新时期中职学校档案管理工作现状与完善措施研究

2022-05-27李莉

兰台内外 2022年11期

李莉

关键词：中职学校;档案管理;现状;策略

中职学校档案管理工作的质量决定了学生管理工作、教职工管理工作的综合水平，也影响着中职学校日后的发展质量。档案是学校发展历程的记录，是中职学校目前发展问题的反映材料，加强中职学校档案管理工作，是未来一段时间内中职学校长远发展的必然选择。但是，仅从目前来看，仍有一部分中职学校档案管理工作不够合理，存在重视程度不足、工作人员素质有待提升等一系列问题，必须要对中职学校档案管理工作现状和解决措施进行研究，才能促进中职学校档案管理工作的高速发展。

一、新时期中职学校档案管理工作现状

現阶段我国中职学校档案管理工作已经得到了重视和关注，其对于中职学校发展的重要意义也开始逐渐进入人们视野，越来越多人开始对中职学校档案管理工作的新策略进行研究。为了寻找最佳的中职学校档案管理工作方法，就必须要从现状出发，了解其中存在的不足之处。第一，相关人员对档案管理工作不够重视。在新的时代背景下，我国中职学校硬件设施建设取得了突破性进展，各类设备不断更新换代，但是针对中职学校档案管理的相关工作却迟迟得不到优化，这主要是因为有关人员没有认识到中职学校档案管理工作的重要性。结合不同地区的多家中职学校实际情况来看，很多档案管理人员都存在工作意识不强、忽略中职学校档案管理工作积极意义的问题，在工作中得过且过的情况并不少见。更严重的是，即使是最重要的教学档案也没能得到妥善管理，这显然会给中职学校教学质量的提升造成不利影响。第二，管理体系不完善。中职学校档案管理工作本身有一定的复杂性，只有建立符合实际情况且具有使用价值的档案管理体系，才能够更好地应对复杂烦琐的中职学校档案管理工作任务。实际上，很多中职学校都没有充足的档案管理人员，一些学校甚至选择以职教师身兼多职的方法弥补档案管理人员空缺，但是教师往往没有接受过专业化的培训和教育，这使得他们在中职学校档案管理工作中显得力不从心。除此之外，档案管理模式不合理也是导致中职学校档案管理工作问题的主要原因之一，档案管理人员没有明确的工作目标、各部门协调沟通不到位等问题比比皆是，这也会影响到中职学校档案管理工作的开展。第三，信息化管理水平落后。信息化技术是新时期社会发展不可或缺的重要新技术之一，它的出现和普及从一定程度上改变了社会生产模式，且在许多行业中扮演了不可或缺的重要角色，信息化技术和中职学校档案管理工作的结合，能从根本上提升档案管理效果，工作人员的压力和工作量也会得到一定减轻。然而，目前有很多中职学校仍然保持着传统工作模式，根本没有进行档案管理信息化建设，这必然会影响到档案管理工作的开展。除此之外还有一些中职学校没有做好档案管理工作规划，造成了信息化资源配置不足等问题，同样不利于中职学校档案管理工作的进步。同时，中职学校档案管理工作信息化建设离不开人员支持，但是很多中职院校的档案管理人员都不具备信息化管理能力，即使勉强建成了档案管理信息化系统，档案管理人员也不能及时利用信息化系统进行管理，在这种情况下，中职学校档案管理工作信息化建设成果只能是形同虚设，对中职学校档案管理工作毫无裨益。

二、新时期中职学校档案管理工作完善措施

1.重视档案管理工作

中职学校档案管理工作本身有一定的复杂性，离开学校领导的支持，其很难得到新发展，因此中职学校的领导必须要尽快扭转过去的错误思想，充分认识到中职学校档案管理工作的重要价值，从资金和思想上为学校档案管理工作发展提供有力支持。此外，还需要做好中职学校档案管理宣传工作，组织教职员工参与学校档案管理宣传活动，让他们也能够认识到档案管理的必要性，提升各部门之间互相配合的可能性，解决过去因沟通不畅而造成的档案管理工作问题。另外，政府有关部门也必须要参与其中发挥应有的作用，针对中职学校档案管理工作现存的问题等提出指导性意见，要求学校管理人员加强对档案管理工作的关注和重视，解决过去中职学校档案管理工作得过且过的问题。同时，中职学校档案管理工作人员本身也必须要做出一定的努力，在重视档案管理的基础上，采取措施不断提升档案管理效果，打破传统思想带来的禁锢和束缚，放眼档案管理行业的实际情况，寻找符合中职学校实际情况的档案管理措施，尽可能提升档案管理工作质量。

2.提高档案管理工作者的素质

新时代背景下，知识开始成为经济发展的全新驱动力，具有专业化素质的优秀人才将成为提升社会生产力的重要因素，这一点在中职学校档案管理工作当中同样体现得十分明显。想要提升档案管理质量，学校就必须要认识到工作人员的重要性，采取有效手段打造优质的专业化档案管理工作团队，从根本上解决因人员因素导致的档案管理问题。从某种程度上来说，中职学校档案管理工作具有一定的政治性，其能够对学校过去一段时间的实际发展情况进行记录和反映，甚至涉及党和国家相关政策的执行情况等，这就要求档案管理工作人员必须具有突出的政治素养、专业能力和职业道德品质。另外，新时期的中职学校档案管理工作面临着与过去截然不同的挑战和压力，档案管理工作者是否具有敏锐的信息洞察能力和开发能力，决定着中职学校档案管理工作的最终效果。因此，在今后的发展中，中职学校必须要加强队伍建设，从档案管理人员的年龄、学历、教育背景等多个角度出发，加强档案管理人员的审核工作，同时还需要把档案管理人员培训活动纳入教职员工的管理体系，加强相关培训活动。还要建立制度化的培训模式，将中职学校档案管理工作人员的培训作为人力资源管理优化的重要内容，以明确的制度确定档案管理工作人员培训的地位。同时，还需要尽快完善原有的评价考核制度，对参加过培训活动的中职学校档案管理工作人员进行综合考核，确认他们培训后的综合素质水平。最后，对经过培训仍然没能拥有专业化档案管理能力的工作人员进行单独培训和团队帮扶，绝不忽略任何一个可能导致档案管理工作质量问题的人员因素，从根本上保证中职学校档案管理工作水平。

3.转变中职学校档案管理工作模式

中国特色社会主义市场经济的高度发展，从一定程度上带动了各项社会事业的进步，而中职学校教育及配套管理工作在此背景下自然而然也迈进了新阶段。很多中职学校都开始了档案管理工作创新，在对原有档案管理工作模式进行调整的基础上，不断探索和转变工作模式，从一定程度上提升了中职学校档案管理工作的效果。首先，要推动档案实体管理向人力资本管理转变。在过去的中职学校档案管理工作中，档案主要是以实体材料形式存在，所有的管理措施也都是基于实体材料而出现的，但是在新的时代背景下，档案管理工作的含义得到了扩大，其不再仅仅是针对档案资料的管理工作，与之相关的人力资本也成了管理重点，能否保证档案人力资源开发效果，直接决定了中职学校档案管理工作的质量。除了上文当中提到的加强档案管理人员培训活动之外，还需要加强对档案管理人员的招聘工作，部分中职学校目前存在身兼多职的问题，档案管理工作由其他岗位的人员兼任，这无疑会给档案管理工作带来不利影响，因此应尽快加强专业化招聘，选聘具有专业化教育背景的优秀人才进入岗位，是未来中职学校档案管理工作发展的必然选择。此外，还需要认识到档案服务对象管理的重要性，尽快认识到档案管理工作所具有的服务性特征，根据档案管理工作服务对象需求的变化，调整原有的档案服务策略，并结合服务对象的满意度和意见反馈等，对档案资源的针对性管理措施进行完善，从理念和实践同时入手，建立具有实际价值的中职学校档案服务模式，彻底提升中职学校档案管理工作先进性。其次，要尽快做到局部管理向全面管理转变。在新的时代背景下，中职学校档案管理工作迎来了新挑战，过去很长一段时间内积累下来的、有关学校管理与发展的原始档案，成了新的管理难点，其中包括大量重要的信息和数据，在今天仍然有不可忽视的参考价值，对这些原始数据等进行开发应用可谓是势在必行。但是，从实际情况来看，很大一部分中职学校的档案管理工作仍然只集中在档案馆或档案室管理上，没能做到全局性管理，同时也没有做好各部门之间的沟通协作，档案馆与教学部门、人力资源部门、宣传部门等之间出现了信息沟通屏障，重要的档案资源被尘封在档案馆中，无法发挥应有的作用，这显然是中职学校档案管理工作的一个重大问题。比如，在今后的工作中，档案管理人员需要调整工作模式，对学生管理、档案管理相关的信息数据进行整合，并建立学生动态化管理档案，将学生档案与学生管理部和教务部共享，从而保证教职员工能够更好地了解学生的实际情况，优化中职学校档案管理工作的实际效果。再如，中职学校的人事管理部门可以与学校档案管理部门进行合作，通过联合办公形式更准确、更快速地获取所需要的档案信息，从根本上提升人事管理效果，解决过去信息沟通不畅导致的人事管理问题。除此之外，还需要做好中职学校档案管理工作与宣传工作的结合，对有关于中职学校历年发展情况的档案资料进行整合分析，建立校史馆等供学生参观，也可以在进行学校宣传招生的过程中利用档案信息，从根本上解决档案资源得不到利用、档案管理过分局限的问题。

4.引入信息化管理策略

在信息化技术不断发展的今天，越来越多的行业开始进入了信息化时代，这种新技术的应用也确实从一定程度上提升了行业发展质量，因此促进信息化技术和中职学校档案管理工作的结合，是未来中职学校发展的不二之选。从实际情况来看，很多中职学校档案资源仍然保持着纸质资料的状态，很难直接和信息化技术进行结合，因此在今后的发展中，中职学校可从以下几点分别入手，采取措施优化信息化管理模式。首先，要认识到档案管理信息源建设的重要性，想要加强信息化管理，就必须要建立信息化档案工作系统，并根据档案资源的内容，确定不同层级的管理权限，每个档案管理人员乃至于需要档案服务的人都能够通过信息化平台获取到档案信息，且档案资源的安全性也能够得到保证，这对于后续档案管理有一定的重要价值。其次，中职学校应充分认识到信息化技术速度快的特征，采取措施提升中职学校档案管理工作水平，如应以智能化技术为基础，建立线上检索目录，档案管理人员在进行管理工作的过程中，只需要根据关键词和时间等，就能快速检索到自己所需要的档案资料，这解决了传统档案资源只能逐个翻找的问题;再如，可以尽快建立线上档案数据库，并借助大数据分析技术对档案信息进行分类整合，从而提升中职学校档案管理工作效率。另外，还需要对现有的中职学校档案管理工作系统进行优化，解决运行中存在的卡顿问题等，从而在提升档案管理效率的基础上，确保中职学校档案管理工作的准确性。再次，要尽快以信息技术为中心，对原有的档案管理方式进行优化。在新的时代背景下，中职学校档案管理工作人员需要根据信息技术应用特点等，确定档案管理信息化新手段，尤其是在大数据技术高度发展的今天，将大数据技术与中职学校档案管理工作结合起来，显然具有一定的现实价值，基于这一尝试，学校能够对具有某一特征的学生档案进行快速调取，并根据学生的实际情况进行贫困生认定、学生补助落实等工作。还可以根据学生未来的职业生涯规划，为其提供有针对性的教学指导，让档案信息发挥出应有的作用。最后，中职学校档案管理工作信息化建设并不能一蹴而就，其离不开日久年深的硬件建设和系统升级，因此中职学校应有意识加大资金投入力度，采购更加高质量、更加稳定的信息化设备，同时对现有的信息化系统进行升级优化，从根本上解决过去中职学校档案管理工作信息化条件不足的问题，让信息技术在新时期的档案管理中发挥积极作用。

三、结语

中职学校是培养具有实践能力的专业化人才的重要教育机构，目前我国中职院校教学工作质量基本已经得到了保障，但相关的配套管理工作却迟迟得不到进步，特别是档案管理工作更是几乎止步不前，这对中职学校的长远发展十分不利。因此，在今后的发展中，中职学校应加强信息化管理、加强信息化建设，同时对原有的档案管理工作模式进行优化调整，在进一步加强档案管理人员培训、筛选的基础上，不断提升中职学校档案管理工作质量。

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