人事档案管理存在的问题及管理对策

郑敏

关键词：人事档案;管理問题;管理对策

自古以来，人事管理制度始终受到统治阶层的重视，不管是世袭制还是察举制，又或者是后来的科举制，统治阶层始终在优化和完善选拔人才的基本制度。当前，国家正处于重要的发展阶段，医疗卫生体制面临着严峻的改革形势，随着医疗卫生体制的逐步深化和完善，经济社会的变迁使得医院事业的发展获取了多种促进因素，也面临着众多考验。人事档案管理作为医院发展进程中的基础性工作，应在明确实践意义的基础上正视不足之处，采取科学的对策，确保医院人事档案管理进展更加顺利。

一、人事档案管理的意义

人事档案管理工作的落实与体制改革、人力资源有效配置等存在着密切联系，需要高度重视科学合理的方案，运用适宜的手段规范人事档案管理工作，保证其为医院的进步和长远发展做出积极贡献。

1.对体制改革具有促进作用

为了更好地迎合新时期新阶段的要求，医院必须要做出改变，尤其是在管理制度、人员配置等多方面采取实际行动。新时代背景下，医院的数字化管理模式受到重视，现已成了医院档案管理工作未来发展的主要趋势。

但是，结合实际的调查信息分析，仍有部分医院在人事档案管理中采用了传统的人工方法，受到人为因素和其他因素的影响，使得人事档案管理工作质量较低，基本的管理实效并不明显，甚至对医院的长远发展造成了明显阻碍。

将人事档案管理工作稳步推进，同时积极优化人事档案管理模式，可以强化医院内部多种信息资源的整合力度，弥补当前医院在人事档案管理上的不足，确保医院的发展和人事管控有章可循，对于体制改革也有明显的促进效果，是新时期医院发展中的重要工作内容。真正落实人事档案管理工作，医院的体制改革也拥有了十分可靠的人力支撑，这对于巩固医院的地位，实现合理发展，取得更加卓越的效益等均有较大助力。

2.促使人力资源实现合理配置

人力资源的合理配置具有重要影响，对于医院的发展可以提供一定的人才保障，同时也能有效支撑医院做出合理变革。面对新型技术的飞速发展，医院开展的各项工作也开始融入新元素，作为医院发展中的基础性工作，人事档案管理也应该正视自身定位，适当选择有效手段开展具体活动。医院发展中涉及的人事档案资料众多，若是缺乏系统性的管理和监督，将会影响到医院实际工作的开展，也会给人员管理造成困扰。需要积极落实医院人事档案管理工作，将每一位工作者的个人经历、德才表现等加以记录，以此为岗位调动、人员安置等提供参考。人事档案管理是基础性工作，明确记载着人员工作状况以及学习能力等，这对于实现医院人力资源合理配置具有较大帮助。

二、人事档案管理存在的问题

1.管理制度滞后性明显

随着社会的发展进程，医疗事业对比以前取得了较为显著的成绩，尤其是在人才培养、医疗设备和医疗技术等多方面的进展十分突出，虽然医疗事业的进步较大，实际的工作成果突出，但是管理制度上的问题不容忽视。通过相应的调查与分析，我国多数医院在人事档案管理制度上存在着滞后性，未能和医疗事业的实际发展情况相匹配，甚至还产生了明显脱节的问题，无法与时代的发展轨迹相契合。例如，医疗体系日臻完善，医务工作者的数量逐步增多，由此使得人事档案管理发生变革，管理人员的实际工作压力增大，若未能及时优化人事档案管理系统，将会影响到人力资源的配置。事实证明，很多医院并未因此做出改变，仍然采用了传统的人事档案管理模式，以至于实际的管理成效与预期不符，无法和现阶段人员流动管理需求相适应，显现出人事管理模式较为落后的一面，甚至和医院人才发展规划格格不入。近些年，我国民营医院日渐兴起，很多优秀人才纷纷考虑进入更理想的工作单位，以至于医院整体的人才流动明显，若是缺乏可靠且合理的人事档案管理制度，将会影响到人力资源的配置效果，也会加剧人才流失。

2.信息化水平较为低下

21世纪，信息化技术融入各个领域，人事档案管理工作也受到了影响。尽管国家并未对各个行业明确要求，主张其主动向时代发展趋势靠拢，广泛运用互联网技术，但是信息化仍然是一种必然趋势，其象征着各个行业发展的程度，是新时期行业进步的象征。结合目前医院实际情况分析，人事档案管理者未能清楚到认识信息化对于档案管理工作的重要影响，以至于医院人事档案管理方法固化、传统，基本的管理成效并不理想。另外，还有些医院将人事档案管理与病历档案管理混为一谈，加之缺少必要的技术及设备支持，使得档案管理人员的工作量大大增加。在调查研究中发现，有些医院运用了传统管理方式，相关管理者只是使用纸、笔将人事变动情况记录下来，对于后续的调整未能及时登记，基本的信息准确度无从保障，对于医院人事管理工作的开展产生阻碍。

3.对档案管理人员的重视程度不足

在开展相关工作时，若是对人员重视程度不足，将会直接影响到实际工作的开展成效，甚至会产生更多阻碍，由此造成各方的困扰。作为医院管理工作的重要参与者，人事档案管理人员的基本情况对于医院工作进展具有直接影响，若是相关重视程度明显不足，势必会干扰管理工作进程。医院人事制度在不断变革中完善和优化，这就使得相关工作得以有效推动，但是也有很多人认为人事档案管理工作意义不大，以至于影响到具体工作的开展成效。以医院领导为例，在对相关人员评估时仅看重工作经验以及实践能力，却忽视了人事档案管理的实际情况，甚至还有些领导认为人事档案管理可有可无，并不是必要的工作内容。这种错误的想法对于人事档案管理工作的开展十分不利，甚至产生了明显的阻碍，如果未能及时转变这种错误想法，将会影响医院的长远发展。医院作为公共医疗服务组织，一般是将工作重心放置于提升服务质量上，但是关于人事档案管理工作的进展并未了解，基本的工作难以有效推进。

4.人员管理水平不够理想

因医院的重要工作内容是治病救人，所以人们习惯于将医疗水平视作衡量医院好坏的唯一标准。医院的很多人员并未认识到人事档案管理工作的意义，且从事相关工作的人员并非专业者，他们不具备相对丰富的实践经验，同时也缺乏较强的档案管理能力，以至于具体工作的成效不尽人意。在某些医院，人事档案管理工作者身兼数职，在人事档案管理中的能力明显不足，也难以全身心投入到相关工作实践中，对于医院档案管理工作的开展具有较大的负面影响。除此以外，因为医院管理专业性十分突出，所以对于相关工作者有着严格要求，需要工作人员真正展示出自身能力，通过突出专业技能胜任本职工作。综合实际情况来看，医院人事档案管理人员在素质、水平等不同方面存在着不足，还需寻找合适的契机，展开有效的培训和教育，使其积极落实好相关工作。

三、人事档案管理的具体对策

在医院发展进程中，因人事档案管理工作并未受到广泛关注，以至于出现了多种多样的问题，从而引起了诸多麻烦。医院应认可人事档案管理的重要地位，采取科学化的方式优化人事档案管理成果，以便推动医院稳步发展。人事档案管理工作实际开展的时候，应该密切重视相关管理方案的运用，必须要根据上述提到的相关问题，制定针对性的解决方案，促使人事档案管理工作顺利开展。

1.优化相关工作制度及体系

在现阶段的医疗事业发展中，人事档案管理是基础性工作，相关工作人员应该遵守基本的工作要求，正视自身承担的重要职责，通过树立正确的观念，让实际的管理工作进展更加理想。首先，应及时转变思想，分析人事档案管理工作模式，结合相关的制度标准和体系要求，扎实推进实际工作，明确现阶段人事档案管理工作的具体要求，通过实际行动让人事档案管理服务于医院的长远发展;其次，医院内部管理层也应该强化宣传力度，需要正视人事档案管理工作的落实意义，为后续其他工作的开展奠定坚实基础;再次，根据实际工作需要，还需通过合理方式建立起可靠、完善的人事档案管理系统，由此为基本工作的开展提供必要支持。管理层应该找准时机，对相关的管理人员提供培训和指导，设立完善的奖惩机制，激发他们工作的积极性。与此同时，在人事档案管理工作中，需要将任意一项管理任务落实到人，将人事档案管理工作流程及相关程序加以明确，确保人事档案管理工作的安全与严谨;最后，医院还应该倡导相关人员合理使用先进技术，强化对人事档案信息的搜索效率，保证具体工作的开展效果更加理想。针对人员流动性较大的问题，需要将具体的管理制度加以优化，通过可靠的手段规范实际管理过程，保证人员安置更加妥当。

2.灵活使用先进的信息技术

实际工作的开展应该结合基本形势展开分析，工作人员需要在开展人事档案管理工作时灵活使用先进的技术手段，由此保证基本的工作效率和质量明显提升，为医院现代化建设注入活力。其一，医院工作者应结合人事档案管理现状加以分析，落实好资源的有效开发及利用，大力培养优质人才，提升其基本的工作成效。还需适当推进信息技术在实际工作开展中的应用，让信息技术的优势充分显现出来，依据人事档案管理工作的基本情况和具体要求，改善并优化相关模式，确保人事档案管理成果更为突出;其二，因为人事档案管理内容属于医院中非常关键的信息资源，其承载着多种多样的信息，详细记录着工作人员的成长及职业经历，对于人员的未来发展具有明显的参考价值。因此，应该认清人事档案管理工作的现实意义，采取必要的方式让信息技术与该项工作密切结合，改革并优化人事档案管理模式，稳步建立对应的管理体制，及时判断医院人员流动情况，根据实际状态采取必要措施。信息技术的有效运用，能让医院的人事档案动态管理成为可能，借助于可靠手段，可以帮助医院管理层顺利完成人员调动，使每一位员工都能各尽其能。维护人事档案信息的全面与准确，推动人事档案管理工作的顺势发展，给医院长远规划的实施提供支持。

3.逐步提升管理人员的素质水平

为明显提升管理人员的整体素质水平，可以在不同方面采取实际行动。第一，医院各方主体应主动提升认识，自觉关注人事档案管理工作的开展意义，明确实际的进展情况，相关管理者更应该树立榜样，对于相关工作整体进程提供源源不断的动力支持。人事档案管理工作的落实离不开每一位工作者的努力，需要各方对其高度认可，信任他们的实际能力，使他们自觉奉献，主动为医院的发展注入活力;第二，医院管理部门也需对档案管理人员展开必要的培训，根据他们的工作情况进行分析，了解其不足之处，在开展培训工作时有针对性地引导，保证他们的工作技能可以稳步提升。依照实际的管理工作，可以建立相对完善的晋升机制，促使档案管理人员具备积极向上的动力，有十足的上升空间;第三，根据人才发展规划标准，应该推进人才培养计划，结合医院的基本定位和发展状态，判断人事档案管理人才需求，大力培养出具有专业素质的管理人员，使实际工作的落实情况更加理想，由此达到更为可观的发展成效。在采取了上述相关举措之后，可以让医院的人事档案管理工作扎实落实，对于提升人事档案管理工作效率和质量均有帮助。

4.强化硬件设施的资金投入

在医院发展的进程中，相关设施对工作的开展提供了必要的支持和帮助，因此需要明确硬件设施在人事档案管理中扮演的重要角色。管理设施在人事档案管理中常常处于被忽视状态，很多医院在开展管理工作时仅仅依靠人力，未能重视物力资源的优势和价值，使基本的工作進展和效果并不理想。医院需要积极认识到管理设施与人事档案管理工作的联系，强化硬件设施资金投入力度，促使人事档案管理结果和质量达标。管理层应该明确管理设备资金投入情况，根据现阶段存在的明显不足提供必要的应对策略，逐步优化硬件管理设施，让其为人事档案管理工作的开展提供必要的辅助功能。还需进一步落实好定期培训和教育工作，使相关人员可以熟练掌握设备操作技能，尤其是先进计算机技术和大数据技术等，鼓励他们自觉运用硬件设施开展各项活动，强化管理效率及基本质量。

四、结语

在社会发展进程中，医院传统的管理模式难以顺应时代的发展趋势，基本的档案管理工作效果不尽如人意，应该探索出新的思路，给人事档案管理工作注入活力，确保医院传统人事档案管理思路加以转变，积极迎合新形势，做出全方位改变，由此实现可持续稳定发展的目标。相关的管理人员也需转变思路，积极优化管理方法，努力学习先进技术并掌握多种技能，自觉服务于人事档案管理工作，促使医院稳步发展，实现既定目标。

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（作者单位：云南省昭通市妇幼保健院）