试析新形势下做好企业档案管理工作的策略

2022-05-30李海霞

兰台内外 2022年29期

李海霞

摘要：随着科学技术的不断进步，信息化和大数据的时代已然来临。信息技术越来越广泛地应用到社会生活和工作的各个领域，并引起了相关行业的巨大变革。当然，信息化的发展也为我国档案管理工作带来了巨大挑战，企业需要跟随时代的进步不断调整档案管理办法。笔者主要针对信息化背景之下企业档案管理科学化的研究进行分析，分别分析了当前企业档案管理中存在的问题，并提出了相应的解决策略，以期夯实企业档案管理，提升企业档案管理水平。

关键词：新形势;企业;档案管理工作

档案是企业发展的重要体现载体，是企业重要的信息资源。作为“没有掺过水的史料”，档案不但保留着企业发展各阶段的原始资料，也对企业和个人发展中遇到的难题，具有广泛的参考作用。做好档案管理工作既是贯彻落实国家对企业档案管理工作的目标要求，更是对党和人民负责、对历史负责的体现。可以说，企业的长远发展离不开档案管理工作的支持，企业档案管理工作的顺利开展能够促进整个企业的健康发展。因此，企业必须要高度重视档案的管理工作，不断调整相应的管理模式，从而有效提升档案管理工作的质量。

新形势下，数字化、信息化作为档案管理工作的要求和方向，对当代企业档案管理工作提出了新的要求。但是，当前企业档案管理工作还存在一些问题，需要使用科学化的方法予以应对。一方面，企业需要对已归档的文件材料进行更加规范、精细化的管理;另一方面，企业也需要努力协调，向上争取资金支持，积极改善硬件基础设施和信息化水平。笔者认为，企业采用信息化档案管理方式，既能在查阅相关资料时一目了然，又能保证档案室的安全，还能做好档案保密工作。

一、档案管理工作的重要性

在当前的信息化背景下，工作效率已经成为人们最为重视的问题之一。企业改革创新的目的是提高工作效率，而为了达到这个目的，就一定要实现信息化发展。创新作为时代发展的动力，尤其是信息化时代，只有不断创新，才能在市场竞争越来越激烈的环境下更好地发展。档案管理作为企业的重要工作之一，其中涉及的内容很多，其不仅关系到企业员工的利益，还关系到了企业地发展，如果档案管理工作出现严重的问题，还会对社会的发展产生一定的影响。但是，现阶段许多企业档案管理工作相对还比较传统，档案信息的录入与存储方式还比较老旧，容易导致档案信息的失真与丢失等问题，进而对企业单位的发展造成很大的影响。

信息化在目前的档案管理中主要是应用在档案管理的信息系统中，通过信息化的管理系统能够使档案管理工作变得更加便捷与高效。对于档案管理工作来说，一定要结合时代背景和需求进行不断创新，才能提升档案管理工作的效率和水平，使档案充分发挥作用。同时，随着信息化时代的到来，信息化技术已经被广泛应用在了各行各业当中，所以，新形势下的档案管理工作也应该进行信息化、网络化的升级，使管理水平与效率得到提升，同时还可以有效减少管理成本，使企业对重要信息进行收集与掌握，进而为推动企业发展提供有力帮助。

二、当前企业档案管理中存在的问题

1.基础设施不完善，缺乏技术支持

在信息化背景下，想要做好企业档案的网络化管理，那么相应的基础设备是必不可少的，同时要确保设备的完备与高效，只有这样才能够为档案信息化管理工作打下良好的基础。但是，现阶段大部分企业对于档案管理工作并没有予以相应的重视，依旧使用传统的档案管理系统，这就使档案管理工作没有办法跟上时代的脚步，尤其是企业中的设备比较落后，缺乏统筹、不够规范、缺少监督，极大影响了企业档案管理工作的效率，进而严重阻碍档案管理事业的发展脚步。

据调查，企业档案需求量在逐渐增大，传统的档案管理系统已经逐渐乏力，对于企业中的重要信息进行全方位的管理已经十分困难，特别是传统的纸质版资料面临着时间损耗、易燃、占用空间大等诸多现实问题。可以说，完善企业档案管理基础设施迫在眉睫，而企业想要做到档案的网络化管理，第一步就是对企业当前的基础设施进行更新与升级，同时引进网络、计算机软硬件等诸多技术，充分发挥专业技术公司与企业档案馆的合力，进而才能为档案管理工作的开展创造良好的环境。

2.档案管理工作人员的专业能力不高

因为企业中档案管理是一项非常复杂的工作，对于业务的要求比较高，这就要求档案管理人员必须要对自己所管理的档案有充分的了解和掌握，并且能够根据具体的需要来进行档案信息的调整。与此同时，从业人员还要严格按照档案管理的制度和规定来进行工作，但是如今的大多数企业忽视档案管理工作，对档案工作人员没有进行有效配置，人员档案意识薄弱，对档案管理重视程度不高。此外，很多档案管理人员都没有接受过相应的专业知识培训，造成了他们对于档案整理等一些情况不熟悉，专业性差，严重影响了企业档案工作的質量和水平。

3.缺乏完善的档案管理制度

目前，我国大部分的企业档案管理制度还不够完善，相应的管理体制落后，严重阻碍了企业的正常发展。通过调查，我们能够发现造成这一问题的主要原因是相关的档案部门对档案管理没有进行专门的规定，对企业档案的管理没有统一的标准。另外，在企业发展中难免会出现档案丢失的问题，大部分的企业却对于档案管理人员没有相应的惩罚，使得管理人员对档案管理的规定置之不理，企业档案管理政策并没有严格执行，没有制约档案管理人员的工作行为，从而对企业档案管理规定的落实工作产生了不利的影响。

三、新形势下做好档案管理工作的措施

1.提高档案管理的重视程度，增加资金投入

在现代化的发展过程中，企业顺利开展档案管理信息化建设的第一步就是要引进先进的基础设施，对于现有设备进行更新，进而为档案管理工作打下良好基础。比如，企业可以对各种门类和载体档案进行集中统一管理，配备电脑、打印机、扫描仪、档案密集架、空调、窗帘、温湿度计、防虫药剂等必要的设备设施，以便有效保管和利用档案信息资源。同时，企业还需购置档案柜、档案盒、归档章等档案整理工具，以便有效整理和保管好企业纸质档案。

除此之外，对于档案管理信息化建设，还需要将信息系统与实际需求进行结合，采购必要的硬件设备，还应该和档案信息化服务公司进行有效合作，使纸质档案信息化。

同时，档案管理部门也需要制订完善的管理计划，确保进入档案的数据量符合要求，对档案的信息输入工作予以重视，只有这样才能够在真正意义上发挥档案信息化软硬件配套设施的实际功能，努力提高信息服务水平，促进档案信息化的全面实现。

2.培养档案管理专业人才，提高管理工作质量和水平

为了培养档案管理专业人才，提高管理工作质量和水平，保证档案管理工作的健康发展，企业必须积极提升档案管理人员的素养。比如，企业可以安排档案管理人員进行专业知识培训，帮助他们了解和掌握档案新政策和先进的管理技术，不断强化自身的专业理论知识和管理技能，以此提升档案管理人员的素养。笔者认为，档案管理人员也要改变自己的观念，加强对档案管理工作重要性的认识，用专业的档案管理知识和理论来开展工作，从而不断适应当代企业档案管理的新要求。

同时，企业要设置专职档案管理人员，提高档案管理工作的专业性。企业还要对档案管理人员进行充分的思想素质教育，一个优秀的档案管理人员应以身作则，对工作严谨认真，有工作责任感，能够为管理工作尽自己最大的贡献和努力。除此之外，企业也要关心档案管理人员的身心健康，使他们在管理工作中体会到温暖，不断提高他们的工作积极性，推动整个企业档案管理工作的开展。

3.建立健全档案管理机制，确保档案管理制度的完善性

在促进企业信息化的档案管理过程中，为保障档案管理质量，要积极加强相关管理制度的完善，使工作人员在实际的工作过程中能够有管理制度进行约束，提高档案管理工作人员的工作效率，全面提高企业档案管理规范化。比如，企业可以按照档案管理要求，制定本单位《档案管理办法》，明确档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限，并对历年归档文件材料编制检索目录，保证档案查阅工作的方便快捷。这样既能改变传统档案管理中的不足，又能促进现代化发展过程中的整体管理质量。

《档案管理办法》是促进企业档案管理工作顺利开展的基石。企业应加强各类档案日常规范查阅、复印以及借阅程序，确保现存档案不丢失、无纰漏，相关工作人员要根据管理制度进行档案管理，保障档案管理的质量。相关管理制度也能够约束工作人员对档案信息的管理，促进现代化发展过程中的档案管理质量。企业在发展中应不断加强对档案信息管理制度的完善，促使档案管理过程中的相关工作能够为自身的发展提供良好的工作质量。在相关管理制度完善的过程中，企业更要重点针对档案管理标准、借阅制度，以及工作人员的行为规范，以此确保档案管理制度的完善性，加强对工作人员的约束。

4.更新档案管理观念

企业管理者往往忽略了档案的应用价值而过于注重档案管理方面，从而错失了档案在应用中的经济价值，让档案管理变得没有意义。因此，为了有效解决这个问题，必须要更新管理者的管理观念，增强他们的档案管理意识，要让其充分认识到档案管理工作的重要性，可以通过开展定期的讲座，聘请专家来对档案管理工作进行分析和相关研究，让企业员工对档案管理工作的重要性有充分认识，从而使他们对自己企业中的档案管理状况进行反思，不断更新他们的管理观念，推动企业档案管理工作的顺利进行。

5.创新档案管理思路

在信息化档案管理过程中，为保障信息化档案管理的质量，方便企业职工对档案资料进行查询，要积极建立档案信息管理系统，保障档案信息在现代化发展过程中的综合管理质量。

比如，企业职工可以通过档案信息系统对相关资料进行查询，简化烦琐的借阅手续，以此提高现代化发展过程中档案信息的使用效率。据调查，档案信息系统能够有效将档案信息进行分类，便于档案信息的查询，促进现代化发展过程中的档案管理便捷性。完善企业档案管理，创新档案管理思路，企业各部门应积极配合档案室共同开展档案评查工作，推动企业档案电子化、标准化管理，在档案事项较为集中、信息化建设水平较高的部门开展企业档案单套制管理试点，为下属企业和同级单位做榜样。同时，在信息化背景下的档案管理过程中，企业还要促进档案管理质量，使相关档案能够充分发挥自身的优势。

6.强化档案信息的安全性

档案信息的安全问题应该引起相关管理人员的重视，企业很多档案资料都带有机密性，一旦失误泄露，后果不堪设想。因此，档案管理部门需要通过有效措施来保障档案信息的安全，如定期更新病毒库和主机，彻底查杀木马等计算机病毒。

同时，还可结合实际现状，设立资料借阅规章制度，借阅程序需要符合规定，实现档案的有序管理。档案资料在网络间进行传递也需进行严格细化管理，可根据资料的核心程度以及重要程度，差异化设置等级，通过这种方式保证档案的安全性。另外，国家也需尽快完善网络安全法规，加大网络犯罪的打击和惩罚力度，为我国网络环境净化提供保障，给用户创造一个安全、优质的网络共享环境。

四、结语

综上所述，企业的档案信息化管理要紧跟时代发展的脚步，要给予档案信息化管理足够的重视，要组建高素质的专业化档案管理团队。首先，对于档案管理工作，企业要以科学规范的标准来完善制度，以规范配置信息化基础设施为保障，加强档案安全保密体系建设，从而为企业的长远发展打下坚实的基础。其次，企业要加强对档案管理工作的重视，根据时代的发展和变化，不断对档案管理方式进行调整，以档案管理工作人员为纽带，将新思想和新技术积极应用到档案管理工作中。最后，企业还要对档案管理工作进行创新，使档案管理工作的质量得到提升，进而促进企业档案信息管理工作效率的提高。

参考文献：

[1]王晓欠.大数据背景下做好企业档案管理的研究与探讨[J].办公室业务，2017

[2]张冰.高效档案系统智能管理的构建[J].现代信息科技，2018

[3]倪小明.信息技术与档案管理机制的融合分析[J].信息记录材料，2019

[4]周奇.计算机信息技术在档案管理中的应用[J].办公室业务，2019

[5]常春玲.现代信息技术下的高校档案管理建设创新与策略[J].兰台内外，2019

[6]刘悦捷.新形势下档案管理创新与服务模式变革探析[J].企业改革与管理，2020

[7]蔡盈芳.从英国大型企业档案机构设置看我国中央企业档案机构设置及人员配备思路[J].中国档案，2020

[8]李霞.新时代信息数据化背景下企业档案管理创新策略分析[J].城建档案，2020

[9]张琳.企业档案管理创新与管理服务模式改进措施[J].陕西档案，2021

[10]邵佩瑛，崔玉吉.信息化时代企业档案工作管理模式的改进[J].档案管理，2021

[11]王娟，林静，刘晓慧，赵旭东.大数据发展对企业档案管理带来的挑战及措施探讨[J].城建档案，2021