城市房屋建筑档案管理的探讨

王芹

摘 要：在建筑工程中，城市房屋建筑是一项需要花费长时间才能完成的任务，需要掌握好房屋建筑各环节，确保工程质量。城市房屋建筑档案是开展城市规划与建设管理的主要资料，同时还记录了社会管理的主要信息，对推动城市建设有重要作用。本文通过对城市房屋建筑档案管理的特征与表现形式、作用与现状等方面分析，提出了城市房屋建筑档案管理策略，以供参考。

关键词：城市;房屋建筑;档案管理;表現形式;对策

城市发展必须严格遵守相关规律，与城市发展特征相符，如若要让城市得到良好发展与建设，就需要对城市档案管理信息加以有效指导。城市房屋建筑档案管理作为城市管理的核心构成部分，我国有关人员对其进行了深入研究，得到了很大的进步。不过，由于当前城市房屋建筑档案管理已然无法满足城市发展所需，出现了诸多问题，造成城市房屋建筑档案管理水平无法得到有效提升，因此对城市房屋建筑档案管理进行探讨是很有必要的。

一、城市房屋建筑档案管理特征

1.动态化

城市不管是繁盛还是衰落，均在随时经历着持续变化的过程，作为全面记录城市发展变化过程的城市房屋建筑档案，记录着城市房屋建筑信息，有着动态化的特点。所谓动态化，即规定档案管理可以及时提供真实反映城市房屋建筑管理情况的最新动态信息，充分发挥出档案信息的时效性。

2.长效化

对城市房屋建筑档案储存管理，我国尽管尚未有相关法律规章制度给予清晰的规定，不过作为房地产开发商在建设结束后也需要严格根据要求，构建房屋建筑档案管理，其档案建立时间与储存时间可以自行确定，按照各地区实际情况进行设置。

3.复杂化

城市具有功能多元化的综合特征，决定了城市房屋建筑档案管理复杂性。城市房屋建筑档案牵涉到城市规划与建筑管理、环保和抗震救灾等各方面与专业领域，涵盖了城市房屋建筑各种类型，还有图像和文字等各种形式的记录，其复杂性不可言喻。

4.权威化

城市房屋建筑档案实则是房屋建设合同，有着一定的法律效力，是施工方合同履行的有效保障，对未来房屋在实际应用中产生的问题，也是一种比较好的查询方式，根本原因在于其记录了城市房屋建筑工程建设的整个过程。

二、城市房屋建筑档案管理表现形式

1.横向

所谓横向表现，即房屋建筑形态与水平等在空间方面的表现。第一，小康型房屋建筑，这一类建筑具备视觉感官与完善的基础设施，家庭人口房屋建筑需求可以基本满足。第二，贫困型房屋建筑，这类建筑视觉感官比较混乱，缺乏完整的基础设施，功能也参差不齐，通风、采光性有待提升，严重者还有一部分建筑变成了危险房屋建筑。第三，富裕型房屋建筑，具备优质的视觉感官和健全的基础设施，还有十分舒适的居住环境和优美的生活环境。

2.纵向

城市房屋建筑档案表现形式之一就是纵向表现，即建筑文脉与情况等于时间上的表现。（1）古代房屋建筑。1840年以前建立的房屋就是古代房屋建筑，而它的表现形式一般为石墙、屋顶、悬山墙等，和大自然和睦相处，于建筑形式以及建筑色彩上均有体现。（2）近代房屋建筑。也就是1911年前建设的房屋，这种建筑是中国古代房屋建筑被外来文化影响而构成的中西方相融的房屋建筑表现形式。（3）现代房屋建筑。在近代以后修建的房屋建筑就是现代房屋建筑。第一，民国房屋建筑。近代至1949年，在城市发展过程中，中国多数建筑基于传统形式结合了西方的文化。中国传统建筑模式受钢筋混凝土建筑所冲击，不过主要形式依旧采用了我国传统建筑形式。第二，新中国房屋建筑。在新中国成立以后建立的房屋。这一阶段还分成：一是计划经济房屋建筑阶段，时间为1949到1978年，城市里面被很多的红砖墙充斥着;二是计划经济转型阶段，在1978到1994年，这一阶段城市房屋建筑建设标准图集建造被充分运用，形式比较单一，很多使用了水洗石与白棉砖进行墙面装饰;三是市场经济阶段，在1994年后，该阶段中国促进市场经济，取缔福利分房，中国城市规划水平提高，同时持续使用新的材料和技术，房屋建筑有了进一步的发展。

3.公共服务

（1）简陋的公共服务用房。公共房建已然无法满足城市规划发展所需，具有很多特点，比如：成色比较破旧、设施不足等。（2）普通公共服务用房。这种建筑缺乏完备的功能设施，而且设计建设水平低，不过对城市规划需求可以有效满足。（3）高档公共服务房，这种建筑具备完善的功能与设施，有着相当不错的视觉感官，并且拥有很高的设计水准，可以充分满足城市规划所需。

三、城市房屋建筑档案管理作用

1.记录城市发展

城市房屋建筑档案管理工作可以全面记录城市发展进程，从城市发展前期规划至中期建设，最后至后期管理，是城市房屋建设中十分重要的历史凭证，还是城市发展情况的客观反映。对城市房屋建筑档案开展管理工作，对城市建设有一定的参考价值，从城市规划至管理可以有效提高城市运营管理水平，而且档案中还有记录城市房屋建筑项目的细节情况，对在项目执行中的纠纷等起到佐证之用。

2.为公众提供完善的服务基础数据

城市房屋建筑档案有一个比较重要的社会功能，即服务于社会发展，可以充分满足人们对档案记录的需要，对确保经济利益发挥具有很大的价值。再者，城市房屋建筑档案记录城市发展细节，储存各种基础资料，可以给需求者提供优质的服务，在此管理工作中，有关工作人员需要对城市房屋建筑档案全部信息资源加以科学管理，给用户提供合适的查询方式，建立健全服务基础。

四、城市房屋建筑档案管理现况

1.管理模式不先进

城市房屋建筑档案管理对城市经济发展影响极大，档案管理实则是对城市建设的认知，能够大大降低城市财力和物资浪费的概率，提升城市地区经济效益。档案作为全面反映城市房屋建筑管理工作的主要依据，房屋建筑建设管理最关键的是对城市环境与历史文化的管理，是非常复杂的系统工程，管理过程中所有环节均要以精准的数据当作参考，对这部分数据的利用均是经过档案获得的，均是需要展开实时记录的，而管理模式不先进，则会对其发展造成不良影响。

2.资料落后

城市迅速发展，房屋建筑档案管理已然无法满足现代化城市建设发展需求。房屋建设结束以后部分资料尚未及时传递至城市建设部门档案室，整理归档，城市房屋建筑档案文件遗失，造成档案信息资料在网络系统中不完整，给城市房屋建筑带来了严重的隐患。房屋建筑档案管理关键是对工作进行整理和归纳，对产生的事情记录于档案中，即对社会活动的详细登记，所以城市房屋建筑档案需要立即归档，让档案可以充分反映出现在的事情，给城市房屋建筑建设提供主要方向。

3.技術有待提升

城市房屋建筑档案管理尚未达到现代化城市发展要求，目前城市房屋建筑档案管理尽管采用了计算机等先进技术，不过对现代计算机技术的应用比较受限，尚未完全掌握计算机档案管理模式，并未完全实施数字化管理，尚未从根本上转变档案管理方法，对档案管理技术操作还有很大的问题，知识占有与信息转化利用滞后，对信息技术的适应尚不完全，城市房屋建筑档案管理工作发展仍需科学运用信息技术。

五、城市房屋建筑档案管理策略

1.提升档案归档质量

城市房屋建筑档案管理人员要深入认识自身工作的重要性，确定需要承担的责任，确保提高工作效率。首先，城市房屋建筑档案管理人员需要仔细负责，将为人民服务作为重要理念与原则，全身心投入档案管理工作，和建设公司加强互动，进一步了解与掌握档案信息资料情况。其次，建设公司应进行责任书订立环节，详细记录有关信息，业务人员需要按照项目信息不定期查看与了解项目施工进度，落实责任。在分析与研究城建档案管理过程中牵涉的内容是方方面面的，所以需要从多个角度研究房屋建筑档案管理工作，提高档案管理水平。工程项目文件归档关键是建筑公司，只有做好施工和监督管理方可促使所有文件完全归档，建设公司和施工单位通过合同条款一并参加工程建设，所以在档案管理过程中只是采取行政手段是远远不够的，还应当通过法律与合同条款，确保施工文件精准性以及归档及时性。档案信息开发同样很重要，需要充分发挥档案信息的作用，这才是档案管理工作的重要目标。城市房屋建筑档案人员理应与时俱进，热情主动投身于工作中，合理利用档案资料，采用现代化管理手段使提供的服务更优质，对档案信息充分利用可以给国家城市房屋建筑档案可持续发展提供保障。

2.提升人员业务管理和技能

首先，档案管理人员素质高低对工作质量有紧密的联系。城市房屋建筑档案管理工作并不像想象中那样简单，反之，该工作非常复杂，在城市建设各方面均有所牵涉，所以需要档案工作人员具备一定的技能水平，同时还要持续提高自我业务能力，需要拥有及时发现问题和处理问题的能力。其次，需要利用部分档案管理经验丰富的人员传授经验，档案管理人员需要主动交流知识，提高自身能力，提高工作水平，确保档案管理工作高质量完成。最后，需要培训城市房屋建筑档案工作人员，在培训过程中促使人员进一步认识档案管理工作的重要性，全面了解与掌握城市建设法律规章制度，严格把关培训考试。在平时工作过程中有效落实持证上岗制度，确保档案管理工作精准性和完善性，提高档案管理工作质量。城市房屋建筑档案管理工作需要满足时代发展要求，按照房屋建筑实况拟定科学的管理举措，提升档案管理水平，让其可以充分服务城市规划与相关管理工作。

3.加强城市房屋建筑档案法律规章制度建设

伴随城市房屋建筑持续发展，档案接收任务越来越繁重，在不具备经济约束的条件下，需要加强法律规章制度建设，在制度上增强对工程档案的监督与管理，确保档案接收质量。当前，国家先后发布了《城市建设档案管理规定》《建设工程质量管理条例》等一系列法律规章制度，一部分城市建设档案馆根据实际，拟定了城建档案管理办法。按照有关规定只要是列入城建档案馆接收范围的新建与改扩建等工程，建设公司在获取相关许可证以前，需要在城建档案馆办理有关手续，同时订立工程档案报送责任书，不然城市规划部门不发建筑工程相关许可证。在工程档案报送责任书中，明确告知建设公司需要依据法律承担起采集、整理、移交档案的职责，建设公司需要在竣工验收后90日内向档案馆报送满足规定的工程档案原件，并确定了违约需要承担的责任。这部分法律规章制度的执行，确定了城市建筑档案工作地位，给严格规范档案管理与整理采集渠道提供了法律方面的依据。

4.宣传城市房屋建筑档案管理建立的优点

在城市房屋建筑档案管理工作中，要想提高档案管理工作效率与档案管理工作质量，就需要大力宣传城市房屋建筑档案管理建立的优点，促使人们进一步了解档案管理制度是很重要的事情。第一，档案立卷。（1）立卷范围，和工程有关的长期储存价值的工程文件信息资料，这些资料包含了工程前期信息勘察、设计和施工、监理和设备设施资料等。（2）工程部需要安排专业人士承担技术档案整理和立卷等工作，归档文件资料需要确保完整性与精准度，通过全面整理和归纳，交给工程部责任人进行严格审查以后归档。（3）工程完成以后，工程部承担起移交相关部门以及进行档案储存。第二，保管档案。只要是工程中构成的有储存价值的文件，都需要交给各档案管理部门加以整理归档，其他部门与个人严禁随意留存。只要是立卷的文件，应当是原件，书写格式需要与有关要求相符，如黑色碳素笔与钢笔，需要确保文件信息精准性和完整性，划分清晰。档案管理实施一月整理机制，全部归档的文件都是已经完成的文件。档案管理部门经理需要定期或不定期对部门所有档案保管与借阅记录加以审核，发现问题要及时向主管部门领导汇报，保证档案不会发生遗失的情况。（4）需要及时修补已经破损或者是变质的档案文件。

5.推进城市房屋建筑档案管理信息化进程

由于房屋建筑档案管理信息来源比较散乱，因此造成其无法统一整理归类，同时各施工单位较为关注将房屋建筑档案管理纸质化，造成房屋建筑档案管理信息化建设始终停滞不前，因此需要增强城市房屋建筑档案信息采集与归类，借助计算机自动化检索分类等功能将信息自动归整为文本格式，构成庞大的数据库，同时定期维修与护理，让每一个信息集为一体，有关部门需要规定施工单位将城市房屋建筑档案管理通过计算机文本形式传递上报备案，促使施工单位树立起城市房屋建筑档案管理信息化的意识，推进建筑档案管理信息化建设进程。

六、结语

通过对城市房屋建筑档案管理的分析，可以了解到对城市房屋建筑档案进行管理，不管是对档案管理水平提升，还是城市发展建设均发挥着关键作用。城市房屋建筑档案管理非常复杂，必须要政府和有关部门增加对档案管理的关注度，还需要从档案管理各方面展开研究，促使各领域发展和进步。

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（作者单位：海阳市环境卫生管理中心）