基于B/S架构模式的物资储备系统电子档案管理研究

文/刘 丽

区域性公路交通应急装备物资储备是固定资产项目管理的重要组成部分，关系到国家区域性公路交通战略物资、国计民生等重要物资的安全保障。国家区域性公路交通应急装备物资（山东）储备中心（以下简称“储备中心”）位于临沂市，是交通运输部在全国范围内规划布局的17个储备中心之一，也是山东省重要公路交通物资储备中心，是集国家区域性公路交通应急装备物资储备、国家交通战备装备物资储备、应急培训及演练于一体的综合性基地，主要承担区域性公路交通战备应急装备物资储备管理、应急救援培训演练、公路网络信息管理等职能。储备中心建立以来，陆续采购了土方装备（如挖掘机、平地机）、除雪装备（如多功能除雪破冰车、抛雪机）、桥梁装备（如26米应急机械化桥、钢桥架设车）、应急救援装备（如全地形应急救援车）、保障装备（如应急宿营车）、快速响应装备（应急通讯车、中型应急指挥车）、辅助装备（电动叉车、内燃叉车）和其他装备（应急抽水泵车）等。近年来，随着国家政务信息化进程的加快，储备中心信息化成效显著。物资储备系统电子档案作为档案信息化的重要组成部分，是管档治档能力的重要体现。

1 物资储备系统电子档案管理面临的挑战

1.1 电子档案来源有待拓宽

随着办公自动化的持续推进，储备中心产生的电子档案数量、规模和类型都呈现出较大幅度增长之势，但电子档案来源渠道依然不畅，突出表现在电子公文流转流程不完整，电子档案管理未从公文起草、拟稿、核稿等建立起全生命周期管起来，完整性不强。比如，物资采购计划编制多采用电子文件形式，但采购合同又多为纸质文件形式。某些方面电子档案种类较少，文本类、会议类档案资料偏多，照片、录音等音像类档案资料偏少。此外，公务邮箱产生的邮件、政府网站网页信息，以及微博微信等社交媒体产生的应当归档的电子文件并未及时收集归档。

1.2 电子档案整理有待规范

国家区域性交通应急装备物资主要包括应急处置类、工程机械类、后勤保障类和应急物资类等，从档案管理现状来看，基本能够按照电子档案管理规章制度要求，进行普通的电子档案整理和归档工作，但关于物资储备系统专门的电子档案管理制度缺乏，关于物资储备电子档案的接收、保管、保存、利用等详细的规定和要求并未提出，导致在实际执行过程中，关于物资储备专门的电子文件格式存储不一致，影响电子档案管理的信息化、规范化水平，影响档案信息资源的共享。

1.3 电子档案保存有待改善

电子档案保存所需的环境较传统纸质介质保存有较大区别，由于储备中心成立时间较短，目前，电子档案保存环境方面还需要进一步改善。主要表现在电子档案存储的设备和介质不达标，未安装专门的音像档案装具；电子档案未做异地异质备份；电子档案管理所需的软硬件条件较为薄弱等，都使电子档案存储的安全性得不到有效的保障。

1.4 电子档案系统有待完善

从电子档案管理系统的建立和运行情况来看，尚未建立全面的电子档案管理系统，电子档案管理以文书类电子档案管理为主，相关的物资设备类的电子档案管理缺少专门的管理系统。

2 物资储备系统电子档案管理系统应具备的技术架构

物资储备系统电子档案是物资储备建设和管理的重要组成部分，随着信息技术的发展，物资储备档案管理已经逐步转向信息化，但由于电子档案信息管理系统薄弱，亟待构建信息网络背景条件下的电子档案管理系统。B/S架构是一种集合客户端与服务器结构的管理结构，具有维护简便、成本低，客户端负载小等优势，能够在Windows环境下运行。

2.1 B/S系统概述

物资储备系统电子档案管理涵盖物资采购、验收、质控、维保、报废等各个环节中关于物资设备的详细信息记录。通过B/S系统能及时记录相关物资设备信息，利于物资设备的高效利用和优化管理。B/S 系统即Browser/Server（浏览器/服务器），客户端不需要安装专门的软件，通过浏览器即可登录并访问系统。其最大优点在于客户端不需维护，适用于用户群庞大或客户需求经常变化的情况，可扩展性强。

2.2 B/S系统优势

基于Browser/Server（浏览器/服务器）的物资储备电子档案管理实时查询检索功能，增强信息共享性，提高电子档案检索利用率；替代原始档案管理，利于档案保护；系统管理，提升存储功能，降低存储空间；电子档案异地异质备份，提升电子档案的安全性；B/S模式，客户端零安装，后期软件升级维护简便，节约了物资储备档案管理人财物成本，且具有较好的系统可扩展性；通过用户角色权限分配，增强系统安全性。

2.3 B/S系统思路

互联网+物资储备设备电子档案管理共享设计思路，共分为三个管理层。一是物资数据层。主要收录储备物资的相关数据，与物资生产厂家进行数据信息共享，可使物资设备使用、维修与生产企业之间实时分享数据信息。二是物资使用层。将现有的使用物资与库存物资分类编号入库，对响应的物资数据进行检测、上传，包括储备物资的型号、采购时间、采购数量、技术参数、合同签订、维修记录、保养记录、故障记录、设备履历及运行状况等基础信息。三是档案管理层。根据“互联网+物资系统”电子档案共享平台，并与OA办公系统连结，设立物资储备采购子系统、物资储备调拨子系统、物资台账子系统、物资综合查询子系统等，实现物资储备档案电子档案集约化管理。

2.4 B/S系统模块

根据B/S系统设计思路，以及物资储备管理现实需要，将该系统模块设计为物资采购档案管理、物资保修档案信息和物资档案管理功能模块。一是物资采购档案管理。物资采购模块主要收集物资储备商家投标、竞标过程，物资采购呈批文件、预算编号、物资使用科室、申报科室、申报名称。二是物资保修档案信息。随着区域性公路交通应急需要，储备中心陆续采购了土方装备、除雪装备、桥梁装备、应急救援装备、保障装备、快速响应装备、辅助装备和其他装备等，物资储备中心的设备在后期使用过程中，需要登记相应的维修记录，做好大型交通设备保修档案管理，提供档案查询及编辑操作，能够实现物资与档案的动态联系，保障设备物资顺利使用，延长使用寿命，减少预算支出。三是物资系统档案管理。物资系统档案管理主要指已经完成物资采购建档的物资档案，以及未经采购流程的物资档案。该模块功能支持智能查询，即，模糊查询和动态查询。档案管理人员可根据物资设备类型、分类、建档时间、厂家等自主选择查询条件，查询所需的物资信息，最后可通过Excel形式导出；装备物资档案以PDF形式保存，便于查询；系统支持数据导入功能，编辑物资设备档案，可确保数据的完整性。

图1 档案管理模块图

3 物资储备系统电子档案著录方法

物资储备系统电子档案管理处于探索发展阶段，专门用于物资储备系统电子档案管理软件的开发和应用还较少。市场上应用的多款通用电子档案管理系统的功能和模块相似，在电子档案管理系统及运行平台上选用B/S主流技术结构。即，物资储备系统电子档案客户端通过浏览器Web服务器访问与其相连的后台专门的SQL server数据库系统。

物资储备系统档案有其自身特殊性。一是文件属性的单一性。即，每一卷物资档案材料包括该类物资的各种类型的电子文件，与其他类型的档案相比，相对单一。包括物资采购单、报告书、申请表、保修单、使用申请等。此外，每一卷电子档案内文件属性也较为单一，或言之，案卷属性可代表文件属性。二是名称描述的统一性。每一卷的物资设备电子档案材料中的电子文件资料有统一的名称描述，此外，每件文件只需提取出较为统一的“页码”属性描述，即电子卷宗内的文件属性是统一的案卷属性，著录页码即可清楚表明文件数量。三是卷宗发生范围的相通性。除了物资储备系统不同设备项目名称或编号等之外，其他电子卷宗属性有其相通范围。如，物资系统经费来源，参与物资招标机构属性子系统中的项目内容一样。

根据物资储备系统电子档案的上述特点，我们可以利用计算机信息技术，按照“简化整理，深化检索”，采用“卷件结合”电子文件著录规则，实现对物资储备系统电子文件的著录，即将电子文件内容著录在电子案卷条目上，以“案卷”方式管理，以“件”的方式显示、著录。

3.1 电子档案著录案卷属性

物资储备电子案卷属性著录部分，即描述本电子卷宗案卷的属性内容。物质储备设备名称、编号、购置时间为特定属性，其他均可用一定描述项，作为通用属性，直接用电子档案管理系统中的下拉列表，快速自动选择，无需输入，提高电子档案著录效率。

3.2 电子档案著录文件描述

物资储备电子文件整理最具特色的是描述部分的“件卷结合”。即每卷电子档案材料基本属性与该电子案卷属性一致，无需重复录入，著录该电子文件页码属性，便可说明该电子文件性质、状况。将区域性公路交通应急装备分为土方装备类、除雪装备类、桥梁装备类、应急救援装备类、保障装备类、快速响应装备类、辅助装备类和其他装备类电子文件，每一类文件按整理规范进行编码整理，著录页数便可详细表示该类电子文件信息。

3.3 “件卷结合”著录优势

与其他模式相比，件卷结合应用于物资储备系统电子文件著录有其诸多优势。一是著录效率高。件卷结合模式，较传统按“卷”模式著录，效率显著提高，输入文件信息，下拉相关选项完成项目选择即可。二是项目表述清。件卷结合，案卷电子目录菜单中清楚显示案卷内电子文件内容及属性，无需打开电子文件菜单便可实现查找和清点电子文件信息“有无”及数量“多少”。三是年报统计快。利用设备系统，可快速准确地统计出馆藏物资储备档案数量，利于档案统计。

4 物资储备系统电子档案管理措施

电子档案是物资储备系统信息化发展的重要组成部分和历史见证，管好用好电子档案是管档治档能力的重要体现，也是提升办公效率的现实需要，应从规章制度、软硬件条件、电子档案信息应用，以及专业人才队伍培养等方面综合施策，不断提升物资储备系统电子档案管理的综合水平。

4.1 规范：完善电子档案管理制度

物资储备系统电子档案管理，应立足《档案法》 《保密法》 《电子文件管理暂行办法》 《电子文件归档与电子档案管理规范》等法律法规及业务规范的相关标准和要求，结合物资储备系统档案管理实际和特点，细化电子档案分类方案、电子档案管理制度，按照“件卷结合”的著录规则，确保收集的电子档案收集齐全、整理科学、著录规范，保障电子档案“四性”。

4.2 安全：改善电子档案管理环境

严格按照国家档案局13号令，为物资储备系统电子档案管理营造安全可靠的存储环境，配齐配强软硬件设备，购置光盘柜、防火设备、智能监控设备、恒温恒湿测量及控制设备等，必要时，应配备专门的电子档案库房，进一步改善物资储备系统电子档案存储环境。此外，做好电子档案异地异质备份工作，注重密钥、查杀毒软件等先进技术应用，确保电子档案安全。

4.3 高效：优化电子档案管理系统

在已经开通和建立相关电子档案管理系统的基础上，根据物资储备电子文件档案的新情况、新变化，持续优化和完善电子档案管理系统，尤其是系统中的各项功能，推进电子文件顺利归档、查询、检索和利用。与此同时，同步做好纸质档案数字化数据信息挂接，减少纸质档案存量，确保物资储备电子档案管理系统中的数据完整、准确，为后期的查询、检索和利用提供有力支持。

4.4 专业：培育电子档案管理人才

根据物资储备系统电子档案管理的任务和现实情况，建立健全完善的“专职+兼职”档案管理工作体系，各部门应配备1-2名兼职档案资料员，协助档案部门做好本部门或科室的电子文件收集移交工作。专职人员则专司部门电子档案管理。应定期组织业务知识培训，强化人员交流，拓宽视野，提升专业素能，着力打造一支专业化、复合型电子档案管理人才队伍，为档案管理工作提供可靠的人才支持和保障。