文秘工作与文书档案一体化管理的路径探索

文/龙岩市人民政府信访局 阙嫔滨

文秘工作是文书档案工作的重要基础，很多文书档案源于文秘工作的开展，相应的文书档案管理也是文秘工作的延伸。因此，在推进文秘工作与文书档案一体化管理进程中要充分尊重二者的客观联系，充分认识到文秘工作与文书档案一体化管理的重要性和必要性，对文秘工作以及档案管理工作流程进行认真梳理，对于二者一体化管理存在的问题提出具体可行的解决措施，进一步提升一体化管理效率。

一、文秘工作与文书档案一体化管理的必要性

无论是文秘工作的开展，还是文书档案一体化管理，都以公文作为基础，公文是文秘工作的核心内容，也是文书档案收集的主要对象，对有保存价值的公文会通过一系列的筛选和流程，将其作为文书档案保存起来。文秘工作是否规范会直接影响公文质量，而公文质量又直接决定文书档案的质量，因此在文书档案管理过程中应给予文秘工作足够的重视。做好文秘工作是推进文书档案一体化管理的重要基础，同时文书档案也是检验文秘工作质量的重要方式。从文书档案的利用价值看，文书档案自身能够提供信息查询、经验总结、积累知识、发展生产等诸多功能，文秘工作者可以通过文书档案查询了解之前领导讲话风格，借鉴之前公文样式进行公文起草，完善当前规章制度。可以在政策落实和纠纷处理方面借助文书档案获得相关政策依据。还可以通过文书档案前后对比，发现当前文书起草、文书处理工作中存在的问题，进一步提升文书工作效率和质量。

文秘工作与文书档案管理一体化是指在文秘工作与文书档案管理工作融合过程中主动将现代信息技术运用其中，实现二者工作状态、工作内容的有机整合和衔接，在文秘工作与文书档案管理一体化理念下，要充分发挥网络信息技术的优势，找到文秘工作与文书档案管理工作联系的契合点，进而按照文书档案管理的相关要求开展文秘工作。同时，文书档案管理工作也要结合文秘工作特点，对文书档案管理操作标准进行优化，最后形成统一完善的工作体系。要通过文秘工作与文书档案管理工作内容和形式的规范化、标准化建设，实现文秘工作与文书档案管理工作的协同进步、协同推进。

在具体实施过程中，要做好如下方面：一方面，要对文书及其档案进行细致梳理，按照相关制度要求，分门别类地形成文书档案管理目录，如按照单位领导讲话、发言材料、会议记录、工作方案、政务文件等进行文书档案分类，通过档案分类方便后期利用开发和整理。文书档案一体化管理就是要利用现代档案信息管理系统，实现文件材料和文书档案的同步管理，通过文书档案台账和目录，提升文书档案管理的精准性和系统性；另一方面，文秘工作与文书档案一体化管理有助于实现数据信息共享，避免重复劳动。传统文书档案管理主要以纸质档案管理为主，随着文书档案管理规模的不断扩大，档案管理部门需要增加人力、物力、财力，才能够确保文书档案得到有效管理，但在这一过程中难免在分类和加工过程中出现重复劳动的现象。实施文书档案一体化管理能够有效避免重复劳动，提升文书档案管理效率。在具体实施过程中，可以建立文书档案数据库，将原来的纸质文书档案转化为数字文书档案，实现文书档案数据云端存储共享，提升文书档案信息利用效率，扩大文书档案信息利用范围。

二、文秘工作与文书档案一体化管理的路径

推动文秘工作与文书档案一体化管理进程需要找到二者的契合点。在具体实施过程中，要进一步强化文档一体化整体意识；在实践工作中要完善相关制度机制和流程标准，通过文书立卷、档案数据库建设、制度机制建设、人才保障建设等措施，实现两者一体化推进。

（一）完善文书立卷工作。公文立卷工作是文书档案管理的重要前提，在文书立卷工作开展过程中，相关工作人员要始终保持清醒头脑，确保立卷内容条理清晰，相关部门在自身审核基础之上，还应该由档案管理人员对相关内容进行梳理，在完成文书档案立卷归档之后，才可以正式成为文书档案收集对象。文书立卷是实现文秘工作与文书档案一体化管理工作衔接的重要载体。在工作制定阶段，公文生成部门要制定详细的立卷工作计划，严格按照文书档案管理的相关要求进行细致操作，确保工作流程科学合理，并借助文书立卷实现文秘工作与文书档案管理工作的有效衔接。同时文秘工作者在公文立卷过程中一定要确保文书资料的真实性、完整性和系统性，只有满足内容真实完整，才能够确保文书资料具备价值，才能够为后续的档案信息资源开发提供保障。从阶段和范围看，文书立卷工作是文秘工作的最后阶段，也是文书档案管理工作的起始阶段。因此要针对相关人员进行系统的公文档案和文书立卷等相关工作培训，让相关工作人员从思想上对文书立卷工作足够重视，充分理解文书立卷工作的意义和价值。随着网络信息技术不断发展，文书立卷也开始呈现智能化和信息化特点，工作人员既要做好纸质版的档案材料整理，也要借助现代信息技术手段形成电子档案，并严格按照相关标准进行上传。

（二）搭建一体化管理数据库。文秘工作和文书档案一体化管理需要借助一定的信息载体。因此在具体工作开展过程中要借助多种信息技术，为文秘工作和文书档案一体化管理二者融合提供技术保障。一方面，要实现档案管理部门的档案管理信息系统和文秘工作方面的公文处理系统等应用系统的有效衔接，避免出现数据不兼容，传输错误问题，实现公文信息、档案数据、文书档案数据的同步传输和共享；另一方面，要积极推进云平台、云共享建设。要充分认识到，要想实现文档一体化管理，就需要实现业务系统上的横向和纵向大数据共享，应积极探索与知名互联网企业合作，打造云平台，为大数据共享提供载体和保障。同时要充分利用大数据在信息检索方面的优势和特点，减轻工作人员的负担，进一步提升文书档案管理效率。文书档案保存和利用具有非常重要的经济价值和社会效益。因此，应将加强文书档案数据库建设作为文秘工作和文书档案一体化管理的重要方面，通过文书档案数据库建设，实现对多种文书档案信息的有效整合，为后续文书档案一体化管理以及相关档案信息资源开发利用奠定坚实基础。

（三）加强文书档案标准化建设。要想实现文秘工作和文书档案一体化管理，就需要遵循一定的标准和流程。一方面，在具体工作开展过程中应结合国家相关部门对于一体化建设的相关指导思想，主动顺应大数据时代的发展潮流，从内部结构入手，确保系统与系统之间规范对接，进一步提升文档一体化在应用阶段的适应能力，使文秘档案和文秘工作配合得更为紧密，充分发挥文档一体化管理模式的最大效用。同时，加强文书档案标准化建设能够实现在工作环节最大范围的信息共享，为提升工作效率创造有利条件。在构建统一标准化的前提之下，还应该从文秘工作和文书档案管理工作的实际情况出发，让整个文档一体化应用范围得到相关部门和相关工作人员的认可，让文档一体化向通用型和应用型方向迈进。加强文书档案标准化建设，关键在于相关工作人员的能力和素质，只有相关工作人员彼此熟悉、相互配合，才能够对关键步骤进行有效管理和监督。因此要加强对文秘工作者和文书档案管理工作者的考核和激励，通过构建更为合理的考核体系，加强对日常工作的管理，提升文秘工作与文书档案管理工作者的积极性，确保两者工作状态有效衔接。此外，要完善相应管理机制，明确工作内容和工作任务，使一体化建设符合相关标准要求。

（四）强化文书档案安全保障。文秘工作与文书档案一体化管理难免会涉及带有密级的档案。这就需要文秘工作者和文书档案管理人员在一体化进程中对相关重要的公文进行严格保护，切实保障重要档案信息资源安全。文秘工作与文书档案一体化管理难免会涉及多种信息技术的应用，因此在系统和平台建设方面要确保网络安全。在具体实施过程中要选择好的杀毒软件，防止外部病毒入侵，同时还要定期对重要档案信息资源进行数据备份。内网要建立防火墙，防止外部人员非法访问和入侵。文书工作人员和档案管理人员要将网络信息安全作为重要工作方面，要严格按照文书档案安全管理相关制度要求落实安全工作，定期更换杀毒软件和防火墙，定期对系统病毒进行检查，一旦发现病毒入侵，要及时采取有效措施进行封堵。随着网络信息技术的不断发展，文书档案管理工作也必须与时俱进，在提升文书档案管理效率的同时，还应该通过文档一体化管理模式创新，确保档案信息安全。

总之，新时期文秘工作和文书档案一体化管理体现出其重要性和价值，并对日常工作起着重要指导性作用。因此，要想实现文秘工作与文书档案一体化管理工作有机融合，需要将文档一体化合二为一，兼顾二者需求和特点，找到二者的关联点，并实现二者的有机结合和运用。此外，要采取有效措施，进一步提升文秘工作人员和档案管理工作人员责任意识、服务意识和主动意识，充分认识到自身所从事工作的价值和作用，进而推动文秘工作与文书档案管理工作有机融合。