审计档案管理在审计质量工作中的作用探讨

程念兵

摘 要：审计质量工作的好坏，一定程度上受审计档案管理的影响。档案管理在目前审计质量工作中制约着审计质量工作效果的完好与否。为了确保审计质量工作的效果，提高审计工作效率，减少工作失误，本文就现阶段审计档案管理的内容进行简要分析，并结合档案管理对审计质量的作用进行探究，以此来推动审计档案管理持续优化自身管理优势，推动审计工作向高质量工作进程迈进。

关键词：审计档案管理;审计质量;作用

为了使社会经济活动有条不紊地开展，必须要加强审计监督管理。借助审计档案管理的有效加强，对审计质量工作效果的提升有切实可行的参考意义。随着现代化进程的不断加快与发展，做好审计质量工作对维护健康有序的经济活动具有重要意义。审计档案管理凭借动态的梳理、概括、协调、利用、统计、编研等管理活动，对审计机关的和谐有序管理有重要作用，也是本文需要着重探讨的内容。

一、审计档案管理内容概述

审计档案管理从字面意义上理解属于静态式管理活动，但从实际作用来看，远非如此。它是由审计部门建立的审计档案管理活动，其中包括对档案进行收集、整理、立卷、保管、利用、编研、鉴定和移交的动态管理活动，其档案管理是需要持之以恒进行的一种管理活动，对推进审计质量工作管理有十分重要的意义。

根据具体的审计内容来划分不同的材料内容，审计档案管理内容可概括为四大模块，分别是：立项性文件材料、证明性文件材料、结论性文件材料和其他备查文件材料。首先，在进行审计档案管理时，应牢记并坚守自身的职责，贯彻执行国家档案法律法规制度，做好审计档案的统计工作并结合相关规定要求进行分类整理。其次，做好定期的档案移交与处理工作，保持工作安全保密的原则与制度，对工作内容进行总结、分析，开展培训等工作。这些工作能否顺利完成，将影响审计质量的结果好坏，而审计档案管理过程的有序进行，对审计工作质量的影响也密不可分。

随着现代化社会不断进步与发展，传统单一的审计档案管理方法早已不能满足发展趋势了，那种依赖于手工操作的档案管理模式，已经无法跟上时代发展的步伐。在进行档案管理的过程中要履行严格的工作标准，认真审核、细致筛选与归类，对档案管理人员的从业要求也需要具有一定水平，才能保证审计质量工作的顺利进行。

现代信息科学技术的不断进步，关于审计档案管理的方法也有了日新月异的变化，可以依托现代审计档案微机管理法的优势，来实现审计质量工作的突破性进展。微机管理法在一定程度上，降低了人工工作强度，提高了档案整理的效率。现代微机技术的储存优势，还可以大量解放档案存储空间，节省了许多不必要的实际存放空间，还能起到很好保护原档案的目的。

改变传统单一的手工操作档案管理法后，充分结合现代微机管理的优势，提高审计质量工作的管理效率，为过去繁杂的工作程序和高强度人工抄写减轻压力，带来革命性的变革，为今后档案审阅、查找提供了快捷、高效的新模式，一定意义上对提升审计质量工作具有实际作用。档案管理的规范确立，为审计质量工作起到全方位的推动作用，既能有效反映审计档案管理的真实性，又能为今后审计质量结果评价提供真实可靠的依据，对后续审计部门宣传与研究，提供大量清晰而又真实准确的材料基础。

二、审计档案管理在审计质量工作中的作用分析

通过对审计档案管理进行相关内容的介绍与分析，明确了审计档案管理在审计质量工作中所起到的作用。

审计档案能有效反映审计活动的真实状况，体现審计质量工作内容的真实性。由于审计质量工作具有客观性、真实性等特征，要求审计人员在执行审计活动工作的过程中要依照事实材料为准则，对审计证据进行考察与评估。既要符合审计程序的合法、合规，建立完备的程序手续，还要借助可靠的数据来源渠道对审计的相关内容和结果进行整体评估与判断。审计档案本身就是有效的一手资料，如图文、音频、视频等内容，通过对相关档案资料进行收集和整理保护，为今后审计活动提供真实可靠的档案资料。无论是音频或是纸质版内容，都能为审计活动提供相关完整、系统的档案信息与内容。因此，做好审计档案管理工作能有效保障审计质量的稳定与可靠。

2.实行审计档案管理是管理审计信息的有效方法与措施

审计档案管理中涉及的档案资料内容是比较庞大的，涵盖了大量的审计活动信息，有极强的客观性、真实性。利用档案管理能够借助人工与微机管理的优势，将审计档案得以长期的保存，避免审计信息因时间过长造成不必要的信息失真或数据损坏。依据材料类型不同，以及档案管理的四大内容统筹规划，能够有效将审计信息分门别类，有助于后期对相关内容的查找与确认。例如，为了提升审计机关工作质量，需要对以往审计内容进行不断总结与反思。通过对审计项目内容的精细化分类，能够及时查阅相关档案资料，从而实现针对性总结与思考，这对管理审计信息与应用审计信息都有很大的益处。

3.审计质量工作的评价依据，主要就是依靠审计档案管理内容进行

为了防止一系列人为因素的干扰，需要对审计活动进行详细、系统、客观地分析与概括。因为在反馈、总结与评价的工作中，简单依靠个人批判显然是缺乏说服力的，而完整的档案记录能为审计工作提供客观依据。同时，审计质量管理要求也对审计系统进行全面管控，并以一种连续、及时的管理要素参与到审计质量工作效果的评估上。档案管理本身就是一个全方位、全过程的管理活动，需要对审计活动的进程进行全面把控，审计活动档案的前期准备、中期记录、后期总结的过程，与影响审计质量工作的评估产生直接联系。因此，做好审计档案管理，对提升审计质量工作有重要的作用。

4.审计档案管理对推动审计工作研究，促进审计宣传工作有重要作用

设立审计机关是根据新时代经济发展的需要，随着改革开放不断深入，我国综合国力也随之提升，同时财政监督的工作量也在不断增大。为了逐步确保审计监督的有效进行，必须要对经济增长与社会发展的各个方面进行审计档案管理，不仅有利于规范我国经济增长能朝着和谐、稳定、健康的方向发展，还有利于审计部门对今后相关经济活动进行及时检查与评估，从而保障我国特色社会主义经济建设的和谐稳定。依法对有关审计档案管理内容进行收集与整理，为今后审计或科研部门提供丰富而真实的研究案例与数据支撑，由于档案涉及内容较为宽泛，因此做好对经济建设、财务收支、法律法规等材料内容的归类，更有助于在进行审计宣传的过程中提供大量可靠素材，强化审计宣传的作用，从而推动审计质量工作的不断丰富与完善。

5.通过审计档案管理不断优化，实现了审计质量工作的有效提升

传统的手工操作档案存在一定的不足与缺陷，随着现代信息技术的升级与发展，审计档案管理手段也得到了全面加强。通过借助信息技术、网络技术等快速、便捷实现对现代档案管理技术发展的跨越性转变。在整理档案信息的过程中，不再拘泥于传统的抄写目录形式，而是可以运用现代多媒体办公技术，实现对档案资料的录入与智能化整理，使档案信息的收集与整理更加轻松、便捷。现代审计档案收录能够实现时空转化，可以利用计算机存储的优势，实现永久性无漏损存储，使档案保管的期限实现长期或永久性保存。利用计算机进行档案存储，还能减少纸质版档案资料的收纳，从空间上缓解了档案存放的压力。从查询便利程度上来说，一键式搜索引擎能够快速、直接获取最详尽的电子版档案资料，改善了手工查找工作量的繁杂程度。从这几方面，能够充分认识到审计档案管理方法的不断优化与升级，对提升审计质量工作有重要意义。

三、强化审计档案管理对审计质量工作的作用探究

事物的发展并不是一成不变的。审计档案管理对审计质量工作的作用也绝非一好百好、一劳永逸的。在深入推进审计档案管理的现实境况中，档案管理建设与审计质量关系成正比，直接影响后续对审计质量的评估与反馈。因此，当审计档案管理无论是从档案建立到档案维护，都需要借助对人力、物力、财力的投入来实现质量管控。同时，还需要与时俱进的思路及拓展管理路径，才能保障档案始终保持良好的作用去推动审计质量工作。

由于在实际的档案管理工作中，相关部门与个人对档案管理制度及方法掌握不足，个别部门不能很好依照规章制度办事，为了减轻工作量甚至省去一些必要的工作程序，容易导致工作疏忽与差错。例如，在整理档案的过程中，不注重对档案进行分类与整理，缺乏对档案类别的提前规划与整理，仅是简单进行档案收集，导致后期查找档案时复杂、混乱。更有甚者，相关档案检查部门对档案后期的规范检查不彻底、不严谨，只是走马观花检查档案的存放，对档案整理的科学性缺乏规范标准筛查等，这些问题都制约了审计档案管理对审计质量工作提升的促进与发展。因此，为了更好地强化审计档案管理对审计质量工作的提升，本文提出以下几方面内容，促进对审计质量工作的作用探究，增强档案管理的科学性。

首先，从意识层面上要增强档案管理人员的档案管理意识，强化档案管理人员的规范意识与制度意识。审计档案管理是一项严谨的工作。在工作过程中，如果工作人员缺乏严谨、规范的工作意识、工作态度，对推动档案管理十分不利。意识对人体生理活动具有调节和促进作用，做好审计档案管理人员的意识工作，对推进审计质量工作有促进作用。因此，在实际管理过程中，要强化员工的规范意识。从规章制度的完善与确立做起，让档案管理人员在制度的规范下工作，有形或无形中就能促进工作人员的工作态度，制约相关人员的工作行为，从而达到良好的工作效率。从档案建立程序的设置上，要严格审计档案管理体系设立，注重对事前、事中、事后的控制，实现完备的档案管理程序，强化对审计质量过程的控制。

其次，从客观基础上要推动审计档案管理的现代化信息技术能力，发挥智能化办公的优势。在审计档案管理方法中要更注重对现代信息技术以及多媒体办公软件的应用。例如，Excel、Word文档的处理等在提升审计档案管理效率上都有十分明显的作用。通过加快对档案管理方法的转变，实现手工与计算机管理的有效融合，使人工的不可替代性与智能化便捷完美契合，让人工操作在智能化、自动化办公技术的协助下，实现对审计过程中所需档案进行自动生成目录、快速检索、精确统计，减少人工机械化的工作量，提高智能化工作效率。但由于审计部门人员设置等原因，组织年龄结构上缺乏年轻化，很多办公人员对现代办公软件技术的应用掌握不好，无法充分利用计算机技术进行档案管理的优势，因此要注重引进相关专业人才，加强对人员的技术培训，提高他们对档案管理的技术应用，提升档案管理人员的管理能力。

第三，建设档案信息化管理资源平台，能有效提升审计档案管理的效率，但是档案信息化管理平台需要大型服务器数据库的支持，可以使用数据库中原本就存在的数字模型构件进行数据文件的存储以及分类工作，对于不同类型的数据要使用区别化的格式进行传输，各个子系统内需要进行内置数据库的建设，子系统既可以在内置数据库中进行数据的备份，还可以将数据传输到平台中进行存储，各个子系统可以灵活地调度平台数据中心的数据完成检索。此外，需要在自动化办公系统的基础上，与其他的管理系统进行操作标准的整合，实现操作界面、数据格式处理操作的统一要求。在实际的高速公路工程审计档案信息化管理系统规划建设的过程中，为能满足用户使用方便、快捷的要求，需要针对系统进行精简化的设计方案，不仅能使得用户快速了解系统的功能，还能进一步减少在系统前期建设中所投入的成本。因为对信息系统进行精简化设计必然会带来功能上的减少，所以技术人员需要保留重要、关键的功能并且剔除冗杂、烦琐的功能，实现一个功能多种用途的设计。高水平的精简化设计可达到更少的投资成本，为后续的系统升级、保养、维护提供高标准的设计基础。

审计档案管理信息系统自身应当具有六个不同的子系统，分别负责安全、维护、辅助实体管理、整理、检索、数据管理等功能的实现，并且针对档案信息管理各个流程的特点，考虑到企业计算机硬件性能，从而设计出一个高效率，简单便捷的管理系统。档案信息管理系统应当对所收集到的数据信息进行动态更新，新数据将会覆盖原有的旧数据，每一个子系统完成数据的输入工作之后，数据会上传到档案中心，档案中心会根据数据的输入格式、大小以及分类目录存储到不同的数据库中。除此之外，还需要对数据存储的方式不断进行创新，除了图片、文件、扫描件之外还应当进行录音、视频等各种格式文件的存储工作，能进一步提升文件存储工作的真实性。

四、结語

随着现代化进程的不断加快，如何确保审计质量工作能够以一种持续、稳定的状态发展，仍需要不断加快对审计档案管理的研究，实现审计质量工作的提升。通过挖掘档案管理人才，丰富审计档案管理的科学内涵，不断深化探究审计档案管理对审计质量工作提升的意义，促进审计质量工作的创新与发展。

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（作者单位：山东省郓城县审计局）