数字化医疗保险档案管理的策略分析

张彩霞

关键词：数字化;医疗保险;档案管理策略

医疗保险作为我国社保的一部分，其档案是社会管理工作中的重要组成，直接关乎我们每个人的生命利益。随着信息时代的来临，数字化技术开始应用到了社会生活及工作的方方面面，尤其是在医疗保险事业中的许多环节都应用到了数字化管理手段。与传统的纸质档案管理对比，数字化医疗保险档案管理手段更加具有优势，有效打破了传统档案管理中的不足，为数字化医疗保险的档案管理带来了更多便利。基于此，要不断加大数字化管理手段的应用，将其全面运用在医疗保险档案管理中，以此确保档案管理安全的同时，还能为人民群众的利益带来巨大保障。

一、数字化档案管理概述

数字化档案是利用互联网形式，将档案的存储从实体转化为虚拟化形式，能够减少地理位置和信息载体对档案管理的制约，从而较好地保存档案信息的状态。借助于计算机信息化平台，对档案信息实现了采集、处理、储存、分析以及记录的形式，更加能够确保档案信息的真实性，让其发挥更大的价值和功能。

数字化档案管理本身具有的特点，其一是可操作性。借助于数字化的管理手段，能够转变纸质档案的管理模式，将查找纸质档案的工作时间明显缩短，利用数字化平台形式实现档案资源的随时随地查找和翻阅，提高了工作效率。

其二是媒体的集成性。在数字化档案管理中具有诸多的图像、视频等信息，数字化能够将诸多不同类型的档案信息通过信息媒体形式，对其实现了最优化的集成，让档案信息变得更加多元化。

其三是可变性。在数字化档案管理中计算机、信息化技术是其支撑及依托，档案信息能够在其中进行修改，并有效对管理中的漏洞进行修复，从而不断加强对档案的安全防护。

二、实现数字化医疗保险档案管理的重要性

1.助力我国医疗事业的发展壮大

随着我国社会保障体制的完善，医疗保险正式进入了我们的生活中，为群众就医提供了重要的物质保障。当前社会发展现状下，参加居民医疗保险和職工医疗保险的人数不断增加。在劳务关系确立后，单位都会为员工购买相对应的五险一金，医疗保险就是五险中的重要组成部分。在传统的医疗保险档案中，保存档案的形式往往是采取纸质档案或是电子版档案保存在相关机构中，而在档案资料中详细记载了参保人的具体情况，包含了参保人的个人信息和单位资料、医疗保险办理的相关手续、保险额度及保险种类等。资料要确保具有真实性，这些都是参保的重要凭证，因此要对医疗保险档案进行妥善保管，防止信息泄露。但是，随着我国参保人数的剧增，使得医疗保险档案管理工作中心的压力不断加大，传统的管理方式已经不能满足社会需求，只能不断创新管理模式进行档案管理。数字化医疗保险档案管理模式在此种情况下孕育而生，运用数字化管理手段，不仅能够将大量纸质化信息通过数字化的形式保存下来，还能从个人与用人单位两个层面进行档案资料、数据的整理与分类，使存储空间大大缩减，便于信息的查询与完善，为医疗事业的发展壮大提供了有力支撑。

2.维护每位参保人的根本权利

医疗保险档案中详细记录了每位参保人的信息，包括投保到最终去世，几十年的参保资料中的参保年限、缴费情况以及报销情况等都在档案里，属于最原始资料，不管是参保人信息变更、缴费方式变化等都能在档案中反映出来，涉及每一个参保人的根本利益。但是，因为传统纸质化的管理模式，由于纸张记录的破损、档案管理人员的变动、人为记录混乱等造成了参保人员的根本利益受到损害，从而产生纠纷。而利用数字化进行档案管理，能够有效将参保数据资料详细保存在计算机系统中，并上传数据库，有效保障了数据资料的安全性。除此之外，参保人员还可以随时查找自己的医保信息或是办理医保退休手续等，让档案管理人员能够随时随地从数据库中找到参保人的资料记录，提升了工作效率，有效维护了参保人员的基本权益。

3.帮助领导进行科学决策的依据

由于医疗保险档案资料内容的不断更新、优化与完善，参保人员的医疗保险档案信息日趋丰富多样，国家依托这些信息修订了医疗保险政策，成为领导科学决策的重要依据，以此来满足现阶段人们对医疗保险的需求。借助于数字化管理手段，能够将数据资料信息进行科学的管理和归类，让领导在进行调阅使用时更加便捷，提高了领导决策的效率。除此之外，数字化的管理方式能够有效提高医疗保险档案管理的安全程度，将信息上传到数据库中保证了参保人信息的完整性，确保档案信息能够不被篡改和损害，让档案能够有据可查。为领导的决策提供了可靠的数据来源，让领导的决策都有事实可依。

三、数字化医疗保险档案管理现状

近几年来，虽然我国数字化医疗保险档案的管理方式取得了一定进展，但是在档案管理工作过程中还存在诸多问题，导致了档案管理的现状堪忧。

1.缺乏完善的档案资源

办理医疗保险需要一定的流程与有效资料，包括参保人员的身份证件、户口簿等，但是在进行办理医疗保险时，绝大多数人都会存在漏带及少带现象。再者，办理医疗保险档案中需要原件部分，有部分人员会提供复印件形式，并且没有盖上相应的公章。导致在医疗保险中会出现诸多情况，一旦发生医保纠纷，会因为证件缺乏了原始性，而造成不利于参保人的后果，无法有效保证参保方的利益。

2.档案管理方式不规范

无论在进行纸质医疗保险档案填写，还是在电子医疗保险档案填写时，对填表人的书写规范都有着严苛的要求。但是，在实际办理过程中都存在着表格填写错误、微机输入错误等情况，这就导致参保人的证件号码与档案中的证件号码出现不一致的情况。医疗保险机构缺乏规范的档案管理形式，不仅会造成档案管理人员的工作量不断加剧，还会导致核对工作效率下降。

3.档案资料移交不及时

绝大多数医疗保险机构过于强调业务，从而忽略了对医疗保险档案的管理，久而久之导致了大批量的医疗保险档案堆积，甚至部分管理者还错误地认为只要档案不泄露就不会发生消极管理。然而，事实上因为医疗保险档案移交不及时，所造成的档案严重堆积会不断加剧后续资源整合难度的增加，更加大了工作难度。

4.数字化建设水平较低

现阶段，我国的医疗保险已在逐步引入数字化信息技术，但是绝大多数医疗保险机构都只是停留在片面化的阶段，只会利用计算机将医疗保险的档案信息录入数据库中，并没有真正实现数字化管理，部门与部门之间的档案资料共享和档案检索还存在诸多问题，数据化的管理水平还有待加强。

四、数字化医疗保险档案管理的具体策略

数字化技术的发展为我国医疗保险档案管理工作带来了极大的便利性和技术性。因此，档案管理者要将数字化技术应用到医疗保险档案的各个环节，以此来不断提升医疗保险档案管理效率。

1.归档方式要统一标准

随着社会发展，医疗保险档案管理开始踏入数字化管理阶段，为了便于档案的管理与应用，各级、各地区的医疗保险档案管理中心要严格按照国家规定的档案归档方式进行管理档案，采用统一化的管理标准，将档案中的资料全部录入档案数据库中，以此来确保参保人资料信息的准确性和真实性。在归档方式上要按照统一标准进行，可从三个方面对归档方式进行干预。首先，要按照国家档案规定的标准，将每一位参保人的信息都能录入到数据库中，并明确标注好电子档案，包含医疗保险档案的保管范围以及使用期限。其次，要确保医疗档案的安全，在建立起档案数据后，虽然给医疗保险的档案管理提供了诸多便利性，但与此同时也存在着诸多的安全隐患。所以，要不断借助信息技术部门，增强对档案数据库的抗病毒和抗黑客攻击能力，以此来不断强化对医疗保险档案的保护力度，从而确保档案信息不被泄漏，保证其安全性。最后，要充分挖掘医疗保险档案中所具有的档案价值。档案中含有大量隐性的、深层次的信息，可以从不同角度反映出众多问题，档案管理中心的人员要积极搜索、分析、整合这些信息，对其进行归纳与总结。然后，在第一时间进行查漏补缺，促使档案信息服务工作顺利有序地进行。例如，青州市医疗保险事业中心在进行医疗保险档案管理时严格按照国家规定标准进行归档整理，归档的资料包含了主、次两种表格，主表在前，次表以附表形式放在后面，并且表与表之间也具有相互联系的作用，衔接有序。

2.加大基础设施的投入力度

医疗保险档案管理建设的好坏直接影响到广大参保人民群众的切身利益，医疗保险档案管理人员要吃透医疗保险档案管理的重要意义、迫切需求以及强大的影响力。在进行医疗保险档案管理过程中，需要加大力度做好医疗保险档案管理硬件、软件等基础设施建设。硬件设施有计算机、互联网基础设备、档案管理办公空间、服务器以及打印、复印机等基础办公用品。做好基础设施的构建有助于数字化医疗保险档案管理顺利且快速发展，只有确保基础设施充足，才能更好地让各级与各部门积极响应上级的政策，从而全力以赴地投入到医疗保险档案的数字化管理中，才能为参保人提供最优质化的服务，确保广大参保人的利益不被损害，及时保障参保人的合法权益。例如，我们中心为了积极响应上级号召，使档案数字化发展顺利、有序地向前迈进，从我中心具体情况出发，制定了符合本中心的数字化档案管理计划，与医疗保险档案基础设施构建进行了有机融合。与此同时，对于各岗位人员的配置进行了全面的风险测评，并且落实到位，及时发现问题进行解决与维护，从而确保能在短时间内恢复医疗保险档案的正常工作，让档案管理工作能够落到实处，进一步发挥出档案管理服务的作用。

3.打造强有力的高素质档案管理团队

在医疗保险改革的当前阶段，国家不断鼓励要将医疗保险档案进行数字化管理，各级和各地方的医疗保险档案管理部门要始终围绕着数字化档案管理实施工作，深入开展数字化档案管理交流。同时，还要学习先进的医疗保险数字化档案管理模式，以此来不断建立起完善的数字化档案数据库。此外，要想能够让医疗保险档案管理朝着数字化方向深入发展，还要打造一支强有力、高素质的档案管理数字化队伍，并要加强引进具有较多经验和技术型人才，以此来不断提升档案管理人员的整体素质及水平，才能确保医疗保险档案信息的安全。除此之外，加强档案管理人员的业务水平，让他们不断学习更多先进的数字化档案管理知识和经验，使其在展开工作的过程中更加得心应手，促进工作效率的提升，加速档案管理规范化进程，最终达到统一管理的目的。例如，我中心就经常组织档案管理人员到市级相关单位参加一些关于数字化档案管理的专题培训，认真听取相关专家对各类档案管理的知识讲解，进而从中学到了許多优秀的数字化档案管理的成功经验，以此来帮助我中心能够更好规范数字化档案管理模式。另外，我中心还积极引入先进的管理人才，并增加了技术型岗位人才的招聘数量，以此来提高我中心的档案管理整体素质和水平，从而更好地为参保群众提供优质服务。

4.完善医疗保险档案管理制度

医疗保险档案管理工作对社会发展有着重要影响，虽然工作内容基础性较高，但是涉猎方面较为广泛，其中包括参保登记、医疗保险基金的缴纳、定点医疗机构的认定、参保人员的转诊手续办理以及医疗费用审核等诸多业务。由于医疗保险档案所覆盖的面更加宽泛，因此对医疗保险档案管理工作的要求较为严苛。在此情况下，科学、合理、完整的医疗保险管理制度成为医疗保险档案管理的重要法则。不仅如此，医疗保险档案管理者还需要加强思想意识的认识，秉承严谨的态度进行制度规则的制定，还要加强管理力度，以更加严格的标准来不断提高管理层人员的业务水平与能力，最终确保医疗保险档案管理制度的顺利落实，促使医疗保险档案人员的服务品质得到进一步提升。例如，医疗保险档案管理制度包含了材料整理规范、医疗保险档案移交、医疗保险档案立卷归档、医疗保险档案保管保密、医疗保险档案鉴定销毁、医疗保险设备维护使用等制度，以及医疗保险档案管理人员的工作制度等，这些制度的制定与执行是医疗保险档案管理工作顺利完成的有力依据，在工作中要从实际出发把制度落实到方方面面。这样才能更好地为参保人服务，最大化保障他们的合法权益，助力医疗保险档案管理制度朝着数字化方向可持续发展。

五、结语

总之，医疗保险档案关系着参保人的直接利益，且推进数字化医疗保险档案管理能够对我国社会主义医疗保险事业的发展具有显著的推动作用。因此，要不断健全医疗保险的管理制度，并要提高档案管理人员的素质，让医疗保险档案管理的数字化水平不断提升。以此确保医疗保险档案数字化管理的进一步实现，从而提高医疗保险档案的管理效率，促进我国医疗保险事业的可持续发展。

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（作者单位：山东省潍坊市青州市医疗保险事业中心）