中小企业管理费用问题研究

摘 要：随着我国经济的高速发展，我国的中小型企业也蓬勃发展起来，相关的会计准则也越来越规范，企业要想长久地发展并且逐步壮大，就必须得妥善处理经营绩效与费用控制这两方面。经营绩效是公司经营过程中的主要目标，而控制管理费用项目则对于企业降低成本、增加盈利有着至关重要的作用。公司的管理费用项目占比大致可以分为四类，每一类的支出情况和包含的项目都不一样。本文采用案例分析法，对A公司管理费用现状进行了分析，发现其办公费用开支过大，业务招待费核算项目混乱繁杂和报销审批过程衔接不到位等情况。针对以上的问题，具体分析了办公费用的采购流程、差旅费的预支与报销过程、业务招待费包含的确切内容以及报销审批流程。发现了管理费用在支出过程中存在的问题，并且进行深入的分析。运用科学规范的管理制度，提出相应的解决对策。目的是希望能帮助企业更合理地支配管理费用，增加企业的利润。

关键词：经营绩效;费用控制;管理费用

一、绪论

1.研究背景

管理费用是指企业为组织和管理生产经营活动所发生的各种费用。其核算内容是生产经营活动的管理和组织所发生的费用，与生产经营活动无关的其他费用就不能归类为管理费用。企业最终的利润来源是由收入和费用共同决定的。管理费用是企业利润总额的递减因素之一。所以在收入的变化幅度很小的情况下，如何控制费用就成了最重要的问题。而在所有的费用中，期间费用占比例最大，期间费用中管理费用的构成项目又占很大一部分。所以对于管理费用的精确核算是非常有必要的。

管理费用与主营业务收入基本是同比例增长的。但是二者的运营模式不同，管理费用组织和管理的是企业的全部资产，旨在实现现有资本的最低减值或者最大增值。无论是持续经营的企业还是转入破产清算程序的企业，都避免不了产生管理费用;无论是盈利企业还是亏损企业均会产生管理费用;无论一个企业是否有销售收入，只要有资产存在，即使只需要保留，就一定会发生管理费用。

2.研究意义

从现阶段企业发展的趋势来看，虽然影响企业在费用上的管控效果的原因有很多，但具体分析就会发现：管理费用控制基准欠缺合理性，管理费用的控制不同于其他费用，甚至与其他费用的控制有相当大的不同之处。管理费用的各个项目分支繁多，相关支出活动频繁发生并且很零碎，难以量化。而大多数企业是依据历史数据和过往经验来制定相应的控制标准，例如有些企业会依照上年度的管理费用的实际支出额来衡量估计当期的管理费用情况，从而制定控制目标，办法虽然简单明了，但是弊端也显而易见。首先是没有考虑到整个市场未来的发展情况，有些企业没有秉承横向比较的会计原则，只看到了自身的发展情况，这对于自身的发展是非常不利的。其次是管理费用的控制指标不单单是一个部门进行分析核算的，而是需要多个责任主体一起参与分析。若是只由综合管理部门依据年度管理费用的支出情况进行核算，不与其他发生管理费用的主体进行充分的交流，或者交流得不够深入，都容易造成各主体之间缺乏衔接，造成整体的控制效果较差。

二、管理费用相关理论概述

1.管理费用的概述

管理費用是企业为管理和组织企业生产经营所发生的支出。除了业务活动，行政管理和财务管理也主要是由管理费用构成。包括企业的董事会和行政管理部门在企业的经营和管理中发生的，或者应当由企业统一负担的公司经费。（包含行政管理部门职工工资，修理费，物料消耗，低值易耗品摊销，办公费和差旅费。）管理费用归类于期间费用，在发生当期就计入损益。是企业经营成本的重要组成部分。虽然它在企业的总成本中所占比例不大，但由于管理费用的使用效率引导着企业的经营效率，因此管理费用的控制水平在企业各项经营管理中起着至关重要的作用。

2.管理费用包括的项目

管理费用包含的内容很多，不只局限于企业的行政管理部门所发生的支出，它也有企业职工的费用和企业产品生产的直接成本。最重要的是其包含了办公费、业务招待费和差旅费。办公费中涵盖了办公用品、电话费、会议费等多种明细费用。业务招待费中则涵盖了餐饮、住宿、给客户赠送礼品，参加娱乐活动等明细费用项目。管理费用灵活多样，何况不同费用之间相互渗透，难以管理。管理费用核算的明细项目非常繁杂，有些项目费用属于常规性项目费用，每个月都会发生，而且发生的金额相对稳定。而有些项目费用的发生属于非常规性的，仅仅在某个阶段或某几个月发生，正是由于管理费用这种无规律性和复杂性，这使得企业对管理费用难以全面掌控，此时就会实行粗放式的管理方法，具体体现在对管理费用的预算编制，执行控制以及费用分析中。

三、A公司管理费用现状

A公司成立于2016年，注册资本300万元，拥有职工80余名，技术人员20余名。公司的理念是“技术为本，服务为先”，旨在为客户提供PC官网系统、微商城系统、跨境电商系统等营销矩阵，通过应用社交工具和与社交媒体和网络的合作，为行业提供新的商业模式和客户体验。

A公司的管理费用从2016年的701350元上升为2018年的1156060元，近几年来，在加强管理费用的管控后，公司的成本大体上得到了一定的改变。如下表就可以看出在管理费用中根据公司的性质和特点，可以把管理费用分为固定性费用和变动性费用。并且从费用明细项中可以看出公司的固定性费用是很难压缩的，而变动性的费用弹性大，但是占比却又不大。所以在固定支出不能改变的情况下，就需要着重对变动成本进行分析。

四、A公司管理费用存在的问题与原因分析

1.办公费用开支过大

由于A公司经常采购大量的复印纸、硒鼓、中性笔等办公用品，且每个月采购这些低价值的物品花费了大量的金钱，这其中必定存在浪费的情况。公司是否该采购此类商品、何时安排人去采购、采购多少，应当结合公司实际的消费情况或者人均的消费情况来得出一个合理的范围。因为公司需要大量使用此类产品，采购人员应该货比三家，挑选质优价廉的商家，可以签订长期合作的合同，按照批发价来采购，以达到节省公司费用开支的目的。公司未制定相关的管理制度来对会议费做相关的约束，比如就会议的召开时间、地点、出席人员和召开会议目的未做出明确的规范。这就致使在实际的执行过程中会存在着很大的临时变动。当变动发生时，公司不得不花费大量的人力、金钱去应对紧急情况的发生，这时候就增加了公司的费用。

2.差旅费缺乏严格的管理

差旅费的类型很多，包括住宿费、交通费、补贴，目前公司关于差旅费的管理方案中，补贴的项目和标准非常多，并且存在很多量化和非量化的标准，所以在这个时候，外出人员无法准确明了地写出补贴金额，就需要公司的财务人员在报销流程的最后一步帮忙计算和补写相应的金额。这样一来，不仅加大了财务人员的工作量，而且也加大了公司内部财务的风险。由公司财务数据看出差旅费占比并不高，但是由于差旅费与公司的业务活动直接挂钩，与此同时，这项费用也是一笔可控支出，差旅费的支出多少直接影响了外出办公人员业务沟通的情况，最终牵涉到公司的效益。所以由于本公司对差旅费的下设项目没有明确的说明，致使外出办公人员无法正确填写金额，无故增加财务人员的工作量，且报销管理较为松懈，整体没有严格的审查过程，所以有些自作聪明的员工将自己的消费，让公司为其买单，使用自己外出游玩的发票加进差旅费中一起报销。

3.业务招待费项目混乱繁杂

业务招待费虽然是企业日常支出中的一项内容，但是其自身的特性却是隐形化、不透明的，因此带来了核算项目繁杂的问题。招待费变成了各种隐性费用的“箩筐”，吃喝招待装在里面，公司员工把请客送礼也装在里面，更有甚者将自己的购物费、娱乐费、名烟名酒费也变相地纳入业务招待费中，采购人员在私欲驱动下很容易利用职权之便进行中饱私囊。

当企业在进行必要的业务招待时，负责招待的员工久而久之就看到了其中的利益所在，让公司为自己的消费买单，将一些看似微不足道的自我消费放在公司正规招待客户的费用里。更有甚者以招待客户的名义来宴请亲戚朋友。此时公司的业务招待费就无故增加了。另外，有的员工在进行业务招待时，盲目选择高端奢侈的场所进行招待，只是为了满足客户的要求，而没有明白业务招待的目的最终是为了谈业务，致使企业的日常招待费用明显增加，增加了企业的运营成本。

企业在日常的经营中，不仅局限于管理费用这一项支出，相应的，由于公司规模原因，没有足够的人手对具体的每一项支出和收入进行细化的核算。所以，财务人员在管理费用的日常核算中，为了完成工作量，就对费用报销的具体内容审核不够细致。财务人员没有审核好细节部分，因为当前公司内部的费用控制流程特别注重金额及会计科目，而对于费用控制流程、费用签字过程等环节中的细节控制就会有所忽视，这种看似很小的细节，却在日积月累中凸显出巨大的漏洞，从而影响整个费用过程的完整性。对费用控制是最为重要的，不能有一点松懈，但是在费用管理中，由于其科目的独特性，导致琐碎的工作有很多，而且过程十分复杂，管理层很难对每一项工作都进行快速准确的监督。

五、A公司管理费用控制措施

1.对办公费用实行计划采购

办公费用属于变动可控费用，而且在管理费用中占比不低，但是要在不影响公司员工正常办公的情况下，严格控制办公费用的支出，从节约一张纸、一度電做起。公司由于需要大量使用办公用品，所以对于大量消耗的复印纸、油墨等由公司安排统一采购，采购时，采购员工要多方比较，优先考虑质优价廉的商家。办公用品在使用时要先自行登记明细，再领用，避免造成不必要的浪费。所以对于复印打印的纸张，要秉承节约的原则，尽量双面打印材料，至于需要批量复印较多的材料时，则需要经专人授权后方可复印，并且要限量限次进行打印，防止频繁变更，造成积压或浪费。目前在本公司，电话费的开支也不是一笔小数目，所以要根据各部门的实际需求，来配置相关的固定电话，并且依据以往的业务往来情况，定额为每部电话预存电话费，避免有些员工公物私用。在公司举行的会议方面，应明确会议召开的规模和标准，目标所需举措也需要确定下来。会议负责人会前向部门领导提交对于此次会议的预算，经由领导审批后方可预支会议费，去采购所需材料。对于会议规模和时间也要进行严格控制，如果能通过下发文件或简单的口头宣导就不进行正式的会议，要提倡开小会，对于同一个议题的会议，尽量一次就解决。尽量减少会议人数，以及压缩会议时间。

2.加强对差旅费的实时监督

公司应该对外出人员的费用支出进行控制。财务部门需要做好核算，按照部门的情况确定归属于哪一类费用。出差前，每个员工都需要自行填写出差审批单，并且在审批单上注明出差的原因、地点、时间，交由部门领导审核签字，签字后送交出纳处领钱，返回时需要凭出差审批单，以及各项消费证明单据，比如本人从公司所在地到出差地的往返车票，以及在出差过程中的餐饮发票和出差期间的住宿发票。公司财务人员应当只负责审核报销票据的真实性和是否符合公司的消费标准，不能补填报销金额。对于超出规定的报销费用，财务人员应该向当事人问清原因，如果是因为不可抗力发生的，则需向领导反映此事，再做审批。如果是因为个人原因导致超支，则不予报销。

3.细化业务招待费核算项目

首先，要详细列出招待费的明细科目，需明确说明招待费用的支出明细，主要涵盖宴请费用、住宿费用和正规的娱乐活动等费用。其次，说明招待费用的具体适用对象是与我们公司有业务往来的客户，以及这些对象应使用何种招待规格，如果是与其商讨单笔数额较高的业务的客户或是与公司有频繁业务往来的客户，需要采取较高规格的招待，以此彰显公司对这些客户的重视。最后，在每一次业务招待发生前，都应该根据客户规格以及交易数额进行一个大致的预算，避免相关员工从中牟利。

严格意义上讲，单位在开展业务活动时，应该在业务招待费充足的条件下招待客户，这样才能达到理想的效果。对于与本次业务活动无关的人员的消费绝对不能予以报销。还有另外一种情况，有些员工假借招待之名占用业务招待专项资金，所以财务部门在给员工业务招待费时一定要审核此次业务招待的真实性，部门负责人也要严查偷梁换柱的情况。公司要将各项费用的用途明确向员工传达，把责任与权利交到正确的员工手里，如果有违反规定的情况，首先要追究当事人的责任，其次，对于损失的金额需要当事人来赔偿。

对于业务招待费的结算方式，应该采用现场开票并且采用银行卡或者电子支付方式，这样结算的金额就保障了准确性。业务招待费发生后，应立即填写“业务招待费报销单”，报销单应注明招待时间、地点、对象和参加此次接待的人数。报销单上需要列明各项费用的明细，还要附上消费单据。

六、结论

A公司处于发展的初期，所以难免遇到很多问题，管理费用的控制问题就是其中之一，根据管理费用的使用情况，可以全面考核公司的管理水平，反映出公司在日常管理中出现的情况，为实行正确的管理方法提供依据。通过对此篇论文的写作，深入了解和分析了管理费用的相关内容，从而可以得出以下结论。首先，针对A公司的管理费用现状，可以了解该公司管理费用的各个项目。发现某一工作项目与管理费用之间发生的因果关系。并且通过其管理费用的构成项目可以有所侧重地调整管理费用控制措施，着重分析办公费、差旅费和业务招待费的问题所在。其次，针对A公司的管理费用问题分析，可以了解到公司管理费用的问题，就是这些问题导致A公司不能够将费用降低到与收入相匹配的程度。对管理费用的这些方面详细分析了因果，对于相关产业的企业也有一定的参考价值。最后，针对A公司管理費用出现的问题，应当针对每一个问题提出相应的解决办法，完善好费用的管控措施，使公司出现问题时能够有大概的参考方向。

参考文献：

[1]高增光.关于企业管理费用的核算及控制的研究[J].新商务周刊，2018，（15）：36-38.

[2]石晶梅.DR集团股份有限公司期间费用控制研究[D].沈阳：东北大学，2014.

[3]郜龙生.公司期间费用控制管理研究[D].北京：首都经济贸易大学，2017.

[4]李未.PDCA循环下X烟草公司期间费用预算优化研究[D].湘潭：湘潭大学，2018.

[5]刘东兴.商贸企业管理费用探析[J].消费导刊，2017，（15）： 18-21.

[6]刘辰.大型外贸企业业务招待费税前扣除比例问题的研究[D].广州：暨南大学，2015.

[7]王可心.基于全面预算管理的费用预算体系的应用[D].北京：对外经济贸易大学，2016.

作者简介：张钰（1988.09- ），女，汉族，河南商丘人，硕士研究生，任职于郑州财税金融职业学院，讲师，研究方向：大数据会计与财务管理