高校采购档案管理实践与探析

文/操天明 柳群英 刘小芳

引言

随着我国高校规模不断扩大，教学、科研等各项工作快速发展，高校的货物、工程和服务类采购逐年递增，大部分高校都积极按照政府采购及招投标相关法律法规实施采购，使得高校采购工作朝着规范化和科学化的方向不断发展。各类采购为学校发展提供保障，在学校发展中占据重要地位。近年来，采购工作成为廉政风险易发和多发领域，保证采购活动在法律规定的范围内进行，提高资金使用效益、保障学校稳步发展显得尤为重要。随着高校内控管理制度的不断完善，做好采购档案的归档工作，记录采购活动的全过程，减少发生违背法律法规或贪污腐败行为是高校反腐和廉政建设的重要课题。

1 高校采购档案的重要性

高校采购档案是指高校采购活动中产生的纸质和数字音像材料等，是采购全过程的原始记录，为项目的顺利实施提供了法律保障。高校采购工作应当遵循公平、公正、公开和诚实信用的原则，维护国家和社会公共利益，促进廉政建设。采购档案客观、真实地反映着采购过程，采购档案的健全规范既是内部控制管理的需要，也是防范廉政风险的依据。采购档案能够为审计、纪委、上级有关部门开展采购工作检查提供原始材料，也能为采购结束后出现的各种问题提供审查依据，通过采购档案还原采购过程，督促相关人员“不敢腐、不能腐、不想腐”，促进良好营商环境的建设和采购工作阳光透明地开展。

2 高校采购档案管理现状

2.1 缺乏对采购档案的重视

近年来，随着廉政建设、审计工作的不断推进，加强采购工作的监督检查，促进阳关采购成为常态。采购流程的规范化越来越受到重视，各高校从事采购工作的专业部门，一部分高校挂靠在财务处、国有资产管理处等部门；一部分高校成立了专门的采购管理部门，但采购档案整理归档工作相对滞后。重采购业绩，轻档案管理，只要完成采购项目就好，对于采购过程中形成的各种文档材料并未引起足够重视。加之高校行政工作人员存在人手不足或者分工不明、采购档案管理制度不健全、材料整理不及时、采购项目完成后材料随意摆放等情况，导致使用时查找困难，散失现象比较严重。

2.2 管理制度不完善

高校采购包括项目调研、立项、预算编制、采购申请、采购需求论证、合同签订、项目验收、资金支付等一系列流程，牵涉到校内多个部门，各部门会形成不同阶段的档案材料。《政府采购法》第四十二条规定：“采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。”对具体如何存档未给出明确规范。部分高校并未制定采购档案的归档制度，而是采用“有什么归什么”的原则，由于采购过程中各个环节的专业性要求比较高，档案管理员往往缺乏采购相关知识，只能将材料简单整理后入库，整个过程中缺乏统一标准，各部门间缺乏沟通协调，职责分工不明确，为后期的采购档案使用和查找带来了不便。

2.3 宣传不到位，档案意识不强

受传统档案管理理念的影响，人们对于档案主要是强调收藏，对档案的基础知识宣传不到位，普及性不高，普通大众对于档案的重视程度不高。档案意识是人们主观上对档案工作的了解程度和认识水平，对具有保存价值的资料进行整理、保护和开发的意识。采购工作是一项流程多、事务冗杂的工作，高校采购管理的相关规章制度对于档案管理的相关规定比较少，用于专门存放采购档案场地的有限，高校从事采购管理的工作人员一般都只重视采购程序，采购工作完成后对档案的保管意识和开发利用意识淡薄。随着工作岗位的变动，一些重要的项目文件丢失后就难以查找，严重影响档案的完整性。

2.4 信息化程度低，使用效率不高

目前，采购以响应供应商在规定时限内递交纸质响应文件、现场评标为主。过程中形成的材料均为纸质文件。由于高校普遍对档案的重视程度不高，很多高校未将采购档案进行扫描加工等信息化处理，使用时均要到档案管理部门查询纸质材料，程序比较烦琐，造成档案利用率不高。各部门在需要采购时只考虑部门现有情况，立项申报所需产品，不会通过查找档案的方式检索其它学院部门是否已经购买过该产品，往往会导致重复购置，造成资源浪费。

3 南京工程学院采购档案管理实践探索

南京工程学院（以下简称“我校”）档案馆为了实现学校采购档案管理工作的规范化，通过完善管理制度建设，加强档案管理工作的宣传，明确归档原则，重视信息化建设，充分发挥采购档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，不断提高档案管理水平。

3.1 完善档案管理制度

制度建设是一切管理工作良好有序开展的基础。我校依据《南京工程学院档案管理办法》制定了设备档案归档实施细则，将SB13确定为政府采购和招投标项目归档实体分类代码，明确了采购档案的归档范围及保管期限，同时建立采购档案收集整理，电子档案存档，档案立卷、查借阅办理、移交、销毁等一套完整的档案管理制度。以此对档案管理工作进行约束，提升档案工作规范，促进采购档案归档工作规范有序。

表1 南京工程学院SB13设备采购（招、投标）归档范围和保管期限

3.2 加强宣传，提升归档意识

档案宣传是档案事业的重要组成部分，通过不断加强宣传，增强社会各界对档案的重视，使人们积极关注和支持档案工作。为增强我校师生的保护和收集归档意识，学校档案馆不定期开展档案宣传、深入各部门调研，每年6月9日国际档案日开展各类主题宣传活动。对于学校教务处、审计处、招投标与物资采购中心等归档材料比较多的部门采取逐个上门指导，针对不同类别专人负责对接等模式，不断提升学校档案管理水平。

3.3 遵循“谁形成、谁归档”原则

高校采购过程涉及多个部门且各个部门的工作专业性比较高，若由某一个部门来牵头统筹采购档案的归档工作，因各个环节的专业性高及整个项目完成周期较长，难以实现采购档案的整理归档工作。根据采购档案的特点，我校采购环节主要牵涉采购需求部门（负责调研、立项申请）、归口管理部门（负责立项审批）、财务处（负责预算下拨、款项支付）、招投标与物资采购中心（负责实施采购）、国有资产管理处（负责验收、资产入库），整个采购过程中形成的档案材料遵循“谁形成、谁归档”的原则，按照制定的采购档案管理规定，由各部门兼职档案员负责本部门相关材料的收集，档案馆专业人员审核、指导整理，完成归档工作，这样既确保了档案归档的及时性，同时又能保证档案的规范性及完整性。

3.4 实现目录信息化，做到数据相关联

采购项目各供应商的响应文件都是整本装订的，且每个项目有多家供应商参加投标，若是所有材料均扫描后采用电子版归档，成本比较高，而且很多项目的材料扫描存档的利用价值不高。考虑采购档案信息化的成本和实际情况，我校目前按照每个采购项目为一个案卷进行录入归档，采购过程中形成的采购公告、采购文件、供应商登记表、专家登记表、评审报告、中标通知书等材料均由采购代理机构汇编成册，每个采购项目的材料均按册编序装盒存档。将项目号、项目名称、项目所在部门、项目经费号、项目负责人、采购编号、合同编号等关键信息作为关联项，全部录入档案管理系统。当在系统中录入其中某个关键字即可关联其它信息，通过查阅纸质材料即可查全相关信息。

4 提升采购档案管理水平的措施

4.1 加强政策宣传，不断完善档案管理制度

领导层的档案意识直接影响档案归档工作的开展。高校在重视采购工作的同时，应加强档案归档工作的宣传，增强相关人员的档案管理意识，将档案的归档情况列入各级领导的年终考核。只有从思想上意识到档案的重要性，才能真正重视档案的归档工作。高校的采购主要服务于教学和科研，在采购实施过程中容易发生廉政风险，完整的采购档案可以回溯采购过程，查补采购过程中存在的问题。只有建立健全制度，用系统有序的管理体制来增强职能部门的责任意识，坚持依法依规办事，才能保证采购档案的管理水平，减少廉政风险的发生，促进采购工作规范、健康发展。

4.2 利用大数据分析提高利用率，提升采购档案关注度

大数据时代给档案利用带来了巨大的机遇。利用大数据技术有针对性的开发档案信息，提供个性化服务。可以根据采购项目的特点，按货物、工程和服务三类不同采购项目进行分析，采购需求部门在档案使用过程中哪些材料查阅频率高、利用率高，在审计、纪委、上级部门的各项检查中哪些材料是抽查较多的，通过数字化手段将这些档案材料进行数字化处理存入档案系统，以便于查阅、利用。同时根据学校情况，给校领导、部门领导等开通相应权限查阅历年采购资料，为学校发展规划提供有力的数据支撑，引起领导对档案的关注，通过领导重视，提升对档案的重视度。

4.3 加快信息化建设，提高采购档案信息化管理水平

随着高校对信息化建设的日益重视以及支持力度的不断加大，目前我国高校几乎都建成了专业的校园网，覆盖了全校的科研、管理等领域。国家大力提倡加快电子招标投标平台建设，尽快完成招投标过程无纸化，提升采购工作的透明化。《中华人民共和国政府采购法实施条例》第四十六条规定：“政府采购法第四十二条规定的采购文件，可以用电子档案方式保存。”为电子档案存档提供了法律依据。利用电子档案文件直接编目归档，不仅可以减轻信息化成本，同时还可以解决大量纸质采购档案的存放问题。

2020年初爆发新冠肺炎疫情。为应对疫情，采购业务加快电子化发展步伐，各地政府逐步试行电子评标系统，产生大量电子档案。高校由于资金投入有限，人员配备较少等多方因素，采用电子评标相对滞后。大部分高校已经配备了档案管理系统，部分高校配备了采购管理系统，借助采购管理系统实现网上办理采购项目的立项、审批、线上采购流程记录等，但由于各个系统之间并未实现对接，档案归档工作费时费力。高校应尽快实现档案管理系统和其它系统的无缝对接，实现各个系统流程完成后直接将相关数据推送到档案管理系统中进行整理归档，既节约成本，又方便实现归档工作。未实现采购管理信息化前，可以将采购项目的关键信息录入到档案管理系统或将采购档案数字化，借助档案管理系统进行管理。通过网上完成查阅审批流程，减少相关人员跑腿查阅的时间，直接通过网络调阅相关档案信息，提高档案利用率，促进档案管理水平。

4.4 加强人员培训，提升人才队伍专业能力

人员素质是决定档案管理水平的重要因素。采购工作牵涉政府采购、招投标相关的法律法规、财务等各方面的综合知识，因此采购档案的归档，对于档案管理员也提出了更高的要求。档案管理员首先应具备较强的责任心和较好的业务素质，熟练掌握档案的归档流程和操作；其次档案管理员应具有良好的沟通、协调、鉴别能力，对各个部门的采购相关档案根据《档案法》和各部门的实际情况提出归档要求；第三应具备良好的信息技能，能对这些档案信息运用信息技术、大数据分析技术进行加工、处理，既符合归档要求，又能保障档案的完整性和利用效率。高校可以借助各种业务学习和培训不断提高档案管理人员的业务水平，同时提高采购工作人员的档案意识和档案整理水平，通过各部门共同协作，促进采购档案管理工作水平的提高。