关于不动产登记档案的利用与保密探析

莫新春

关键词：不动产登记档案;利用;保密

不动产登记档案是指自然资源管理部门在依法从事房屋、土地、林地、草原、海域、矿产等定着物的登记工作中形成的，具有保存和利用价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式和不同载体的历史记录。其内容包括申请书、申请人身份证明等申请材料;权属来源、测绘、权籍调查等成果材料;登记机构的内部审核文件以及具有保存价值的其他材料，如实地查看记录、各种税费缴纳凭证、司法协助文书、不予登记决定等。不动产登记档案真实记录和反映了不动产物权的自然状况以及权利归属，每一次登记都会产生一卷相对独立的登记资料，作为最原始、最直接的权属证明材料保存起来。

对于利用者来说，档案的利用是指利用者通过查阅、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程。对于提供利用的一方来说，是指档案馆（室）以馆（室）藏档案信息资源为基础，通过一定的方式、方法，提供档案为利用者服务的一项业务工作。它是档案工作整个过程的最终环节，是档案安全保护的最终目标，也是档案信息资源潜在价值得以实现的过程。

保密，是一种不让秘密泄露，保守事物秘密的行为。指国家、公民、法人或社会组织对关系自身安全和利益，以及公开后会对自身利益造成损害的秘密信息，控制其知悉范围，对其采取保护措施，保障其安全的一种行为。保密关系到人民群众切身利益，关系到国家的安全和利益，是一种政治纪律，也是法律规定的一种责任和义务。

一、不动产登记档案的利用主体、范围及方式

不动产登记机构具体工作属于行政管理事项，不动产登记档案是由国家授权的专门机构，通过专门程序制作的关于不动产物权所属的档案，格式严格统一，记录了不动产权利的设立、抵押、查封、变更、转让、消灭等登记过程。不动产登记档案作为不动产物权公示的重要体现、权利人证明自身权益的法律凭证，它既是登记的成果，也是权利人及厉害关系人、公检法机构查询利用的依据。因此，不管是对不动产权利人、利害关系人，还是对不动产登记工作机构、公安、法院、检察院、国家安全机关等机构来说，不动产登记档案都具有重要的查考、凭证作用。因此，不动产登记档案的查询具有自己的独特之处，分为对内查询、对外查询两大主要方面。

不动产登记档案作为不动产登记业务的成果材料，对于不动产登记工作机构来说，它不仅是一系列不动产登记业务活动的真实记录，也是将来下一手不动产登记业务办理的依据。下一手不动产登记业务的办理，需要依托前一手不动产登记的成果，包含抵押、查封、异议等横向登记业务，都必须查阅、核实前一手的不动产登记档案。因此，不动产登记机构需要频繁利用保存的不动产登记档案。

不动产登记档案作为不动产物权公示的重要体现、权利人证明自身权益的法律凭证，对于不动产权利人、利害关系人乃至公检法等机构来说，都具有重要的查考、凭证作用。因此，不动产登记档案的利用是发挥不动产物权公示作用的重要体现。

1.依法可查询利用不动产登记档案的主体及范围

首先，为了维护不动产物权的权利及善意第三人合法权利，保证交易安全，正确处理好不动产登记档案查询、利用和保密之间的关系，2016年自然资源部颁发的第63号令《不动产登记暂行条例实施细则》。其中第九十七条规定，国家实行不动产登记档案资料依法查询制度。查询的主体既可以是该不动产的权利人、利害关系人等自然人，也可以是国家安全机关、人民检察院、人民法院、国家监察机关等国家有关权力机关。这体现了不动产登记档案的公开性。

其次，不动产登记过程中采集到的权利人个人信息和企业经营行为等隐私信息，形成的档案中包含的申请人姓名、家庭住址、联系方式、身份证号码、婚姻状况、家庭情况、遗属、继承关系、诉讼、抵押借贷关系等证明文件，其记载内容并不完全屬于政府可对外公开的信息，也不是任何人都可以随意申请查询的。这说明不动产登记档案具有一定的私密性。针对不动产登记档案的这一特性，在档案查询、利用方面应特别注意准确把握不同的利用主体可以查阅的内容、范围的区别。为此，2018年自然资源部颁布了第80号令《不动产登记资料查询办法》，对不同的申请查询利用主体的权限，可以查询的内容、范围以及需要提供的申请材料，均做了翔实、系统、全面、明确的规定。

2.不动产登记档案的利用方式

一是原始登记档案的利用，包含查阅、复印档案资料，多用于权利人的诉讼、纳税、贷款以及国家权力机关的调查取证;二是出具查询结果证明，无房产的可享受一定的购房补贴、社会救助，有房产的是为了子女上学，以及国家公检法机关查询办理查封等。

二、正确处理不动产登记档案利用与保密的关系，提升档案利用服务能力和水平

1.严格贯彻落实国家及相关部委制定的法律法规、规章制度，强化制度建设，规范化档案查询利用

1987年我国颁布了《中华人民共和国档案法》，而后又陆续颁布了《中华人民共和国保密法》《中华人民共和国档案法实施办法》《中华人民共和国城市房地产管理法》等相关法律法规。关于不动产登记档案资料的查询利用、保密的相关规定要求，在国家实行不动产统一登记制度后，又相继出台了《不动产登记暂行条例》《不动产登记暂行条例实施细则》《不动产登记资料查询暂行办法》等。档案安全是档案工作的底线，档案安全保密工作在任何时候、任何情况下都不能有丝毫的疏忽和松懈。各级不动产登记机构及其工作人员，必须以国家法律法规为准绳，深化法制教育、强化法律意识，熟练掌握涉及不动产登记工作的一切法律法规，并灵活运用到不动产登记档案利用接待工作中，守法守规、不越红线一分一毫。

另外，在工作实践中，务必根据本单位不动产登记档案管理工作的实际情况，建立健全不动产登记档案安全、保管、保密与查阅利用等制度。针对各式各样的查档问题及利用需求，及时开会讨论、制定查档操作规范，健全利用服务机制，统一做法、统一口径，增强不动产登记档案查询利用工作的规范性。做到不仅能够充分发挥不动产登记档案的作用，还要维护权利人的合法权益不被侵犯。

2.加快数据整合，完善不动产登记一体化信息平台，加强数据共享互通，提升信息化服务能力

随着国内房地产市场加速发展，不动产登记信息查询需求与查询量逐渐增多，并且查询结果具有极高价值，使人们越发倡导不动产登记档案查询网络化、自助化、开放化。因此，没有网络信息平台的支撑，不动产登记档案利用的质量和效率的提升就无从谈起。

国家实行不动产统一登记制度以前，土地、房屋、林地、草原、海域等不同不动产业务的管理和登记，分别由国土、房产、林业等相应部门各自负责，在受理、审核、登记、确权、测绘、发证等业务上以及档案管理方面的标准，不同的机构有不同的规定。各省市县、各层级不动产登记机构应积极响应国家号召，以“国土资源云”为基础，尽快完成房屋、土地数据信息整合，加快推进不动产登记一体化信息平台建设，完善数据库。增加高效、便捷的网上查询、自主查询、共享查询，实现公安、税务、民政、审计、统计、财政、教育等各部门之间不动产登记有关信息依法依规共享互通，并做好电子档案信息安全的防护，真正实现让数据多跑路、让群众少跑腿。

3.提高工作人员业务素质，强化责任意识、保密意识，筑牢档案保密防线

（1）提高工作人员素质，强调履职尽责

不动产登记档案是一种特殊档案，具有较强的专业性与知识性。档案查询工作涉及审批流程全过程中的逻辑判断、库房管理分区、产权、测绘、法律及规划等方方面面。由于买卖过户、拆迁征收、契税优惠、子女入学、公积金提取、申请保障房、法院查封、反腐或监察工作等方面都需要查询不动产登记档案，所以档案查询数量多，档案利用接待工作人员的劳动强度非常大。这就要求档案工作人员具备极高的分析甄别能力，面对庞大、不同的利用主体，仔细甄别，掌握利用者的真实意图，在查询接待时准确、快速做好分类、分层、有所限制等工作。对待与条件不相符的申请查询者，要晓之以理动之以情，令其心悦诚服，以维护社会稳定。

因此，做好不动产登记档案利用工作，不仅要具备相应的专业知识，还要熟练掌握党和政府出台的关于不动产登记管理的各种方针、政策。不仅要具备良好的职业道德、全心全意为人民服务的思想理念，还需要加强有关学科知识的学习，加强礼仪、着装、行为举止規范的培养。这就要求不动产档案工作人员需要具备极高的专业素养、心理承受能力、良好的沟通能力，能够解决遇到的突发问题和矛盾。

（2）强化工作人员保密意识，筑牢档案的保密防线

《不动产登记暂行条例》第四章第二十六条，规定了不动产登记机构、不动产登记信息共享单位及其工作人员对不动产登记信息有保密义务，涉及国家秘密的不动产登记信息，应当依法采取必要的安全保密措施;第五章第三十二条也规定了，不动产登记机构、不动产登记信息共享单位及其工作人员，查询不动产登记资料的单位或者个人违反国家规定，泄露不动产登记资料、登记信息，或者利用不动产登记资料、登记信息进行不正当活动，给他人造成损害的，依法承担赔偿责任;对有关责任人员依法给予处分;有关责任人员构成犯罪的，依法追究刑事责任。

自古以来，安居乐业是广大人民群众对美好生活亘古不变的追求之一。居所（房产、土地）是老百姓生存、生活的必需品，也是家庭财产关键、重要的组成部分，不动产登记备受广大人民群众关注。不动产登记档案是不动产登记机构在不动产登记业务一系列活动中形成的具有保存价值的历史记录，因此不动产登记档案具有很强的民生性。

不动产登记档案中涉及的权利人个人隐私信息、商业机密的部分，一旦泄露，轻则损害当事人权益，重则扰乱房产交易市场规则、危害国家经济社会秩序和安全。因此，安全保密意识必须始终贯穿于不动产登记档案资料收集、整理、保管、调取、查阅、利用等一系列工作中，深刻于每个不动产登记工作人员的灵魂中，筑牢档案的保密防线。

4.完善档案库房、阅览室监控设备设施，做好查阅利用制度上墙公示

档案库房、档案阅览室务必完善监控防盗设施，防止档案被盗以及失密、泄密事件发生。档案查阅制度、查阅流程及申请人需要提交的材料、不同的查阅主体可查阅的范围、查阅注意事项和禁止事项、失密泄密责任及处理方式等，应做成查询指南、告知书放到网站，做成公示牌挂在醒目地方，以便工作人员、办事的人民群众知悉、遵守。防止工作人员因不熟悉工作程序或出于人情、私心、泄露他人秘密，真正实现所有纸质档案调取、查阅有迹可循。

5.完善权限管理、强化激励与惩罚机制，加强对工作人员的监督，积极筑牢管理防线

不动产登记业务从申请受理到办结，需要经过审核、登簿、缮证、发证、收费、归档等一系列环节，合理设置各岗位工作人员的系统权限，完善系统查询权限的管理，做到每一笔查询业务都有留痕，实现所有电子档案的浏览、下载保存、打印等行为都有迹可循，以便随时调阅复核，避免超权限、超范围查询。遵照国家规定，结合本单位实际，建立健全保密以及失密、泄密行为的激励与惩罚机制，加强对工作人员的监督、约束，积极筑牢管理防线。

三、结语

综上，不动产登记档案作为一种种类多、数量大的新型业务档案，是一种非常独立的档案门类。它不仅是国家档案的重要组成部分，也是不动产权利设立、转移、抵押、变更、查封、注销等登记过程的权属来源和审核依据，为维护不动产市场健康有序发展提供了有力支持，在国土资源保护、户籍管理、法院诉讼、住房保障、地籍调查、国家税收等各方面均发挥着重要作用。

从单纯的房屋产权登记管理与国有土地管理，再到房地一体化的不动产登记管理，我国不动产登记档案管理已出现重大改革，对不动产登记档案所具有的完整性、安全性及高效利用的要求，将随其管理事业的发展而长远存在。这需要不动产档案管理工作人员不断加强学习，提高自身职业素养，增强法律意识、责任意识、保密意识，认真履职尽责，在充分发挥不动产登记档案利用效果服务社会、服务生产、服务人民的同时，切实维护好权利人的合法利益。当然，还应该积极利用互联网、云计算、大数据管理不动产登记档案信息，为新时代不动产登记档案利用与保密工作赋予新的生命活力，为今后不动产档案管理和利用工作提供新的思路。

参考文献：

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[2]吴丽敏.新形势下不动产档案利用服务工作探析——以福州市不动产登记档案馆为例[J].城建档案，2020

[3]于金宏.试论互联网时代的不动产档案管理[J].内蒙古科技与经济，2019

[4]邵光丽.不动产登记档案管理面临的难点及对策措施[J].好家长，2018

[5]中华人民共和国国务院令第656号.不动产登记暂行条例，https：//baike.so.com/doc/7923796-8198310.html，2014

（作者单位：广西壮族自治区桂林市不动产登记和房产交易中心）