集团公司财务变革——共享服务

摘 要：随着数字经济的兴起，信息技术的发展，原有财务管理模式已经越来越难以满足现代企业生存发展的需要，特别是大型企业集团，既面临高效处理业务的重大压力，又要承担提供具有竞争力财务管理、经营决策的新型职责。因此，企业的财务管理模式亟待加速转型。在这一变革过程中，基于互联网、计算机应用技术的财务共享服务中心模式逐渐发展、日趋成熟，被越来越多的企业集团所采用。本文在市场经济不断发展，市场主体规模不断扩大，计算机、互联网等信息技术高速发展，应用推广范围不断深入的背景下，通过对财务共享服务的学习和研究，认为财务共享服务模式是企业集团降低成本、加强管控、规避风险、增加企业价值和提高企业竞争力等目标的有效推动力。本文以国内快销品行业食品龙头企业今麦郎集团（以下简称“今麦郎”）为具体的研究对象，通过对国内外文献以及财务共享概念的研究，深入了解财务共享的理论知识，以“业务与财务融合”、“信息技术与财务需求融合”、“业务数字化与数字化管理”为着眼点。

关键词：共享服务;业务与财务融合;业务数字化与数字化管理

一、背景描述

1.今麦郎集团简介

今麦郎为大型食品企业集团。1994年4月成立，年销售额超百亿元。其产品包括方便面、挂面、面粉、饮品等，其中分、子公司超50家。经过27年发展，今麦郎已经发展成为集生产、销售、研发于一体的现代化大型综合食品集团企业。作为农业产业化国家级重点龙头企业，带动了集团公司各地种植、包装、运输、服务等相关产业的迅猛发展。

随着企业的不断发展，业务处理量不断增加，今麦郎依托信息化技术，不断探索创新，提升流程运行质量和管理效率，增强企业发展内生动力，由传统管理模式向智能化管理模式转变，不断保持企业长期健康、稳定发展。

2.财务共享解决的主要问题

业务性质趋同，但管理复杂多元。主要产品为方便面、挂面、面粉、饮品，业务比较同质化，经营具有相似性。各分子公司为解决实际运行中出现的新情况、新变化，逐渐形成了各具特色的管理体制机制，一些业务处理流程繁杂，效率偏低，影响集团财务服务经营战略的落地。

发展扩张迅速，但效率制约发展。今麦郎不断投资扩张、持续发展，相关业务、财务规模也在不断增加，各子公司都有一套完整的架构体系，各公司人员分工不同，整体工作效率偏低，难以达到公司高效运转的要求，因而难以满足集团发展的需要。

财务资源集聚，但同步共享乏力。集团总部凭借其规模和影响力，逐步形成了高标准、高效能的财务运营体系和环境，这一财务成果，在向子公司同步共享的过程中并不顺利，特别是在高效处理资金、税务等业务的支持上，专业性技术支持没有达到应有效果，子公司仍然面临综合能力不足的问题。

3.建立财务共享的主要管理目标

（1） 提高财务核算质量

财务共享服务中心具有规模经济的特点，集团经营成本降低，并且流程标准化统一促进效率的提高，财务报表口径一致，提高集团财务核算能力，从而提高整个企业的整体竞争力。在系统内各子公司财务部门与总部直接实现信息共享，提高了总部和子公司之间的信息共享速度和透明度，避免信息在传递过程中出现错误、不对称的情况。同时，财务共享服务中心在对各个板块进行分类的同时，也将对各个板块的员工进行了分工，通过增强服务意识，更好地为企业内部与外部的客户提供更专业化的服务。

（2） 推进财务管理职能

通过财务共享中心，建立统一的标准流程，将员工从繁杂的、重复性高的工作中解脱出来，将更多的精力向业务前端延伸，向管理会计方向转变。财务专业人员在共享中心建立之后，通过系统为企业带来更有价值的服务，使得工作效率得到了大大的提升，同时财务共享服务中心对财务人员进行统一培训，统一管理，有效减少财务人员因自身能力水平原因导致的失误，提高财务决策的质量。

（3） 促进战略目标实现

企业战略目标的实现是财务共享服务的重要目标，财务共享服務中心的建立可以将企业战略目标的执行具体落实到每一工作流程和岗位上。同时，利用财务共享服务中心的优势提升财务核算标准，加强财务分析能力，从而支持和促进企业整体战略目标的实现，有利于集团公司统一评价下属子公司业绩。在集团内建立统一、规范的财务体系，对企业员工进行统一管理，提升集团风险管控能力。

4.财务共享中心构建

（1） 信息系统基础

ERP管理系统。ERP系统高度整合企业生产、经营、管理等工作，特别是财务、业务的无缝集成，实现了财务在全供应链上提供管理支持。今麦郎使用的金蝶EAS管理系统，是进行生产经营的信息化处理的主要工具，根据今麦郎的特色进行了相关系统的开发，使软件更加契合今麦郎实际。同时，利用EAS集成的WEB端财务共享系统，为今麦郎实施集中管控、业务协同提供了有力的系统支撑。

影像管理系统。影像管理系统是规模化业务以及无纸化流程处理的重要手段，影像的处理比原始单据的处理方便快捷，不再因为传递时间及邮寄成本而影响业务处理，还可避免凭证在邮寄过程中出现遗失，提高企业工作效率。今麦郎采取专用扫描点扫描、影像与单据自动关联的方式，借助影像管理服务审批工作。各个公司均设立了若干个影像扫描点，借助扫描设备，将原始单据扫描形成凭证影像，利用二维码技术，通过读取纸质单据封面上的二维码信息，将相关影像与单据建立系统关联，并在单据审批、电子凭证管理上发挥重要作用。

银企互联及电子回单系统。银企互联是企业进行资金管理的重要工具。今麦郎通过银企互联系统，接入开户行提供的通信端口，将支付指令安全、即时传送到银行交易结算系统，实现了资金的安全、高效支付。

“共享池”系统。“共享池”是一个抽象概念，可以理解为以共享方式处理的单据的集合。“共享池”系统按照事先确定的规则，为进入“共享池”的单据进行审核、质检、抽检等工作的人员分配。“共享池”的任务分配方式比较灵活，不同于以往的以“公司”、“部门”等单位进行任务分配的简单方式，是财务共享实现规模经济、效率提升的关键环节。

信用管理系统。信用管理服务于单据审批，是提升审批工作质量和效率的重要手段。一方面，通过免审、抽审信用额度达到一定分值人员的单据，减轻了审核的工作量，提升了审批效率。另一方面，通过慎审、慎核信用额度较低人员的单据，重点予以关注，全力深挖细查，有效提高了审核的精准性。信用分值随着单据审核而动态增减变动，单据审核出错，根据错误原因扣减信用分值，单据审核通过，相应增加信用分值。同时，启用质检和抽检，对全部单据、免审单据进行抽样审计，切实保障单据审核的准确性。

（2） 共享业务

应付共享。应付共享的推进，客户端实现的应付共享。在原有系统的基础上，开发了“发票检核及自动注账单”，作为采购入库单与应付单的中间过渡单据，该单据具有“三方校验”功能，将合同单价与入库数量的乘积作为应注账金额，与经税控网上平台认证的增值税发票列明金额、采购入库单金额进行三方核对，作为是否进行账务处理并生成付款申请单的重要依据，使注账工作更为准确高效。

费用共享。费用共享启用时间较早，目前已运行近一年时间。该模块主要包括费用报销、差旅费报销两个主要功能模块，以及费用管控、借款/冲借款、档案管理三个辅助功能模块。

费用审核采用工作流形式开展。审批节点分为系统审批和共享审批两种形式。其中，系统审批在金蝶EAS客户端以及手机端进行，共享审批在WEB端进行。WEB端共享审批采用“共享池”工作模式，系统根据单据费用类型、金额大小、紧急程度以及人员工作经验、工作能力、专业水平等因素，对报销单进行科学、高效、精准分配，使单据审核更有针对性，进一步提高单据审核的效率和质量。

出纳共享。建立出纳共享，有利于进一步强化集团对资金的管控，切实保障资金安全;同时依托信息化技术，通过建立数据分析、数据预警等系统，更好地规划付款、管理对账等工作，也将进一步强化供应商与集团的沟通、合作。今麦郎当前阶段正在推进付款环节出纳共享工作，将资金支出集中到总部处理。付款环节出纳共享主要包括付款审批、付款支付、电子对账等三个模块，其中，付款审批通过付款申请单实现，按付款类型进行流程审批，并自动生成付款单。付款支付通过银企互联实现，付款单经审核后，通过银企互联自动完成支付操作。电子对账以电子回单为依托，通过功能开发实现。付款审批工作流程如下：

应收共享。今麦郎的销售集中结算的模式是集中销售、分开发货、集中结算。今麦郎集中结算中心统一处理客户订单，并根据最优发货的原则进行分配，子公司实物出库同时自动完成结算中心与生产单位子公司的出入库业务，自然实现了应收业务的共享模式。以东莞公司为例，面品做销售订单，东莞公司发货，客户将款项打给面品，同时面品与东莞之间进行往来结算，与此同时，体现在系统中就是面品做销售订单，物流生成发货通知单，之后生成销售出库单，且销售出库单分为面品-客户的出库单，东莞-面品的出库单，之后生成应收单，进行结算。

二、构建效果

1.适应企业发展模式

今麦郎始终坚持“产品创新和管理创新”，创造了企业超常规、跨越式的发展模式，并提出向千亿迈进的企业战略。财务共享服务中心的建设，是财务层面适应今麦郎企业发展的重要举措。财务共享服务中心的建设，对于今麦郎而言，既有传统意义上的降低成本、提升效益目的，更多的是提升今麦郎的财务水平，打造一个与集团战略目标相匹配的财务。经过一段时间的运行，财务共享服务中心有效地提升了业务处理能力，较高质量地完成财务核算任务，随着后续不断优化，必将以更优的能力迎接业务高速发展带来的挑战。

2.提高业务处理效率

实施共享后，费用报销的效率明显提升。以费用共享单据审核为例，2018年11月启用至今，累计审核单据近10万条，从共享中心建立初期的2.09时/单提升至5.33单/时·人，效率提升155%。其中，费用报销单审核的16个小时平均效率为5.19单/时。平均审核时长从共享中心建立初期的7小时减少至5小时30分。

3.改善资金管理能力

财务共享服务中心实现了资金支付、管理与共享平台的對接，将资金系统的资金管理与便捷支付功能与共享平台的资金计划，往来管理相融合，加强了资金的统筹管理。并且提高了支付效率和系统安全管理。以共享平台为基础，为集团企业形成了天然的资金调度平台，可及时、高效支持企业资金管理决策。基于财务共享，利用强大的互联网技术和银企互联机制，还能够实现资金的集中管理以及银企的实时对接，增进银企信贷关系，保障公司资金的正常流动和高效配置。

4.加快财务人员转型

在财务共享的支持下，更多的财务人员得以从基础性工作中解脱，转向三个方面发展，一是共享财务，提供高效能、专业化的会计核算工作，逐步强化数据分析、预测预警能力，为相关财务部门提供协同服务，最大程度提升财务核算信息价值。二是业务财务，将重心向提升实际业务处理能力方面倾斜，既可以根据业务信息判断财务信息是否正确，也能够根据财务信息判断业务可行性。三是战略财务，将更多精力放在管理层面，并将工作延伸到战略领域，站在战略的制高点上为企业创造价值，对集团管理决策提供协助，推动企业可持续发展。

目前，今麦郎已经完成财务转型的系统调整，依托财务共享，财务转型已初显成效，业务财务工作前移，与业务的结合更加紧密，与业务部门协同工作的时间比重达到50%以上。管理会计围绕战略强化资源配置，人员扩编30%，从经营分析、风险管控、预算管理等方面提供了更加有价值的服务。

三、结论

1.标准的业务流程是财务共享的有力保障。

业务流程实现标准统一化，才能更好地保障财务共享服务中心平稳的运行。今麦郎在推进财务共享的过程的初期，由于工作人员的素质不同、对政策的理解的不同以及操作的不同而造成许多问题，而财务共享的标准化的业务流程的建立是解决这些问题的重要的途径。其中今麦郎建立业务流程标准化的必要性分为两个方面，一方面是业务流程的标准化推动统一的科目体系，统一的审批程序，统一标准的审批权限，统一的会计业务流程的建立。另一方面是通过在财务共享服务中心设立标准化的工作流程去实施统一调度、管理，建立集中管理、核算和资金结算的平台，大大提高了企业的运转效率。

2.强大的信息系统是财务共享服务中心建设的支撑.

有了强大的信息系统的支撑，财务共享中心才能把跨区机构统一平台模式平稳地发展下去。今麦郎在建设财务共享服务中心的过程中，依托于规划软件系统架构，在核算、单据审核、资金支付等方面借助于信息化的系统完成。如费用管控、影像上传系统的实现离不开信息系统的保障和外部数据的连接。另外，信息化提高了财务共享服务中心的工作效率，以费用报销为例，报销人在费用报销平台提交报销申请，并将纸质单据和发票通过影像上传系统上传到OA端，在这个过程中，报销人员脱离了时间、空间的限制，可以随时随地进行费用报销的填报，促进了财务共享服务中心的处理效率。因而，信息系统是保证财务共享服务中心顺利运营的关键因素，是其必备的硬件条件。

应用财务共享服务中心，可以充分利用财务共享服务中心的强大数据处理能力，去解放财务人员繁重的数字处理工作，从而赋能企业整体的数据利用能力。财务共享服务中心在财务和业务之间建立了广泛的联系，使其在企业的经营发展中发挥更加重要的作用。财务共享服务中心不仅充分利用企业经营发展过程中的财务信息、资金信息，还可以将企业的行为信息和交易信息，通过数据平台有效采集，通过模型转化成价值信息，最终转化成知识，将数据可视化地呈现给企业。

四、展望

今麦郎的财务共享服务中心正处于发展阶段，集团财务处理方式随着财务共享深入发展变得复杂，需要借助大数据技术对复杂的数据进行分析，云计算服务平台可以很好地满足这些要求。首先，云计算服务平台可以实时根据在线情况分配现有的资源，并实时进行拓展，集团产生因业务量分布不均导致的资源浪费问题可以有效解决，资源的利用效率进而得到有效的提升，节约了成本。其次，通过运用财务云进行云端储存数据，降低了数据存储费用和人力成本。更为重要的是，云计算服务平台的安全性高，用户可以对信息资源的实时获取。

云计算服务平台有助于建立虚拟化的财务共享服务中心，摆脱地域和时间的限制，其优点体现在三个方面：第一，云计算平台可进一步减少共享中心的运行成本，从而可以创造更多效益;第二，打破区域限制能够解决区域优秀人才招聘问题，增加更多提高财务共享中心的人员素质机会;第三，虚拟财务共享服务中心需要的现场人数会更少，这样会进一步降低运作成本。

1.财务共享与RPA融合

随着信息技术的发展，以及智能化的广泛应用，财务共享服务中心正在朝着更加智能化、更加多元化的方向发展。为满足企业不断扩张的数据信息处理需求，RPA（财务机器人）逐渐启用，智能系统逐步升级，用自动化的程序执行数量较大的人工操作，极大地减轻财务人员的工作量，大大提升财务共享的效率，在为业务服务的同时，财务共享服务中心通过数据信息化的优势、平台的优势，从不同维度为企业创造更大的价值。

2.业财税一体化财务共享

业财税一体化财务共享服务中心以传统财务共享为主体，向前与采购管理的业务相接轨，向后与税务共享方面融合，以智能化系统贯穿于整个财务共享流程作为技术支持。这种财务共享服务中心业务处理方式不仅是将劳动附加值低的业务集中到财务共享中心处理，而是在纵向上打通业务系统、税务系统和共享平台。财务人员不仅要在财务共享服务中心做总账、成本、资产等核算，还要与税务、供应链、合同管理、电子档案、资金收付款等业务相结合，进一步提升了财务共享的服务，使业务支持、税务管理与财务共享服务中心协调有序发展。在共享服务中心主要作为一种标准服务的提供者，摆脱事务性的繁杂重复工作，面向全集团提供优质服务，提升工作效率;而战略财务对全集团进行管控，设计流程、制定标准、做出决策等，实现了财务处理流程的标准化和智能化，推动企业财务管理的转型。以商旅智能化为例，可以在商旅智能平台上将业务与财务相结合，通过申请人提交的出差申请为申请人筛选出合适的出行方案与酒店，申请成功的同时，将预算扣减，并同时计算出进项税抵扣税额，实现业-财-税一体化财务共享。

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作者简介：赵丽影（1980.07- ），女，汉族，吉林农安县人，中级会计师，研究方向：财务管理