干部人事档案专项审核全覆盖工作探析

李玉梅

摘 要：干部人事档案记录了干部个人经历、政治思想、工作業绩等情况，是全面、客观考察干部的重要凭据。笔者在干部人事档案专项审核工作中发现干部档案有内容缺失、信息混乱、真实性存疑等诸多问题，针对问题进行梳理并提出干部人事档案规范化管理的解决对策。

关键词：干部人事档案;专项审核;全覆盖

自2014年8月以来，中共中央组织部开展干部人事档案专项审核工作。2018年中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》，明确干部人事档案工作纪律监督要求，旨在杜绝“档案造假”，营造风清气正的选人、用人环境。2021年，中组部在部分国企、高校进行全覆盖试点工作，面对全覆盖工作中遇到的问题，组织人事部门加强宣传引导，统一政策标准，坚持审用结合，协同配合落实。

一、专项审核全覆盖的重要性

组织人事部门坚持以干部档案信息内容为依据，在个人工龄、工资待遇、社会劳动保障等事宜办理过程时紧密联系档案内容，具有重要凭证价值。在此次档案专项审核过程中，发现部分干部档案中缺少、遗失一些个人重要材料，如学历、学位、学籍材料、入团志愿书、入党志愿书、干部任免考察材料、办理调动离职手续材料、聘用合同书等材料，由于当事人已离开原单位多年，督促他们补齐材料难度非常大，同时造成部分干部不满情绪。组织人事部门帮助他们尽力查找，让他们了解了自己档案的缺失情况，起到了很好的政策警示和工作推动作用。中纪委国家监察委员会曾通报，在中央巡视组巡查中存在干部人事档案涂改造假现象，主要涉及档案年龄造假、学历学位造假、入党材料造假、工作经历造假等。某些干部不顾党纪国法，为谋求个人利益，给社会单位带来极大危害，影响干部档案的公信力和权威。干部人事档案专项审核工作凸显干部人事档案的权威性和真实性特点，向档案篡改伪造、弄虚作假等屡禁不止现象“亮剑”。

二、存在的问题及原因

首先，是干部档案利用率低、信息价值难以体现;其次，是干部档案管理模式落后，“无纸化”办公无法实现;再次，是档案内容前后不符、材料不全;最后，是档案内容不真实、不准确。

1.档案利用率低

干部人事档案主要调阅者是单位组织人事部门，干部档案对当事人来说非常神秘，当事人对个人档案内容知情权缺位现象普遍存在，由此会造成一系列弊端，比如：干部档案中存在不合逻辑和情理的内容，就有可能被改头去尾、擅自涂改，给“暗箱操作”提供了方便之门。管档部门如不及时补充近期个人德、能、勤、绩等方面的信息，没有真正做到事前干部个人材料收集、归档齐全，事后监管干部材料补充齐备，就会造成干部个人对人事档案的利用率不高。目前，只有依托组织部门的授权，借助现代信息技术，干部完整的个人档案才可以发挥出应有的信息价值。

2.管理模式落后

干部人事档案材料形成过程的最后阶段，或是档案使用价值完毕后，第一价值弱化，而第二价值又没有真正建立。由此，导致档案管理部门成为“守摊”型业务，很容易不受重视，甚至一些组织部门对档案管理监控能力严重弱化，于是干部人事档案造假现象频发，档案本身真实性遭受质疑，性质恶劣，社会影响极坏，给党和国家造成极大危害。

3.内容缺失、收集整理不规范

一是学历学位材料缺失，尤其是干部在职教育阶段学籍材料缺少较多，如：缺少学生登记表、毕业生登记表、缺少教育部在线学籍认证报告或者没有教育部学历学位认定等相关证明材料。学籍材料缺失的主要原因是所在毕业学校工作人员疏忽，没有进行档案整理归档，从而造成个人在职学籍档案不完整，最终造成缺失。另外，在国（境）外取得学历人员没有及时在教育部留学服务中心进行评估认证，从而造成个人档案学籍材料缺失。

二是缺失干部考察材料。1997年以来，单位在考察晋升副科级以上干部时没有及时进行《干部任免表》填报，没有及时将由组织部门认定的晋升人员干部考察材料装入干部档案内，从而造成考察材料缺失，弥补困难。造成此种现象的主要原因是组织人事部门在选拔干部时，未将相关材料及时移交给干部人事档案管理部门并存入个人档案。

三是个人奖励材料收集、整理混乱。干部个人获得省部级及以上奖励，很多材料在个人手上，如申报材料审批表，有的在单位综合档案室，没有及时交组织存入干部档案。此外，干部档案内较低级别的获奖资料又被反复收入，重复现象严重，价值不大。

4.内容不真实、不准确

一是出生日期前后不一致或涉嫌造假。个人出生日期填写比较混乱，如入团年龄、入党年龄、身份证年龄、学籍登记表上的出生年龄和本人《干部任免审批表》《录用人员审批表》以及招工、招干、入伍等材料年龄不一致，有的是阴阳历交叉，有的是相差几个月，有的甚至前后相差好几年，真假难辨。这些档案材料的不准确、不真实的原因，有些是由于本人当时在外挂职或其他事由无法亲自填写，委托别人代填，而代填者不注意核实当事人年龄，仅凭记忆随手填写导致错误。二是参加工作时间前后不一致。部分干部档案中参加工作时间前后不一致，具体原因有：（1）个人记忆不准确，将参加工作月份填写错误造成前后不一致的情况;（2）个人到单位的时间和实际人社部门批复的时间不一致，导致填写参加工作时间不准确的情况;（3）本人没有合同及和聘用证书，无法认定实际参加工作时间等情况。三是党籍材料缺失及记载不准确。党籍材料缺失是指党员入党材料在入党预备期及入党转正期考察期间，部分人员有入党申请书、入党转正申请书、入党考察材料等遗失情况，或在提档转接党组织关系及转交党籍材料时入党志愿书不慎遗失等情况。

三、专项审核全覆盖存在问题的解决对策

1.增强干部档案意识

各单位领导干部必须树立新时代干部责任心和使命感，需要干部本人有坚定的信念，对党忠诚，端正行为，能否保证档案真实是衡量干部本人忠诚度的底线要求。让干部意识到，只有真抓实干、勇于担当、为百姓服务才能有出色的政绩，用投机取巧的方式，涂改、伪造档案来包装自己是绝不可取的，从思想上解决干部人事档案造假问题。干部档案管理人员须具备良好的政治素养和过硬的综合业务工作能力，强化管理人员责任担当意识，在本职工作岗位上政治坚定、严明守纪、忠于职责、甘于奉献。干部档案管理人员可以参加组织（人事）部门的人才引进、干部任免与监督考察等工作，这就更需要管档人员拥有强烈的使命感和责任心，不断提升和发挥自我价值，不随波逐流，踏实工作，在日复一日的工作中能够耐得住寂寞、不忘初心、对待工作有原则，有正确独立的想法和态度，能维护干部人事档案的真实、完整。

一是要提升管档人员服务意识，端正服务态度，增强工作责任感，管档人员在坚守原则的基础上应充分为利用者着想，做好档案收集整理工作的各个环节。二是在行动上要更加主动，积极收集已形成的材料，及时收集补充相关材料。管档人员在日常工作中要做到常态化对照、研究、查阅档案，对干部人事档案工作做到心中有底，规避只在选拔和考察工作中才使用档案的问题。同时，管档人员应了解其服务对象和服务范围，为机制改革、制度改革和人才选拔等工作做好辅助，主动为其提供具有参考性、超前性的信息。例如，选拔任用干部时，管档部门应主动提供相关材料作为考核依据。在人事调配工作中，档案管理部门应积极配合，主动进行档案服务与保障工作。三是管档人员要熟知档案信息的来源渠道，加强与档案来源联系，形成材料收集网络，提升档案材料的利用率。

2.健全监督审核机制

在干部人事档案管理日常工作中，严格规范工作流程，建立档案材料定向、定时跟踪管理服务机制，实现专人专管，用制度划定边界，筑牢“防火墙”。坚持“谁管理、谁把关，谁考察、谁审核，谁签字、谁负责”的原则，严格做好干部任前审核工作，保证使用的干部信息必须是经过鉴别认定的信息，以确保档案材料真实、准确。要注意收集按照中共中央组织部和上级组织部门工作要求，严把档案审核关键环节。在调阅干部个人档案时，按统一要求认真填写调阅档案审批表，必须负责管理干部档案的工作人员全程陪同，其中对新进干部档案进行提前审核并进行认定。在人事档案收集整理、保管利用及转递审核认定等过程中，积极推进岗位责任制度及问责制度，加大抽查、复查及考核复审制度。针对工作中的问题难点，认真细究推敲鉴定，保证专项审核工作的审核质量，有效维护档案工作的严肃性。杜绝干部档案审核的形式主义、走过场、暖暖场，以高度的政治敏锐性和责任感将审核制度落实到位，确保审核动真刀、见真效。要鉴别判定档案材料的真假，评估档案材料的归档价值，综合判断其是否可以归档。对归档材料鉴别工作有很强的原则性和政策性，管档人员应坚持原则，有强烈的责任感。在实际工作过程中，反映个人学历和工作经历方面的档案材料千差万别，有其历史原因和时代特点，这就要求干部档案管理人员要有较丰富的经验。

3.提升档案管理软硬件设备设施的投入

第一，档案事业的发展需要投入大量的人力、物力、财力用于档案管理基础建设，建立完善的库房用地、温湿度控制、灭火和门禁系统等软硬件支持和投入。第二，建立干部档案专用库房，安装中央空调、监控报警和最新型灭火系统。第三，添置档案管理专用柜，配备人事档案管理信息系统专用计算机和档案专用打孔切纸机、复印机、数码照相机、扫描仪等较为先进的工作设备。第四，提高档案管理工作硬件设施水平，实现档案室、阅档室、管理人员办公室“三室分开”，以及档案室“六防”到位。基础设施的改善，推进档案管理规范化、现代化、科学化，为干部人事档案管理工作提供必要的环境和条件。

同时，还要有充足和高素质的人员配备，要认识到干部人事档案材料收集、归纳工作重在日常管理。一是干部档案管理工作人员养成按时归档、规范操作的好习惯，使看似烦琐的档案材料收集工作成为干部工作的日常环节，形成良性循环，完善各项流程，明确归档时间。干部人事档案管档部门要提高效率，改被动为主动，加强时间管理，收集材料时不拖拉，处理材料时不积压，做到随到随办，将档案材料在两个月内归档。二是严审归档材料，严把关口，做好预防工作，及时发现并反馈问题，从根源上避免存在问题的档案材料入档。拒收涂改造假的材料，书写不规范材料应重新填写，再送交管档部门。

4.强化干部档案信息利用和服务

干部人事档案管理工作一直延续着“收管立藏”的模式，大多干部对人事档案的价值认识不够，认为档案只不过是过时的材料，看不到干部人事档案的重要作用。档案只有通过使用，才能服务社会，发挥其应有的价值，做好档案服务工作，提高服务水平才能提升档案的利用率。在现代高效、快捷、便利的时代节奏下，如何最大限度地利用干部人事档案的信息价值具有重要的现实意义。从档案管理学的范畴来说，干部人事档案储存着关于个人的经历信息，随着信息时代的到来和商品经济的迅速发展，人才交流日益频繁，打破封闭的干部人事档案管理模式，干部人事档案工作模式应由管理模式向服务模式转变。加强利用服务观念，要将往昔的被动服务观念转变为主动利用观念，逐步发挥档案数据信息的重要作用，强化干部人事档案信息利用，加大信息条目检索，针对干部人事档案内主要“三龄两历一身份”等主要信息，实现便捷化查找检索。

在人事管理软件推出后，及时完成了有关软件的对接，对照传统的干部人事档案管理方式，利用计算机实行数字化管理节省物力、人力。传统干部人事档案的存放要占用大量的使用面积，存放在计算机中，更便于修改和存放，节省占地面积，更重要的是节省了人力和精力，简化程序，提高效率。此外，现代化的管理条件下跨省之间的人员调动，档案的寄发占用大量时间，而利用网络传递档案信息相当便捷，调用干部人事档案内容更为方便。信息平台的搭建，极大提高了工作质量和效率，包括履历材料、个人业务材料、学习培训材料、考核材料、奖惩情况等，将人事档案由传统纸质载体变為数字电子信息载体，从手工翻阅纸质材料到计算机互联网跟踪查档，工作效率极大提高，干部人事档案内容不可随意更改伪造，保证了档案内容的真实有效。为领导决策提供了及时、便捷、准确的信息参考。

由于这种先进的管理模式仅授权相关人员查询电子档案，减少纸质档案翻阅频率，确保纸质档案原始性不受损害，降低了人为操纵和伪造涂改现象的发生率。电子档案数据的信息累积构建成庞大的个人数据库，运用分级分层管理授权的模式，在权限控制许可的范围内，将网络上安全高效的数据向各组织部门传递并共享。远距离实时调阅干部人事档案材料成为信息社会提高办公效率的优选。干部人事档案信息化管理也为收集归档和管理电子档案数据提高了坚实基础。比如，计算机病毒攻击、互联网故障、设备运行故障、信息数据泄露以及管理人员计算机操作失误等。

此外，档案管理部门的外包防控管理措施必须十分细致严格，档案管理部门还需要对档案管理人员进行技术能力培训，配置并维护设备安全稳定运行。数字化外包项目在开工前就应编制保障档案实体和数据安全的各项措施与规定，全程监督和规范操作，使外包公司员工的管理有章可循，具体规范可从以下几方面进行操作：一是档案纸质实体材料交接规范，有记录备案;二是保障档案数据内容和传输过程安全;三是保障档案信息数据和档案实体的存储安全;四是档案信息数据挂接安全防控;五是档案管理人员技能培训。档案管理人员需要与时俱进，加强安全防范意识，勤练内功，逐步提高现代化技术的运用能力和水平。

四、结语

随着科学技术迅猛发展，社会生活方式方法也在改变，高速网络时代已经到来，必须与时俱进，不断提高干部人事档案信息化建设综合管理水平。通过此次干部档案专项审核全覆盖工作的开展，最终专项审核的成果是直观呈现干部档案的重要信息，将组织认定的《干部（职工）基本信息审核表》由本人签字，归入个人档案。在大力推进档案信息化建设背景下，经专项审核后准确的个人信息嵌入学校人力资源系统中，完善学校人事管理信息，提高专项审核的利用效果，更好地服务学校高素质、专业化干部人才队伍建设。

参考文献：

[1]钱剑群.高校干部人事档案专项审核工作探析[J].浙江档案，2020

（作者单位：安徽广播影视职业技术学院）