“互联网+”时代事业单位档案管理优化策略探究

马国英

摘 要：随着“互联网+”时代的来临，互联网已经渗透人们的生活、学习和工作中，并使得相应的模式都发生了巨大变化。对于档案管理工作而言，亦是如此，受到互联网广泛普及与深度应用的冲击，使得档案管理工作优化发展变得有可能。鉴于此，为发挥“互联网+”的优势，全面优化和提升事业单位档案管理工作，本文通过分析“互联网+”时代事业单位档案管理的新要求，进一步探究事业单位档案管理现状，并基于“互联网+”视角提出档案管理的优化策略。

关键词：“互联网+”时代;事业单位;档案管理;新要求;优化策略

近年来，我国事业单位不断发展，越来越多人关注“互联网+”时代背景下事业单位档案管理工作。档案管理作为事业单位管理工作中不可缺少的一部分，通过事业单位档案的科学化管理，既可以为事业单位人员岗位调动提供信息参考，又可以为事业单位发展和工作决策提供依据，进而有利于推动事业单位健康、长远发展。但是，“互联网+”时代背景下的事业单位档案管理工作仍然面临档案管理制度不完善、档案管理人员专业能力不足等挑战，使得档案管理工作难以适应事业单位新时代的发展要求。因此，本文以“互联网+”时代为视角，进行“事业单位档案管理优化策略”的研究具有显著意义。

一、“互联網+”时代事业单位档案管理面临的新要求分析

进入“互联网+”时代，事业单位档案管理工作面临一些全新的要求，总结起来，具体如下：

1.档案存储介质多元化

“互联网+”时代的来临，使得事业单位传统档案存储介质不局限于单一的纸质，可以采取数字化、信息化等方式进行保存，如图像、视频等，都可以成为事业单位档案存储介质。档案存储介质的多元化发展使档案管理形式也随之丰富起来，极大便利了档案管理工作。尤其是事业单位档案数据库的建立，可以实现事业单位档案信息的数字化录入、存储，且便于查找，从而有利于事业单位档案利用率的提升，对实现档案利用价值最大化目标具有积极意义。

2.档案内容要完整

事业单位档案管理工作牵涉面广泛，且工作环节相对复杂，具体包括档案资料收集、整理、保存和统计利用等，使档案管理工作难以具备较高的完整性，从而直接影响档案管理工作成效的提升，也不利于档案价值的开发与利用。在“互联网+”时代，传统档案管理工作模式显然无法满足事业单位对信息的实际需求，档案管理工作应注重转型升级和创新发展，不断提高档案管理的完整度，具体包括两方面内容：

一是事业单位档案资料的完整性。事业单位档案关系个人就业、职称评定等工作，利用计算机网络系统可以便捷、高效完成档案收集、整理和保存等一系列工作，且整个过程不需要投入过多人力资源和成本，为确保事业单位个人档案资料的完整性提供了技术支持。

二是档案管理流程的完整性。档案管理工作本身具有一定的规范和标准流程，应严格按照单位要求及行业工作标准规范有序开展具体工作，确保工作流程的完整性，才能确保档案管理工作效果的同时，为最大限度挖掘档案信息的利用价值夯实基础。

3.档案安全等级水平需提高。

传统工作模式下，事业单位档案管理采取的是纸质档案管理模式，这种管理模式存在较多不足问题，比如档案资料的安全性难以得到有效保证，易导致档案丢失、遗漏、缺损等，进而影响档案管理工作的质量。而在“互联网+”时代背景下，事业档案管理便从以往的纸质档案管理模式逐步朝向电子化、信息化、智能化方向不断发展，在这个过程当中，为了全面提高档案管理工作的质量及安全性，则需认清传统纸质档案管理的不足，为提升电子档案管理的安全等级水平，需重视大数据技术、信息技术、安全密钥技术的应用，还需在构建电子档案信息管理系统的基础上，引进防火墙技术、各种杀毒软件等，以此促进事业单位档案管理安全等级水平的全面提高。

二、“互联网+”时代事业单位档案管理现状问题分析

在“互联网+”时代背景下，事业单位档案管理工作的创新发展迎来了新机遇，但是事业单位显然未能意识到档案管理工作的重要性，使得具体的档案管理工作仍然面临档案管理制度不够完善、管理人员综合能力不足等问题，对事业单位的发展产生了一定负面影响。

1.档案管理人员存在综合能力缺陷

在“互联网+”时代背景下，事业单位档案管理的总体效果偏差的主要原因之一是缺乏综合能力强的档案管理人员。在当今时代，专业性人才是保障工作质量和效率的关键，对于事业单位档案管理工作，亦是如此，只有档案管理工作人员具备较高的专业素养和互联网素养，才能确保档案管理工作有序进行，并最大限度挖掘档案的利用价值。现如今，我国事业单位档案事业虽然历经一段时间的快速发展，并吸纳了一定数量的高学历人才，但这些人才并非档案管理专业人才，使其在具体的档案管理工作中难以快速、有效解决各类问题。与此同时，大部分事业单位档案管理工作人员未能意识到档案管理的重要性，其在具体的档案管理工作中存在过多的随意性，未能贯彻落实单位要求和档案管理标准，直接影响档案管理工作成效。除此之外，绝大部分事业单位在经营发展中，单位领导未能重视档案管理工作，从而忽视了档案管理队伍建设，且在具体工作中未能给予档案管理工作最大支持，导致单位内部没有形成良好的档案管理工作氛围，一定程度上影响了档案管理工作效果。

2.档案管理制度不够完善

档案管理工作本身是一项系统的长期性综合工作，在实践中必须严格按照标准和要求进行规范展开，才能确保档案管理工作效果。当前我国事业单位在发展中，虽然各方面的建设日渐完善，但是在档案管理制度建设方面，仍然存在科学性和完善性缺失问题，使得事业单位档案管理工作难以有序进行。结合事业单位档案管理工作现状，可以发现事业单位档案管理制度的缺失，主要原因在于其未能高度重视档案管理工作。而事业单位档案管理工作人员在具体工作中，由于缺乏管理制度的约束和指导，在开展工作中往往会走形式，甚至是盲目开展档案管理工作，导致档案管理工作缺乏深度和有效性。另外，部分事业单位由于缺乏档案管理制度的约束，不仅没有开展档案管理工作，还使得档案管理工作长期处于混乱局面，一定程度上影响了事业单位其他工作的开展，从而制约了事业单位的发展。

3.档案管理工作投入力度不足

在事业单位档案管理工作中，除了档案管理人员综合能力不足、缺乏完善的档案管理制度外，还存在档案管理工作投入力度不足的问题，使档案管理工作模式未能与时俱进，创新不够，从而直接影响档案管理工作的进一步发展。

进入到“互联网+”时代，信息网络技术、计算机技术等快速发展，并逐渐渗透到人们的生产生活中，使人们的生活和生产模式都发生了巨大变化。在此环境中，事业单位档案管理工作应与时俱进，加强信息建设投入，才能高效处理海量数据信息。而现实情况是，我国事业单位在发展中未能对档案管理工作加大投入，档案管理信息化建设仍然处于初级阶段，大量先进技术、设备及软件未能应用在档案管理中，造成档案管理工作质量和效率未能提升，不利于事业单位档案价值的开发与利用。

三、“互联网+”时代事业单位档案管理优化策略分析

进入到“互联网+”时代，事业单位档案管理工作的重要性日渐突出，为发挥档案管理工作的积极作用，推动事业单位高效运转，在档案管理工作过程中，应立足于档案管理现状，积极探寻可行的优化措施，才能借力档案管理工作助力事业单位健康发展。

1.建设综合素质达标的档案管理队伍

在“互联网+”时代，信息资源的获取已然不是单位发展的桎梏，而是人力资源的差距。由此可见，人力资源是档案管理工作创新发展的重要举措。因此，事业单位应正确认识建设综合素质达标的档案管理队伍的重要性，并在实践中将建设综合素质达标的档案管理队伍视为优化档案管理工作的关键要务。

首先，事业单位应结合档案管理工作专业要求，采取在线培训、专题讲座等多元方式，组织档案管理工作人员进行专业能力培养，以此大幅度提升档案管理人员的专业能力，使其满足“互联网+”时代档案管理工作需求。

其次，加强档案管理人员道德素质培训，全面提升档案管理人员的职业素质和使命感，使其能够以档案管理岗位为荣。当然，在档案管理工作人员培训中，除了专业能力、道德素养培养之外，还要加强档案管理人员的信息素养培养，在具体培训活动中，应采取新老职工分组配合方式进行培训，要求新老职工相互促进，确保全体档案管理工作人员可以巧用现代信息技术做好档案管理工作。

最后，事业单位内部设立档案管理考核制度，通过定期考核方式，调动档案管理工作人员学习的主动性和积极性，促使其能够与时俱进，吸收先进的档案管理知识和技能，以便更好地开展档案管理工作。针对考核不合格的档案管理人员，要在合理惩处的基础上，组织其进行系统的档案知识和技能培训，以此确保档案管理人员综合素质满足于档案管理工作要求。只有这样，才能为事业单位档案管理工作的优化提供人才支持。

2.优化和完善档案管理制度

档案管理制度是规范档案管理工作的重要保障。因此，事业单位要在“互联网+”时代背景下进一步优化档案管理工作，应注重档案管理制度的優化和完善，才能充分发挥档案管理制度的约束和指导作用，促进档案管理工作的优化发展。在实践中，事业单位要对档案管理工作引起重视，并要深刻认识此项工作对事业单位发展的重要性。在此基础上，事业单位应立足于档案管理实际，逐步完善档案管理制度，并要在实践中检验档案管理制度的可行性，针对制度不合理的部分，应及时进行纠正和完善，确保档案管理制度的可行性和有效性。另外，事业单位档案管理部门还要注重档案管理理念的革新，树立档案信息化管理理念，积极利用“互联网+”理念和手段展开档案管理工作，依托档案管理制度，并利用信息网络手段开展档案管理工作，从而有利于档案管理工作的优化和创新发展，进而有利于档案价值的最大化，最终有利于事业单位的健康、长远发展。

3.加大档案管理投入力度，建立档案信息化管理平台和数据库

事业单位档案管理目的在于开发利用档案信息价值，使其可以为事业单位工作决策提供参考，以此助力事业单位的转型升级。在传统档案管理工作中，档案管理工作人员只能通过人工方式管理纸质档案，使档案管理工作不仅缺乏效率，还缺乏质量，进而制约了档案利用价值的挖掘。“互联网+”时代的来临，事业单位档案管理工作人员可以充分发挥“互联网+”优势，深度融合互联网和档案管理工作，以此提升档案管理信息化水平。因此，事业单位应紧紧把握“互联网+”时代带来的档案管理创新发展机遇，不断增加资金、技术等方面的投入，结合档案管理信息化工作要求，加快完善软硬件基础设施建设，以此促进互联网和档案管理工作的深度融合。在软硬件基础设施建设的基础上，还要搭建符合事业单位实际需求的档案管理平台，以此实现档案管理信息化。另外，在档案信息化管理平台搭建的基础上，要求建立档案信息数据库，以此整合事业单位档案资源，并要在数据库建立之后，动态录入档案信息，确保档案信息的完整性和全面性，继而为后续档案信息的开发利用提供支持。不仅如此，在档案管理工作与互联网深度融合发展中，档案管理工作人员还要依托互联网开辟更多的档案信息服务渠道，为档案使用者提供便捷的检索、查阅服务，以此提高档案利用率。

4.加强档案安全防控

档案安全防控是事业单位档案管理工作优化的重要组成部分，一方面可以确保事业单位档案安全，另一方面可以促进档案管理工作质量和效率的提升。因此，在事业单位档案管理优化过程中，应对档案安全防控工作引起重视，并要加强档案日常规范化和安全管理。同时，为更好落实档案安全管理工作，要求在事业单位内部加强必要的档案安全防控工作宣传，使档案管理人员可以意识到档案安全管理的重要性，并在日常工作中自觉规范管理工作行为，以此确保事业单位档案安全。不仅如此，在“互联网+”时代背景下，事业单位档案管理工作与信息网络技术的深度融合，虽然为档案管理工作提供了便利，但也增加了档案安全隐患，容易受到网络攻击而使档案出现丢失、非法篡改等问题，不利于档案管理效果的提升。因此，事业单位档案管理人员在档案安全管理中，应构建完善的计算机网络安全防控体系，并定期排查计算机漏洞、病毒等，及时发现档案安全问题，使事业单位档案始终保存在安全环境中，为档案的管理与利用提供支持。

四、结语

综上所述，随着时代发展，事业单位档案管理工作的重要性日渐突出。在事业单位档案管理中，出现了档案管理人员综合能力不足、档案管理制度不完善等问题，要求事业单位在经营发展中，加强综合素质达标的档案管理队伍建设，并要加大档案管理投入力度，建立档案信息化管理平台和数据库，以此确保档案管理工作高质高效开展，进一步为事业单位可持续发展起到保驾护航的作用。

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（作者单位：滨州市全民健身服务中心）