发挥人事档案信息在人力资源管理中的作用

2022-05-27杜艳华

兰台内外 2022年11期

杜艳华

关键词：人事档案;人力资源

人事档案主要指的是单位中能够反映一个人在工作中的表现及所经历的主要事件的记录，具有非常强的机密性。人事档案也可以作为相应的指标来对其进行考核，在人事档案中会记载一个人过去、现在的相关经历，因此人事档案也具有一定的动态性。可以看出人事档案能够反映一个人的工作能力、工作经历，甚至其所具有的公共品德。因此，对人事档案的管理能够充分表现一个单位的人力资源部门的管理水平和管理能力。然而，目前我国的人事档案管理中还存在着一些不足，如整体的管理化程度不高，技术手段还保留在上一个发展阶段，相关的社会收益也存在明显不足。这些问题会对单位的发展造成不良影响，因此有必要仔细研究人事档案在整个管理过程中如何有效应用。

一、人事档案管理与人力资源管理之间的关系

人力资源管理指的是通过相关的管理手段，将人力进行合理的资源优化配置，达到能够实现利益最大化的基本手段。人力资源管理在管理过程中最核心的部分是以人为核心，通过对人的管理能够实现利益最大化，保证合法的基本权利。人事档案管理主要是指在人力资源管理过程中，通过人事档案对一个人在工作中所取得的成绩和个人品德进行综合评价的一种管理方案。

狭义上讲人事档案管理主要指对纸质材料进行相应的收集整理存档管理;从广义上来讲，则是通过对该档案进行相关的评价与期望能够达到对其进行综合评价的目的。通过两者的关系可以发现，人事档案管理是人力资源管理的一种手段，而人力资源管理是人事档案管理的最终目的。

二、人力资源管理中企业人事档案利用存在的问题分析

我国的相关企业以及相关部门对于人事档案管理非常重视，但是在一定程度上还存在着较大问题。整体人力资源管理和人事档案管理的水平还相对较差，与高速发展的市场经济存在一定的不匹配现象。较低的人力资源管理和人事档案管理的发展水平，也与目前的经济发展需求不相匹配。

1.人事档案利用观念落后

在传统的人事档案管理观念中，人事档案作为一种具有机密性的文件，是不能够被随便利用和随便分析的，因为其记载了许多个人的经历以及相关介绍，因而需要严加保密。这虽然在一定程度上保证了个人隐私，但在同时也降低了人事档案的利用率。一些单位的领导甚至认为人事档案需要进行严格封锁，不能用来进行相关的数据分析和人力资源管理的利用，有的人力资源管理部门的员工也认为人事档案主要作为一种个人信息的记载，具备一定的隐私性，不能用来作为人力资源管理的一种方案和手段。但是，其实人事档案作为掌握员工直接信息的载体在人力资源管理中具有重要的参考价值。对于人力资源规划方面，人事档案也扮演着重要角色，人事档案能够为人力资源管理部门提供一手资料。

2.合作意识淡薄，相关部门信息不对称

一些企业在进行人力资源管理规划时，对于人力资源管理部门与人事档案部门存在区别对待，导致人力资源管理部门与人事档案管理部门之间的合作意识较差，而且相关部门在对信息的利用和获取上也存在不对称现象。在人力资源管理部门进行档案提取时，由于人事档案管理部门对人力资源管理部门的需求明确度并不高，使最终人力资源管理活动的效率明显下降。另外，对于一些档案管理过程中，人事档案管理部门与人力资源管理部门在认识上存在着较大差异，也阻碍了人事档案的应用。比如，一些档案人事档案管理部门认为该档案异常重要需要谨慎保管，但是人力资源管理部门则认为仅是普通档案存在着随意利用的现象。人力资源管理部门有时想获取一些相关档案时，却发现人事档案管理部门并没有对该档案进行收集，两者在信息上存在着明显的不匹配现象。

3.企业人事档案利用者素质良莠不齐

目前，企业人事档案的利用者主要指在对员工进行评价时，通过利用人事档案进行评价的相关部门或者是相关人力资源管理人员。由于企业人事档案利用者是人事档案的直接接触者和使用者，因而其对于人事档案的重要程度和对人事档案的利用程度，将直接决定了人事档案在人力资源管理过程中所起到作用的大小。企业人事档案的利用者可以根据人事档案确定企业在未来人事规划中的相关招聘需求，也能够确定目前所需要的相关人才。因此，如果企业人事档案的利用者素质不高，那么最终就会导致人力资源的浪费，导致人事档案不能在人力资源管理过程中发挥重要作用。具体来看，如果企业人事档案的利用者，没有充分对现有人员的人事档案进行综合分析和长远考虑，那么在进行招聘时可能会出现招聘的人员并不符合企业对于未来人才的需要，造成人员配置不匹配。如果企业人事档案的利用者不能很好地解读人事档案，那么也可能在招聘过程中造成人才的流失，无法将人才吸纳到单位，最终导致整个单位人才的流失。

三、人事档案信息在人力资源管理中的作用

人事档案管理的相关工作，对于整个企业的人力资源活动均具有重要影响。如果人事档案管理工作开展得好，那么对于整个单位在人才的利用上就会更加充分，而且在未来人才的吸纳上也会更加符合单位需求。

1.人事档案管理可以为企业的招聘计划提供指引

第一，对目前单位已有人才的人事档案进行分析，可以发现单位所需要的人才方向，在进行招聘时可以重点突出。第二，对于应聘者的人事档案进行相应分析，以获取其最主要的工作特征和性格特征，与企业的需求相互对应，看是否该人才为单位最需要、最合适的人才。利用人事档案管理对整个招聘进行指引，能够确保招聘过程中需求的动态性，在企业目前拥有人才方面的分析以及与应聘者相关的数据进行匹配，随时获取最适合和最需要的人才数据。

2.利用人事档案信息合理配置人力资源

当企业完成招聘以后，利用人事档案信息可以对获取的人才进行合理的岗位配置。根据人事档案中性别、年龄、学历情况以及相关的社会背景等基本信息与目前所空缺的岗位进行匹配，最终帮助人力资源部门能够将人才合理安置到每一个岗位上。

3.人事档案信息可以为单位重要决策提供参考依据

由于人事档案是一种动态信息，在员工的成长过程中会随时变化而记录，也可以作为单位中重要的人才考核材料，进行对人才的考核。

因此，档案的基本信息与员工的奖励、薪金待遇，以及员工的工作情况密切相关。

四、提高人事档案管理在人力资源管理中作用的方法

1.提高档案管理人员的综合素质

随着经济的快速发展以及人民生活水平的不断提升，互联网技术在整个企业管理的过程中也被广泛应用。因此，需要档案管理人提高自身的综合素质以达到现代化市场的基本需求。由于目前计算机、互联网技术在整个人力资源管理工作中扮演着重要角色，这就要求档案管理人员在面对大量的人事档案数据时能够提取有利于企业招聘的具体信息，并且能够对招聘人员的综合素质进行准确评价。另外，目前国家开放的职业技能专业证书的考取也非常广泛，还需要对应聘人员的相关专业技能证书的真实性进行有效审核。因此，企業对人事档案管理人员的选取需要进行一定考核，选择合适的人进行人事档案管理工作，在确定人员后，需要对其进行岗前培训，以确保其能够真实有效地掌握人事档案管理工作的基本需求、基本策略和基本方针。从企业的角度来说，还需要提高相关培训费用的投入，保证人事档案管理人员在入职之前就具备了良好的培训，以确保最终人事档案管理人员的综合素质。另外，要想提高档案管理人员的综合素质，先要提高其在档案管理工作中的积极性，确保档案管理人员能够在工作过程中保持充分饱满的热情，对整个企业的人才招聘和管理产生重要影响。

2.创新服务方式，构建信息化平台

随着互联网技术的快速发展，以及计算机硬件设施的不断革新，目前互联网技术已经在档案管理工作中得到了广泛应用。但是，必须要指出的是由于档案管理工作的特殊性，人才档案具备一定的机密性，因此在一些工作单位中只允许内网登录人事档案资料数据库。虽然在一定程度上保证了数据的安全性和机密性，但是也阻碍了数据的共享程度，不利于数据真实有效的利用。因此，必须要加快档案管理信息化建设，在保障人事档案的机密性和安全性前提下，接入外网，以确保数据能够真实有效的共享，使最终人才的相关管理所获取的数据更加广泛。另外，通过相关企业间可以建立相同的人才档案信息数据库，以确保不同单位之间能够进行相互联系和沟通。同时，相关单位也要加强数据库的建立，保障人事档案能够有储存的硬件基础设施，保障档案信息能够安全存储并且得到动态的创新发展。

3.保证人事档案的完整性、真实性和实时性

如前文所述，人事档案在整个人力资源管理中占据了重要地位，而且人事档案记录了一个人的工作历程、品德品性以及社会经历等方面的数据。可以发现，在进行人事档案的收集时首先要保证人事档案的完整性，即充分保证该档案能够反映其在整个工作领域、个人品德和基本信息等方面的全部资料。在数据收集时，不能仅仅包含姓名、性别、年龄、学历等相关的基本信息，还要包括对其的品德品性、工作历程的综合评价信息。因此，人事档案部门必须根据企业实际需求，不断补充人事档案资料，构建完善的人事档案整理和收集体系，及时收集散落在部门中的有价值的档案资料，保证档案资料的完整性。除此之外，为了保证人事档案信息的真实性，还要加强档案资料审核，给人力资源管理提供参考，优化企业人员配置。人事档案管理人员必须提高思想认识，及时更新档案资料，加强档案内容清查力度，及时准确地反应人力资源状况。

4.加强沟通和信息传达，发挥人事档案的作用

人事档案管理人员必须要与其他部门的工作人员建立紧密联系，不仅能够对人事档案管理材料进行相应完善，而且能够与一线部门具体的实践需求相呼应，最终能够获得企业所需的人才。同时，还需要在管理过程中充分发挥人事档案的作用，如当员工进行职称评定时，如果其人事档案所记载的数据履历与评审要求不相符合，那么则需要人事管理部门进行相应核实，一旦核实确定，则应取消该人才的职称评审。

五、结论

人事档案信息是获得人才信息的主要来源，也是单位选拔和用人的主要参考依据。人事档案信息的性质决定了其在人力资源管理中的作用。为了促进服务型社会建设，必须充分发挥人事档案管理的作用，认真履行相关职能，给人力资源开放提供重要保障，促进人力资源向积极健康的方向发展，希望可以给相关研究人员提供参考。

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