关于提高基层档案人员管理水平的几点思考

蒲美静

关键词：基层档案人员;管理水平;提升策略

档案管理人员直接参与档案分类整理工作，其是否拥有较高的职业素养和道德品质，会直接影响整个档案管理工作的质量和水平，因此为了更好地保证档案管理工作开展的效果，相关部门有必要采取手段提升档案管理人员的素养，使其能够更好地掌握各种文档编辑及软件应用工作。

一、现阶段基层档案管理工作存在的问题

1.单位领导对档案管理工作缺乏认识

目前，我国很多企业单位领导还没有认识到档案管理工作的重要性，将工作重点放在经营和其他管理上，造成了单位内部的档案管理水平严重不足，出现档案管理混乱的情况，导致在查阅相关档案和资料时，无法快速找到资料和档案，甚至还会出现档案丢失等问题。长此以往不仅会影响档案管理水平的提升，严重的还会制约单位的发展与壮大。

2.档案管理人员缺乏较强的服务意识

另外，从档案管理人员来看档案管理的服务对象是档案利用者，档案管理服务质量主要由他们来进行反馈，如果档案管理人员与档案利用者之间不能建立良好的关系，那么可以从侧面反映出档案管理人员的服务意识不强。

3.单位内部缺乏相关的档案管理部门

有的单位没有设立专门的档案管理部门，许多档案管理人员都是由其他部门人员兼职，由于这些人员缺乏专业的素养和能力，导致其在平时工作中缺乏专业能力，严重影响档案管理水平和效率，使许多档案管理工作经常出现问题。另外，很多职工不能严格要求自己，导致档案管理工作的质量无法得到保障。

4.档案管理人员没有较强的法律意识

有些档案管理人员对档案方面的法律意识不强，他们不熟悉相关的理论知识，在档案保密意识方面存在不足。也有的管理人员在工作中不能严格履行职责，难以有效遵循法律法规的各项规定。比如，忽视保密工作、泄露档案信息、导致个人隐私泄露的情况发生，这样很容易给相关个人带来不必要的损失。

5.档案管理交接过程中存在严重问题

事业单位会经常发生人事调动，人事调动对于档案管理工作来说是一个比较难处理的问题，档案管理工作非常复杂，并且会涉及许多方面的内容和因素，如档案的接收、审核等工作，导致很多档案管理工作只能重新开始进行管理和审核。这一工作尤其对于新员工来讲难度非常大，给其造成极大的心理负担和工作压力，有时会发生档案丢失情况。

6.对档案管理不够重视

（1）档案不能得到有效利用

目前，由于单位对档案管理工作缺乏重视，所以其在档案管理中经常出现混乱情况，造成一些重要档案和信息经常出现丢失和损坏，同时还有许多档案存在随意乱放的情况，造成部分档案经常出现损坏、无法查找的问题。

（2）档案保管措施不健全

档案的保存是档案管理中最为重要的组成部分，一旦相关人员在保管中出现了失误情况，很有可能会给单位的发展和建设工作带来麻烦，使单位发生严重的经济损失。

（3）档案管理措施过于落后

在档案管理中缺乏有力的管理措施，存在严重的技术问题，导致许多工作无法跟上社会发展的步伐，导致档案在实际管理中出现了许多问题，使档案管理的作用和价值无法得到充分发挥。

7.电子档案管理人员计算机水平不够

在对电子档案管理人员的专业素养进行分析时发现，多数档案管理人员存在计算机水平不高的情况，在工作中无法熟练利用计算机开展工作，在处理大量信息时经常会出现各种操作错误和问题，造成大量重要的信息和数据无法被记录，严重影响档案管理工作效率和质量，长此以往势必会影响单位的发展。

另外，部分档案管理人员在发送和保存完相关信息后，很少会对信息和档案内容进行重新核对，由于其缺乏责任心，导致经常出现发送信息和档案保存不当的情况，使单位一些保密和重要的信息被泄露，给单位的发展带来极大的安全隐患。

8.人事档案管理手段不够完善

就目前我国事业单位的发展情况来看，绝大多数的事业单位对于档案管理模式还仅限于纸质档案管理，许多单位在档案收集整理中依旧采用简单的手工检索、编辑等方式，使人事档案材料不能及时归档整理，导致档案资料以及目录不能得到快速有效的更新。另外，在调阅和查看档案时依旧采用手工操作方法，对档案的管理、查找、收集等极其不方便，严重影响档案管理工作效率。

二、档案管理工作的必要性

1.档案管理工作可以推动单位发展

档案管理在单位的发展中具有十分重要的意义，档案可以对单位发展情况进行详细记录，这些内容可以为其未来发展情况和战略部署提供重要依据，确保生产、管理等工作顺利开展与落实。因此，单位应格外重视档案管理等工作，充分利用这些宝贵资料，推动自身的发展与壮大。科学的档案管理工作，可以在关键时刻对单位起到保护作用，确保其合法权益不会受到他人侵害。在提高档案管理水平的同时，单位要聘请专业的档案管理人员，并对其他的档案管理人员开展科学的培训和教育工作，只有档案管理人员足够专业，单位的档案管理水平和能力才会得到全面提升。但是，通过分析单位的实际档案管理情况发现，多数单位在档案管理中，都存在许多不足和问题，这些问题如果不能得到及时解决，将会给其发展和壮大带来极大影响。

2.电子档案具有方便、高效、快捷等特点

所谓电子档案管理就是利用电脑来代替人进行工作，能够有效降低工作人员的劳动量，同时也可以提高档案管理工作的效率。

另外，通过网络对档案进行传输，既能加快传递速度又能使传递成本降到最低。此外，电子档案管理的应用能够极大提高信息的集中性，使各类信息得到有效整合，最终将信息集成一体，从而降低信息查询时产生的遗漏。电子档案存储方式极其简单，它是应用表格进行储存，可以将烦琐的资料变得一目了然。此外，电子档案所存储的信息不容易丢失，就算经过长时间保存也不会发生损坏。

3.极大提高了档案信息的利用率和工作效率

档案存储的目的主要是对信息进行有效利用。要想档案有更高的利用价值就必须要确保文档卷宗信息的绝对完善。传统的文书立卷是需要工作人员利用纸张进行立卷，这种立卷需要工作人员依靠经验进行操作，使得各份文档卷宗的标准无法做到统一，容易对文档信息的质量和使用价值造成一定影响，给日后的使用带来了一定麻烦。

三、加强档案管理工作的方法

1.做好统筹领导工作

首先，单位要对自身的档案管理情况进行全面分析与研究。其次，在单位内部加大宣传档案管理的重要性，并要求全体部门和人员要重视档案管理工作。最后，单位可在社会和高校中聘请专业档案管理人员，这样不仅可以提高单位内部档案管理水平，还可以推动单位的发展。

2.建立健全相关制度

首先，檔案管理工作必然要符合《中华人民共和国档案法》的相关规章制度，让档案管理人员在开展日常工作的同时不断探索新问题，并且在工作中结合实际情况以及具体的档案管理优化相关管理规章制度，保证档案管理工作的规范化。其次，如果在开展档案管理工作时有个人或者单位违反相关法律规定，管理人员可以依法追究其责任。最后，单位必须要建立相关的规章制度，通过规章制度的建立使工作人员按照相关的规定进行工作，确保制度内容可以对员工行为进行有效的监督与管理，确保档案管理工作人员按照制度进行操作，这样能大大提高员工工作的积极性，从而降低员工的失误率，以此来确保档案管理安全稳定的发展。

3.加强队伍建设工作，强化管理人员的服务意识

档案管理工作人员的素质直接关系到档案管理工作的质量，因此各单位必须要严格要求档案管理人员，对其定期开展教育培训工作，提升档案管理人员的思想认识，让档案管理人员可以在日常工作过程中严格遵守相关的规章制度，与此同时促使其不断学习新知识、新技术，保证档案事业的蓬勃发展。档案管理工作的本质属于社会服务性质，基层档案管理人员在开展工作时应当始终铭记为人民服务的宗旨，强化自身的服务意识，将传统的被动服务观念转变为新时期主动搜集资料意识，这样才可以逐步提升自身的业务素质，提升档案管理工作开展的质量。另外，单位也可以大力引进档案专业人才，加强档案管理队伍建设。通过录用、人才市场招聘的方式，招录专业的档案管理员，组成单位专业的档案管理队伍，整体提升档案管理人员队伍的综合素质和管理水平。

4.关注基础工作，提升执行力度

档案工作小到关系个人利益，大到关乎我国社会的发展，它不仅可以记录历史也可以传承文明造福社会，因此档案管理人员应当严格贯彻党中央的各项要求，在工作中认真履行自己的职责，并从长远角度对工作进行规划，让档案管理工作能够更加科学、合理。另外，档案管理人员也要结合各类档案立卷归档的要求做好档案的收集、分类以及保管工作，同时利用现代信息化手段将各类档案存入到目录数据库中，以后如果需要查阅档案则可以迅速、准确地对其进行检索，促使档案管理工作更加规范化。

5.将档案管理工作纳入目标绩效考核，采取考核激励制度

档案管理工作涉及很多方面的内容，工作的时间周期比较长，因此一些责任心不强的档案管理人员很容易产生懈怠的工作态度，因此应当将档案管理工作纳入本单位的目标绩效管理中，将档案管理工作任务层层分解，每一层级工作人员一定要切实履行自己的责任，严格将档案管理工作落到实处。在对干部人事档案、科技档案等一些重要档案进行管理时一定要提前按照达标等级申报，确保工作效率，让档案管理工作可以真正为社会发展贡献力量。另外，在绩效考核方面也应当结合实际情况制定合理方案，强化归档人员责任，制定各类档案管理绩效考核办法，形成奖惩机制，提升归档质量及归档积极性，大力提升整个档案室的档案管理质量。

6.严格落实监督检查工作

上级档案管理部门应当充分发挥自身的监督指导工作，深入基层听取基层人员的工作汇报、了解基层人员的工作情况，并在此基础上做好档案的集中管理和审核工作。除此之外领导班子也要定期对基层人员进行考核，及时指出基层人员工作中存在的问题，督促基层单位及时做出整改措施，从而全面提升档案管理工作的整体效果。

7.利用现代化手段优化档案管理工作

信息技术的应用可以帮助实现档案全文数字化，相关部门可以通过公开招标，将档案库存案卷数字化扫描工作外包给专业档案数字化团队，有效提高档案保存的安全性。与此同时，在当今信息化的大背景下，相关工作人员也应当严格遵守档案利用借阅原则，确保档案使用安全。档案数字化后，管理人员可以通过档案软件系统快速调阅档案影像卷，可以高效服务查档人员。除此之外，为了更好保证档案管理的科学化，相关部门要设立专业的档案库房，同时配备先进的档案收藏架。档案库房、调阅室、档案人员办公室、档案技术用房做到相应的分开，并按照库房要求安装除潮设备和温度感应器，还要配备先进的防火灾系统，有条件的单位还可以安装监控系统。

8.大力推进和建设信息化管理档案

事业单位要大力推进和建立档案管理信息化建设，投入大量资金引进先进的档案管理设备，对现有的设备进行及时更新、维护，促进档案事业发展，使其跟上社会发展的脚步。

9.增加档案管理专业人员

随着我国经济的快速发展，事业单位在长期发展中，无论是本单位产生的信息，还是必须收集的信息都会不断增多，给单位的档案管理工作带来极大的压力，因此随着档案数量的增多，事业单位要想确保档案管理工作的顺利进行，需要在平时的工作中加大人员配备，使工作人员在处理档案时能够得心应手，降低工作人员的工作压力和工作量，从而避免因人手不够而造成工作失误。

10.对档案管理工作人员进行培训

事业单位要经常聘请专业人员到单位开展专业档案管理培训工作，通过有效的培训能够使工作人员具有较强的责任心，同时也能使其具有较强的工作意识。通过培训员工的专业素养和专业能力得到较大提高，使其在工作中更加得心应手，从而提高工作人员的综合素养，使其能够更好地适应社会发展要求。

11.改变观念促进档案事业发展

随着档案管理制度的不断完善，使得档案管理工作有了明显提高。随着时代发展，事业单位的领导一定要改变传统观念，必须要对现有的档案管理工作进行创新和完善，将传统的档案管理工作进行现代化建设，使现有的档案管理工作能够跟得上时代发展的步伐。

四、结语

综上所述，档案管理工作对单位的发展有着十分重要的意义，因此单位要重视档案管理工作，并且在实际的管理中要严格按照国家的要求和标准开展档案管理工作，确保档案的作用和价值可以得到充分发挥，使单位可以充分、有效地利用档案资源，为社会提供更好的服务。

参考文献：

[1]王 莉.如何提高基层档案管理人员的整体素质[J].开封教育学院学报，2016

[2]刘 洋.提高基层档案管理水平推动基层治理能力提升[J].中华辞赋，2019

[3]张玉琴.对提高基层档案人员管理水平的几点思考[J].档案，2008

[4]高 丽.如何提高基层档案管理人员的整体素质探究[J].卷宗，2019

（作者单位：绥江县人才开发交流服务中心）