石油企业档案信息化中存在的问题及对策分析

张苗苗

摘 要：伴随时代发展的脚步，以往的档案制度已不能满足时代发展的要求。目前，石油企业积极推进和发展电子档案，然而在档案管理信息化实施过程中难免会出现问题，文章就我国石油企业基建档案的问题及解决办法进行了讨论。

关键词：石油企业;档案管理;信息化建设;存在问题;对策

在信息技术快速发展的环境下，为了增强竞争优势，石油企业纷纷按照各自的特征，加速了信息化系统建设。近几年，相关部门积极推动档案信息化工作，力求与时代发展保持一致。随着工作经验的不断积累，电子档案是当前企业档案工作发展的必然方向，也是提高工作效能的一种重要途径。档案管理信息化是在工作过程中，通过软件程序编辑与数据处理技术，重构电脑作业程序，以支持与执行档案管理作业。目前，石油企业已经投入运行各类信息管理体系，承担着企业的职能和工作任务，充分凸显了档案信息化的成效。

一、石油企业档案信息化管理的重要性

1.节约大量劳动力和资源，提升生产力

档案部门的人力资源成本较高，大量手工作业导致工作效率低下。信息化档案管理手段实现了档案管理的自动、实时和网络三位一体化。资料一次输入即可重复使用，在档案部门中实现了资料的共用。录入资料后，能够很容易将有关文件，如出入凭证、各类表格、文件的目录、封面等信息进行输出，利用电脑可以快速处理档案中的报表。档案管理员摆脱了烦琐的人工操作，不再仅仅是文件的保管者，而是能够更好地完成文件的搜集与归类工作，从而大大提升了工作效能。

2.更易于查询

在传统档案的归档管理工作中，备份资料往往专门归档保存，采用以往的查询方法，由档案管理员从目录中找到需要的资料，再依据这些资料到档案仓库中进行查询，浪费时间和精力。随着档案管理信息化发展和信息系统的建立，原有的检索方式变成了实时查询，这些资料大部分时间保存在计算机中，信息可以共享，档案管理员可以在多种查询模式，如模糊查询、组合查询、分类查询等，进行最优选择，快速在数据库中查找所需的资料。另外，所需保存的空间也会大幅度缩减，各种档案变动记录也变得更加容易追溯，大大提高了工作效率。

3.为企业所有部门提供高效服务

传统的档案管理需要工作人员一边收集信息，一边进行分析、记录、统计工作，整个工作过程复杂烦琐，需要巨大的人力和很多时间。而且，如果不小心犯了错误，复杂的工作就得重新来过，耗费的时间和精力就会加倍。实现档案管理信息化，为石油企业职工提供了一種方便、快捷、高效的档案资料查询方式。档案管理信息化能够极大缩减信息分析与处理的时间，非常便于以后查找，无需对复杂的纸质资料进行整理、管理和检索。同时，电子化和信息化的档案数据，有利于职工进行档案二次开发与使用，石油企业的工作效能和行业竞争能力得到全面提升，使档案管理部门的职能从简单的文件保存转变为石油公司的信息库。

二、石油企业目前档案管理工作中常见的问题

1.石油企业的档案管理信息化意识薄弱

石油企业档案管理信息化建设是一个庞大繁杂而又耗费资金的综合性工程，其管理需要数量众多、掌握相关技术知识的档案管理人员进行技术支撑。一些石油企业会误以为，档案并不能为公司带来直接的经济利益，所以只在改装设备设施、项目施工和产品营销等方面加大投资。但是，档案信息化管理作为石油企业发展服务的一项重要工作，企业没有对其进行全面的管理与建设，其所需要的仪器装备不齐全，导致资料整理与存档工作也比较散乱。与此同时，许多石油企业都缺乏现代化的经营管理观念，公司对档案管理工作人员的专业训练不够重视。档案管理工作人员由于缺乏工作经验和良好的工作习惯，使得他们的工作能力和服务水准都很难满足新时代档案信息化发展的需求，这也是限制国有企业档案管理信息化建设的重要原因。

2.档案管理信息化建设长期计划不足

目前，我国大部分的石油企业都处于工业化阶段，还没有形成一套完整的、现代化的管理体系。在推动石油企业档案管理信息化工作中困难重重，一定程度上阻碍了我国石油企业档案管理信息化建设。

3.石油企业档案管理工作存在的安全问题

档案管理信息化建设中，硬件设备设施建设是实现企业档案管理工作现代化的基础和前提。但很多石油企业中并没有设置专门的资金支持档案部门的信息化建设，导致档案部门缺乏信息化管理的硬件设施。目前，电子资料和文档数据的安全、网上使用电子资料的安全、电子文件媒介的安全是关于档案信息系统安全的主要问题。在企业发展过程中，由于人工或储存媒介的存在，会造成诸多问题，这对石油企业发展信息化和档案管理信息化造成了很大的冲击。为了使其正常运转，石油企业的档案信息系统由其主管部门管理人员直接或间接控制，但是在企业的运行中，相关管理人员难免会犯错，所以出现系统安全性问题是不可避免的。

4.存在盲目进行档案管理信息化建设情况

一些石油公司缺少专门从事信息化研究的专家团队，特别是在一些中小型的公司，问题尤为严重。石油公司在推动企业的档案管理信息化工作中，由于缺乏对石油公司特征、工艺流程、管理特点和个性化需求等方面的专业知识，完全生搬硬套。目前，部分石油公司在实施方案论证时，缺少对项目的系统性需求进行分析，而在执行中又缺少专门的研发和生产环节，导致现在的档案管理信息系统无法适应公司发展的实际情况，缺少针对性和可操作性，无法实现其应有的作用。

三、石油企业信息管理工作中的思考

1.提高石油企业领导层的思想认识，推进档案管理工作信息化建设

在信息化社会中，石油企业的档案信息化管理工作是实现信息资源共享、科技创新的重要渠道。加速推进改革的步伐，全面利用档案价值，实现档案信息资源共享，是目前实现档案信息资源整合的重要途径。

首先，石油企业领导在档案信息化建设过程中，其自身信息化意识的高低，将直接影响到企业能否实现信息化建设的深入与推广。为了推动我国石油企业的档案管理信息化工作，石油公司领导必须将其理念转化为实际工作，认识到未来石油公司档案管理信息化工作的重要性，认识到其复杂和困难的境况，关注和支援信息化建设，要大力倡导、鼓励、支持创新的思想和行为，适时在资金、设备、人才等方面加大投入，将档案信息化工作列入公司的工作规划和考评系统中。

其次，各部门领导要加强对档案工作的认识，特别是档案工作的负责人，应充分掌握当前的档案工作，认真筹划，制订计划，并为档案管理工作的开展提供人才、技术和经费支持，引导和规范档案工作，协助处理工作中遇到的困境和难题，真正做到“一把手”工作。

2.保证档案信息的安全与完整

在石油公司发展中，信息安全管理是档案管理信息化的重要组成部分。档案资料的安全性主要是指文件系统的软件和硬件本身的安全性，如光盘、软件系统的安全性，包含了档案资料流转的安全，也就是非授权人员，是无法了解和获取文件信息的。

第一，从机房管理、软件管理、运行管理、监控管理等几个角度进行安全管理，确保电脑的实际安全性。利用技术方法来解决硬件方面的问题，在选择和设计档案管理体系时，应从安全角度出发，将其视为一个主要的衡量标准。

第二，对大型石油公司的档案信息进行管理，采用封闭的、只限内部员工工作的网络系统，为了确保网络的基本安全性，必须在建立的时候对其进行实体封闭。另外，电脑数据信息的安全性保证还可以采用数据库密码、用户分类、数据备份等方式方法。

第三，结合我国石油公司的实际情况，建设一种基于操作层次的安全防范措施。在石油公司生产经营中，由于其物流和信息流具有重要性、完整性、保密性，失去这些特性会产生潜在的损害。在此基础上，依据安全要求和层次等级来确定信息系统的运作状况，看其是否在可控的安全范围内，防止没有权限人员实施违反规则的行为。

3.档案管理信息化的网络建设

石油企业的传统档案管理体系要在实现其数字化、信息化的基础上，构建一个信息资源共享与使用的网上平台，也要构建一个与之相匹配使用模型，实现其从传统体系向现代信息化转型，提高其档案的使用价值。同时，石油企业也可以利用网络资源，构建一个企业的电子档案资源库。目前，我国石油企业的档案管理体系还没有形成一个统一的信息化、网络化和平台共享化的模型。它的共享与服务功能不强，不能满足石油企业对档案的现代化要求。在石油企业中，要构建一个网上共用的电子文档平台，并为其提供一个统一的管理与分享模型，进一步降低石油企业电子文档的重复建设，构建一套有效的档案管理体系。

4.加强档案工人员职业素养，提高工作质量

精通管理专业知识、较高的职业素养、正确的政治素质和精益求精的敬业精神是石油公司负责档案管理工作人员的必备条件。在现代信息技术日新月异的今天，档案负责人员的工作已经从传统的劳动型向技术型转变，这就需要其具备较高的职业素养，能够准确掌握档案专业知识，并且能够满足石油公司的需要，为其提供海量的资料信息。各石油公司要加强对档案管理人才的培养，采用各种方式和手段，目标是要加强对档案人员在信息系统中的认知与技能培训，使档案人员全面、系统地掌握现代科学的档案管理技能，从而培养出高质量的档案信息管理团队。

5.提高信息系统的基本建設

现代科技是当前技术革新的重要组成部分。电脑具有快速、准确、存储和分析的功能，在文件管理方面，可以利用电脑完成文件的起草、发送、接收、查找、借阅和归还，以及识别过期文档，并对应当予以销毁的文件进行汇总、归类、利用和管理。在档案管理方面，可以在电脑上进行档案的收集、整理、编制检索工具、档案介绍等操作。此外，电脑还可以应用在仓库的日常工作中，如大型索引的编制、编制和研究档案、档案的统计等方面。为此，必须配置完善的计算机和数据库网络，以增强各类档案馆、档案室计算机与互联网技术的运用，逐步推进企业的档案管理信息化建设。同时，要建立健全局域网，实现所有工作的联网，并强化对档案的使用。

6.增强档案信息化建设

首先，建立电子文档。档案资料数字化，是指以纸质文件的或机读型的档案为主体，利用电脑收集、筛选不同层级的资料，将其转换为二次存档资料，以计算机应用的方式，方便用户使用。目前，档案系统缺少信息管理的能力，缺少普遍性，有些系统只能管理档案资料，有些管理软件只能用来进行文件资料的处理，而无法真正做到文件集成。因为没有互联，无法通过计算机进行信息的处理，无法快速发布信息编辑的结果，限制了电子文档系统的建设。因此，要把办公自动化和档案管理结合起来，要强化电子文档的存档工作，利用计算机和扫描仪对纸质文件进行数字化处理，并构建完整的数据库，方便员工查阅和使用。

其次，建立档案目录资料库。当前，国内的文件管理信息化和网上的构建方式各自独立，水平参差不齐，标准性、开发性、服务性、共享性都不高，与档案资源信息的共享需求相矛盾。为了满足其共享需求，建立健全档案目录资料库，建立规范化的资料管理体系，做好资料录入与储存工作。

四、石油公司档案信息化的发展前景

1.设立顾问制度

在今后的石油公司档案管理中，由于信息化的发展，将会使档案工作变得更为繁杂和多样化，档案管理系统也将会增加更多的功能。因此，石油公司设立专家顾问制度，提出和解决这些问题是今后档案管理的一种潮流。专家顾问通过对遇到的问题进行分析，寻找适合的管理系统，创新经营方式，以提升经营效能，减少经营费用。

2.实施档案资源共享

在石油公司的档案工作中，方便地获取其档案信息进行资源共享是当前国际上普遍存在的趋势。在确保所需资源安全准确的前提下，防范信息外泄，是当前石油企业档案资源共享的一大难题，相信在系统的改进下，档案管理信息化工作一定能够在安全程度上达到资源共享的目标。

3.改革服务模式

石油企业的服务内容之一是档案信息管理工作，在今后的档案管理工作中，深度挖掘将是档案工作改革的一个重要发展趋势。在此基础上，石油企业档案管理工作的重点方向将转变成怎样对企业各项经营数据进行全面总结，怎样使企业的战略发展与企业目标相结合，怎样实现企业的良性发展等。在石油企业生产经营中，档案工作是一项重要的基础工作，只有持续进行信息化建设，才能为行业和整个社会带来更多、更具意义的档案信息。

五、总结

总之，石油企业档案管理的信息化工作绝非一朝一夕的，必须加强各个部门的协作，这就要求公司管理层从思想、战略、管理、技术等多方面进行全面计划和管理。石油企业要充分利用自己的资金和技术优势，加速档案管理信息化进程，提升效率，为企业的长远发展提供可靠的数据支持。

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（作者单位：延长油田股份有限公司靖边采油厂）