完善金融企业档案管理工作的几点思考

李小芬

金融也就是资金的高效融通，金融主要是指信用活动、货币流通和与之相关的经济活动的总称，具有较强的系统性，将市场、机构、制度和金融工具完美地结合在一起。现代经济发展的核心为金融，金融所发挥的作用和地位与主体金融企业之间有着紧密的联系。记录金融企业经营发展活动的原始数据信息具有十分重要的作用，采取高效的措施来管理这些信息，可使金融企业的防范风险意识不断提高，加快企业发展的速度。

一、金融企业业务档案概述

金融企业的业务档案包含的主要内容有信托、保险、资本市场和货币金融等金融业务办理过程中所形成的、具有较高保存价值的各种形式的载体信息。金融业务档案分为四大类，即信托、保险、证券和银行等，金融企业档案的核心为金融企业业务档案，为企业管理工作的开展奠定了坚实的基础。

1.银行业务。信贷档案包含在银行业务档案中，银行业务档案的主要内容为在日常管理和经办本外币信贷业务中所形成的档案资料;会计档案主要指的是商业银行在开展金融业务活动时所形成的档案资料信息;资产托管业务档案主要指的是托管银行以合同约定为基础，充分行使资产保管的权利，开展资金清算等业务时所产生的资料。

2.证券业务。证券业务档案包含的内容比较多。第一，经济业务档案。证券公司在开展日常业务时所形成的回访、交易、委托以及开户等档案。第二，投资银行业务档案。证券公司在项目融资、投资分析和证券发行的过程中所形成的各类档案资料信息。第三，证券投资业务档案。证券公司在修整投资方案、研究投资决策、投资操作和项目总结时所留下的各类资料信息。第四，场外市场业务档案。证券公司在所开展的交易活动以外的证券交易市场活动中形成的各类资料信息。

3.保险业务。对于保险业务档案来说，主要包括两个方面的内容，即承保档案和理赔档案。承保档案主要是指财产保险公司给客户提供的所有形式的保险业务，在洽谈业务、咨询业务和签订合约时所形成的所有资料信息。理赔档案主要是指保险公司按照合同中的条款要求，在履行保险金给付义务和承包保险责任时所形成的一系列信息资料。

4.信托业务。信托业务档案主要是指信托公司决定接受客户的委托，协助客户完成财产、货币资金的管理和经营时，从中获得一定经济收益，从而形成的资料信息。信托业务流程的具体情况详见下图。

所有金融档案的共同特征以金融业务活动为核心，通过账册、报表、协议和合同等形式形成的资料信息，这些资料以客户为单位，构成了完整的档案资料信息。金融档案具有较强的特殊性，能够将金融行业中各个领域的业务活动真实体现出来，所有金融档案的载体形式和内容构成也会存在一定的差异。

二、完善金融企业档案管理工作的重要意义

金融企业经营管理活动以档案的形式全部记录下来，不仅是金融企业的有形资产，也是金融企业的无形资产，包含了金融企业的整个发展过程。金融企业的所有经营管理活动与金融檔案管理工作之间存在着紧密的联系，互相影响，互相促进，为金融企业的内部管理提供了可靠的支撑。金融企业各项工作与金融档案工作实现协调发展以后，使得金融企业的管理水平上升到了一个新的高度，促使现代金融企业管理制度变得更加完善，金融企业的核心竞争实力随之升高，金融企业与客户利益变得更加融洽，使经济犯罪的发生概率降到最低，为金融企业的快速发展提供了强有力的支撑。

大多数金融企业档案管理部门在开展日常管理工作时，将管理类档案放在了重要的位置上，业务部门单独管理业务档案，所有的档案并没有实行集中管理，经常会出现档案遗失的情况，也会有使用档案办理假业务的情况。受金融档案管理工作权责不清、管理制度不健全的影响，存在不同程度的档案资源遗失问题。所以，金融企业要将档案法律法规作为企业档案管理规定的基础，制定完善的档案管理制度，不断提升档案管理人员的思想意识水平，集中管理金融档案资料，为金融行业的良性发展奠定坚实的基础。

三、完善金融企业档案管理工作的方法

1.完善基础设施建设。金融企业加大档案管理条件的改善力度，想尽一切办法来集中管理所有档案，不断提升金融档案的安全性。

（1）规范管理档案室。金融机构的档案管理工作比较分散，并没有设置专门的金融档案室，即便有些企业设置了档案室，也是一种形式，档案室的容量比较小，新增的档案资料不能及时归档，金融企业的各类重要档案资料无法实现集中管理，使得金融档案的安全性无法得到保障。金融企业在建设档案室的过程中，要以档案工作的基本需求为核心，预留充足的空间，为后续档案的归档提供保证。要确保金融档案室安全，设置专门的防火、防盗装置，最好不要将档案室设置在顶层或者地下，防止档案被房屋压塌或者受潮。

（2）在金融档案室建成后，要及时补充专门的档案保存设备和防护用品，使档案的安全得以保证，同时可以延长档案的保存时间。金融档案室中安装密集架或者铁皮箱来保存档案资料，密集架的优势体现为占地小、储存量大等。档案盒尽量选择正规厂家生产的专用档案盒，档案室中要安装电子监控来保证档案的安全，并按照“九防”的要求购置专用的器材，显著提升档案室的安全级别。

（3）档案管理制度要上墙。在档案室中将各项规章制度全部上墙，严格按照各项要求来开展工作，保证金融档案的安全性。

2.健全档案管理机制。创建完善的金融档案管理制度，使得所有的金融档案都能够实现集中管理，显著提升金融档案的安全性和实用性。档案管理部门要明确自己的职责，建立健全档案管理网络，在档案搜集、整理的过程中，要具有较强的辨别能力，保证所有归档的档案具有较强的实用性，将那些无用的档案退还到各个部门。金融档案室要依据自身的综合实力，做好电子文件档案的管理工作，使金融业务档案变得更加完善。

（1）创建档案管理工作网络，使得档案管理工作能够实现全覆盖。金融企业成立档案管理领导小组，企业分管领导任组长，配备专职的档案员来负责档案的日常搜集、整理、归档工作，每个金融项目和各个部门也要配备专职档案员或兼职档案员，选定档案员以后，不要频繁更换，从而使金融档案管理取得良好的效果。

（2）全面落实金融档案的“四纳入”，其具体情况为：纳入金融企业领导职责和工作人员岗位职责中，档案管理工作要层层落实，确保档案工作得到足够的重视;纳入工作流程中，与业务工作同等重要，在开展各项业务活动时，档案形成与业务工作同等重要，所有的工作需要在档案全部归档以后才能算真正完成;纳入项目计划和业务工作中;纳入企业奖惩制度和年度考核中。

（3）明确部门工作职责。金融企业档案的管理者为档案管理部门，对金融档案管理部门给予重点的关注，认真开展金融企业档案的搜集、整理和归档工作，为今后金融企业的各项工作开展提供信息依据。金融档案是在各项工作开展的过程中形成的，如果只依靠档案管理部门来单独开展档案的管理工作，很難取得良好的效果，因此各部门和管理者要给予足够的重视。金融企业的领导将档案管理工作放在重要的位置上，督促各部门通力配合档案管理部门，积极参与到档案的管理工作中。将关于档案管理工作的内容以会议纪要或者正式文件的形式下发给各个部门，引起各部门的重视，从而使档案管理工作取得最佳的效果。

（4）责任落到人，谁提交的档案谁负责到底。在档案提交时，要将档案资料的立卷人、整理人、移交人和制作人登记详细。所有的实践活动都会留下痕迹，这些痕迹形成了最终的文件资料，文件资料与实践活动同步实施，文件资料记录越详实、越具体，才能使整个实践活动得以全面记录下来，所有活动的开展都需要有文件资料来为其提供支持。金融企业在开展业务和实施管理工作时，会形成相应的文件资料，文件资料业务活动承担者的工作态度直接影响着档案资料的完整性，金融档案归档时的质量主要受各类业务人员专业技术水平和工作能力的影响。档案管理部门要积极参与金融活动的全过程，制定严格的档案员工作职责，确保各部门最终形成的档案资料真实、可靠，而不是档案员随心所欲地胡编乱造，金融企业的管理者、部门的负责人要监督档案员的职责履行情况，以此为考核的依据，并将最终的结果与工资待遇相挂钩，从根本上改善档案员的工作态度，使其责任心变强，不断提升金融档案的完整性。兼职档案员要整理好本部门形成的档案资料，及时将整理好的档案资料移交到对应的档案室管理员手中，部门的负责人要严格审核移交档案的质量。

（5）创建完善的档案工作管理体系。针对金融档案的特点制定金融档案管理制度，所有的制度都要上墙，从而使金融档案管理工作能够真正做到有据可依，使得每一项工作的开展都能做到名正言顺。使用制度来规范化管理金融档案，改变以往不规范的管理情况，不断提升档案管理工作的效率。

（6）集中管理各类档案资料。对于金融企业来说，一直以来，档案资料都是各个部门单独管理的，并没有将档案资料放在一起集中管理。这种管理模式的缺点表现为，业务部门对档案管理的法律法规和管理要求不够熟悉，使得档案管理工作过于混乱。业务部门直接管理业务档案，导致有些时候会存在利用职务之便来违规办理业务的情况。业务部门管理档案的安全隐患比较多，这种分散的管理模式会不同程度的造成人力、物力和财力上的浪费。所以，金融企业要以企业资产关系为媒介，使用统一的标准、制度来集中管理档案，显著提升金融档案管理的效率。企业的各个部门要以相关要求为依据，做好档案资料的整理和归档工作，定期将整理好的档案资料移交给档案管理部门。

（7）制定完善的档案管理体系，对档案文件的装具提出具体的要求，同时对档案编号、整理顺序和整理原则进行明确，使得整理好的档案资料编号规范、排列有序、分类合理，为今后的档案资料使用提供便利。从金融企业的实际情况出发，制定出符合金融企业自身实际情况的档案归档、保管、分类、整理、编号、装订等规章制度，使档案整理工作变得更加规范，有据可依。金融档案管理部门要对各个部门移交的档案进行高效的管理，鉴定档案资料的真实性，统计所有档案的基本信息，充分发挥档案资料的作用，创建全卷宗来集中保管档案资料全宗介绍、大事件和组织结构变革等信息。

（8）金融档案电子文件管理。金融企业要投入一定的物力、财力和人力积极开展电子文件档案资料的管理工作，有的业务档案会以电子文件的形式存在，因此金融企业档案室要将电子文件档案资料包含在日常档案管理工作中。在金融企业创建业务信息系统的过程中，档案部门要积极参与其中，档案部门要对以电子文件形式存在的档案资料提出具体的要求，保证电子文件档案能够全部归档保存，使档案资料的完整性得以保证。依据档案管理的相关标准，对电子文件档案进行严格的管理，显著提升电子文件档案资料的安全性、真实性和完整性。对重要的电子文件资料做好备份工作，防止出现文件资料丢失的问题，给档案管理工作造成不必要的麻烦。

（9）业务档案管理服务外包。假如金融企业需要采取外包服务的方式来管理业务档案资料，值得注意的是，在业务档案资料外包以前，对承包商的资质和综合实力进行实地考察，选择信誉度比较高的承包商;在签订外包合同的过程中，在合同条款中要将业务档案的安全、保密和使用等问题表述清楚，防止今后产生不必要的冲突;外包的业务档案资料为普通级别资料，包含国家机密的业务档案资料必须要企业自己安排专人管理。

（10）定期组织业务档案管理员参与专业知识培训。对于专职和兼职的档案管理员来说，要具有档案管理专业知识储备，定期组织专职档案员参加金融企业系统业务档案管理培训活动，每年组织兼职档案员参加几次专业技能培训，不断提升业务档案管理人员的专业技术水平，使其能够胜任此项工作。

四、结语

金融企业在发展进步的过程中，要从企业的实际情况出发，创建完善的业务档案管理制度，不断提升业务档案管理的实效性，推动企业实现可持续发展。金融企业在开展业务档案管理工作的过程中，要清晰掌握企业业务档案管理的要求，制定科学、合理的档案搜集、整理、鉴别和保存程序，使企业业务档案管理的安全性得到保证，为企业今后的发展铺平道路。

（作者单位：广州汇垠天粤股权投资基金管理有限公司）