档案数字化与档案安全的协同建设路径

文/姜向聪

新时期档案管理部门在档案工作方式方法创新过程中既要给予档案数字化管理足够的重视，充分认识到档案数字化建设是顺应时代发展的重要举措，是提升档案管理质量的现实手段。同时也要认识到档案安全的现实意义，要不断地完善档案安全管理制度机制，提升档案管理人员的安全意识，重视信息技术的引进，进一步提升档案管理的安全保障水平，从而更好地完成档案管理工作。新时期档案管理部门要主动转变档案管理传统工作思路和理念，给予档案数字化建设和档案安全管理工作足够的重视，并围绕当前档案管理工作存在的问题，制定切实可行的措施，实现对档案信息资源的合理开发。

1 新时期档案数字化管理的重要意义

档案数字化工作顺应时代发展潮流，是提升新时期档案管理工作水平的重要举措。档案信息资源作为推动经济社会发展的重要力量，其重要性和必要性不言而喻。因此，新时期在档案数字化管理过程中要进一步明确档案工作导向，通过对档案信息资源的挖掘，更好地服务经济社会发展。

1.1 档案数字化是新时期档案工作的必然选择

当前，随着网络信息技术的不断发展，大量数字档案在各行各业发挥着重要作用。可以说，人类社会已经进入了数据时代，在这一背景下，各单位有必要将档案数字化建设作为档案管理的重要方向，充分认识到档案数据的价值和作用，对档案信息资源进行深入挖掘，实现档案信息资源与自身发展的有机结合。当前，越来越多的新技术已经开始运用到档案管理工作之中，并在档案管理工作中发挥着重要作用，进一步提升了档案管理水平，实现了档案管理方式、管理方法创新。因此，在新的时代背景下，应将数字化作为新时期档案工作的重要方向，主动适应时代发展趋势，对数字化建设给予足够的支持。

1.2 档案数字化有助于提升档案管理科学化水平

当前，在信息技术推动之下，档案管理模式正由传统的纸质档案管理向信息化档案管理转变。对于单位而言，也应该主动地适应时代发展变化，跟上时代发展节奏，通过档案数字化为档案管理科学化创造有利条件。一方面，以信息技术为主要手段，能够对档案管理的整个流程进行优化，将档案信息资源进行全方位整合，通过数字化建设为后续的开发利用奠定坚实基础。另一方面，档案数字化作为信息时代的产物，必然会通过引进先进的信息技术，实现档案管理单位与其他主体的共享共连，既能够快速地对档案信息资源进行收集和整理，也能够实现档案信息资源共享。可以说，正是档案数字化的存在为档案管理现代化提供了前提，在档案数字化过程中，随着越来越多先进信息技术的融入，不仅会加速档案信息资源的整合效果，而且还能够满足不同主体对档案信息的需求，进一步提升档案服务质量。档案数字化管理还能够减少档案资料的空间占用面积，有效地解决纸质档案的诸多弊端，进一步提升档案管理科学化水平。

1.3 档案数字化有助于推动档案工作变革与规范管理

档案数字化建设需要依托一定的制度机制和技术标准。因此，在档案数字化建设过程中无疑也是对档案信息资源整理、整合的过程。通过档案信息数据库建设，能够对不同类型、不同时期的档案进行编码、存储，方便档案管理人员的快速查找，方便其他主体对档案信息资源进行利用和开发，能够更好地满足档案开发主体的多样化信息需求。新时期档案工作既要规范化管理，也要顺应时代发展趋势，对档案管理模式、方法制度进行变革和创新，更加契合当前档案管理工作的现实诉求。而档案数字化建设，一方面，实现了纸质档案数字化管理；另一方面，通过技术标准落实提升了档案管理质量，客观上推动了档案工作变革，改变了档案管理主体对于档案工作的认知，在工作过程中会严格落实各项制度机制，进一步提升档案管理工作规范化水平。

2 档案数字化管理过程中存在的安全风险及影响因素

新时期，在信息技术的推动之下，档案数字化管理已经成为档案管理工作的未来趋势。但从目前的情况看，在档案数字化管理过程中还存在一些亟待解决的问题。一方面，当前部分单位的主要领导对于档案数字化管理重视程度不足，软件设备建设相对落后，制度机制不完善，在档案数字化管理过程中容易出现安全漏洞。另一方面，档案管理人员的能力素质偏低，在档案数字化管理过程中对于安全制度落实不具体，容易出现档案管理安全问题。因此，有必要对档案数字化管理过程中可能存在的安全风险及其影响因素进行分析，为后续的措施制定提供扎实依据。

2.1 档案数字化管理的安全风险因素

2.1.1 数字档案收集环节风险。档案数字化管理需要对重要的档案信息进行收集，在收集环节可能因为制度机制落实不到位，档案交接不清，次序混乱等问题，导致数字化档案信息收集不全或数字化档案信息收集质量不高，影响后续档案数字化管理以及信息资源开发利用。

2.1.2 数字档案内外部环境风险。档案数字化管理必然会运用到大数据、云计算、人工智能等技术，打造数字化档案信息数据库，并依托网络平台或网络载体，实现对数字化档案信息的加工、整理、开发、利用、共享。在这一过程中，数字档案难免会受到网络环境、系统内部环境的影响。从网络环境看，在数字化档案信息资源整合共享过程中会通过网络途径进行传输，一旦遭受黑客攻击或病毒感染，很容易造成档案信息泄密。从数字化档案管理内部环境看，部分单位的数字化档案管理系统技术落后，难以结合单位工作需求，对数字化档案信息资源进行开发和利用，甚至因为自身系统功能不全，导致部分档案信息无法打开，相应也就无法对其开发和利用。

2.2 档案数字化安全风险的影响因素

2.2.1 档案数字化安全制度和相关法律法规不健全。当前针对档案数字化管理还没有形成专门的法律规制。由于缺少相关的法律依据，导致对破坏、窃取档案信息行为难以有效地根治。加之档案数字化安全问题多通过互联网实现，在固定犯罪证据获取犯罪信息方面更加困难。由于缺少制度依据，所制定的措施难以真正的发挥作用，还有部分档案管理人员缺乏安全意识，在工作开展过程中并没有严格遵守相应的保密制度，很容易造成档案信息泄密等问题。

2.2.2 档案数字化存在技术层面安全影响因素。与纸质档案管理相比，数字化的档案更容易被复制、更改、转移——实施门槛较低，事后很难留下痕迹，一旦数字化档案被更改就难以确保数字化档案的真实性、完整性和系统性。在数字化档案利用过程中，也存在着数据丢失或被病毒感染的风险。在存储过程中，也容易存在存储设备失效，系统崩溃风险。目前数字化档案管理系统很多都存在着安全漏洞，需要档案管理部门及时地对数字化档案管理系统进行更新，但往往更新需要投入大量的人力、物力和财力，很多单位在系统更新过程中难以真正地做到面面俱到，也无法将所有漏洞“一网打尽”，在遭受病毒和黑客攻击过程中整个管理系统运行可能会出现崩溃或信息泄密风险。

2.2.3 档案数字化存在管理人员层面的安全影响因素。档案数字化管理各项工作最终还是要由档案管理人员来完成，档案管理人员的信息化素养高低会直接影响数字化档案信息安全。特别是当前和档案管理人员年龄偏大，对于云计算、人工智能技术了解得不全面，对于档案管理系统可能面临的病毒风险和黑客攻击没有清醒的认识。在具体工作开展过程中可能会因为自身的麻痹大意，给数字化档案带来诸多不确定因素和安全风险。例如档案管理人员缺乏职业操守，将重要的档案信息盗取进行贩卖，获取个人利益。还有因为人为操作失误造成重要的档案信息丢失、损毁，这些问题的存在都在很大程度上影响了档案数字化管理的推进和档案信息安全。

3 协同推进档案数字化管理与档案安全

新形势下，档案信息资源对于推动地方经济社会发展，支持各项业务工作起着重要的促进作用。因此，各单位在档案管理过程中应将推动档案数字化管理作为重要方向，制定切实可行的措施，确保档案信息安全。为此，一方面，档案管理部门的主要领导要给予档案数字化管理足够的重视，从思想层面、意识层面、思维层面重新认识档案数字化管理的重要意义。另一方面，要给予档案数字化管理足够的资金支持，完善相关制度机制，加大对档案管理人员的教育培训，使档案管理人员更加适应档案数字化管理的现实诉求，主动地落实各项安全制度机制，严守保密原则，确保数字档案信息安全。

3.1 档案数字化与档案安全化协同建设的技术路径

各单位在推进档案数字化建设过程中应将档案安全化建设放在同等重要位置，并严格按照国家关于档案安全建设的相关政策要求，确保档案数字化建设与档案安全工作同部署、同落实，切实发挥二者的协同作用。要主动地引进现代信息技术，寻找档案数字化与档案安全化协同建设的技术路径，既能够对数字化档案信息资源进行有效整合、系统开发和高效共享，也能够通过技术引进，进一步提升数字化档案保管的安全属性，提升数字档案安全管理水平。在技术路径选择上可以从以下几方面入手。一是要引进先进的信息加密技术。例如区块链技术可以成为数字化档案加密手段，通过数字加密，只有获得正确密钥的人才能够获得数字化档案信息，防止非法用户对数字化档案的读取和修改。同时，区块链技术还能够对数字档案信息的任何微小动作全程记录，一旦数字档案信息出现了新的变化就会被系统所记录，方便后续查找。二是要重视数字签名技术的运用。这一技术完全可以成为数字化档案信息资源安全保护的重要手段，通过数字签名能够防止信息随意更改，保障数字档案信息的完整性、真实性。三是引进访问控制技术。针对不同用户设置不同的访问权限，达到一定层级的人员才能够得到授权，进而阅读或处理相关数据档案信息，确保数据档案信息的真实性和完整性。四是要引进先进的检测系统和防火墙技术。防火墙技术可以升级系统安全级别，有效地抵制外部的非法网络入侵和病毒感染。而检测系统则可以对发现的入侵病毒或安全漏洞及时警报，能够为档案管理人员提供及时的预警，助其快速处置解决发现的问题。

3.2 档案数字化与档案安全化协同建设的制度路径

档案数字化与档案安全化协同建设还需要扎实的制度保障。为此，一方面，要制定科学统一的档案数字化处置标准和规范，建立健全安全检查、安全培训、安全审核制度机制。另一方面，要制定科学合理的激励机制，进一步激发档案管理人员工作的主动性和积极性，更好地投身到档案数字化与档案安全化协同建设之中，切实保障数字化档案信息安全。

3.2.1 建立严格的安全监督审查和培训管理制度。一方面，要完善安全监督审查制度。当前，在档案数字化与档案安全协同推进过程中难免会出现各种风险和不确定因素，这就需要严格的监督审查制度，对整个档案数字化运行系统进行全面梳理，及时发现可能存在的安全隐患和风险，以此作为依据制定有针对性的解决措施。同时，要按照安全监督审查制度的相关要求，对于相关责任人追究责任，以警示其他档案管理人员更好地落实档案数字化安全工作。另一方面，要落实安全培训管理制度。随着档案数字化的不断推进会出现各种安全问题，相应地，对档案管理人员的能力和素质提出了更高要求。为确保数字档案信息安全，有必要通过系统的培训教育进一步完善档案管理人员的安全知识结构，提升档案管理人员的安全意识和安全技术操作能力。这样既能够有效地防止重要的档案信息泄密，也有助于推进档案数字化建设。

3.2.2 制定统一科学的档案数字化处理标准规范。档案数字化建设属于一项复杂的系统工程，在建设过程中需要不断地引进新技术、新设备、新手段、新方法，相应地，所形成的数字化档案也会体现出新的内容和呈现方式，而这些新内容和新格式往往都缺乏统一的标准和规范，在具体实施过程中难免会出现各种问题。因此，在档案管理过程中有必要结合档案数字化管理的具体特点，对于新出现的数字化档案制定更为精准的标准规范和执行细则，通过各项制度机制的落实，确保档案数字化管理各项工作有序推进。特别是档案数字化与档案安全协同建设，既要注重新技术的引入，也要关注当前信息技术的发展和进步；看到先进信息技术对于档案数字化管理产生的影响，也要关注到新出现的档案安全管理问题，只有将二者同步落实才能够进一步提升档案数字化管理质量，更好地服务各项工作开展。

总之，新形势下，档案管理部门要充分认识到档案数字化与档案安全化协同建设的必要性和重要性。在具体实施过程中，一方面，档案管理部门的主要领导要转变传统的管理思路、管理理念，充分认识到现代信息技术对于档案管理的双面性，既要将信息技术运用到档案数字化管理之中，进一步提升档案数字化管理效率，同时也要结合数字信息技术带来的安全问题制定有针对性的措施，切实保障档案数据信息安全。另一方面，要加强制度机制建设和档案管理人员队伍建设，通过制度机制的落实，为档案数字化与档案安全协同建设提供扎实的制度保障；通过档案管理人员的教育培训为档案数字化与档案安全的协同建设提供扎实的人才保障。