“互联网+”时代如何优化档案管理

张丽梅

一、“互联网+档案”的基本概念

“互联网+”的概念2015年首次出现在政府工作报告中。“互联网+”的拓展性理解就是“互联网+各个传统行业”，也就是依托强大的互联网技术，背靠大数据平台，展开全方位的信息通信，实现互联网与各个传统行业的深度对话与合作，最终趋向于形成一种新型的行业态势。在这样理念的驱动与影响下，档案管理工作领域也在尝试开拓一条数字化的发展路径，主要依托档案数字化以及数字档案馆建设这两大途径，最终引申“互联网+档案”这一新型模式。当前，已经取得了许多突破性的实践成果，主要表现为一系列档案网站、微博的建设与发展。“互联网+档案”不仅仅是以网络数字化的视野解读纸质信息与资料，并通过网络路径进行信息的链接、推动与传播，更重要的创新点在于对档案信息资源的重新定义与生命力激活，从而实现数据多样化开放，最终构建成为公共信息服务生态圈，联合档案管理层、政府、企业以及老百姓这多维群体间的信息串联。

二、“互联网+”时代下档案管理存在的问题

（一）档案信息安全存在问题

电子文件元数据带来的档案信息安全问题。追究其背后产生的多维原因，主要涉及以下几个方面：软件管理、数据维护，管理部门以及管理层工作、安全防范意识等﹐具体来说，主要包括以下几个环节。（1）网站以及系统维护与追踪监管不到位。维护不到位主要体现在：一旦网站或者系统遭到乐病毒攻击或者出现了bug，无法第一时间发现并进行识别，导致修补不及时。此外，登录访问的形式以及权限单一。追踪不到位则主要体现在制度与监管两个层面。（2）系统技术安全的漏洞。主要包括数字、密码认证，密钥管理，防火墙等安保问题。这些技术构建成为完整的系统保护网络，然而很多内部部门对于技术的运用与研发是不到位的，导致许多防范措施存在漏洞，容易被攻破，最终导致信息与数据的缺失。

（二）“互联网+”新技术给档案数据整理带来问题

当前，绝大部分档案管理部门的数据收集与整合的模式是传统形式，然而伴随着互联网时代的到来，“互联网+”的理念深入人心，依托旧技术、旧手段、旧渠道的管理模式已经非常落后。智能化要求档案管理部门与管理层必须具有超前的视野与态度，不断研发新技术，开发新空间，逐渐形成大数据、云计算、云存储三位一体的数据剖析系统，助推档案管理工作的高效展开与分析。然而在发展机遇背后也隐藏着层出不穷的挑战。做好对档案数据的整合进行存储与密钥安全，利于归档、保存、检索、利用的安全保障，达到服务优化最大化，是“互联网+”时代档案工作管理模式延展上的挑战之一。

（三）“互联网+”背景下档案信息资源共建共享程度不高

首先，档案信息资源不丰富。由于目前的档案系统建设并没有形成终端的网络链接与共享，导致呈现出部分独立的特性，使整个档案系统建设呈现出一定的封闭性与区块性，缺乏个性化数据的整合呈现。此外，缺乏必要的全文数据处理，使档案数据片面化、单一化，甚至不完整。同时，共建共享平台不完善。平台的基础架构存在技术、平台与人员等多方面的问题，导致共享性受限，并且无法满足现有的很多平台用户的需求，使得平台基础建设始终缺胳膊少腿，无法完全整合收集、鉴定、整理、保管、编研、统计、检索等一系列的流程与工作环节，最终形成信息共享资源库。同时在不同的数据馆之间存在沟通与链接的障碍，无法实现行之有效的沟通与合作，导致许多前沿技术成果无法被纳入平台。最后，共享机制不健全。共享机制包括档案信息、技术、数据、风控等环节，某一项的不完善都会影响档案信息共享的实现。

三、“互聯网+”时代下优化档案管理的建议

（一）完善档案信息安全管理提供技术保障

加强档案信息安全技术措施。档案信息安全管理的技术是比较复杂的，主要包括数字认证、签名或密码认证、加密技术、防火墙等。而由“互联网+”所孕育出来的新技术，如云计算、云存储也逐渐显示出其特性，但与此同时，将信息以及数据暴露在相对开放的网络空间中，也会导致一系列虚拟的不确定化，最终形成信息安全隐患，为此必须实行多层次、多纬度的档案信息安全防控措施，实现追踪性监管。其中，最常见以及最有效的措施也就是进行档案网络安全漏洞测试。一般来说，针对档案网站所建设的安全系统的安全系数非常高，这是基于数据的珍贵性而言的。因此，档案部门应通过对自身网站开展安全测试，确定其是否存在安全漏洞。如发现漏洞，应及时与专业人员联系，加以维护，确保安全。

（二）通过“互联网+”档案新技术手段提高档案数据整合的有效性

搭建多重并举、相互兼容的档案信息资源数据库。档案数据的管理，首先必须要全方位考量档案数据的真实性，做好基础数据的统筹工作，包括收集、鉴定、归档、编目﹑检索、开发、统计、编研等环节。在此基础上，借助计算机进行信息处理以及数据转换，最终形成数据的集中化。此外，对于人员的培训也非常重要，在“互联网+”背景下，持续开发新技术，更新管理模式，借助云存储新手段对档案数据优化整合，提高档案数据整合的精准性，使档案的利用更加方便快捷。

（三）搭建共享共建平台优化档案信息资源

丰富档案资源使搭建“互联网+”档案信息共享平台的基础，这是由于“互联网+”档案信息平台建设的核心是资源的多样性与丰富性。因此要以共享、包容的视野来构建档案平台，实现公共与个性化需求与服务的统筹。共享性是当前档案信息资源平台非常欠缺的特性，由此衍生出 “互联网+档案”这一新型管理模式，主要包含信息集成、数据挖掘﹑数据分析等环节，最终充实整个平台。此外，在制度层面也需要建立共享机制，通过多管理部门的协调、技术领域的统筹、数据领域的开发以及防控系统的完善，最终建立安全、健康、积极、开放、包容的新型档案信息资源平台。

参考文献：

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作者单位：平山县档案馆C0D923FD-AB56-4B64-BFF3-35C5A78E6AC6