水利档案管理保密工作路径探析

祁铭

一、水利档案管理保密工作必要性

水利档案是指水利系统各单位在从事水利工作及相关活动中直接形成的，对国家、社会和本单位具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是国家档案资源的重要组成部分。涉及移民、征地、建设、运行、水资源管理、工程反恐等诸多方面，服务党和国家工作大局，资源宝贵而丰富，保密工作利在千秋。水利类事业单位要在档案保密管理的设施设备安全、保管利用安全、数字资源安全保密防护体系等方面加大工作力度，不断增强档案管理人员任职素质，提升水利档案保密管理能力，进一步做好水利档案管理工作。

二、水利档案保密管理面临的问题

（一）档案保密制度不全

水利档案涉及工程建设、防洪度汛、供水发电、生态保障等诸多方面，部分单位没有制定出符合《水利档案工作规定》以及本单位实际情况的档案保密制度，导致档案分类、整编、交接在落实保密工作规定、规范管理上存在失泄密隐患。例如，有些单位没有建立健全定密管理制度，规范定密程序;涉密水利档案知悉和归档范围没有明确规定;未按涉密要求存放水利档案和办理涉密档案查阅手续;未设置专职档案员进行涉密档案对接;对涉密人员的调离没有履行脱密期规定等。

（二）档案保密业务不精

涉密的档案资料应按保密规定进行管理。有些档案员对档案保密业务不精通、把关不严，容易造成档案失泄密。一是档案管理人员不熟悉水利专业技术知识，不具备水利项目档案登记、监督、指导和验收的基本能力。二是部分项目文件、工程图纸、水质监测报告等涉密资料的管理和利用没有与保密工作同步进行，对项目文件形成把关不严，原件极易丢失，影响档案的完整性。三是有些档案员流动性大，有的身兼机要员、宣传员、固定资产管理员等职责，缺乏对水利档案的思考和研究，不了解项目组卷、排列、保密利用规定，仅限于档案的“仓库式保管”。四是电子档案管理方面没有严格执行保密规定，存在涉密计算机存储设备连接互联网、非涉密计算机处理涉密信息、故障存储设备维修监督不到位等问题。

（三）档案保密监管措施不严

1.档案管理人员大多数时间与文件打交道，存在“重藏轻用”“无秘可保”的错误认识，服务意识减弱;施工图、竣工图、征地划界等图纸是重要档案，监管不严极易造成丢失，为推进相关工作增加难度。

2.档案查阅过程缺少监护，导致借阅人私自摘抄、拍照或涂改;外单位借阅不履行涉密档案借阅审批程序，造成工作秘密泄漏。

3.借阅人不按期归还档案或私自留存重要资料，导致档案遗漏、丢失。倒追时解释不清、推卸责任，造成档案缺失。

4.部分档案管理人员没有养成病毒查杀和电子文件备份意识，U盘携带病毒侵入计算机时导致操作系统瘫痪或数据丢失。

5.在档案保密检查中发现，部分非涉工作秘密机存在起草、传输、存储涉工作秘密的招投标文件、施工图纸、合同协议等，因档案保密提醒和监管的松懈，导致一些工作本应在机要室完成，但有些人为了工作便利，私自留存涉工作秘密档案，存在泄密的安全隐患。

三、水利档案管理保密工作的路径

（一）建立健全水利档案管理保密工作责任制

水利类事业单位要压实党委主体责任，把水利档案管理保密工作同工程运行管理等安全工作一同对待。一是落实分级领导职责，通过召开专题会议、批示指示等方式研究解决档案保密工作薄弱环节。二是档案保密工作经费应列入单位年度预算，在档案室机构设置、涉密档案所需设施设备等方面给予支持和指导。三是侧重培养档案复合型人才，加强档案保密制度的宣传贯彻，并确保档案管理人员基本稳定。四是将档案工作纳入机关考核评价工作体系。成立档案工作领导小组，负责对各部门档案收归管理、安全管理、借阅管理、日常和非常情况管理等方面进行全面评价。对兼职档案员开发档案信息、维护档案安全、保守秘密等表现进行综合考核。

（二）制定水利档案管理保密工作制度

档案部门应建立健全档案保密管理相关配套工作制度，进一步加强和改进档案收、管、存、用各环节的保密管理。比如：河北省桃林口水库事务中心制定了《工作秘密管理暂行办法》《图纸资料管理制度》《涉密大坝图纸使用审批流程》《档案库房管理制度》等;对水利档案标明密级，进行分门别类的保管;在档案管理实践过程中建立了《档案分级管理制度》《档案工作监督检查制度》《档案工作量化考评实施办法》等，及时发现存在的问题并建立台账，从根源上杜绝了档案失泄密情况。

（三）水利档案管理的保密管控

水利档案管理的保密管控工作应贯穿水利工程建设全过程。在水利工程建设过程中，在签订有关协议时要明确有关单位秘密职责和保密义务。具体包括：在水利工程建设过程中产生的国家秘密，或不属于国家秘密，但公开或者泄露后会对国家安全、公共利益造成不利影响，或者会妨碍正常履行职能的事项，要求所有工程资料、图纸必须齐全完整，符合立卷归档保密要求。在水利工程立项过程中，主管工程部门要指定一名兼职档案员全过程参与项目档案的收集、整理、归档，对档案的完整性和保密性进行监督、检查，制定实用的档案分类方案。在水利工程施工过程中，档案部门要指导工程施工建设参与人员确定涉密档案的归档范围和保管期限表。在竣工验收过程中，要对档案完整性、安全性进行自我评价，案卷内容和质量要达到保密规范要求，达不到规范要求的，不得通过工程档案验收等。

在水利档案管理的日常工作方面，档案管理人员对产生的涉密资料应履行“随时产生，随时归档”工作程序，确保涉密资料不流失;要明确阅密人树立阅密规矩意识，认真履行涉密审批流程手续后方可进行密级档案利用，档案员要全过程监督，并做好涉密档案借阅利用登记。要在保密常态化检查中将涉密水利档案保管和利用列入检查项，形成档案保密互补式检查。

在档案基础设施设备管理方面，档案部门对水利档案进行分类和重点监护，配备防盗门、防护栏和监控报警设备，档案保密制度上墙、张贴保密提醒，落实档案库房“九防”和“五查”措施，做好涉密档案检查记录。涉密档案始终坚持不上网、不录入档案系统的原则，进行单独存放，分室阅览并配有监控系统。

（四）加强水利电子档案管理保密工作

当今是数字档案发展的新时代，水利档案数字资源的保密工作面临新挑战，应通过加强数字档案保密管控，实现档案管理计算机、扫描仪、复印机等设备专用，提升数字化档案管理的安全保障能力。一是落实计算机内网和外网的隔离，严格做好办公软件和档案管理系统的数据对接，做好坐标地形图、雨水情自测报和工程观测数据、水利工程图纸等数字化档案管理保密工作，并实现涉密档案与非涉密档案分区阅览。二是经常备份电子工程档案信息，规范管理档案数字化加工场所，确保电子档案储存规范、查阅安全。三是在醒目位置张贴保密标识，要求不得在个人存储介质、互联网上处理、传输档案管理系统各類信息，拍摄设备不得带入阅览室。四是狠抓隐患排查整治，依法依规查处水利档案失泄密事故，以责任追究倒逼责任落实。五是与应急管理、气象、公安、网信、保密等部门建立应急处置联动机制，确保发现问题第一时间得到解决。

（五）加强水利档案保密宣传培训

通过加强水利档案管理保密工作宣传培训，使档案管理人员提高保密工作意识，掌握水利类档案管理法律法规和水利专业技术知识，成为水利档案管理保密工作的行家里手。一是利用社会资源优势，加强对兼职档案员的保密、火灾、信息安全等方面技能培训。二是在公共场所展示水利档案保密须知，推广“保密观”小程序、省档案局“冀小兰”官方公众号等。三是通过内部微信工作群，要求“上网不涉密、涉密不上网”，加强微信和互联网邮箱等即时通讯工具的保密使用管理等。四是组织开展水利档案管理保密工作培训班、国际档案日宣传、档案知识技能竞赛、水利档案应急管理预案演练等活动，确保做好水利档案管理保密工作。

参考文献：

[1]薄雪萍.水利工程档案管理中的保密工作[J].河北水利，2007（12）：38.

[2]曹学玲.水利工程档案的安全管理[J].价值工程，2013，32（14）：169-170.

[3]水利部，国家档案局.《水利档案工作规定》.2020.