从档案验收情况分析项目档案存在的问题

刘茸茸 王欢

关键字：项目档案;问题;解决措施

一、项目档案存在的意义

项目档案是在项目立项、设计、勘察、施工、监理、竣工验收等项目建设全过程中形成的各种载体形式的、具有保存价值的原始记录，它真实记录了项目建设过程中的具体情况，反映了项目建设是否规范、施工计划与施工进度是否吻合、项目资金使用情况是否合理、项目建设是否达到批复要求等内容。

在重大建设项目中，项目档案发挥着重要作用，是确保建设项目通过竣工验收的重要组成部分，是检查项目建设质量的凭证，为日后项目改建、扩建、整改等活动提供原始依据。但是，目前项目档案验收依然发现存在不少问题，因此应从中吸取经验教训，总结方法，使项目档案能够弥补不足、发挥所长，为项目竣工验收打下坚实基础，在经营管理、项目建设等方面为领导决策提供依据。

二、项目档案存在的问题

档案验收内容一般包括项目档案基础管理工作情况，项目档案的完整性、准确性、系统性、有效性，以及项目档案的安全保管三个部分。通过整理以往档案验收专家的意见，发现项目档案存在着共性问题，尤其在基础管理和项目档案的完整性、准确性、系统性、有效性等方面，具體信息如表1。

三、项目档案存在问题的原因

1.项目档案管理机制不健全

档案管理机制不完善在一定程度上影响项目档案的工作质量、进度等。

（1）沟通机制不健全。建设单位各部门之间缺少沟通联系，档案部门不能提前介入项目建设，无法最先提出项目档案的归档要求，在项目检查、推进、交工验收等关键节点未能参与其中，并在工程进行时由于无法及时掌握工程进度信息，致使对项目资料的监督检查出现空白。

（2）缺乏约束。在建设单位内部尚未达成统一共识，未将项目档案归档要求、归档质量等相关条款纳入合同与相关考核范畴，无法在具体工作中对设计、施工、监理等单位形成相应约束，因此无法保证项目资料的归档质量。

（3）履职不到位。建设单位各相关部门、参建单位之间联系松散，存在互相扯皮、推诿，项目档案人员流动性大等问题，项目资料“为什么管，由谁管，怎么管”的问题影响了项目资料的完整、准确、系统、有效等。

2.项目档案管理制度落实不到位

在实际工作中，由于紧急情况的发生，各单位、部门之间缺乏有效沟通交流以及各部门工作习惯等原因，项目档案管理制度的执行率不太理想，项目管理单位未能发挥连接档案管理部门和参建单位的桥梁作用，档案管理部门没有完全履行提前介入、全程跟踪、督检的职责，因此项目档案普遍存在着项目管理单位和参建单位“重工程、轻档案”，档案部门“重接收保管，轻督导检查”的现象，项目档案工作不能与项目建设同步进行，资料的收集、整理、鉴定等工作滞后，严重影响了项目资料的真实性、完整性、有效性、系统性等要求。

3.档案意识不强

项目档案形成于项目建设的各个阶段，产生于各个单位、部门，只有上下齐心，内外齐力才能保证项目档案的完整性、系统性等。同时，项目建设周期长、时间跨度大、参建单位众多，对项目资料的收集、整理、保管等提出了比较高的要求。然而，实际工作中建设单位各相关部门、参建单位等对项目资料的重要性认识不够，导致工作未能全面、协调开展。参建单位在项目实施前没有设置稳定的档案人员，当资料产生后指派相关技术人员兼职档案工作，兼职人员不了解档案知识，也没有在施工过程中注重资料收集，认为只要完成施工进度计划、质量、资金要求等就可以，项目资料不完美也无所谓;在收集资料时，只注重文件形式，不注重文件内容，最后提交的项目资料会出现逻辑不强、签署不齐全、施工日志与实际工作不一致、重要节点数据记录不全等问题。

4.档案人员业务知识不全面

项目档案涵盖的知识范围较广，包括工程管理、环境保护、档案管理、财务等，要求档案人员了解相关专业知识，熟悉具体工作流程。但目前，档案人员知识水平较单一、参加档案专业培训的机会较少，同时又缺乏主动学习的积极性，在一定程度上给项目档案工作增加了难度。从上述项目档案存在的问题能够了解到档案人员只掌握档案业务，而对项目管理的工作程序不熟悉，如对项目立项及评审程序、招投标工作过程及管理规定等不了解，导致相关立项依据文件的评审文件未归档，招投标文件归档不全等;对工程过程不了解，无法介入工程进行全程跟踪;不了解项目各单项工作程序，不能判断文件归档内容是否齐全;不了解项目档案的归档要求，无法全面指导施工单位收集、整理项目资料等。

四、解决措施

1.建立项目档案管理网络

档案管理部门牵头组建以项目档案分管领导主导，档案管理部门为核心，各部门、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位等参与的项目档案管理工作网络，实现由上到下的工作机制，明确相关职责。

首先，各部门、单位应该配备专（兼）职档案人员对各自领域形成的文件进行收集、分类、立卷、鉴定、归档等;其次，各部门加强沟通、交流，保证档案部门及时掌握项目建设进度;最后，档案管理部门对相关档案人员进行业务培训，同时针对建设项目的性质及整体节点计划提出项目档案的归档时间、份数、范围、质量等要求，使其了解项目档案及其管理规范等，并在项目建设过程中深入现场监督、检查资料收集、整理情况，给予及时的业务指导。

2.编制程序文件，统一标准

项目文件向项目档案转化的过程中，存在着收集不及时、资料不齐全、档案与项目建设不同步等问题，致使文件的形成、积累、整理、归档等工作一直处于被动状态，因此采取措施进行管控必不可少。

（1）编制《项目档案归档程序文件》。档案管理部门应根据项目特点与项目节点计划编制项目文件归档程序文件。归档程序文件对项目各阶段文件的收集、鉴定、整理、审查、归档、验收等工作步骤、目标、档案管理要求做出规定，给予针对性的具体档案工作业务指引，方便技术人员及档案人员了解、掌握档案要求，便于在实际工作中执行。

（2）编制《项目档案归档计划表》。遵循项目档案与项目建设“四同步”原则，形成合理、实施性较强的项目文件归档计划，要求各单位在规定时间内完成资料的收集、整理、审查、归档等工作。

（3）形成督促检查机制。档案部门牵头，组织计划部门、项目管理单位等加强对归档情况及计划实行情况进行监督、检查，保证项目资料的归档时间、格式、范围、质量、份数等可控，达到资料归档要求。

3.坚持项目档案的全过程管理

项目档案的全过程管理包括事前、事中和事后管理。建设项目周期长、建设难度大、管理复杂，如果在建设过程中忽视任何一个环节的资料收集、整理、监管等，都将影响项目档案工作有序开展，因此应加强项目档案的全程管控。

（1）事前管控。除了上述的建立项目档案管理网络、编制文件归档程序等办法，档案管理部门还需提出要求，建立合同控制机制，参与到合同审核工作中，将项目档案管理纳入合同管理中，在合同中明确规定项目资料的归档时间、范围、质量等要求，以及归档资料不符合要求时扣除违约款项等;在项目开工前，档案部门应召开档案专题会议，与项目管理单位、施工单位、监理单位等确定档案收集范围，并提出项目档案归档要求等，确保施工单位、监理单位必须形成相应的文件材料并及时收集整理。

（2）事中管控。在开工会上，档案部门应再次提出项目档案收集、整理、归档要求等，要求各参建单位配置专兼职档案人员跟进项目，及时收集产生的文件资料。在设备开箱验收时，专兼职档案人员必须到现场进行资料收集，确保设备相关资料完整。档案部门应不定期地对文件材料的形成情况进行检查和指导，确保项目档案的“四同时”不间断。

（3）事后管控环节。首先，档案部门严格把好资料审查关，参建单位对收集整理完成的项目资料进行自查后，分别由监理单位、项目管理单位、档案部门层层审查，待资料符合归档要求，将资料移交档案部门;其次，档案部门接收资料后对项目全过程文件进行检查，并在验收前组织公司各部门对移交的项目文件进行自查，发现问题及时整改、完善，符合要求后按相关规范进行归档、提交验收、安全保管、提供利用。

4.提高人员档案意识

档案意识直接影响人员对待档案工作的态度，因此必须采取措施提高档案人员及其他人员的档案意识。

（1）加强宣传与学习。首先，建设单位应举办档案价值宣传教育活动，明确档案在公司生产经营、领导决策等方面的重要性，提高全员档案意识;其次，建设单位加强对档案管理制度的宣贯，使全体成员了解档案、关注档案，并在实际工作中树立档案意识。

（2）納入考核，形成激励机制。为了激发公司各部门对档案的重视，以及广大档案人员的工作积极性，应将档案工作纳入各部门及个人绩效考核，形成部门督导、个人奋进的良性学习与工作习惯，以此来改变档案意识薄弱、档案人员业务水平局限的问题。

5.提高档案人员的业务素质

业务素质是档案人员在工作中综合能力的体现，包括完成工作的业务技巧、对待档案工作的态度等，只有全面提高档案人员业务素质，才能为公司项目档案工作提供后备力量。

（1）提升自身综合素质。档案人员不仅要熟悉档案管理的基本要求、国家对项目档案管理的相关制度，还需了解项目管理的相关知识，熟悉项目立项、招投标、合同、施工管理、验收等流程，便于对归档文件齐全、完整的审核，加强计算机知识的掌握，为信息化做准备。

（2）强化培训。一是采取外培和内培的方式加强对专（兼）职档案人员进行业务培训，鼓励档案人员学习各行业的先进工作经验，了解国家、行业关于项目档案的标准及要求;二是通过内培使公司档案部门、项目管理单位、施工单位、监理单位等档案人员知悉建设单位对于项目资料的要求，注意在项目资料的收集、整理、鉴定、归档等环节有所侧重，避免在实际操作中走弯路或敷衍应付。

五、结语

综上可知，项目档案在整个项目、公司生产建设等过程中发挥重要作用，但项目的周期长、建设复杂等在一定程度上影响项目档案的收集、整理等，项目管理模式、档案管理要求等会对项目资料的质量与验收大打折扣，因此在实际工作中需采取相关措施，使建设单位与参建单位都明晰档案相关要求，明确具体工作目标与责任，清晰工作计划与流程，以较高的档案意识及业务水平投入各自工作，为项目档案验收、项目竣工验收奠定坚实基础。

参考文献：

[1]建设项目档案管理规范.DA/T28-2018 .[2020-03-11].http：//www.saac.gov.cn/daj/hybz/201809/949e32fbbfa74b95b6dfc7116c29bb2d/files/532110549b9b4863a6270674e6b91f12.pdf

[2]杨开岳，许秀霓，冷裕波.广东电网建设项目档案管理实践[J].中国档案，2017

（作者单位：陕煤集团榆林化学有限责任公司）