浅谈医疗科研档案的管理

刘同　张策

随着医疗卫生事业的发展和现代新兴科技的出现，医疗科研工作也在不断发生新的变化，医疗科研档案管理作为医疗科研工作的重要组成部分遇到了许多新的问题和新的挑战，需要医疗科研档案工作者进行探索和研究。

一、医疗科研档案管理的意义

（一）为发展医疗卫生事业服务

医疗科研档案是指医疗科研机构在进行医疗科学研究过程中形成的具有保存价值的文字、数据、声像、图表、磁盘等各种载体形式的文件资料。医疗科研档案是医学科学研究过程的真实记录和反映，是进行医学科学研究工作的必要条件和依据。医疗科研档案工作是卫生部门科研管理和医疗管理的重要组成部分。

（二）为医疗科研工作和医疗科研人员提供服务

以“河北省骨科研究所”为例，该所是一所集骨科及骨关节病、生物力学、骨与关节放射影像学等研究内容的综合骨科疾病研究机构。研究所高度重视医疗科研档案管理、开发与利用工作，坚持把档案管理和服务工作贯穿科研工作始终，开展了一系列富有创新的医疗科研档案服务工作，建立了助力医疗科研能力的创新机制，及时对医疗科研资料进行收集、整理和归档，通过利用医疗科研档案对新立科研项目和正在实施的科研项目进行对比分析，找出当前项目改进的空间，由此激发科研人员的灵感，促进医疗科研项目的顺利完成。

该所充分利用医疗科研档案开展一系列基础研究和临床研究，取得丰硕的成果，不断提高骨科疾患诊治水平，利用医疗科研档案开展全国骨折流行病学调查，完成了国际上首部骨折流行病学专著，并译成英文全球发行，数据被国家规划教材、骨科专著及学术论文大量引用，填补了国际空白，并荣获第六届 “全国专业技术人才先进集体”称号。

利用医疗科研档案完成2021年国家自然科学基金重点项目1项;国家自然科学基金面上项目4项;国家自然科学基金青年科学基金项目3项。发表SCI及中华系列杂志文章近百篇。这些成绩的取得，得益于完善而规范的医疗科研档案的管理。

（三）为医疗科研工作提供指导意见

医疗科研档案是医疗科研机构在日常科学研究中形成的有价值的数据信息资料，这些档案涵盖了医疗科研工作的全过程。通过分析医疗科研档案，可以发现哪些医疗科研项目有较大的研发价值，哪些项目还有继续开展研究的价值，从而用以指导医疗科研项目申报、重启、科研经费的分配。通过医疗科研档案对医疗科研项目进行对比，可以发挥每个医疗科研项目的技术优势，避免重复研究，有效分配医疗科研资源。

二、医疗科研档案管理存在的问题

（一）医疗科研人员的归档意识不强

随着社会经济的不断发展，医疗科研单位对能够为本单位带来直接经济效益的工作比较重视，而对于医疗科研档案工作则重视不够。医疗科研人员忙于项目课题研究、临床医疗、教学等，忽略了对于科研工作中产生的文件资料进行归档。

（二） 医疗科研档案归档率底

一个医疗科研项目形成的档案资料往往是分别保存在医疗研究机构内部各个科室、部门，各自的归档意识、归档范围、归档时间、归档人员配备不尽相同，影响了医疗科研的档案系统性和完整性。

（三）医疗科研档案管理手段落后

医疗科研档案管理工作繁琐、重复劳动多、劳动强度大，一些医疗科研机构大部分科研档案仍以纸质档案为主，档案管理还在沿用传统的手工整理、检索等，造成了利用者查阅不便，从而导致医疗科研档案的利用率低、工作效率低。

三、提高医疗科研档案管理质量的路径

（一）强化医疗科研档案归档意识，档案管理与科研工作同步进行

明确医疗科研材料归档是医疗科研人员的责任和义务。建立健全医疗科研人员归档的监督约束机制，把医疗科研课题文件材料归档纳入医疗科研人员的年度考核。医疗科研档案的管理要与医疗科研工作同步。医疗科研档案的管理，应该准确、系统、完整地反映出整个医疗研究活动的全过程，而不是单纯的一些医疗科研资料。这就需要医疗科研档案管理与医疗科研工作同步，应该从医疗科研立项、进展检查、项目验收、审核鉴定等方面对整个医疗科研项目全过程跟踪管理。医疗科研档案管理工作是医疗科研工作的一个重要组成部分，要纳入医疗科研院所的科研计划和规划中，要使医疗科研工作与建档同步。

（二）明确医疗科研档案归档范围，提高医疗科研档案的完整性

医疗科研档案缺乏系统性、完整性，很大程度上是因为归档范围的不明确。医疗科研档案的归档范围应该包括以下几个方面。

1.医疗科研综合管理性文件材料：包括医疗科研计划管理、医疗科研成果管理、医疗科研经费管理、申报医疗科研基金有关批复及重要学术活动材料。

2.医疗科研项目准备阶段的文件材料：包括医疗科研项目、课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件。

3.医疗科研项目实验阶段的文件材料：包括各种载体的医疗科研重要原始记录、实验报告、计算材料、设计文件、图纸、关键工艺文件、重要的来往文件等。

4.医疗科研项目总结鉴定验收阶段的文件材料：包括医疗科研工作总结、科研报告、论文、专著、技术鉴定材料、科研投资情况、决算材料等。

5.医疗科研项目成果和奖励申报阶段的文件材料：包括医疗科研成果和奖励申报材料及审批材料、医疗科研成果推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

6.医疗科研项目专利申报、审批文件、专利证书、获奖证书等。

（三）运用先进的科技手段，推进医疗科研档案的信息化管理

档案管理信息化是提升医疗科研档案管理质量的有效路径。医疗科研机构应根据各自的实际情況，设计开发“医疗科研档案信息化管理系统”管理软件，并且具备以下几个方面的基本功能。

1.医疗科研档案的统计功能。包括档案数量统计、档案收集情况统计、档案利用情况统计、档案整理情况统计以及电子档案点击阅读数量统计等。

2.医疗科研电子档案的管理功能。包括电子文件的线上移交、接收、整理等。

3.医疗科研档案的检索功能。首先建立医疗科研档案数据库，然后根据《中国档案分类法》《档案著录规则》《中国档案主题词表》等标准和规则进行著录标引，实现标准化的医疗科研档案信息检索。

4.医疗科研档案的借阅利用功能。设置借阅登记模块，包括借阅人身份信息、借阅日期、归还日期等。

5.医疗科研档案的安全防护功能。医疗科研档案的信息化管理提高了工作效率，但同时也存在信息安全隐患。一些高、精、尖的医疗科研项目档案具有很强的保密性，在医疗科研档案信息化过程中要有严格的保密观念和知识产权保护意识。要具备安全保障措施，包括设置档案密级、数据加密、安全防护软件的使用、数据备份和信息安全制度的落实等。