符合相关领导及有关部门决策的需要，充分发挥人事档案应有的作用。

参考文献

[1] 徐颖.档案事业可持续发展浅议[J].黑龙江史志，2011（8）.

[2] 成友江.科学规范中等职业学校干部人事档案工作[N].阿勒泰日报，2009.

[3] 雍学仁.浅议玛曲县牧村建档的重点和难点问题[A].全省“新农村建设与档案工作”学术研讨会论文集[C].2006.

[4] 王长军，李建军，陈彤.东丰县档案管理工作规范运行[N].辽源日报，2007.