信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新

宋倩

关键词：信息社会;办公室;文书档案管理;改革和创新

文书档案能够为本单位开展工作计划和决策提供重要依据，其内容包括单位事业发展规划、年度总结、人事变更等各方面信息，由此可见，文书档案管理工作是单位整体管理的重中之重。各部门的发展、成绩、日常工作内容等均通过文书档案体现，所以办公室文书档案管理也是一项工作量大且烦琐的工作。传统管理方法以纸质档案管理为主，容易造成丢失、人为损坏或笔迹不清，其保留年限短。从工作形式上看，传统人工整理方式工作效率低，增加了文书档案管理人员的工作压力，且无法满足相关管理要求。同时，由于文书档案信息量较大，服务对象不尽相同，所以查询档案时也有诸多不便。因此，只有切实改革与创新办公室文书档案管理形式与方法，提高档案管理工作信息化水平，才能实现提高文书档案管理工作质量和效率。

一、办公室文书档案管理工作改革和创新的重要意义

首先，文书档案管理工作具有特殊性质，对于企业或事业单位而言，文书档案记录着其构建、注销、变更等活动信息，是工作的初始材料，日常工作中，其他部门产生相应决策时，也以查找相关文书档案为重要依据。这些文书档案信息为我国进行政治经济文化考察提供了信息支持，属于国家历史资料的一部分，做好管理、留存工作有着重要意义。企事业单位文书档案资料中记录着单位重要人事任免、重大事情决策、上级来文、本单位发文等重要信息，对企事业单位各项职能的发挥以及开展，都起着非常重要的作用，总的来说企事业单位效能化发展的好坏，将会在很大程度上受到文书档案管理效果的影响。

其次，步入信息社会，信息技术高速发展，对社会各行各业制度的创新和工作效率的提高起到推动作用，促使众多领域在市场中取得了重大成就，信息技术大规模普及。办公室文书档案管理过程中，针对管理形式、理念进行改革，可以帮助管理者更快掌握、整理、整合数据，并且可以借助互联网技术分析信息间的关联性，具有提高文书档案查阅、使用效率的效果。数字化系统的建立与完善，实现了在线浏览，文书档案能够充分发挥作用，为使用者提供便利条件，更促使了内部各分支机构、部门间的信息交流和共享的实现。此外，运用网络云储存技术可以完整的、长时间的保存文书档案，提高了档案管理安全性，各部门人员需要使用文书档案时，只要提交申请，就可以自主进行信息下载，文书档案利用率大幅度提升。

二、办公室文书档案管理工作特点

办公室文书档案管理工作和其他管理活动存在本质上的区别，其他管理活动的管理对象多为人，而文书档案的管理对象为文件资料等，实际工作中以资料采集和存储为主，办公室档案包括物品存档、关键文件、信息记载、人事书报等。一般情况下，办公室文书档案形式包括电子和纸质两种，管理流程包括信息采集、整理、管理、编册编目、存储。文书档案管理涵盖文书工作内容，文书档案管理内容包括文件登记、立卷、归档、查询使用等，这一过程也是文书档案管理过程。因此，文书档案管理工作为其他工作的开展奠定了基础，其影响力不言而喻。加上办公室文书档案具有载体多样化特点，文书档案包含内容多种多样，如科技类档案、技术类档案、设备类档案等，形式上还包括录音、录像、合同、责任书、图片、电子档案等。

三、办公室文书档案管理中存在的问题

1.电子文书档案管理问题

当前，电子文书档案已经成为办公室文书档案的主要形式，信息时代背景下，办公趋于自动化、智能化发展，电子文书档案管理已然普及，且在一定程度上代替了纸质档案。从整体上看，以往纸质文书档案容易出现丢失、笔迹模糊的问题，不便于长期保存，且管理过程中必须做好防潮、防湿、防火工作，大大增加了管理者的工作强度。相对来说，电子文书档案管理更加简便，减少了中间很多流程。但是，电子文书档案管理过程中存在不安全因素，可追溯性不强，容易被他人复制或篡改，复杂的网络环境下，一旦发生意外则很难保证文书档案的真实性，进而也对使用机构或个人决策造成严重影响，电子文书档案安全性问題广受关注，也是当前办公室文书档案管理领域急需解决的问题。此外，部分单位结合电子文书档案和纸质文书档案综合管理，但二者内容存在重复现象，大大增加了管理者的工作量，且资源大量浪费，与现代文书档案管理改革初衷背道而驰。

2.缺乏文书档案管理专业人才

现阶段，大部分企事业单位管理者对文书档案管理重要性缺乏正确认知，将自身职责和普通行政岗位职责画等号，工作中对已经出现的问题或隐患视若无睹，导致办公室文书档案管理水平难以进一步提升，档案管理工作也被看作无须专业技术、无足轻重的任务。出现这一问题的原因，一方面是管理者自身工作态度问题，另一方面是由于缺乏专业人才而导致的。因此，很多时候办公室积压大量文书档案资料收集、整理工作，但管理者仍意识不到，不知道该做什么，因为缺乏专业知识和技能，档案信息收集、分类、整理、存储全过程管理工作不够规范，档案管理效率低，无法保证所采集到的信息真实、完整。

3.办公室文书档案管理制度尚不完善

办公室文书档案文件通常存储在档案室中，若办公室管理者因工作繁忙或其他原因，没有将其及时分类、归档和存放，那么其他部门查找相关文书档案文件的难度会增加，并且比较烦琐，可能影响到其他工作进度。因为办公室文件存放、归类工作简单，所以不易引起管理者关注，往往企事业单位办公室文书档案管理者由其他部门人员兼职，没有派遣或培养专业人员，在初入职时可能管理者对文书档案归类存放工作一窍不通，更容易发生管理误差，如对文件收集、归档时间没有准确记录，如果发生问题，因为无法确定错误文件放置人员，工作人员互相推脱责任现象屡见不鲜。这是由于办公室文书档案管理制度不完善所导致，因为缺乏约束，所以档案可能由办公室人员放置，也有可能是其他人使用后放置，导致办公室文书档案管理工作受到阻碍。同时，办公室档案管理制度不完善，也体现了该工作受不到应有的重视，因为工作透明度较低，引发了许多不必要的管理麻烦。信息时代背景下，对于各企事业单位来讲，日常工作中信息量日益庞大，将文书档案归档且保存在办公室的操作也愈加频繁，使管理者容易忽视文书档案管理的重要性。

四、办公室文书档案管理工作改进建议

1.电子文书档案规范化管理

笔者认为，可以将电子签名技术应用到办公室电子文书档案管理工作中，以便文书档案格式的校验，这样在保存电子文书档案时，每名管理员都需授权验证，不仅文书档案管理安全性有所提升，还有利于管理责任的落实。针对电子文书档案进行查询和浏览时，需输入提前设置的密码进行验证，或者采取其他权限设定方法验证，以免数据被篡改和盗窃。对于文书档案，尤其是原始信息必须做好备份，以保证出现问题时可以究其根源，找到原始真实信息。如果采用纸质文书档案和电子文书档案综合形式，管理期间则要注意合理分配二者，尽量避免重复内容，确保资源合理分配，完善文书档案管理制度，对纸质文书档案和电子文书档案管理行为进行约束，保证文件内容的真实性和完整性。

2.加强现代档案管理专业人才的培养

信息时代背景下，办公室文书档案管理工作专业性较强，对管理者专业素质和技能掌握程度提出了更高要求，要求其具备一定责任心。从前，文书档案管理工作不被重视，工作人员流动性大，经常临时调派其他部门人员兼职管理，导致管理者难以安心工作，并且现在文书档案管理专业人才比较匮乏。因此，相关单位在加强对文书档案管理工作重要性认识的同时，还要加强内部人才的储备和培养，适度提高档案管理中信息采集、整理、管理标准，使管理者掌握的理论知识转化为实践经验。还可以通过提高任职门槛、拓展培训渠道等方式，优化文书档案管理队伍结构，可以对办公室文书档案采集、整理和管理人员提出创新性要求，以制定奖惩制度方式，激励其积极工作，对于表现突出者可以适当给予资金、物质奖励和精神鼓励。开展培训活动时，可以让管理者们相互沟通管理经验，邀请经验丰富者为其传授管理经验和现代管理理念、技能，促使办公室文书档案管理走向现代化、信息化，为单位其他部门决策工作提供真实参考信息和高质量档案信息服务。

3.建立健全办公室文书档案管理制度

办公室文书档案信息采集、整理、归档过程中，文书档案管理制度的建立和完善有着重要意义，只有完善管理制度，且全面落实管理制度，才能为文书档案管理工作提供有力支持，促使其向科学化与规范化形式发展。目前，办公室文书档案管理仍缺乏有效的制度对管理行为加以约束，导致工作中容易发生文件损坏、丢失等严重问题。因此，应将构建完善档案管理制度作为要点，在制度建设过程中严格规范文书档案采集、整理、归档全过程的各个环节，提高文书档案完整性和精準性。同时，应结合实际情况与社会发展背景，有针对性制定档案管理制度，将档案管理中的各项责任落实到个人身上，使管理者基于制度的约束承担应尽责任。同时，应按时整体整合办公室文书档案，对其进行统一保管，严禁未经允许私自调取档案、私人滥用文书档案现象，进一步明确和完善奖惩制度。

五、办公室文书管理工作改革和创新途径

1.办公室文书档案管理方式的改革

传统管理方式下，办公室文书档案管理常常出现档案归档时间不明情况，给办公室文书档案管理留下极大的安全隐患，容易影响整体管理质量，办公室文书档案管理者职能的发挥也大打折扣。因此，有必要在管理方式上开展一定创新改变。文书档案管理期间应将责任落实到具体管理者身上，如办公室档案管理者接受任务后，需对文书档案来源、内容有一定了解，才能进一步为文书档案安全负责。同时，在办公室内部也要构建严格的分工制度，明确办公室内部人员工作职能和职责，让每名管理者都认识到自身所属环节的重要性，并主动投身于工作中。这样可以有效预防，甚至杜绝文书档案管理中问题的发生，是促使办公室文书档案管理走向科学规范道路的重要手段。办公室文书档案管理工作改革的意义在于改变以往责任不明、管理者互相推脱责任的现象，使一些难以解决的问题简化、明了，每一项责任都落实到个人问题上，那么管理者也将更加努力，激发其工作积极性。办公室文书档案管理工作的有效改革有利于维护其内部工作稳定性，对提高管理效率和水平起到重要作用，是办公室档案管理走向规范化道路的必然选择。

2.办公室文书档案安全管理的创新

办公室文书档案管理主要是为了日后决策工作提供参考依据，保障信息安全，也是为了档案查找方便。因此，开展文书档案管理工作期间，不仅要固守传统，更重要的是跟上时代步伐，不断创新，否则不仅耗时、耗力，管理质量还得不到保障。在这样的情况下，如果条件允许，办公室可以引进安全可靠的线上安保系统，这不仅为了追求管理形式创新，还是对文书档案资料安全负责的表现，是基于办公室整体职能下设立的，因为办公室文书档案管理与其他部门工作息息相关，可谓牵一发而动全身。

此外，可以通过建设办公室文书档案检索系统方式，便捷性查找和管理文书档案资源。一是为了保证文书档案完整性和安全性，二是为了便于归档与查询。文书档案一般分为普通档案和重要档案两种，普通文档检索系统建设时，可以只明确名称、时间、负责人姓名、关键人姓名、文档存放位置等，使用者需要借阅时检索关键词即可找到;重要文档检索系统建设过程中，除了要备份好原始文档，还要监理文档扫描件，使用者如要查询，则需要有相关批准证明，并且借阅时间上有明确限制，借阅时间里不得涉及版权问题，若特殊情况下没有主管签字和批准证明则不得随意借阅。

六、总结

综上所述，信息时代背景下，信息技术高速发展，且在各个领域广泛影响。办公室文书档案管理工作不仅关系到内部决策合理性，还对涉及人员信息安全有着严重影响，管理形式也不仅是分类汇总这么简单。办公室文书档案管理工作必须改革和创新，才能跟上时代发展，管理者们也不能安于现状，要不断学习和进步，才能不被时代所淘汰，做行业内的佼佼者。

参考文献：

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（工作单位：青岛大学国际教育学院党政办公室）