后疫情背景下企业档案管理模式的变化研究

穆歌

自2020年1月开始，COVID-19的突然爆发席卷全球各个国家和城市，对人们的正常生产和生活秩序产生了巨大的影响。截至2022年3月，国内疫情尽管已经反复多次，但是总体上已经得到了有效的控制。目前新冠肺炎疫情仍在很多国家肆虐猖獗。疫情出现后，防控工作及时有效的持续展开，从而产生了大量关于疾病防控以及各行业抗击疫情的档案。这些档案数据一方面是对以往疫情防控各方面经验的总结，另一方面也是对后续有可能出现疫情情况的指导，这些是防控、防疫工作的重要基础。所以，我们要进一步加强总结档案数据管理的新方法和新思路，不断提高档案数据在防疫防控以及企业中的利用效率。

一、后疫情背景下企业档案管理的发展方向

（一）数字化

一个企业的发展离不开它特有的管理体系，企业的管理体系对企业的各项管理、财务工作、人事管理都必不可少，都十分重要，无论做任何工作，企业都需要一个相对完整的系统来支持。企业档案管理长期以来依赖落后的手工管理模式，系统也比较复杂，尚未形成良性的循环，实际操作中问题不断。将信息化理念引入档案管理，将很好地解决当前存在的问题。一旦档案管理实現信息化，整个管理系统将非常适应当前的总体趋势。一家公司将变得越来越有活力，其员工将更加努力地工作。由此可见，该系统对企业的发展至关重要，企业的档案管理工作往往繁杂众多，档案管理数字化的发展是未来发展的必经之路和发展趋势。

（二）移动化

使用移动终端上网已经成为大多数国内网民在网上生存的常态和常规。在防疫工作中，许多公司无法正常开展业务，但他们通过手机等移动设备实现了包括业务信息在内的各种交流与互动，在抗击疫情的斗争中取得了隔离病毒不隔离工作的胜利。企业与客户之间的沟通和业务问题的解决都是通过移动终端实现的。通过在线和远程网络方式，不仅及时帮助业务人员和客户解决疫情期间企业的各种不治之症，同时也积累了丰富的网上工作经验。

二、后疫情背景下企业档案管理的突出问题

（一）档案信息利用不充分

在正常情况下，文件管理完全依靠人工完成，但这种方法的低效性无法确保正确率得到适当保证。很多工作不能及时完成，丢失的文件也会消失，这很容易导致档案保存混乱。在这种情况下，使用信息管理模式是非常明智和正确的选择。利用计算机网络，工作人员可以在保证一定准确率的情况下按时完成巨大的工作量，操作简单方便，可以节省大量宝贵的时间。在目前工作节奏很快的情况下，节省时间意味着节省大量不必要的开支。通过提高效率，企业的运营将更加顺畅，企业的核心竞争力将更加突出。

（二）档案资料的出现具有偶然随机性，导致信息收集难度增大

在企业运营过程中，会产生各项档案，我们常常忘记并非所有的文件都是注定要归档的。在任何特定的文化体系中，只有一些文件符合“可归档性”的标准，大多数被认为是可归档的文件都与地方政府的日常工作有关。一旦收到它们，它们就被共同编码和分类。它们是根据颜色、主题或地理区域分布的。无论编码、分类和分发时使用什么标准，这些程序都只是创建秩序的问题。因此，文件会立即放入一个便于识别和解释的系统中。更严重的是，这些文件随后会被封存一段时间，根据文件的性质和当地立法的不同而有所不同。作为企业档案管理中最基础的工作，档案信息的收集和归档占据了档案管理工作的大部分内容。根据以下方面开展工作，确保企业档案信息收集的完整性和有效性。企业档案收集最重要的是企业档案收集的完整性。只有确保档案收集的完整性，才能为后续的档案管理工作提供基础信息资源。首先要收集的是企业内部档案，这是档案收集的基础。这部分收集工作可以在公司内部进行，收集的内部信息会被组织和归档。

三、解决问题的对策

（一）建立与企业有关的档案管理制度

如归档、借阅、出借、复制等。企业档案信息资源作为现代经济社会中企业发展全过程的系统概述，不仅是对企业各种经济活动和业务往来的描述，也是经济背景下企业发展综合实力的概括。各级企业管理者需要认识到，企业档案信息资源不仅具有上述信息化功能，而且在企业生产经营过程中能够发挥面向服务的管理和利用功能。根据实际情况，不同级别的使用人员应确定不同的使用级别，并规定不同的审批程序。在利用档案的同时，要确保机密性、保密性，文件完整无缺。档案使用规章制度的规定应当严格、简明、易于实施，并在实践中认真总结，不断丰富和完善。在此基础上，妥善处理档案保密与管理利用的关系。保守企业秘密是每个员工的义务，也是档案管理人员的神圣职责。在日常工作中，档案管理人员要高度重视档案保密工作，在严格做好保密工作的同时，努力做好本职工作，切实提高工作职能，为领导决策服务。机密文件应当保密，但保密的目的之一是为了使用，时间、地点和范围有限，不使用它只会失去保护的意义和文件的价值。当然，使用必须以保密为基础，不受限制的使用会对企业的安全和利益造成损害。

（二）科学应对后疫情时代档案管理模式的变化，寻求后疫情时代的档案管理

档案资源管理的有效途径：扩大档案资源的收集类别，完善档案资源建设主体，转变档案资源收集方式，科学整合档案资源，加强档案资源的聚集，建立覆盖企业的档案资源体系，加快档案资源开放。创新服务理念，拓展档案服务渠道，创新服务内容，完善方便群众的档案利用服务体系，实行实物保护、人防战略、技术防御三位一体的保护方式，从转变行政职能、加强行政执法水平、提高业务指导水平、加强与社会的合作、增强档案管理机构的管理能力等方面，建立档案安全保障体系，确保档案的安全保密，建立务实高效的企业档案管理体系。

参考文献：

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[3]苏青丽.企业档案信息化管理系统构建目标的实现研究[J].办公室业务，2016（2）：73.